Synchronisation avec Outlook

La synchronisation avec Outlook permet d'importer/d'exporter des éléments qui sont communs à Dia Client ainsi qu'à Outlook tels que les contacts, plannings, tâches.

Ce module est accessible depuis le menu Planning - Synchro Outlook.

À l'ouverture, l'écran se présente comme ci-dessous :

Dans un premier temps, procéder au paramétrage de la synchronisation en cliquant sur le bouton Paramétrer.

Le paramétrage

Cette fenêtre permet de sélectionner les éléments et le sens de la synchronisation. Elle se présente comme ci-après :

Pour synchroniser un élément, cocher la case située à côté de l'élément souhaité pour la synchronisation. Par exemple, sur la fenêtre ci-dessus, l'utilisateur a choisi de synchroniser les plannings ainsi que les tâches. Ces informations seront donc transférées du logiciel Dia Client vers la session Outlook de l'utilisateur.

Fenêtre de filtres

La fenêtre des filtres permet de faire une sélection plus précise des contacts qui seront synchronisés. Elle permet notamment de restreindre les contacts en fonction de paramètres tels que la situation géographique, le classement alphabétique, le type des collaborateurs...

Pour réaliser un filtre sur les contacts il suffit de renseigner les restrictions voulues grâce aux champs de saisie proposés.

Pour valider ces choix, il suffit de les enregistrer en cliquant sur le bouton Enregistrer . De la même façon, pour annuler les opérations effectuées depuis le dernier enregistrement, cliquer sur le bouton Annuler .

La synchronisation

La synchronisation est accessible en cliquant sur le bouton Synchroniser.

La synchronisation s'effectue en deux étapes :

1. Dans un premier temps, toutes les informations qui ont été choisies pour la synchronisation s'affichent dans des tables graphiques. Ces tables graphiques présentent les éléments ainsi que différentes informations relatives à celui-ci.
2. Puis, lors du clic sur le bouton Synchroniser, les informations sont effectivement transférées dans les bases de données respectives. À ce moment-là, il est impossible de revenir en arrière ou d'arrêter prématurément la procédure d'échange des données.

Généralités

Les éléments qui seront synchronisés sont tous les éléments Dia Client faisant partie du périmètre choisi par l'utilisateur. Les éléments Outlook qui seront synchronisés sont les éléments correspondant au périmètre choisi par l'utilisateur.

Plusieurs icônes peuvent apparaître à l'écran selon l'état des éléments à synchroniser :

	Signale que l'élément sera créé lors de la synchronisation.
	Signale que l'élément sera supprimé lors de la synchronisation.
	Signale que l'élément sera modifié lors de la synchronisation.
	Signale une erreur sur l'élément, en général dans le sens Outlook vers la base Dia Client. Dans ce cas, l'élément ne peut pas être synchronisé mais l'erreur peut être réglée avec des meilleurs renseignements.
	Signale un conflit entre deux éléments. Il s'agit d'un même élément qui a été modifié du côté de Dia Client ainsi que du côté d'Outlook. Dans ce cas l'élément sera par défaut décoché dans le sens Outlook vers Dia Client pour permettre la modification dans le sens Dia Client vers Outlook.

• Désignation : Renseigne sur l'élément et présente un bref libellé sur celui-ci.
• Type : Renseigne sur le type de l'élément lorsque cela est nécessaire. Il y a deux cas : les contacts qui peuvent être des Adresses ou des Correspondants, et les tâches qui peuvent être des Alarmes ou des Alarmes d'Obligation.
• Tâche : Renseigne sur le type de tâche pour un élément de planning (ex : charge, réunion, ...). Cette colonne peut être en mode saisie dans certains cas.
• Dossier : Renseigne le code Adresse de l'élément Contact en cours. Cette colonne est modifiable.

Une fois que l'utilisateur a vérifié les informations et les éléments qu'il souhaite échanger, il peut lancer la procédure de synchronisation en cliquant sur le bouton Synchronisation.

Si un élément Dia Client qui a été synchronisé dans Outlook est supprimé de la base Dia Client, il ne le sera pas dans la base Outlook.

De même, si un élément Outlook qui a été synchronisé dans Dia Client est supprimé de la base Outlook, il ne le sera pas dans la base Dia Client.

À noter : Lorsque deux éléments sont signalés en conflit par le point d'exclamation jaune, l'élément qui se situe dans le sens Outlook vers Dia Client est automatiquement décoché. Ainsi si l'utilisateur souhaite synchroniser les informations en remontée et non en descente, il doit décocher l'élément en descente puis cocher l'élément en montée. Dans le cas où les deux éléments sont cochés, les informations seront synchronisées dans le sens de la descente.

La descente des contacts

Lors de la synchronisation, les correspondants et les adresses sont créés dans la rubrique Contact d'Outlook.

Les contacts qui apparaissent dans la table graphique (comme ci-dessus) sont les contacts présents dans la base de données Dia Client et qui font partie du périmètre choisi par l'utilisateur. Par défaut, tous les contacts sont sélectionnés pour la prochaine synchronisation à l'aide des cases à cocher.

Au niveau de la table graphique, on distingue les Correspondants des Adresses grâce à la colone Type, puis un court libellé de l'élément est présenté à l'utilisateur dans la colonne Désignation.

Au niveau d'Outlook on distingue les Adresses des Correspondants par rapport à la partie Nom complet. Si elle est renseignée, il s'agit d'un Correspondant, sinon il s'agit d'une Adresse.

