Affectation des écritures

ACD Banque propose deux modes d'affectations :

• l'affectation automatique : dont l'activation se fait par l'intermédiaire d'une ventilation préalablement paramétrée,
• l'affectation manuelle : permettant de prendre la main sur l'affectation d'écritures spécifiques.

Par ventilation automatique

La ventilation automatique s'obtient par le biais d'un paramétrage effectué au préalable dans le menu Fichiers - Paramétrage. Si ce n'est pas le cas, il est également possible d'accéder à ce paramétrage en cliquant sur le bouton Paramétrage :

Cliquer sur l'onglet Général ou Dossier en fonction du paramétrage à effectuer. Le paramétrage à mettre en place doit permettre au programme d'effectuer une recherche sur les lignes du relevé pour une ventilation au plus juste.

La recherche s'effectue selon les critères définis dans cette fenêtre. Pour plus d'informations sur le paramétrage de la ventilation automatique, référez-vous à la documentation Paramétrage ventilation automatique.

Nota : Les lignes de paramétrage mises en place au niveau Général peuvent être transférées directement au niveau Dossier, en effectuant un simple clic droit sur la ligne - option Copier la règle au niveau dossier.

Sélectionner l'option Activer le paramétrage général pour ce dossier, afin que ce paramétrage soit appliqué au dossier en cours.
Si un compte est paramétré au niveau Général mais pas au niveau Dossier, le programme ventilera en fonction du paramétrage trouvé au niveau Général.

Le paramétrage ainsi effectué, la fenêtre "Saisie Intégration des relevés bancaires" se trouve préremplie, réduisant de façon significative le travail d'affectation.
Cette ventilation sera utilisée à chaque importation de fichier SEPA.

Pour simplifier la recherche sur les lignes de ventilation paramétrées, un système de Filtre est disponible. À l'aide du menu déroulant Colonne, sélectionner la colonne sur laquelle doit s'effectuer la recherche, puis indiquer dans le champ Filtre le mot ou les caractères sur lesquels porte la recherche. En cliquant sur OK, le curseur se positionne automatiquement devant la ligne correspondante.

Par ventilation manuelle

Pour les sommes dont l'affectation automatique n'a pas été effectuée, une grille de ventilation manuelle amène à des automatismes de saisie, comme le calcul automatique de TVA ou la création de lignes dynamiques pour la ventilation des montants.

Double-cliquer sur un relevé (ou ALT+M) permet d'accéder directement à la Saisie Intégration des relevés bancaires.

Cette fenêtre reprend automatiquement le contenu du relevé de banque importé. Il ne reste plus qu'à effectuer l'affectation d'un compte à chaque ligne du relevé. Une saisie intuitive se déclenche automatiquement en commençant à renseigner un numéro de compte dans la colonne Compte. En saisissant les premiers chiffres du compte, la liste des comptes enregistrés dans le plan comptable s'affiche automatiquement (filtre en fonction de la saisie). Une recherche des comptes par libellé est également possible en commençant la saisie par la touche * suivie des premiers caractères du libellé du compte. Parmi la liste proposée, sélectionner un des comptes à l'aide des flèches haut et bas du clavier (ou par un clic de la souris), puis appuyer sur Entrée pour valider la sélection. Une ligne de TVA est alors automatiquement générée, lorsque le paramétrage de TVA a été mis en place pour le dossier en cours.

Le paramétrage du dossier peut être consulté en allant dans le menu Fichiers - Paramétrage options Paramétrage des codes TVA et Paramétrage des comptes HT ou en cliquant directement sur le bouton Paramètres.

Pour information : la colonne Libellé reprend l'intitulé de l'opération telle qu'elle apparaît dans le relevé. Lorsqu'il y a lieu, des informations supplémentaires relatives à ce dernier apparaissent dans la colonne Libellé complémentaire. Par défaut, la saisie dans la colonne Libellé complémentaire n'est pas accessible. Pour pouvoir le modifier, cliquer sur la coche Libellé complémentaire accessible afin de procéder à la modification de ce dernier.

Le Libellé complémentaire peut être repris à la suite du Libellé, soit uniquement pour la ligne en cours soit pour toutes les lignes du relevé, à l'aide des options Ajouter le libellé complémentaire au libellé ou Ajouter tous les libellés complémentaires aux libellés disponibles dans le clic droit de la souris.

La partie supérieure de la fenêtre indique le journal, le numéro de compte, et le "Solde initial au../../…" qui indique le solde de début du relevé fourni par le fichier d'origine.

