Cette commande est compatible avec les versions 97, 2000, 2003, 2007, 2010 et supérieures d'Excel. Elle permet la récupération des données comptables et extra-comptables des dossiers afin d'élaborer des tableaux et des graphiques à l'aide des outils Excel puis de les intégrer éventuellement dans une plaquette.
Aucune manipulation n'est nécessaire pour l'installation de la liaison Excel. L'enregistrement de l'ActiveX et l'ajout dans les macros complémentaires, s'effectuent automatiquement lors de la première exécution depuis le programme de comptabilité.
Ouvrir la Liaison Excel depuis ACD COMPTA
Le classeur d'un dossier est accessible à partir du menu Éditions - option Liaison Excel, la fenêtre suivante s'affiche :
Cette fenêtre permet de :
- Créer un nouveau classeur en décochant la case Ouverture d'un classeur puis en cliquant sur OK.
- Ouvrir un classeur existant en cochant la case Ouverture d'un classeur. Il est possible soit d'ouvrir les Classeurs du dossier enregistrés au préalable dans le répertoire du dossier (par exemple : ACDSuiteExpert/CDWPrg/Données/code de votre dossier), soit d'ouvrir les Classeurs récents (par exemple des classeurs disponibles sur le réseau) puis en sélectionnant son nom grâce au menu déroulant ou en allant le chercher dans un autre répertoire avec le bouton
.
Cocher la case Copier le fichier dans le répertoire du dossier permet d'enregistrer le fichier Excel mis à disposition sur le réseau, directement dans le répertoire du dossier au niveau du ACDSuiteExpert/CDWPrg/Données/code de votre dossier.
Cliquer sur OK pour accéder au fichier Excel.
Ouvrir la Liaison Excel depuis l'outil Excel
La Liaison Excel est également accessible depuis un document Excel déjà ouvert. Lorsque le classeur apparaît à l'écran, appuyer simultanément sur les touches de fonction Ctrl + F2 afin d'accéder à la fenêtre Choix cabinet et utilisateur :
Après avoir sélectionné le Cabinet et code Utilisateur, cliquer sur OK pour valider et accéder à la fenêtre de sélection du dossier. Indiquer le dossier auquel le fichier est rattaché pour le traitement des données.
Sélectionner le dossier parmi la liste proposée puis cliquer sur OK pour accéder directement au classeur Excel correspondant au dossier concerné et obtenir la liste des options de la Macro complémentaire paramétrée.
Dans le cas d'un dossier qui gère la Comptabilité et la Paie, le sous-menu Liaison Excel accessible depuis le menu Compléments comprend les options de traitement aussi bien pour la Liaison ACD COMPTA que pour la Liaison Salaire Expert :
Attention ! Dans votre document Excel, il peut arriver que les données de votre document soient remplacées par l'intitulé #NOM? ou #VALEUR?
Cela signifie que des mises à jour sur la Liaison ACD COMPTA ont été effectuées. Pour que les mises à jour soient prises en compte, il suffit de cliquer sur l'option Mise à jour des liaisons... .
Les options du menu Liaison Excel
Le sous-menu Liaison Excel comporte les options principales de gestion.
L'Assistant Informations Dossier...
Cette fonction permet d'importer les données d'un dossier issues de la fiche signalétique ou des différents paramètres.
Sélectionner le type d'information choisi puis cliquer sur OK. Les informations apparaissent alors dans le classeur à l'endroit sélectionné.
L'assistant Changement dossier
Cet assistant permet d'ouvrir le classeur d'un autre dossier. En cliquant sur cette option, la fenêtre suivante apparaît :
Cliquer sur Oui afin d'obtenir la liste des dossiers disponibles qui sont gérés dans ACD COMPTA :
Sélectionner le dossier parmi la liste proposée puis faire OK pour ouvrir le classeur Excel correspondant au dossier.
L'assistant Recalculer le classeur
Il est tout à fait possible de travailler dans le dossier sous ACD COMPTA alors que la Liaison Excel avec ce dossier est ouverte. En cliquant sur la fonction Recalculer le classeur, les données modifiées dans le dossier sont instantanément mises à jour dans le fichier Excel.
