Génération de l'EDI TVA

Validation des écritures

La génération des déclarations peut avoir fait l'objet d'un blocage au niveau des Paramètres comptables du Cabinet ou du Dossier, dès lors que des écritures non validées sont détectées sur la période concernée.

Ce blocage oblige à valider les écritures avant de procéder à la génération de la déclaration.

Lorsque c'est le cas un message d'avertissement apparaît :

Dans la fenêtre Déclarations et acomptes de TVA, le bouton Validation etc. permet d'accéder à la fenêtre de Validation des écritures tout en évitant de ressortir de la gestion des déclarations.

Après avoir cliqué sur ce bouton, la fenêtre suivante apparaît :

Nota : La date de validation correspond à la date de dernière déclaration.

Génération du fichier EDI-TVA

Ce bouton permet de générer un fichier à la norme EDI-TVA.

 

• Déclaration du : Apparaît la période de génération de la déclaration en cours de sélection lors de l'appel de cette fonction.
• Numéro de SIRET : Ce numéro, renseigné dans la fiche dossier sur l'onglet Fiscal, est obligatoire. Il est automatiquement récupéré.
• Réf. Oblig. Fiscale : Il s'agit de la référence obligatoire fiscale demandée par la DGFiP, devant figurer dans l'envoi des déclarations. Cette référence est automatiquement reprise des Paramètres comptables du dossier - onglet ROF renseigné au préalable pour la Déclaration de TVA.
• Code régime : Ce code, renseigné dans la fiche dossier sur l'onglet Fiscal, est obligatoire. Il est automatiquement récupéré.
• Certification par l'expert-comptable : Indiquer si l'expert-comptable a certifié les données dématérialisées. Ce champ reprend par défaut la sélection effectuée au niveau de la fiche Cabinet, pour la Télétransmission.
• Date de redressement judiciaire : Indiquer, si il y a lieu, la date du redressement judiciaire.
• Echéance (pour 3514) : Cette zone est active uniquement dans le cadre de la transmission d'une déclaration CA12, et permet de renseigner la prochaine échéance pour la 3514 - Avis d'acompte Taxe sur la valeur ajoutée.
• Essai d'échange : Cette option permet de télétransmettre les fichiers au partenaire EDI pour vérifier la bonne liaison des transmissions. Les fichiers générés seront également expédiés à la DGI pour être contrôlés mais ils ne seront pas validés.
• Envoi par e-mail au(x) destinataire(s) : Cette option permet l'ouverture automatique de la messagerie électronique et la création d'un nouveau message avec pour pièce jointe le fichier EDI-TVA généré. Par défaut, le destinataire de ce message correspond à l'adresse mail d'envoi de télédéclaration EDI-TVA, renseignée au niveau de l'onglet Télétransmission des Paramètres au niveau du Cabinet pour les envois au Partenaire EDI.
• Envoi par WebService à Jedeclare : Cette option n'est disponible que si le WebService de Jedeclare est utilisé, et remplace l'option Envoi par e-mail au(x) destinataire(s) ci-dessus. Celle-ci permet le dépôt des déclarations directement auprès du portail déclaratif JeDeclare sans passer par votre messagerie. Pour que le dépôt s'effectue, il faut au préalable renseigner dans la fiche Cabinet - onglet Autres (Activation du WebService Jedeclare.com) le Compte utilisateur et le Mot de passe communiqué par JeDeclare.
• Envoi par e-mail au client: Cette option sélectionnée par défaut, permet d'envoyer par mail le compte rendu de la déclaration généré au client à l'adresse indiquée dans la Fiche dossier. Dès lors que l'Envoi par e-mail au client est coché, le document GED lié à la déclaration est automatiquement joint au mail. 

• Banque : Même si une banque est renseignée par défaut dans la fiche Dossier (menu Fichier - Dossier, dans l'onglet Banque), le programme conserve la dernière banque utilisée pour la génération du règlement EDI-TVA, bien que celle-ci ne soit pas affectée par défaut au dossier.

  Au besoin, sélectionner la banque à prélever en cliquant sur le bouton de sélection, puis valider avec le bouton OK. Il est tout à fait possible d'effectuer des prélèvements répartis sur plusieurs comptes en cochant l'option 2^nd compte pour activer la saisie de la Banque et le montant à prélever.