Différents filtres d'affichage des lignes sont mis à disposition :

• Avec lignes ignorées : lorsqu'elle est sélectionnée, cette option permet d'afficher avec les lignes du relevé en cours de traitement les lignes qui ont été ignorées.
• Avec lignes affectées : au fil du travail de traitement de lignes, celles-ci disparaissent automatiquement de la visualisation. En sélectionnant cette option, toutes les lignes préalablement affectées seront conservées à l'écran.
• Filtre par type d'opérations bancaires : ce menu déroulant fonctionne uniquement pour les fichiers d'origine ETEBAC, et permet de filtrer l'affichage des écritures en fonction du type d'opération bancaire proposé.

La partie centrale permet de gérer les écritures (ajout d'écritures, modifications, suppressions). Un code couleur permet de distinguer les écritures :

•  
  • Origines : écritures issues du relevé, n’ayant subi aucune modification, juste l'affectation. Une ligne d'origine ne peut être supprimée.
  • Modifiées : issu du relevé, mais ayant subi une modification (de montant par exemple, ou d'affectation de compte).
  • Saisies : ligne créée manuellement par l'utilisation du bouton Ajouter, ou du clic droit - option Ajouter, ou encore en appuyant sur la touche INSER. L'ajout se fait en toute fin de grille et modifie le solde final du relevé.

  • Ignorées : En cliquant sur le bouton Ignorer, vous pouvez choisir de ne pas prendre en compte une ligne du relevé, par exemple lorsque celle-ci apparaît déjà dans un autre relevé. Une ligne ignorée peut être réactivée de la même manière, en effectuant un clic droit ou en faisant F9. Si vous souhaitez ignorer une écriture déjà traitée, le travail effectué sera entièrement perdu.

    Rappel : il est impossible d'ignorer une ligne automatiquement générée.

• Auto : ligne générée automatiquement en fonction du paramétrage TVA.

En bas de la fenêtre, un bouton Ctrl. Doublons permet d'ignorer en une manipulation les lignes du relevé qui sont similaires.

Les options du clic droit

Le clic droit sur les lignes de la Saisie d'intégration propose plusieurs modalités de traitements :

Ignorer les lignes ayant une date inférieure ou égale

En sélectionnant cette option, les lignes du relevé dont la date est inférieure ou égale à celle sélectionnée seront ignorées.

L'icône apparaît alors devant ces lignes, afin de les distinguer des autres lignes.

Récupération libellé origine

Cette option permet de reprendre le libellé d'origine, si celui-ci a été modifié.

Ajouter aux paramètres d'intégrations

Dans le clic droit de la souris, une option supplémentaire Ajouter aux paramètres d'intégrations permet de reprendre automatiquement, pour l'écriture désignée, le Numéro de compte et le Libellé du relevé dans le Paramétrage d'intégration du relevé bancaire pour le Dossier en cours. Au besoin, il est possible de retourner dans les paramètres afin de préciser de nouveaux éléments à prendre en compte, tels que les dates de début et de fin, le montant, etc.

Cette option fonctionne uniquement lorsque le compte à affecter est renseigné, auquel cas le message suivant apparaît :

Ajouter le libellé complémentaire au libellé

Le libellé qui apparaît dans la colonne Libellé complémentaire est repris automatiquement à la suite du Libellé de l'écriture.

Ajouter tous les libellés complémentaires aux libellés

Tous les libellés qui apparaissent dans la colonne Libellé complémentaire sont repris automatiquement à la suite du Libellé des écritures.

Copier le relevé dans le presse-papiers

Cette option permet de reprendre l'ensemble des données du relevé et le travail de saisie effectué dans le presse-papiers afin de pouvoir les coller dans Excel, Word, etc... et aussi d'intégrer les virements des clients dans la Comptabilité auxiliaire de DIA CLIENT, via l'import générique de DIA CLIENT.

Une première ligne est créée avec l'intitulé des colonnes : Journal, Compte bancaire, Date, Pièce, Compte, Libellé, Dépense, Recette, Relevé, Libellé complémentaire.

Rechercher / remplacer dans le libellé

Cette option permet d'effectuer des recherches sur le libellé des écritures et/ou de remplacer le libellé soit uniquement d'une ligne d'écriture soit pour toutes les lignes contenant un des mots du libellé mentionné.

La fenêtre se compose de deux onglets distincts :

L'option Différencier MAJ/min, permet de prendre en compte les caractères saisis en majuscules et minuscules.

L'onglet réservé à la fonction Remplacer permet à l'issue de la recherche sur un libellé, de remplacer un mot ou un libellé entier :

En cochant l'option Avec confirmation, un message d'avertissement apparaît pour indiquer le remplacement proposé sur chaque libellé concerné :

Cliquer sur Oui pour procéder au remplacement.

