Sélectionnez dans le menu Déclarations, l'option Déclaration de la TVA. La fenêtre suivante s'affiche :
Cette fenêtre récapitule toutes les déclarations de TVA effectuées pour ce dossier. Par défaut, seules les déclarations de l'année en cours et de N+1 apparaissent, car l'option N et N+1 de la zone Filtre est activée. Pour obtenir les déclarations faites uniquement pour l'année en cours, cocher le bouton N seulement. Pour visualiser les déclarations toutes périodicités confondues cocher Tout.
Une coche verte s'inscrit dans les colonnes E (si la déclaration a été éditée), C (si les écritures de TVA ont été générées dans la comptabilité), T (si la déclaration a été télétransmise), R (si un remboursement de TVA a été demandé). Au bas de la fenêtre, un bouton GED permet de lier des documents aux déclarations générées. Une icône apparaît dans la colonne G. pour indiquer que la déclaration a été archivée dans la GED ou qu'un document est lié à la déclaration.
La saisie directe
Le bouton Saisie directe... permet d'accéder à la fenêtre de saisie rapide de la TVA Collectée et de la TVA Déductible pour une période dont la déclaration n'a pas encore été générée. Lorsque vous cliquez sur ce bouton une fenêtre Date de la saisie rapide apparaît :
Renseigner la date au format MM/AAAA de la déclaration à saisir manuellement.
En cochant l'option Déclaration à néant, la déclaration est automatiquement générée à néant. Dans le tableau, les montants Hors taxe, TVA collectée, TVA déductible, Report crédit, à payer et à reporter sont mis à zéro.
L'option Génération de l'acompte congés payés permet de générer une déclaration de TVA pour acompte période de congés payés. Elle n'est disponible que pour les périodes de juin et juillet.
En cliquant sur OK pour valider, une Liste des erreurs apparaît :
Cette fenêtre récapitule les erreurs rencontrées lors du contrôle effectué sur la saisie de la TVA et peut être imprimée. Pour continuer, cliquer sur le bouton Fermer afin d'ouvrir la fenêtre de Saisie directe suivante :
Par défaut les codes TVA utilisés pour les déclarations des exercices précédents sont repris. En fonction du Cerfa à générer, la fenêtre de saisie se met automatiquement à jour. S'il s'agit de la première saisie, aucun code n'apparaît et il faut les ajouter dans le tableau. Taper sur la touche Tabulation afin qu'une ligne de saisie soit créée, puis cliquer à nouveau sur la ligne correspondante pour renseigner la Désignation, le Code TVA, le Taux et le montant Saisie HT. Pour supprimer une ligne, à l'aide du clic droit de la souris sélectionner l'option Supprimer. Un message de confirmation doit être validé afin que la suppression s'effectue. De la même manière, l'option Ajouter permet de rendre disponible une ligne de saisie.
Les montants saisis vont alors automatiquement se mettre à jour dans le tableau Totaux par code TVA pour les colonnes HT et TVA (calculée). Si nécessaire, des montants supplémentaires à déclarer peuvent également être saisis manuellement.
Les éléments renseignés au niveau de ce module de saisie rapide priment sur la saisie comptable. Une fois la saisie terminée, cliquer sur Valider afin que les montants saisis soient pris en compte pour le calcul de la TVA à déclarer, ce qui va générer automatiquement la déclaration.
Bouton Générer
Pour effectuer une génération automatique du cerfa sans intervenir dans la saisie de la TVA, cliquer sur le bouton Générer. Suivant le Régime fiscal de votre dossier, ce bouton propose l'option Générer la déclaration et Générer l'acompte.
Générer la déclaration
Le programme lance alors le traitement de la TVA :
La fenêtre de paramétrage de la génération ci-dessus apparaît, dans laquelle la date de génération est par défaut le mois qui n'a pas été traité. Il est possible de modifier la date de la déclaration à générer. À droite de cette date, apparaît le type de déclaration en cours de génération déterminée en fonction du Régime fiscal renseigné dans la Fiche dossier.
