Lors de la mise en place de la GED, il peut être nécessaire de récupérer l’historique des anciens documents. Ce module permet d'importer de façon globale des documents, issus par exemple de Novaxel, à partir d’une arborescence Windows.
Il est donc nécessaire, avant d'utiliser cet outil, d'avoir une arborescence cohérente :
- 1er niveau : Code Dossier
- 2ème niveau : Code Exercice (si nécessaire)
- 3ème niveau : Plan de rubrique et sous-rubriques de classement (si nécessaire)
Ce module est accessible depuis le menu Administration - Imports - Arborescence Disque.
Un message d'avertissement apparait à l'ouverture du module. Saisir OUI afin d'accéder à la fenêtre d'import.
Racine : À l'aide du bouton de sélection, indiquer le dossier racine contenant les répertoires et documents à importer.
Paramétrage des dossiers
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Fermer toutes les branches |
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Ouvrir toutes les branches |
La partie gauche de l'écran permet de visualiser les dossiers qui vont être importés.
La partie droite permet de paramétrer les dossiers :
- Dans un Dossier unique : Cocher cette case pour préciser le dossier qui recevra l'ensemble des documents.
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Dans différents Dossiers (conseillé) : Le logiciel considère que le premier niveau correspond au dossier (ex: AGRODIS, AZUR,…). Si les dossiers n'existent pas, cocher la case Créer les Dossiers inexistants pour les créer. Choisir ensuite le Cabinet associé ainsi que le Genre à affecter.
- Le bouton Avancé ouvre une fenêtre dans laquelle il est possible de saisir une Expression Régulière permettant de récupérer le Code dossier dans une expression complexe. Se rapprocher du service Assistance logiciel pour la mise en place d'un paramétrage spécifique.
Paramétrage des exercices
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Fermer toutes les branches |
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Ouvrir toutes les branches |
La partie gauche de l'écran permet de visualiser les exercices qui vont être importés.
La partie droite permet de paramétrer les exercices :
- Pas de gestion des Exercices : En cochant ce bouton, les documents seront importés sans être rattachés à un exercice.
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Considérer le 2nd niveau comme le code Exercice : Sélectionner ce bouton si l'arborescence contient les Codes exercices, et si les exercices n'existent pas, cocher la case Créer les Exercices inexistants.
Si les codes exercice importés doivent être remplacés par une nouvelle codification, alors cocher la case Modifier les codes exercice créés et renseigner les nouveaux codes.
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Divers
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Créer les rubriques inexistantes dans les plans de classement type : Cette option permet la création de rubriques de classement qui n'existent pas dans le plan de classement type.
Il est également possible de créer des rubriques ne contenant pas de documents en cochant Créer les Rubriques vides. - Créer les rubriques inexistantes dans le plan de classement propre au dossier : Cette option permet la création de rubriques de classement qui n'existent pas dans le plan de classement propre au dossier.
- Classer à la racine les documents des plans de classement type inexistants : Cette option permet de classer à la racine les documents des plans de classement type inexistants.
- Supprimer les fichiers importés : Cette option permet d'ignorer les documents des plans de classement type inexistants.
- Normaliser les documents importés : Cocher cette option pour ajuster les documents qui seront importés.
- Qualité : Plusieurs préréglages sont disponibles : Haute, Moyenne et Basse.
- Format et outils : Deux options sont disponibles pour déterminer la norme qui sera imputée aux PDF ainsi que pour optimiser le volume des documents au moyen d'une compression.
- Images et couleurs : Il est possible de choisir la qualité des images ainsi que de passer les couleurs en niveaux de gris.
.Il est toutefois possible de procéder à des corrections en cliquant sur le bouton Précédent, voire d'annuler l'import à l'aide du bouton Annuler.