Pour le financement de leurs immobilisations, les entreprises peuvent établir une demande de subvention auprès d'organismes publics.
Comme l'immobilisation fait l'objet d'un amortissement (économique et fiscal) sur chaque exercice, la subvention d'équipement, reçue sur un exercice particulier, fait l'objet d'un étalement nommé "reprise" sur chaque exercice, selon les modalités de l'amortissement fiscal de l'immobilisation. Chaque exercice a donc une quote-part du montant de la subvention.
Lorsque la durée d'amortissement de l'immobilisation prend fin au cours d'un exercice alors la subvention, en plus du montant de la dernière reprise, doit faire l'objet d'une annulation pour son montant global.
Dès lors que l'immobilisation est vendue avant la fin de la durée d'amortissement, la subvention doit faire l'objet d'une reprise du montant de subvention restant et faire l'objet d'une annulation pour son montant global.
Principe :
Dès lors qu'une subvention est reçue pour l'acquisition d'une immobilisation, l'ORI permet sa comptabilisation (sur les racines de comptes 139 et 777) par quote-part (dite "reprise"), selon la durée de l'immobilisation pour :
- les immobilisations non amortissables sur 10 ans,
- les immobilisations amortissables selon la durée d'amortissement fiscal,
- les immobilisations financières sur 1 an (soit l'exercice),
- les immobilisations crédits-bails avec une durée en nombre d'exercice (et non de date à date).
Cet ORI permet également la comptabilisation de l'annulation de la subvention, dès lors que celle-ci n'a plus d'objet, dans le cas d'une immobilisation au terme de sa durée d'amortissement ou sortie de l'immobilisation.
Saisie des subventions
L'ORI Subvention d'équipement se trouve dans le cycle J - Capitaux et Provisions de la Révision des comptes.
La fenêtre qui apparaît permet la gestion des différentes subventions :
Cette fenêtre comporte la liste de toutes les subventions enregistrées pour le dossier.
Le bouton 
permet d'accéder à la gestion des Immobilisations, évitant ainsi de ressortir de l'ORI Subvention d'équipement.
Modalités de saisie
Les subventions peuvent être saisies soit directement par le biais de l'ORI Subvention d'équipement, soit depuis les Immobilisations ou encore depuis la Saisie comptable.
Depuis la Saisie comptable, suite à la saisie sur un compte de racine 131 - Subventions d'équipement, un message apparaît afin de pouvoir procéder à la création de la subvention dans l'ORI :
Après avoir cliqué sur Oui, une fenêtre d'ajout apparaît :
Une fois le Numéro de la subvention indiqué, cliquer sur OK pour accéder à la fiche de saisie de la subvention.
Paramétrage des comptes
Le bouton Paramètres permet d'accéder au paramétrage des Comptes à utiliser pour la comptabilisation des écritures, défini par nos soins.
Les Comptes à utiliser peuvent être modifiés en les sélectionnant parmi la liste des comptes du plan comptable, à l'aide du bouton de sélection. Les modifications apportées à ce niveau concernent uniquement le dossier en cours. Il est alors possible de personnaliser pour chaque dossier les comptes comptables à utiliser pour la gestion des subventions.
Depuis l'ORI, après avoir cliqué sur le bouton Ajouter une fenêtre de création d'une nouvelle subvention apparaît :
Saisir le Numéro de la subvention, puis cliquer sur OK pour accéder à la fiche de saisie de la subvention :
La fiche d'une subvention comporte les informations nécessaires à la comptabilisation des quotes-parts des subventions.
-
Encadré Identification
Cet encadré comporte les informations d'identification de la subvention, tels que son Numéro, l'Objet permettant d'identifier le bien financé (l'intitulé peut être repris du libellé de l'écriture ou du libellé de l'immobilisation liée), ainsi que l'Organisme public ayant subventionné l'achat de l'immobilisation.
Compte de subvention : le compte indiqué est automatiquement repris de la saisie d'écriture. Dans le cas d'une création de subvention directement depuis l'ORI, ce compte doit être sélectionné depuis la liste des comptes du Plan comptable à l'aide du bouton de sélection.
Compte de capitaux : lors de la génération des écritures comptables, l'étalement par quote-part se trouve comptabilisé sur un compte de capitaux 139 - Subvention inscrite au compte de résultat, afin que le montant soit pris en compte dans le Bilan passif. Ce compte peut également être sélectionné depuis la liste des comptes du plan comptable, à l'aide du bouton de sélection.