Comme en Saisie directe, en cochant l'option Déclaration à néant la déclaration est automatiquement générée à néant. Dans le tableau, les montants Hors taxe, TVA collectée, TVA déductible, Report crédit, à payer et à reporter sont mis à zéro.
À l'issue de la génération, la déclaration n'apparaît à l'écran. Il est toutefois possible de revenir sur la déclaration afin de procéder à d'éventuelles modifications. Si des montants sont renseignés, la coche Néant est automatiquement retirée de la déclaration.
L'option Contrôler la TVA avant génération permet de visualiser les écritures en erreur, avec une indication de la mention Code de TVA absent.
Il est possible de générer l'acompte des congés payés. Cette option, accessible uniquement pour les mois de juin et juillet, permet de générer une déclaration de TVA pour acompte. La régularisation de l’acompte s'effectue sur le mois suivant, soit le mois de juillet soit le mois d'août.
Cliquer sur le bouton OK pour lancer le traitement.
Plusieurs onglets composent cette fenêtre intermédiaire : un premier onglet intitulé Report ex. préc. puis d'autres onglets dont l'intitulé correspond à une période et dont le nombre varie selon le nombre de déclaration de TVA effectué.
L'onglet Report ex. préc. permet de gérer des régularisations ou corrections éventuelles suite aux précédentes déclarations effectuées.
Cette fenêtre se compose de 2 groupes permettant de gérer d'une part, les Dus clients encaissement TTC et d'autre part, les Corrections HT. Un total est d'abord calculé pour chaque groupe puis est cumulé entre ces 2 groupes.
Pour saisir une correction ou un dû client, il suffit de double-cliquer sur la zone Désignation, puis à l'aide du bouton de recherche, de sélectionner le type de l'opération à effectuer selon la liste proposée :
Puis il suffit de renseigner les zones suivantes. La touche Tabulation peut être utilisée pour passer d'une zone à une autre.
ATTENTION : les zones grisées ne peuvent être saisies. Et les zones sur fond vert correspondent à la détermination de la TVA. Pour ajouter une nouvelle ligne, choisir l'option Ajouter accessible via un clic droit de la souris ce qui rend disponible une ligne de saisie. De la même manière, la fonction suppression de la ligne est accessible en sélectionnant l'option Supprimer.
Chaque période en cours de génération est ensuite organisée sous la forme d'onglets identifiés par périodes :
Le détail composant chaque génération est présenté sous la forme d'une grille de calcul composée de 3 colonnes (TTC - HT - TVA). Les signes mathématiques inscrits sur la seconde colonne expliquent, à titre indicatif, le mode de calcul utilisé pour renseigner les différents montants.
Pour obtenir le détail du chiffre d'affaires pour la déclaration en cours, cliquer sur le bouton de sélection qui accompagne l'intitulé Chiffre d'affaires / débits :
Cette fenêtre fait apparaître le détail des écritures passées pour chaque compte avec la possibilité de consulter l'écriture saisie par le biais du bouton Visu.ecr.
Avec le bouton de sélection du Chiffres d'affaires/encaissements, il est possible de procéder à la saisie du détail des opérations directement au niveau de la Saisie TVA sur encaissement :
Cette fenêtre permet la reprise des écritures comptables trouvées dans la comptabilité et la saisie de lignes supplémentaires relatives à la gestion de la TVA sur les encaissements de la déclaration du mois demandé.
L'onglet Détail liste les lignes d'écritures comptables et les lignes de TVA sur encaissement pour la répartition des opérations (CA3 et CA12).
Pour plus d'informations sur la saisie de la TVA sur encaissement, vous pouvez vous référer à la documentation explicative de la Saisie TVA sur encaissement.
Les champs Dus client encaissement et Corrections (hors réguls) renvoient aux informations saisies au niveau de l'onglet Report ex. préc.. Dans la zone Fin du mois en cours, des boutons de sélection permettent de saisir des écritures de Dus clients et de Cumul des corrections. La saisie de ces champs n'est possible que lorsque la période est en cours de génération. Auquel cas il faudra supprimer la période générée pour permettre des modifications sur ces champs :
Pour sortir de cette fenêtre intermédiaire, il suffit de cliquer sur le bouton Fermer.