Remplacer le libellé par le libellé complémentaire/Remplacer tous les libellés par les libellés complémentaires

Ces options permettent de reprendre dans la colonne Libellé le Libellé complémentaire, soit pour la ligne en cours de sélection, soit pour toutes les lignes du relevé.

Tableau récapitulatif de touches de fonction, facilitant la saisie :
 

La partie inférieure de l'écran regroupe les informations sur les soldes, tels que le "Total" - qui distingue le cumul des Recettes et des Dépenses des lignes affectées - le "Solde final" - qui reprend le solde du total des mouvements - et le "Solde final origine" qui présente le solde de fin du relevé fourni par le fichier d'origine.

La ligne "Écart" indique la différence détectée entre le solde final et le solde final du relevé d'origine.

Le module ACD Banque gère les traitements par lot d'écritures. La modification d'une pièce et/ou d'une date sur des lignes faisant partie d'une même écriture s'applique sur l'ensemble du lot d'écritures. Ce qui évite un travail répétitif de modification d'écritures.

Le programme considère comme lot l'ensemble des lignes automatiquement générées suite à une affectation de compte. Si un montant est modifié sur une ligne provenant de la récupération, alors une ligne supplémentaire est créée reprenant l'écart.

Il est possible de modifier le montant d'une écriture. Une nouvelle ligne d'écriture est alors automatiquement générée avec le montant correspondant à la différence entre le montant d'origine de l'écriture et le montant modifié, dans la colonne Dépense/Recette selon le cas. Cette manipulation permet de procéder à des éclatements d'écritures.

Le bouton Affectation : si toutefois il est nécessaire de revenir sur le travail effectué, le bouton Affectation propose les options de Réaffectation complète et d'affectation Uniquement les lignes non affectées. Avec la Réaffectation complète, le programme initialise toute l'affectation d'origine pour effacer tout le travail effectué précédemment.

À l'inverse, l'option Uniquement les lignes non affectées permet de procéder à une affectation automatique seulement des lignes qui n'ont pas encore été affectées ou modifiées. Cette situation peut se présenter par exemple, lorsque le paramétrage de la ventilation automatique a été complété pendant le travail d'affectation (bouton Intégration). Dès lors qu'une ligne a été modifiée (libellé, montant ou autre), le programme considère celle-ci comme étant traitée. Par conséquent elle ne sera pas prise en compte lors de cette manipulation.

Un bouton Rech. Ecr. est disponible permettant de faire appel à un module de recherche afin de pouvoir retrouver une écriture parmi toutes les écritures enregistrées dans le dossier :

Si le curseur se trouve sur une écriture, le montant de la ligne d'écriture est automatiquement repris dans le champ Somme. Si ce montant ne correspond pas à la somme recherchée, renseigner celle-ci puis indiquer une éventuelle Tolérance, et précisez le type de monnaie. La monnaie Pivot correspondant à la monnaie du dossier. Pour que la recherche soit plus précise, il est possible de cumuler plusieurs modes de recherche : par compte, par journal, par libellé, par date (avec possibilité de recherche sur les exercices antérieurs) et par numéro de pièce. Par défaut, le programme propose une recherche sur la date du Début de l'exercice N jusqu'à la date de Fin de l'exercice N+1.

Il également possible d'effectuer une recherche sans avoir précisé un montant dans le champ Somme, et avec une Tolérance à 0,00 €. En revenant dans cette fenêtre, c'est le dernier montant de Tolérance renseigné qui est repris par défaut.

Un module de calcul est intégré au champ Somme. En appuyant sur la touche de fonction F12 pour entrer en interaction, il est possible de saisir la formule de calcul. Après avoir fait Tabulation, le résultat s'affichera automatiquement dans la zone.

Une fois tous les critères bien renseignés, valider la recherche en cliquant sur OK. Le résultat apparaît de la manière suivante :

Si la recherche effectuée concerne les écritures des exercices antérieurs, celles-ci apparaissent en bleu (comme l'indique la Légende). Le Transfert d'imputation est disponible uniquement pour les écritures de l'exercice en cours et permet de transférer une écriture vers un autre compte.

L'option Affichage des écritures lettrées : par défaut les écritures lettrées n'apparaissent pas à l'écran. En sélectionnant cette option, toutes les écritures lettrées qui correspondent aux critères de recherche renseignés deviennent visibles à l'écran. Elles sont signalées par une coche qui apparaît dans la colonne Let..

Le bouton Visu. Ecr. permet d'obtenir une visualisation de l'écriture dans le journal et de toutes les écritures enregistrées dans ce journal.