• Un contrôle s'effectue sur les montants indiqués. Un message d'avertissement apparaît notamment lorsque le montant à prélever est supérieur à la somme déclarée :

  
   

  Pour conserver le montant saisi, cliquer sur Oui. Cliquer sur Non permet de retourner sur la fenêtre EDI-TVA afin de modifier le montant saisi.

• Echange du ... à ... : Indique la date et l'heure à laquelle le fichier a été généré. Ces informations sont modifiables et seront inscrites dans le fichier envoyé mais elles ne servent pas à l'horodatage fait par le partenaire EDI.

• Destinataires : Cette zone permet de sélectionner, à l'aide des boutons , les destinataires OGA et/ou DGI pour l'envoi des déclarations de TVA. Si le Cabinet est de type organisme de gestion, sélectionner un destinataire DGI et un destinataire OGA.

  Attention : dans le cas d'envois de demande de remboursement ou de versement d'acompte, seul l'envoi à la DGI est proposé, les destinataires OGA n'acceptant pas ces types d'envois.

   

• Renseigner le partenaire EDI mandaté pour la transmission des fichiers.

  

  
  Renseigner les coordonnées du partenaire EDI. Il est possible d'ajouter autant de partenaires EDI que nécessaire. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter et de compléter la nouvelle fiche. Le bouton Supprimer permet d'effacer un partenaire EDI tandis que le bouton Annuler permet de réinitialiser la dernière zone modifiée. Les flèches de navigation servent à visualiser les fiches des différents partenaires EDI mandatés. Le bouton Sélection permet de définir par défaut le partenaire EDI chargé de la déclaration en cours de réalisation.

• Chemin de création du fichier : Renseigner le chemin de création du fichier généré à l'aide du bouton de recherche . La fenêtre suivante s'affiche à l'écran et propose de sélectionner l'endroit d'enregistrement du fichier.

  

  
  Cliquer sur OK une fois la sélection faite.

• Transfert du remboursement de TVA : Cette zone n'est active que lorsqu'une demande de remboursement a été effectuée. Pour cela, le formulaire 3519 - Demande de remboursement de crédits de taxes doit être saisi. Celui-ci est accessible au moment de la visualisation des Déclarations générées, et vous devez renseigner ce formulaire après avoir indiqué le montant à la ligne 26 - Remboursement demandé sur formulaire n° 3519 joint (partie TVA Déductible du cadre B - Décompte de la TVA à payer). En sélectionnant cette option, le cerfa est envoyé avec le montant de la demande de remboursement. Si il s'agit d'une première demande, les coordonnées bancaires du dossier doivent être renseignées en vue de la remise du remboursement. Pour cela, sélectionnez l'option Compte pour la demande de remboursement. Le champ devient alors accessible et il ne reste plus qu'à indiquer le compte bancaire du dossier (saisi dans la fiche Fiche dossier), en cliquant sur le bouton de recherche pour le sélectionner.

Génération EDI-TVA

Après avoir correctement renseigné les différents composants de la procédure EDI-TVA, il suffit d'appuyer sur le bouton Générer pour lancer la création du fichier à télétransmettre. Les zones rouges sont obligatoires et sont contrôlées lors de la génération du fichier EDI-TVA.

Une série de contrôles a été aménagée lors de la génération du fichier. Certains de ces contrôles sont bloquants et l'erreur doit être corrigée pour être en mesure de relancer la génération du fichier (par exemple, un numéro de SIRET incomplet ou incorrect, un partenaire EDI non renseigné dans le cas d'un envoi via un mandataire, etc.).

D'autres contrôles sont également effectués au cours de la génération du fichier EDI-TVA (contrôle de date, d'adresse, etc.) et les éventuelles anomalies sont signalées sur une fenêtre intitulée Erreurs constatées dans le fichier.
 

Cette fenêtre s'affiche même si aucune erreur n'a été décelée. Dans ce cas, un onglet Compte rendu présente le contenu du fichier généré :
 

Le bouton Édition permet d'imprimer le contenu du Compte rendu. Cliquer ensuite sur le bouton Continuer afin de poursuivre la génération du fichier.

