Provision Congés Payés

Cet assistant permet de provisionner les indemnités de congés payés restant dues à la clôture d'un exercice, ainsi que les congés pris par anticipation, les charges sociales et fiscales liées à ces indemnités.

L'ORI Provisions CP se trouve dans le cycle H - Personnel de la Révision des comptes.

Après avoir cliqué sur cet ORI, la fenêtre suivante apparaît à l'écran :

Ce tableau permet de déterminer la masse totale des provisions de congés payés ainsi que des charges sociales et fiscales liées. Pour le remplir et éventuellement le compléter, deux possibilités vous sont offertes :

• La récupération de la Paie
• La création de salariés

La récupération de la Paie

Cliquer sur le bouton  permet d'accéder à un assistant de récupération des données de paie relatives aux salariés de l'entreprise.

 

Attention : ce bouton est disponible uniquement si vous possédez le logiciel de paie et que vous utilisez un seul et même dossier pour la tenue de votre comptabilité et la gestion de vos paies. Si vous avez un code dossier de paie différent du code dossier de comptabilité, la récupération des données de paie n'est pas disponible. Pour cela, vous devez renseigner le code du dossier de paie correspondant dans la fenêtre de Paramètres. Pour plus d'informations, se référer au chapitre Paramétrage des comptes ci-dessous.

 

En cliquant sur le bouton la fenêtre suivante apparaît :

Pour la récupération des informations de paie, c'est la date de révision qui tient lieu de date butoir. Ainsi, la date de passage des écritures correspond à la date de révision renseignée au préalable au niveau des paramètres du dossier sur l'onglet Révision. Toutes les écritures seront générées à cette date dans le journal d'opérations diverses renseigné au même endroit.

Montants

En mode de récupération, deux cas se présentent à vous : soit vous récupérez les Montants de la Provision, soit les Montants du Dernier salaire connu.

1. Récupération des Montants de Provision

   Dans le cas d'une récupération des Montants de type Provision, les montants de la provision se reportent automatiquement dans la colonne Provision brute. Les montants Bruts Mensuels sont alors remis à 0, les Provisions Brutes étant automatiquement calculées par le programme.

2. Récupération des Montants du Dernier salaire connu

   Dans le cas d'une récupération des Montants de type Dernier salaire connu, la fenêtre de choix d'option se met à jour :

   

   Afin que le programme procède à la récupération du Dernier salaire, renseigner dans la zone Date de récupération la date du dernier bulletin à récupérer. Il s'agit pour chaque salarié de récupérer le dernier bulletin trouvé par rapport à la date demandée : si pour le salarié il n'existe pas de bulletin à cette date, le programme se charge de retrouver automatiquement le dernier bulletin calculé. Tous les salariés qui sont sortis de l'établissement ne seront pas repris.

   Dans le cas de sociétés multi-établissements le programme reprend tous les salariés trouvés. Si un salarié figure dans plusieurs établissements, ce sont les informations du premier établissement dans lequel il se trouve qui seront reprises.

Taux

Dans la zone Taux préciser les options de récupération des taux de congés payés. Sélectionner l'option Individuelle permet de reprendre les taux renseignés pour chaque salarié. Avec l'option Globale, les taux ne sont pas renseignés individuellement dans les fiches des salariés. Le programme calcule alors un pourcentage de taux global en fonction du nombre de salariés repris et du total des taux relevé. Dans ce cas les taux moyens CS et CF apparaissent au niveau des champs Taux CS et Taux CF qui figurent sous le tableau récapitulatif.

Pour chaque salarié clairement identifié dans ce tableau, sont récupérés les Droits c’est-à-dire le nombre de jours restants à leur actif à la clôture de l'exercice. Le total de la provision par salarié est calculé automatiquement par le logiciel en fonction des informations reprises mais aussi du paramétrage de cet assistant.

Traitement des enregistrements

Si les informations à traiter doivent faire l'objet d'une mise à jour, sélectionner l'option Mettre à jour dans la zone Traitement des enregistrements. Cette option permet uniquement la reprise et la mise à jour des données pour les salariés enregistrés dans le logiciel de Paie, tout en conservant les salariés saisis indépendamment dans l'outil Congés payés. L'option Ecraser permet de reprendre toutes les données saisies dans le logiciel de Paie et efface tout ce que vous avez saisi dans l'outil de révision. Toutes les données des salariés saisis dans cet ORI et qui ne figurent pas dans le logiciel de Paie seront définitivement perdues.

Création des salariés

Si les paies sont gérées à l'aide d'un outil différent de Paie Expert, saisir pour chacun des salariés de l'entreprise les données de Congés Payés. Pour cela, cliquer sur le bouton  pour ouvrir la fenêtre suivante :

Après avoir indiqué le nom du salarié concerné (jusqu'à 30 caractères), valider la saisie en cliquant sur la touche OK. La fenêtre suivante est une fiche individuelle du salarié et permet de compléter les informations nécessaires pour le remplissage du tableau.