L'assistant Mise à jour des liaisons
Cet assistant est à utiliser pour que soient prises en compte les mises à jour de Liaison Excel, lorsque des caractères #VALEUR? et #NOM? apparaissent en lieu et place des données.
L'assistant Effacer les formules du classeur (ne garder que les valeurs)...
Cet assistant est à utiliser afin de transmettre uniquement les données chiffrées du fichier, sans que les formules paramétrées ne soient visibles.
Attention : toutes les formules mises en place étant effacées, il est déconseillé d'enregistrer les modifications effectuées sur le fichier d'origine. Auquel cas les formules paramétrées seront définitivement perdues.
Les options de la Liaison ACD COMPTA
L'option Liaison ACD COMPTA comporte un menu déroulant qui propose les options spécifiques de traitement. Sélectionner l'une des options mises à disposition pour paramétrer les données qui doivent apparaître dans le classeur Excel. Pour cela, plusieurs assistants sont disponibles :
L'assistant Fourchettes comptes...
Cette fonction permet de sélectionner une fourchette de comptes sur un exercice précis. Ainsi le logiciel va calculer automatiquement la somme des soldes de ces comptes. L'exercice doit auparavant avoir été validé.
Il est possible de demander une reprise des fourchettes annuelles, mensuelles ou à la date de révision, ainsi que des quantités (pour les dossiers qui gèrent les quantités). Choisir dans le champ Exercice désiré, l'exercice qui doit être pris en compte.
Période désirée : les données affichées peuvent être filtrées soit sur la Date de Révision, l'Exercice entier ou sur certains mois (mois 1, 2, 3, à 36).
Condition : par défaut, le filtre est positionné sur Aucune condition, mais il peut être modifié pour choisir de faire apparaître uniquement les données des Comptes créditeurs ou des Comptes débiteurs.
Résultat : plusieurs choix sont disponibles pour faire apparaître soit le Solde, la Masse débit, la Masse crédit ou encore la Quantité.
Au lieu de passer par cet assistant, il est possible de saisir directement la fourchette de comptes dans la zone de saisie de la feuille d'Excel comme l'exemple le montre ci-dessous.
Pour les dossiers paramétrés avec de l'analytique, cette fenêtre comprend également un onglet Analytique. Celui-ci permet d'insérer dans le document les niveaux d'analytique du dossier :
Pour indiquer un niveau de section analytique, cocher la case Choix des sections pour activer la saisie des niveaux puis à l'aide du bouton de sélection du Niveau 1, préciser la section à insérer selon son niveau le plus fin.
Faire OK pour valider.
L'assistant Libellé du compte
Cet assistant permet d'insérer dans le document Excel, le libellé des comptes présents dans le plan comptable.
Renseigner le numéro de compte manuellement ou à l'aide du bouton de sélection permettant d'accéder à la liste des comptes du plan comptable. Après avoir indiqué ce numéro de compte, le libellé correspondant est instantanément repris dans le document.
L'assistant date
Cet assistant permet d'indiquer une date donnée en sélectionnant la Période désiré et l'Exercice désiré lorsque vous faites des situations.
L'Assistant Regroupements...
À l'ouverture du dossier via la Liaison Excel, le calcul des regroupements de la plaquette s'effectue automatiquement même lorsqu'il n'y a pas eu de génération de plaquette.
Cette fonction est à utiliser uniquement si le classeur est destiné à intégrer une plaquette en tant qu'état.
Dans cette fenêtre, sélectionner les états parmi la liste proposée pour faire apparaître les regroupements dans le classeur Excel. Il est possible de choisir parmi les regroupements de la Base standard et de la Base personnalisée. Dans le champ Nature, indiquer l'exercice ou la balance à partir desquels les montants vont être repris.
L'assistant Budget
Cet assistant permet la reprise des informations de la comptabilité budgétaire pour les dossiers qui comportent ce type paramétrage.
Préciser à l'aide des boutons de sélection le type d'information à reprendre : Par section ou Par compte. Puis indiquer l'Exercice, la Période début et la Période fin à l'aide des menus déroulants.