Compte de produit : lors de la génération des écritures comptables, l'étalement par quote-part se trouve comptabilisé sur un compte de produit 777 - Quote-part des subventions virée au compte de résultat afin que le montant soit pris en compte dans le résultat. Ce compte peut également être sélectionné depuis la liste des comptes du plan comptable, à l'aide du bouton de sélection.
-
Encadré Caractéristiques
Cet encadré comporte les renseignements relatifs au montant et à la durée de la subvention.
Montant : Ce champ indique la valeur de la subvention allouée à l'immobilisation. Dans le cas d'une saisie d'écriture, le montant automatiquement repris correspond au montant saisi sur le compte 131.
Date d'octroi : Renseigner, à titre indicatif, la date à laquelle la subvention a été accordée. Dans le cas d'une saisie d'écriture, celle-ci correspond à la date de l'écriture.
Date de versement : Préciser, à titre indicatif, la date à laquelle la subvention a été versée.
Immobilisation : Une subvention doit obligatoirement être liée à une immobilisation. Cliquer sur le bouton de sélection afin de pouvoir lier la subvention à l'immobilisation. L'intitulé de l'immobilisation est alors automatiquement repris dans l'Objet, ainsi que le Cpt. d'immobilisation et la Durée fiscale.
-
Si aucune immobilisation n'est liée, en sortant de la fiche de saisie de la subvention un message apparaît :
En cliquant sur Oui, la subvention ne sera pas enregistrée.
Immobilisation Crédit-Bail : Cocher cette case si la subvention concerne une immobilisation Crédit-Bail. En cochant cette case, les éléments relatifs à l'Amortissement (Linéaire, Dégressif, Coefficient et Taux) se trouvent masqués, ainsi que l'indication du nombre de Mois de la Durée fiscale. En effet, dans ce cas l'étalement de la subvention se fait à part égale, selon la durée en exercice et non selon le mode d'amortissement de l'immobilisation.
Date de reprise : La date de début de reprise, automatiquement alimentée, correspond à la date de début d'amortissement de l'immobilisation.
Date de fin de reprise - Annulation : Au terme de la subvention (annulation, vente ou mise au rebus), celle-ci doit être annulée. Préciser dans ce champ la date de fin/d'annulation de la reprise. Dès lors qu'une immobilisation est liée à la subvention, la date de fin de la reprise est automatiquement renseignée en fonction de la Date de début de reprise et de la Durée fiscale.
Durée fiscale : Est automatiquement renseignée la durée de la subvention en Année et en Mois ou uniquement en Année pour les immobilisations Crédit-Bail.
- Cette durée varie selon que la subvention est liée à :
- une immobilisation amortissable : correspond à la durée indiquée dans l'onglet Fiscal de l'immobilisation,
- une immobilisation non amortissable : correspond par défaut à 10 ans,
- une immobilisation Crédit-Bail : correspond au nombre d'exercices comptables inclus dans la durée du Crédit-Bail.
Amortissement : Après avoir lié la subvention à l'immobilisation, les caractéristiques relatives à l'amortissement (mode, coefficient et taux) sont reprises de l'onglet Fiscal.
-
-
Analytique : Un onglet réservé à la gestion de l'analytique apparaît dès lors que le dossier est paramétré en Analytique dans les Paramètres comptables du dossier - onglet Saisie :
En précisant les Sections ou une Clé de répartition, les écritures seront automatiquement générées.
Après avoir sélectionné le type de répartition, cliquer sur le bouton de sélection pour paramétrer la répartition à appliquer.
Dans le cas d'une répartition par Sections, la fenêtre de recherche de section analytique hiérarchisée ou non selon le cas) apparaît :
Cliquer sur le bouton Développer pour ouvrir la hiérarchie de toutes les sections paramétrées, puis cliquer sur le niveau le plus fin pour procéder à la sélection. Toute la section sélectionnée est alors reportée dans l'entête de la fenêtre. Cliquer sur OK pour valider.
Dans le cas d'une Clé de répartition, la liste des clés de répartition paramétrées en automatique est proposée :
Lors de la génération des écritures, les montants seront ventilés suivant la répartition indiquée. Cliquer sur OK pour valider la sélection.
Nota : De la même manière, il est possible de modifier la répartition des montants sélectionnés au préalable en une manipulation.
Plus d'informations concernant la mise en place ainsi que l'utilisation de l'analytique sont disponibles en cliquant sur ce lien.
- Commentaire : la zone de commentaire est une zone de saisie libre, dans laquelle peut être décrit notamment le bien financé ainsi que toutes les informations pouvant être utiles. Les commentaires pourront être repris au niveau de l'édition des Caractéristiques des subventions.