De retour sur la fenêtre de Saisie de la TVA brute, cliquer ensuite sur le bouton Continuer pour poursuivre le traitement. Si l'option Éditer l'état de contrôle (uniquement sur une nouvelle génération) a été cochée, et que le programme a relevé un écart, une édition provisoire permettant de visualiser les opérations réalisées et leurs montants apparaît à l'écran. Le détail des écritures pour les opérations réalisées apparaît sur cette édition si la case Détail des écritures a préalablement été cochée.
accessible via la fenêtre de prévisualisation, la déclaration de la TVA est générée et apparaît à l'écran :
Pour l'envoi de la déclaration, renseigner l'adresse du service des impôts destinataire. Si le SIE a été sélectionné dans l'onglet Destinataires des Paramètres comptables du dossier, celui-ci est automatiquement repris dans la zone. En revanche, si une adresse a déjà été renseignée sur le Cerfa celle-ci sera tout de même conservée.
Il est possible de l'éditer, de l'enregistrer au format PDF, de l'envoyer par e-mail ou de le compléter. En effet, la touche F2 du clavier permet d'apporter des modifications sur certaines zones de l'état. Ces zones apparaissent sur un fond de couleur verte :
Les zones modifiables apparaissent en jaune lors de la saisie des nouvelles données. Appuyer sur la touche Entrée du clavier pour que les modifications soient prises en compte. La saisie de nouvelles données peut être gérée par une liste de valeurs autorisées. Cette liste est accessible via une fenêtre de sélection qui s'affiche à l'écran en double-cliquant sur la zone en interaction (par exemple, le délai de dépôt de la déclaration).
Il est également possible de visualiser le détail des zones mais uniquement en création de Cerfa (il faut pour cela passer en mode Interaction F2). Double-cliquer sur une zone pour accéder à son détail. La fenêtre suivante apparaît :
Pour chaque code TVA, apparaît le cumul compta (A) c'est-à-dire le cumul des écritures comptables ; le montant déjà déclaré (B) ainsi que les ajustements (C) c'est-à-dire les éventuels correctifs + dus clients. Le montant à déclarer apparaît dans la colonne suivante ; ce montant peut être modifié en saisissant un nouveau montant dans la colonne HT saisi.
Cliquer ensuite sur le bouton Valider ou la touche + du clavier pour enregistrer les modifications. Enfin il est possible de visualiser le détail des comptes affectés au code de TVA en cliquant sur le bouton Détails. La fenêtre de visualisation d'écritures apparaît à l'écran :
Cliquer sur le bouton Fermer.
Attention : Le bouton Détail n'est pas activé en consultation d'un état déjà généré.
Générer l'acompte
Dans le bouton Générer, l'option Générer l'acompte est uniquement proposée si les déclarations CA12 et CA12 Agricole sont transmises. Suivant le Régime fiscal du dossier, il est possible de générer l'acompte de la déclaration 3514 ou de la déclaration 3525-Bis.
En sélectionnant cette option, le programme propose une génération de l'acompte par trimestre. Cliquer sur le bouton OK permet d'obtenir une visualisation de la déclaration 3514 ou 3525-Bis à renseigner puis à transmettre. Pour intervenir sur la déclaration et compléter les informations demandées, cliquer sur le bouton Interaction. Les zones à renseigner apparaissent en vert.
À l'issue de la génération, une ligne supplémentaire pour la génération de l'acompte apparaît dans la fenêtre Déclaration TVA et la déclaration peut être reprise soit pour la consulter ou la modifier.
Acompte en dispense de paiement
Dans le cas d'une Génération de l'acompte 3514, (dossier avec un Régime TVA de type ST (RSI - Régime simplifié d'imposition)), la déclaration peut automatiquement être générée en Dispense de paiement.