Compléter le nom du salarié en précisant son prénom. Renseigner ensuite le montant de son Salaire brut mensuel puis le nombre de jours lui restant à la clôture de l'exercice (les droits comprennent les congés payés dus à la clôture de l'exercice ainsi que les jours acquis pour la nouvelle période). La Provision CP (N) totale sera calculée automatiquement à partir des deux informations renseignées précédemment. Enfin renseigner les taux % CS et % CF au besoin pour personnaliser les taux de charges à appliquer. Il est également possible de renseigner la Provision CP de N-1.

Lors du Report à nouveau, le montant de la provision correspond au montant de la Provision CP (N-1) avec les charges.

La saisie effectuée, faire Fermer. Les données renseignées seront validées et visualisables dans le tableau récapitulatif des provisions de congés payés pour chacun des salariés ajoutés.
Les flèches de navigation permettent de visualiser l'ensemble des salariés saisis.

Modification

Une fois les données saisies, le tableau suivant apparaît :

Dans la deuxième partie de la fenêtre, les deux zones de Total correspondent au total des Bruts Mensuels et Provision Brute. En dessous, les zones Taux CS et Taux CF permettent de saisir le pourcentage global des taux de charges. Le pourcentage de taux de charges global est alors affecté à tous les salariés dont le taux n'est pas renseigné au niveau des fiches individuelles.

Pour modifier les informations saisies, sélectionner le salarié concerné puis cliquer sur le bouton Modifier. Un double-clic sur la ligne relative au salarié permet également de réouvrir la fenêtre.

Dans cette fiche il est possible de modifier le montant de Provision Brute. Pour cela saisir directement le montant de Provision brute qui sera retenu par le programme pour le provisionnement des indemnités.

Les taux % CS et % CF peuvent également être spécifiés pour chaque salarié afin que les taux de charges soient pris en compte dans le tableau récapitulatif et dans le calcul de la provision. Ainsi le programme ne tiendra pas compte du pourcentage de taux global indiqué pour le calcul des provisions de charges.

Aussi le montant de Provision CP calculé peut être modifié en saisissant le Salaire et les Droits du salarié, ce qui permettra au programme d'effectuer en automatique le calcul de la provision.

En cliquant sur le bouton , les données saisies sont directement enregistrées et apparaissent dans le tableau récapitulatif.

Le bouton  permet de supprimer un salarié après l'avoir sélectionné au préalable dans le tableau (une flèche de sélection noire apparaît devant le nom du salarié en début de ligne). Valider le message de confirmation suivant pour rendre la suppression effective :

Un clic droit sur un des salariés enregistrés permet d'accéder à ces mêmes fonctions d'Ajout, Suppression et Modification :

De plus, les fonctions Effacer taux sociaux et Effacer taux fiscaux permettent de remettre à 0 les taux de CS et de CF indépendamment l'un de l'autre afin de modifier la saisie, ce qui permet d'effacer les taux renseignés au niveau individuel pour appliquer les taux globaux.

À partir de ces différents calculs, le logiciel va déterminer la masse des indemnités de congés payés à provisionner, ainsi que les charges sociales et fiscales liées à ces indemnités.

Paramétrage des comptes

Le bouton  permet d'accéder à deux options de paramétrage : Paramétrage des comptes et Mode de récupération.

L'option Paramétrage des comptes permet de définir les comptes nécessaires à la génération de l'écriture comptable. Ils sont classés selon 3 groupes, comme indiqué sur cette fenêtre :

Les racines de compte définies sur cette fiche pour chaque groupe correspondent à celles paramétrées au niveau du menu Fichier, option Paramétrages suivie de Paramétrage des ORI et du dossier annuel. Les comptes à utiliser sont composés des racines définies puis complétés en fonction de la longueur des comptes renseignée au niveau des paramètres de la Fiche dossier ou cabinet.

Les comptes à utiliser peuvent être modifiés à l'aide du bouton de sélection  qui permet un accès direct au plan comptable du dossier. Un filtre a toutefois été créé à ce niveau pour permettre à l'utilisateur de modifier le compte à utiliser tout en respectant les racines de compte définies pour chaque groupe.

Le bouton  permet de réinitialiser le paramétrage des comptes affectés à cet assistant. Pour valider les éventuelles modifications apportées au paramétrage des comptes, cliquer sur le bouton OK.

L'option Mode de récupération permet de spécifier le mode de calcul de la provision, qui peut être soit en jours ouvrables sur une base de 26 jours, soit en jours ouvrés sur une base de 22 jours. Le mode de calcul est le suivant : (salaire brut * droits restants)/26 ou 22 jours selon le paramétrage défini.

Lors de la procédure de récupération, ce qui a été renseigné au niveau de la Paie pour le champ Jours Acquis par mois (2,08 ou 2,5) de la zone Congés Payés (en Gestion des variables de l'établissement) met automatiquement à jour le paramétrage de la Révision (bouton Paramètres - Mode de récupération : 22 jours ouvrés ou 26 jours ouvrables).