Génération des écritures
Le bouton Ecritures propose les options Créer les écritures... et Rapprochement.
L'option Créer les écritures permet de générer dans la comptabilité les écritures de subvention d'équipement. Une édition provisoire des écritures qui vont être générées apparaît :
Il est possible d'imprimer, d'enregistrer au format PDF ou d'envoyer par e-mail l'édition.
La génération des écritures peut se faire selon deux manipulations :
- Soit refermer l'édition provisoire avec le bouton
. Un message de confirmation doit être validé pour que la génération des écritures s'effectue :
- Soit au niveau de l'édition provisoire en cliquant sur l'icône
. La même fenêtre de confirmation apparaît pour valider la génération des écritures. Une seconde fenêtre de confirmation s'ouvre pour la création des comptes utilisés dans le Plan comptable. Valider toutes les créations de comptes pour que les écritures puissent être générées.
La génération des écritures effectuée, valider le message de confirmation de fin de génération :
L'icône 
présente dans l'écran d'édition provisoire, génère le fichier IN des OD créées précédemment. Une fenêtre Enregistrer sous apparaît pour définir le chemin d'enregistrement des écritures, ce qui permet de les envoyer au client et aussi de les regrouper dans un seul et même dossier.
Dès lors que les écritures ont été générées, les boutons 
et 
deviennent actifs.
Fin de reprise - Annulation
La fin de l'amortissement d'une immobilisation ou sa sortie du patrimoine (cession, mise au rebus, résiliation du contrat Crédit-Bail...) en cours d'exercice met fin à la reprise.
Dans ce cas, la subvention n'ayant plus d'objet est annulée par son montant global. L'écriture comptable générée se fait au débit du compte 131 - Subvention d'équipement et au crédit du compte 139 - Subvention inscrite au compte de résultat, avec pour libellé d'écriture Annul. Sub. n°.....
Editions
Le bouton 
comporte une liste déroulante permettant le choix des éditions suivantes :
Ces éditions sont également directement accessibles depuis les fiches subventions.
Liste des subventions
Cette option permet une édition de la liste des subventions enregistrées pour le dossier, suivant les paramètres définis :
Il est possible de trier une édition Par N° de subvention ou Par N° de compte de subvention.
Par défaut, toutes les subventions seront prises en compte dans l'édition. Décocher l'option Toutes les subventions, afin de pouvoir définir les subventions de début et de fin à éditer.
L'édition proposée par défaut comporte aussi bien les subventions cédées que les subventions acquises. Les options Liste des subventions cédées et Liste des subventions acquises, permettent une édition distincte de ces subventions.
Dès lors que les options d'édition sont paramétrées, cliquer sur le bouton Aperçu pour obtenir une visualisation :
L'édition reprend les informations relatives au montant, aux dates de reprise de la subvention et aux immobilisations liées.
Caractéristiques des subventions
Cette édition permet d'obtenir le détail des informations (numéros de comptes utilisés, montants, dates et durée de la subvention ainsi que de l'immobilisation) de la subvention :
Préciser au besoin les codes de l'ensemble des subventions à éditer, puis cliquer sur Aperçu pour obtenir une visualisation de l'édition :
Suivi des subventions
Cette édition récapitule sous la forme d'un tableau le suivi des subventions en présentant notamment la valeur de la reprise de l'exercice :
La liste des subventions peut être triée soit Par N° d'immobilisation, soit Par N° de compte d'immobilisation.
Préciser les comptes à éditer ainsi que les dates de début de reprise, puis cliquer sur le bouton Aperçu pour obtenir une visualisation de votre édition :
Plan d'étalement
Cette édition permet d'obtenir une édition du plan d'étalement des quotes-parts des subventions en fonction de la durée :
La liste des subventions peut être triée soit Par N° d'immobilisation, soit Par N° de compte d'immobilisation.
Préciser l'ensemble des subventions et des comptes à éditer, puis cliquer sur le bouton Aperçu pour obtenir une visualisation de votre édition :
Par ces écrans de visualisation, il est alors possible de Copier dans le presse papier l'édition ou encore de Copier l'image de la page en cliquant sur l'icône 
afin d'effectuer une sauvegarde sous divers supports (Word, Excel ...).
L'icône 
permet de sélectionner l'imprimante sur laquelle doit être imprimée votre édition, d'exporter l'édition au format PDF, de l'envoyer par mail ou encore de l'archiver dans la GED.
Report à nouveau
Lors du report à nouveau, seules les reprises en cours sont reportées sur les exercices suivants. Les reprises dont la date de cession ou d'annulation est comprise dans l'exercice en cours, ne sont pas reportées.