L'ORI Réciprocité des comptes est un outil de vérification et de contrôle permettant de comparer les montants des écritures saisies dans les comptes d'un dossier de référence, avec les montants des écritures saisies dans les comptes d'un dossier parallèle.
La comparaison s'effectue sur la période de l'exercice N du dossier de référence. Par exemple, pour un dossier de référence avec des dates d'exercice du 01/04 au 31/03, la comparaison avec le dossier parallèle s'effectuera sur cette même période.
Cet outil est destiné aux :
- Groupes de sociétés
- Cabinets et leurs dossiers clients
- Entreprises et établissements multiples.
L'ORI est accessible depuis le cycle Tous et également dans le clic droit en Révision des comptes - mode Balance.
Il se présente sous la forme d'un écran comportant deux onglets.
La gestion des lignes de comparaison
L'onglet Balance permet de paramétrer et de gérer les lignes de comparaison entre deux comptes de deux dossiers différents.
Attention : Sur un même dossier parallèle, il est impossible d'avoir deux fois le même compte.
Le bouton Ajouter comporte un menu déroulant qui propose plusieurs modes de création des lignes de comparaison.
- L'option Ligne de comparaison permet la création d'une ligne avec un préremplissage du Code dossier pour le lot en cours de saisie.
-
L'option Copier des lignes de comparaison permet la copie du paramétrage de plusieurs lignes déjà comparée pour un autre dossier parallèle.
À l'aide de la liste déroulante, sélectionner le Dossier parallèle source parmi la liste des dossiers parallèles proposés, puis dans le champ Dossier parallèle destinataire préciser à l'aide du bouton de sélection le nouveau dossier parallèle à utiliser.
Dans l'exemple ci-dessous, toutes les lignes pour lesquelles le dossier d'origine DOSGR compare ses données avec les données du dossier parallèle HER sont concernées par la copie.
Suite à la copie, de nouvelles lignes sont créées avec pour comparaison les données du dossier d'origine DOSGR avec les données du dossier HI pour les mêmes comptes que le Dossier parallèle source.
Attention ! Si les comptes à copier n'existent pas dans le dossier parallèle destinataire, les lignes ne sont pas copiées.
Nota : Les informations de la réciprocité sont stockées dans les bases du dossier qui utilise l'ORI - Réciprocité des comptes.
- L'option Nouveau lot permet la création d'un nouveau lot de lignes de comparaisons distinct des lignes déjà créées. Une ligne de séparation marque le changement de lot.
Lors de la création de la ligne, le Code dossier servant de référence est automatiquement renseigné.
Cliquer ensuite dans la cellule N° de compte afin de sélectionner le numéro de compte qui doit servir de comparaison (saisie possible). L'intitulé du compte, le solde et la note apparaissent automatiquement.
Pour indiquer le Dossier parallèle, appuyer sur la touche Espace (ou faire un double-clic) afin d'accéder à la liste des dossiers dits de groupe associés au dossier de référence. Dans l'écran de sélection qui apparaît, sont listés tous les dossiers gérés par le cabinet. Si le dossier de référence fait partie d'un groupe, seuls les dossiers faisant partie du dit groupe sont proposés.
Cocher Afficher tous les dossiers permet de sélectionner un dossier parmi ceux gérés par le Cabinet et d'effectuer des comparatifs avec l'un de ces dossiers.
Le Solde des comptes correspondant ainsi que l'Écart constaté apparaissent automatiquement.
Au bas de l'écran, un champ Écart compte indique l'écart constaté entre le solde du compte sélectionné et les comptes du Dossier parallèle qui y sont rattachés.
Le bouton Commentaire ouvre un écran réservé à la saisie de commentaire de la ligne de comparaison :
Pour indiquer qu'une ligne de comparaison comporte un commentaire, une coche apparaît dans la colonne C.
Le bouton Note de compte propose un menu déroulant pour la saisie des Notes du compte de référence ou la saisie des Notes du compte parallèle. Selon le cas, une coche apparaît dans la colonne Nt. du dossier de référence ou du dossier parallèle pour indiquer la présence d'une note.
Le contrôle et le pointage des écritures
L'onglet Grand-Livre présente le détail des écritures des comptes en cours de comparaison sous la forme de deux tableaux. L'écran de gauche présente un détail des écritures pour le compte du dossier de référence. L'écran de droite présente le détail des écritures du Dossier parallèle.
Le travail de comparaison consiste à pointer les écritures d'un dossier à l'autre.
Trois types de pointages sont possibles :
- le pointage manuel,
- le pointage semi-automatique,
- le pointage automatique.
Le pointage manuel consiste en la sélection libre des écritures à l'aide d'un double-clic (ou utilisation de la barre d'Espace) d'un dossier à l'autre.
Pour un pointage dit "semi-automatique", cocher la case Activer la recherche automatique. Ainsi les écritures pointées manuellement sur le dossier de référence sont automatiquement pointées dans le dossier parallèle lorsque les montants identiques ont été trouvés.
Pour un pointage automatique, paramétrer à l'aide du menu déroulant le Type du pointage à utiliser. Une coche apparaît dans la colonne P. pour indiquer les écritures pointées.
Les options de traitement
Les options de traitements disponibles par les écrans de saisie sont également accessibles via le clic droit de la souris.
Un accès à la saisie d'écritures uniquement pour le dossier de référence est disponible, évitant ainsi de ressortir de l'ORI.
Les options du clic droit permettent soit une Édition de la ligne de comparaison, soit une Édition du lot en cours, avec ou sans le détail des écritures :
Exemple d'édition avec le détail des écritures :
L'édition récapitule le pointage des écritures.
Exemple d'édition en lot :
Cette édition présente les lignes de totalisation pour chaque lot.