Les 22 jours ouvrés et 26 jours ouvrables sont calculés de la manière suivante :

 

Nombre de semaines dans l'année		52
Nombre de mois		12
Soit semaine dans 1 mois		4,33
Nombre de semaine de congés		5
Soit Coeff de		0,87
Ce qui donne en jours ouvrés	25	21,7 (arrondi à 22)
Ce qui donne en jours ouvrables	30

 

Valider les éventuelles modifications apportées et cliquer sur le bouton OK.

Éditions

En cliquant sur le bouton , vous pouvez visualiser l'ensemble des informations renseignées au niveau du tableau récapitulatif. L'édition se base sur le détail pour chaque salarié de ses provisions de congés payés.

L'édition présente les données saisies dans le tableau récapitulatif. Les salariés pour lesquels les taux de charges n'ont pas été spécifiés dans les fiches individuelles présentent les pourcentages de taux globaux dans les colonnes % CS et % CF. De plus, l'édition indique les Montants de Provisions de Charges calculés par le programme et le Total provision N-1.

Dans le champ Total provision l'édition indique le montant global à provisionner pour l'exercice.

Génération des écritures

Pour générer les OD de provision de Congés Payés et des charges Sociales et Fiscales qui y sont liées, cliquer sur le bouton  puis choisir l'option Créer les écritures. Une édition provisoire au format des écritures comptables de l'écriture à générer apparaît à l'écran :

Pour poursuivre la génération, cliquer sur le bouton  ou refermer l'assistant. Un message de confirmation apparaît :

Cliquer sur Oui pour comptabiliser les écritures de provision. Pendant le traitement, les comptes utilisés qui ne sont pas enregistrés dans le plan comptable vont être créés. Le traitement est terminé lorsque le message suivant apparaît :

Les écritures générées seront extournées lors du report à nouveau.

L'icône génère le fichier IN par rapport aux écritures OD créées précédemment. Une fenêtre Enregistrer-sous apparaît pour définir le chemin d'enregistrement des écritures, ce qui permet de les envoyer au client et aussi de les regrouper dans un seul et même dossier.

Après génération des écritures, les boutons Visu. Ecr. et Suppr. Ecr. sont activés. Le bouton  (ou ALT + V) ouvre une fenêtre qui répertorie les comptes concernés par le passage des écritures de versement de la taxe, générées précédemment :

Le bouton GED apparait uniquement si vous utilisez le logiciel GED Expert et permet d'accéder aux documents archivés dans la GED, pour les écritures en cours de visualisation. La présence de documents archivés est signalée par un icône dans la colonne G.

Le champ  propose plusieurs modalités de recherche d'écritures. Il suffit de cliquer dans l'un des modes proposés, et d'entrer les termes pour accéder directement à l'écriture recherchée. Une coche noire se positionne automatiquement devant pour indiquer le résultat des recherches.

Pour revenir au mode de saisie de la taxe, fermer l'écran de visualisation.

Le bouton  supprime les écritures comptables générées précédemment et grise Visu. Ecr. et Supp. Ecr..

Le bouton Fermer valide et referme le tableau récapitulatif Provision pour congés payés.

Rapprochement Compta/Provisions Congés Payés

Cliquer sur le bouton  et sélectionner l'option Rapprochement pour obtenir une visualisation du rapprochement des données de l'ORI Congés Payés avec la Balance.

Le Rapprochement propose un tableau comparatif entre les écritures enregistrées dans l'ORI et les écritures trouvées au niveau de la balance à la date de Révision :

Le bouton Détail ORI permet d'obtenir un état synthétique de la fenêtre Rapprochement Compta/ORI au niveau du Grand Livre, et d'en visualiser le détail mois par mois via le bouton Visu. éléments ORI.

Depuis la fenêtre de rapprochement, un commentaire peut être apposé à l'écriture sélectionnée en cliquant sur le bouton Notes. Après la saisie des annotations dans la fenêtre, celles-ci restent visualisables en Révision des comptes (mode Grand Livre ou Balance). 

Deux filtres d'affichages sont proposés, avec les options Comptes de bilan uniquement et Ignorer les à nouveaux, les extournes et les écritures de simulation. L'option Comptes de bilan uniquement ne fait apparaître que les comptes de classe 1 à 5. Cocher la case Ignorer les à nouveaux, les extournes et les écritures de simulation afin que le programme ne tienne pas compte des à nouveaux et des extournes du journal de révision au premier jour de l'exercice dans le calcul de la balance.

Lorsque la case Grand Livre est cochée, un tableau supplémentaire apparaît au bas de la fenêtre et permet de consulter le détail des écritures du compte sélectionné directement dans le Grand Livre.

Cliquer sur le bouton Edition de cette fenêtre pour obtenir une édition du tableau.