Les informations qui sont échangées sont :

La montée des contacts

Les Contacts sont soit des Correspondants, soit des Adresses, ainsi lors de la création d'un élément Outlook dans Dia Client, il faut pouvoir distinguer les deux types d'éléments.

Les contacts de type Correspondant seront les éléments Outlook dont le Nom complet est renseigné, alors que les éléments du type Adresse auront uniquement le nom de la société de renseigné. On peut également distinguer les Adresses des Correspondants grâce au libellé qui est différent selon le type d'élément.

S'il s'agit d'un élément du type Adresse, le libellé correspond au Nom de la société suivi de son adresse (si elle est renseignée) et s'il s'agit d'un Correspondant, le libellé présente le nom, prénom et la société (entre parenthèses) du Correspondant.

Sur la table graphique, la colonne Type permet de préciser cette information. Cette colonne n'est pas modifiable mais si l'élément ne correspond pas au type affiché, l'utilisateur doit effectuer les modifications nécessaires dans Outlook.

La table graphique pour la remontée des contacts dispose d'une colonne spécifique nommée Dossier, elle renseigne le code de l'Adresse lié à l'élément en cours.

Si l'élément en cours est un nouveau contact pour Dia Client, la colonne Dossier peut ne pas être renseignée, ce qui signifie que le nom de la société n'est pas renseigné ou que celle-ci n'existe pas dans la base Dia Client. Dans ce cas, l'élément ne peut pas être sélectionné à l'aide de la case prévue à cet effet.

La colonne Dossier dispose d'une aide qui présente dans une fenêtre toutes les sociétés disponibles dans la base Dia Client.

Pour accéder à cette fenêtre, positionner le curseur sur la case Dossier de l'élément et appuyer sur la touche F4.

L'icône  indique la présence d'une erreur car le code dossier du correspondant n'est pas renseigné.

Les informations qui sont synchronisées sont :

La descente des rendez-vous

Si l'utilisateur a souhaité, lors du choix des paramètres, synchroniser les rendez-vous du planning de Dia Client vers Outlook, il pourra transférer vers ce dernier les rendez-vous qui correspondront aux tâches de planning du collaborateur en cours dont la date de fin est supérieure ou égale à la date du jour.

DiaClient	Outlook
Objet	Objet
Lieu	Emplacement
Date/Heure de début	Début
Date/Heure de fin	Heure de fin
Tache	Catégories
Rappel	Rappel
Commentaires	Espace d'écriture
Participants	Contacts

La montée des rendez-vous

Le transfert des plannings d'Outlook vers Dia Client se fait de la même manière dans les deux sens, les plannings ne seront synchronisés que si l'utilisateur en a fait la demande lors du choix des paramètres. Les plannings qui seront échangés sont ceux dont la date de fin est supérieure ou égale à la date du jour.

Si la tâche d'un planning n'est pas renseignée lors de la synchronisation montante (dans le cas d'une création, car en modification si l'utilisateur n'a pas changé la catégorie la tâche est renseignée), le rendez-vous ne pourra pas être synchronisé puisque la case sera décochée.

Il est néanmoins possible de renseigner la tâche du planning directement sur la table graphique à l'aide d'une liste de sélection accessible pour chaque élément dans la colonne Tâche associée.

L'icône  indique une erreur car la tâche n'est pas renseignée.

Les informations échangées lors de la synchronisation sont :

Outlook	DiaClient
Objet	Objet
Emplacement	Lieu
Début	Date/Heure de début
Heure de fin	Date/Heure de fin
Catégories	Tache
Rappel	Rappel
Espace d'écriture	Commentaires
Contacts	Participants

La descente des tâches

Les tâches sont les Alarmes Dia Client, dans le module de synchronisation les Alarmes qui sont gérées sont les Alarmes simples et celles provenant d'Obligations.

Pour distinguer les deux types d'Alarmes qui seront synchronisées, latable graphique propose une colonne Type qui renseigne sur le type de l'alarme : alarme simple ou obligation. 

Au niveau d'Outlook, les Alarmes de type Obligation sont classées dans la catégorie Obligations.

Les informations échangées lors de la synchronisation des alarmes :

La montée des tâches

Dans le sens Outlook vers Dia Client selon le type d'Alarme, les informations ne sont pas synchronisées de la même manière.

• Concernant les alarmes simples, il y a la possibilité de faire des créations et des modifications sur les informations vues ci-dessus.
• Concernant les alarmes de type Obligation, seules les modifications sont possibles et ceci sur quelques informations seulement. Ces informations sont le rappel et la date de fin réelle, ce qui permet de classer l'Obligation comme étant terminée.

Les informations échangées lors de la synchronisation des Alarmes :

Synchronisation automatique

Une fois le paramétrage de la synchronisation effectuée, il est possible d'automatiser la synchronisation en ajoutant un paramètre au raccourci du programme.

Faire un clic droit sur le programme AWOutlookSynchro.exe  et cliquer sur Propriétés :

Ajouter à la fin de la ligne Cible, précédé d'un espace, le paramètre -AUTO=OUI

La réparation

La réparation permet de supprimer tous les éléments d'Outlook qui sont présents dans la base de données de Dia Client.

La réparation n'est pas paramétrable. Ainsi, tous les éléments synchronisés sont concernés.

Pour réaliser une réparation, il est nécessaire d'accéder à la fenêtre prévue à cet effet en passant par le bouton de réparation présent sur la fenêtre principale.

Une fois sur la fenêtre de réparation, il est demandé à l'utilisateur de cliquer sur le bouton de suppression pour réaliser la réparation.

L'utilisateur peut, par la suite, effectuer une synchronisation. Il lui suffit de cocher la case présente sous le bouton de suppression.