À l'issue de la génération, la fenêtre suivante apparaît :
 

Le message indique le chemin d'enregistrement du fichier généré.

Le fichier doit être ensuite envoyé par vos soins auprès de votre portail déclaratif.

Dans le cadre d'un envoi par mail au portail et/ou auprès de votre client, le Compte rendu de la génération du fichier EDI-TVA est automatiquement attaché en fichier-joint :
 

WebService de JeDeclare

En cas d'envoi direct auprès du WebService de JeDeclare, les déclarations sont transmises directement au portail sans passer par la messagerie. Le fichier est alors déposé directement sur le serveur du portail et un contrôle s'effectue au moment de l'envoi pour signaler les erreurs. Si aucune erreur n'est constatée, une fenêtre apparaît pour indiquer que le dépôt s'est bien effectué. Ce message tient lieu d'ADS.

Envoi par e-mail au(x) destinataire(s) / Envoi par e-mail au client

Si l'option Envoi par e-mail au(x) destinataire(s) est sélectionnée et qu'aucune adresse e-mail n'a été renseignée au préalable dans les Paramètres comptables du Cabinet - onglet Télétransmission, un message apparaît :
 

En cliquant sur Non, le message de confirmation de fin de génération apparaît :
 

Confirmer l'envoi ouvre un nouvel e-mail avec la déclaration en fichier-joint. Il ne reste plus qu'à saisir l'adresse e-mail du destinataire pour effectuer l'envoi.

À l'inverse en cliquant Oui, il est possible de renseigner l'adresse e-mail directement dans la fiche Paramètres comptables du Cabinet - onglet Télétransmission. Une fois l'adresse saisie et la fenêtre refermée, la messagerie s'ouvre automatiquement pour procéder à l'envoi.

En revanche, si aucune adresse client n'est renseignée dans la Fiche dossier, la case Envoi par e-mail au client n'est pas disponible et est grisée.

À l'issue de l'envoi la fenêtre de génération se referme automatiquement.

Gestion du suivi des envois

La génération terminée, il est possible d'assurer un suivi des envois EDI-TVA grâce au bouton Gestion envoi... et de gérer les retours de comptes rendus des envois effectués au préalable.
 

Récupération des comptes rendus d'envois

En cliquant sur le bouton Gestion envoi..., deux cas différents peuvent apparaître selon le type d'envoi :

1. En cochant la case Envoi par WebService à Jedeclare, la fenêtre suivante apparaît :

   

   
   Par défaut, la zone Période de lecture indique une date de début et fin correspondant à 15 jours (prévu par le cahier des charges) qui peut être modifiée, durée représentant les derniers comptes rendus à récupérer.

   Sélectionner ensuite le Type de lecture, l'option Non récupéré permettant de récupérer uniquement les comptes rendus de lecture qui n'ont pas encore été repris, l'option Tous réinitialise la récupération de tous les comptes rendus même pour ceux qui ont déjà été repris.

   Après avoir cliqué sur le bouton Lecture, deux traitements s'effectuent : la récupération des fichiers sur le serveur de JeDeclare, et l'intégration des comptes rendus au niveau de chaque dossier dans ACD COMPTA.

   Une fois la récupération effectuée, la fenêtre de Gestion des envois EDI-TVA s'ouvre. Cliquer sur ce lien pour consulter directement le paragraphe Gestion des envois EDI-TVA.

2. Si l'envoi a été effectué via un partenaire EDI ou en direct à l'administration, une fenêtre propose la récupération des comptes rendus non traités :

   
    
   Cliquer sur le bouton Oui pour lancer la récupération ce qui ouvre la fenêtre suivante :
    
   
   
   Sélectionner le disque puis le répertoire dans lequel les fichiers de compte rendu ont été enregistrés. Parmi les fichiers trouvés, il est possible de tous les sélectionner en cochant la case prévue à cet effet ou de sélectionner quelques fichiers en les sélectionnant séparément.

   Pour mettre à jour la liste des fichiers trouvés, cliquer sur le bouton Rafraîchir liste ou sur la touche F5 du clavier.

