Cet assistant permet de reconduire d'une année sur l'autre l'intégralité des missions, budgets, honoraires, charges et obligations en fonction des exercices. En principe, 12 reconductions sont à effectuer par an, une par date d'exercice.
En général, la reconduction se fait au plus tard le dernier mois de clôture de l'exercice du client, afin de pouvoir facturer et saisir les temps le mois suivant.
Ce module est accessible depuis le volet Cabinets - module Assistants - Reconduction Exercices.
Paramètre de la reconduction
Paramètres
Exercice : Il est possible de reconduire soit :
- l'exercice courant de chacun des clients ;
- un exercice précis ;
- en fonction de la date de fin d'exercice ;
- en fonction de la date de clôture de l'exercice.
Prestations :
- Liées à une mission reconductible ou sans missions : À cocher pour ne reconduire que les prestations liées à une mission reconductible.
- Toutes celles trouvées : À cocher si aucune mission n'a encore été mise en place.
Si les missions ne sont pas encore mises en place, il est préconisé de cocher Toutes celles trouvées.
Arrondis : Préciser à quel degré arrondir : au centième, au dixième ou à l'euro.
Une fois les options souhaitées sélectionnées, cliquer sur le bouton 
pour accéder à la Sélection des dossiers à traiter, ou sur le bouton 
pour accéder à la page Honoraires.
Exercice
- Exercice reconduit : marquer comme clôturé : À cocher afin de clôturer les exercices reconduits.
- Nouvel exercice : marquer par défaut : À cocher pour définir le nouvel exercice par défaut.
À noter : Il n'est pas recommandé de cocher ces 2 cases. En effet, le bilan n'étant pas encore terminé au moment de la reconduction, il reste des temps à saisir et des factures à établir.
Une fois les options souhaitées sélectionnées, cliquer sur le bouton pour accéder à la Sélection des dossiers à traiter, ou sur le bouton pour accéder à la page Honoraires.
Missions
- Mission à reconduire : À cocher pour reconduire les missions.
Missions :
- Reconduire les prestations optionnelles : À cocher pour reconduire les prestations de type optionnelles (recommandé).
- Reconduire les lettres de missions : À cocher pour reconduire les lettres de missions (recommandé).
Une fois les options souhaitées sélectionnées, cliquer sur le bouton pour accéder à la Sélection des dossiers à traiter, ou sur le bouton pour accéder à la page Honoraires.
Budgets
- Budget à reconduire : À cocher pour reconduire les budgets.
Budgets :
-
Sur temps par missions, prestation : À cocher si le nouveau budget est généré, non pas par rapport au budget de N-1, mais par rapport au réalisé de N-1. Si tel est le cas, il faut préciser ce qui suit :
- Collaborateur : À cocher pour éclater les budgets par collaborateur.
- Et/ou Période : À cocher pour éclater les budgets par période, en précisant si elle est mensuelle, trimestrielle, etc...
- Augmentation budget : À cocher pour augmenter le budget. Il est possible de déterminer les pourcentages de Quantité, Durée et d'Augmentation du nouveau budget.
Une fois les options souhaitées sélectionnées, cliquer sur le bouton pour accéder à la Sélection des dossiers à traiter, ou sur le bouton pour accéder à la page Honoraires.
Charges
- Charge à reconduire : À cocher pour reconduire les charges.
Charges :
- Reprendre le dernier collaborateur affecté aux charges : À cocher afin que le dernier collaborateur affecté aux charges soit celui du nouvel exercice.
- Reprendre la dernière durée : En cochant cette case, la durée de la dernière ligne de charges sera reprise pour les nouvelles charges de l'exercice.
- Reprendre la dernière quantité : En cochant cette case, la quantité de la dernière ligne de charges sera reprise pour les nouvelles charges de l'exercice.
Une fois les options souhaitées sélectionnées, cliquer sur le bouton pour accéder à la Sélection des dossiers à traiter, ou sur le bouton pour accéder à la page Honoraires.
Obligations
- Obligation à reconduire : À cocher pour reconduire les obligations.
Obligations :
- Reprendre le dernier collaborateur affecté à l'obligation : À cocher afin que le dernier collaborateur affecté à l'obligation soit celui du nouvel exercice.
- Reconduire les alarmes : À cocher pour reconduire les alarmes liées aux obligations et aux collaborateurs.
Une fois les options souhaitées sélectionnées, cliquer sur le bouton pour accéder à la Sélection des dossiers à traiter, ou sur le bouton pour accéder à la page Honoraires.
Honoraires
- Honoraire à reconduire : À cocher pour reconduire les honoraires.
Honoraires :
- Montant des échéances identiques : À cocher pour générer des montants d'échéances identiques.
- Se baser sur la dernière échéance : À cocher afin de générer des montants identiques à la dernière échéance.
- Se baser sur le montant total de l'honoraire : À cocher afin de générer des montants basés sur le montant total de l'honoraire.
- Appliquer le nombre d'échéances lié à la périodicité de l'honoraire : À cocher pour que la périodicité de la prestation serve au calcul du nouveau nombre d'échéances, en plus de se baser sur le montant de la dernière échéance.
À noter : Il est possible de reconduire les honoraires sans augmentation, et utiliser, par la suite, dans les Assistants multidossier le module Revalorisation des honoraires.
Une fois les options souhaitées sélectionnées, cliquer sur le bouton pour accéder à la Sélection des dossiers à traiter, ou sur le bouton pour accéder à la page Honoraires.
Tarifs
- Tarif à reconduire : À cocher pour reconduire les tarifs (recommandé).
Tarifs :
- Tarif Prestation : À cocher pour reconduire les tarifs définis sur les prestations d'un exercice sur un autre (recommandé).
- Prix de vente théorique collaborateur : À cocher pour reconduire les prix de vente théoriques par collaborateur (recommandé).
Une fois les options souhaitées sélectionnées, cliquer sur le bouton pour accéder à la Sélection des dossiers à traiter, ou sur le bouton pour accéder à la page Honoraires.
Sélection des dossiers à traiter
Ici plusieurs filtres sont disponibles afin de cibler rapidement les dossiers à traiter.
Dès que les filtres sont mis en place, cliquer sur le bouton pour accéder à la Mission, ou sur le bouton pour accéder à la page Honoraires.
Mission
Cet écran permet de sélectionner la ou les mission(s) à reconduire grâce à des filtres.
Dès que les missions sont sélectionnées, les deux boutons et permettent d'accéder à la page Honoraires.
Honoraire
Cet écran permet de sélectionner les honoraires à reconduire grâce à des filtres.
Dès que les honoraires à reconduire sont déterminés, cliquer sur le bouton Sélection dossiers à reconduire afin d'afficher le(s) dossier(s) sélectionné(s).
Sélection finale et reconduction
Il est possible ici de sélectionner ou désélectionner une dernière fois les dossiers qui vont être concernés par la reconduction.
Une fois l'affinage de dossiers réalisé, cliquer sur le bouton Reconduction afin de commencer la reconduction des éléments sélectionnés. L'écran de confirmation apparait ci-dessous :
Un clic sur Oui permet de démarrer le traitement. À son issue, la fenêtre ci-dessous informe de la fin de la reconduction :
Un compte rendu est accessible en cliquant sur Oui :