Le montant calculé selon la ligne 57 du Cerfa C12 n'est alors pas repris dans le Cerfa.
Demande de remboursement de TVA
Dans le cadre de vos demandes de remboursement de TVA, vous avez la possibilité de déclarer ces montants en accédant au Cerfa 3519.
Pour une déclaration 3525-bis, la case Demande de remboursement 3519 doit être cochée dans la fenêtre de Génération de l'acompte :
Dans le cas d'une déclaration 3310, un bouton 
est disponible en interaction sur ce Cerfa au niveau de la ligne "26 - Remboursement demandé sur formulaire n°3519 joint...". Lors d'un clic sur ce bouton, le Cerfa 3519 apparaît :
Cliquer sur le bouton Interaction pour compléter les informations du Cerfa. Pour que l'envoi en EDI de la déclaration puisse s'effectuer, il faut obligatoirement renseigner les zones "Nationalité de l'entreprise", "À créditer / À imputer" et "Demande suite à" (en cochant les informations correspondant à votre situation). De plus, le montant de remboursement de la TVA doit obligatoirement être supérieur à 0.
En cliquant sur l'icône 
, la fenêtre de paramétrage de l'impression apparaît :
Pour choisir l'imprimante de destination, cliquer sur le bouton Imprimer afin de sélectionner les options d'impression. Il est possible d'imprimer les documents en PDF ou de les envoyer par e-mail. Pour archiver la déclaration générée, cliquer sur le menu déroulant du bouton GED permettant de choisir le mode d'archivage. L'archivage manuel permet de choisir dans GED Expert le chemin d'enregistrement du fichier. L'archivage automatique permet de conserver le document à l'endroit défini dans le paramétrage.
De retour sur la fenêtre de suivi des déclarations, les informations suivantes sont mises à jour : le mois et l'année de la génération, le montant hors taxe, le montant de TVA déductible et collectée (ainsi que la TVA antérieure).
Une coche verte s'inscrit dans les colonnes E (si la déclaration a été éditée), C (si les écritures de TVA ont été générées dans la comptabilité), T (si la déclaration a été télétransmise) et R (si un remboursement de TVA a été demandé). Dans la colonne G, une icône apparaît pour signaler que la déclaration a été archivée dans la GED.
Consulter ou modifier une déclaration de TVA
Pour consulter ou modifier un cerfa déjà généré, il suffit de double-cliquer sur la ligne de génération s'y rapportant (ou d'utiliser l'option Modifier accessible via le clic droit de la souris).
Attention : Si voulez modifier une déclaration de TVA alors qu'une Demande de remboursement de crédit de TVA (imprimé 3519) est associée à votre déclaration, un message d'avertissement apparaît :
Après avoir double cliqué sur la ligne générée (ou clic droit - option Modifier), une fenêtre d'avertissement apparaît :
Pour accéder aux modifications de la déclaration correspondante, cliquer sur Oui. Cela ouvre la fenêtre de Saisie TVA brute permettant d'accéder au Cerfa afin de procéder aux modifications. Après chaque modification, validée en cliquant sur Continuer, le programme régénère systématiquement la déclaration pour que celle-ci soit remise à jour et pour que les nouvelles modifications soient prises en compte.
À chaque fois que des modifications ont été effectuées au niveau du Cerfa ou de la saisie comptable, il faut impérativement régénérer la déclaration de la période concernée pour que celles-ci soient prises en compte. Pour cela, cliquer sur le bouton Générer puis indiquer la période concernée à régénérer et valider par OK. Une fenêtre intermédiaire signale que la période a déjà été générée :
Pour activer le bouton Regénérer, cocher la case de régénération, ce qui permet de lancer à nouveau la génération de la déclaration.
Le bouton Modifier permet également d'accéder à la fenêtre de Saisie TVA brute afin d'effectuer des modifications directement sur le Cerfa.
Pour supprimer une déclaration générée, se positionner sur la période souhaitée puis faire un clic droit et sélectionner l'option Supprimer. La suppression ne sera effective qu'après validation du message suivant :