   Il suffit ensuite d'appuyer sur le bouton Lecture pour récupérer et traiter les comptes rendus sélectionnés. Attention, un contrôle est effectué systématiquement sur les fichiers sélectionnés afin de garantir la fiabilité des données récupérées. La fenêtre suivante apparaît alors :
    

   
   
   Le bouton Imprimer permet d'éditer la liste des anomalies rencontrées. Pour poursuivre la récupération, il suffit de cliquer sur le bouton Continuer ce qui ouvre la fenêtre de Gestion des envois EDI-TVA du cabinet.

Gestion des envois EDI-TVA du cabinet

Dès lors que la récupération des comptes rendus est effectuée, la fenêtre suivante apparaît :
 

Cette fenêtre récapitule tous les dossiers d'un même cabinet sur lesquels un ou des fichiers EDI-TVA a ou ont été généré(s) pour un millésime donné.

Le bouton Aperçu permet d'éditer la liste des fichiers générés selon le filtre d'affichage sélectionné.
 

Le bouton Supprimer permet d'effacer le fichier généré sélectionné.

Le bouton Visualiser permet d'ouvrir un utilitaire appelé CDWVisionneuse.exe utilisé pour consulter le fichier généré dans son intégralité.
 

Pour fermer cet utilitaire, il suffit de cliquer sur la petite croix située en haut à droite de cette même fenêtre.

• Filtre sur le résultat de la déclaration : Vous avez la possibilité de personnaliser l'affichage des différentes déclarations effectuées.

Tous :	Permet de visualiser tous les fichiers EDI-TVA générés confondus.
Sans compte rendu :	Permet de visualiser uniquement les fichiers EDI-TVA générés pour lesquels aucun compte-rendu n'a été saisi. Lors des envois EDI à un portail, trois retours par mail sont effectués. Le premier nommé l'ADS signale l'arrivée au portail. Le second, l'ACS signale le résultat du test de validité syntaxique du fichier par le portail et l'envoi éventuel aux destinataires (DGI,...). Le dernier, l'ARS, est l'accusé du traitement du fichier par le destinataire final. À la réception de ces 2 derniers mails, il faut enregistrer les pièces jointes dans un répertoire commun à tous les dossiers afin que le programme puisse les traiter.
Acceptée :	Permet de visualiser uniquement les fichiers EDI-TVA générés et acceptés. Au niveau de l'affichage, les fichiers acceptés sont symbolisés par une coche verte :
Acceptée avec anomalie :	Un fichier EDI-TVA peut être accepté partiellement si une anomalie (non bloquante) a été décelée dans ce fichier. Au niveau de l'affichage, les fichiers acceptés partiellement sont symbolisés par un triangle jaune :
Refusée :	Permet de visualiser les fichiers EDI-TVA générés refusés. Au niveau de l'affichage, les fichiers refusés sont symbolisés par une croix rouge :

• Filtre Dossier : Possibilité d'effectuer un filtre en saisissant le code dossier de début et de fin pour lequel des fichiers EDI-TVA ont été générés.
• Millésime : Possibilité d'afficher les fichiers EDI-TVA générés pour un millésime donné.

Le détail du traitement du fichier généré s'effectue par le bouton Suivi envoi.

 

• Information sur le fichier : le N° origine de la déclaration, ainsi que la date et l'heure de la génération.
• Informations complémentaires : est mentionné le type de déclaration, le type d'envoi ainsi que la notion de premier envoi.
• Information sur le compte rendu : À la réception des mails concernant l'ACS et éventuellement l'ARS, les pièces jointes sont enregistrées dans un répertoire précis créé au préalable. Cette rubrique permet de consulter ces fichiers de compte rendu : le premier concerne le compte rendu envoyé par le partenaire EDI et le second, le compte rendu transmis par le destinataire final de la déclaration.
  Un code de couleur identique à celui employé au niveau de la gestion des envois est utilisé pour faciliter la lecture des comptes rendus (jaune pour acceptation partielle - rouge pour déclaration refusée et verte pour déclaration acceptée).

Par la suite, à chaque appel de la fonction Suivi envoi un message apparaît pour informer que des comptes rendus n'ont pas été traités et propose de les récupérer.