Un clic sur une rubrique permet d'accéder à la liste détaillée de tous les documents contenus dans celle-ci. Plusieurs fonctionnalités sont disponibles à partir de cette zone.
Les fonctions disponibles
 |
Acquisition d'un nouveau document par l'explorateur |
 |
Création d'un document à partir d'un modèle |
 |
Acquisition d’un nouveau document par Scannérisation |
 |
Suppression du document |
 |
Ouverture du document |
 |
Impression de la liste |
 |
Création rapide d’un document Word ou Excel |
 |
Prévisualisation rapide du document |
 |
Choix du visualisateur |
 |
Affichage du détail du document |
 |
Indique que le document est diffusable |
Un tri croissant ou décroissant peut être effectué en cliquant dans l'entête des colonnes.
Un double-clic sur le document sélectionné ouvre le document dans son application associée.
Un clic-droit sur un document permet d'accéder à ses options :
Il est possible de convertir un document en PDF en cliquant sur PDF - Convertir en PDF.
En cliquant sur PDF - Sécuriser PDF, plusieurs options apparaissent pour une sécurisation du document :
Attention : La sécurité appliquée ne pourra pas être modifiée dans GED Expert. Le mot de passe « propriétaire » du document est généré aléatoirement et peut être consulté et modifié dans les paramètres Application system section GED clé CLE_PDF.
Via le clic-droit sur le document, il est également possible d'accéder aux options suivantes :
- La concaténation de plusieurs documents en un seul PDF : Il est possible de rassembler des documents de tout type vers un fichier PDF unique. L’ordre des documents sera celui de la sélection. Le nouveau document créé reprendra les informations du premier document sélectionné.
- L’envoi du document par fax (service fax de Windows 2003 serveur) ou par email.
- La copie vers un dossier, un répertoire ou le bureau.
- La duplication dans le dossier en cours.
- La liaison du document dans une autre rubrique de classement.
- Le déplacement dans un autre dossier.
- La création d’un raccourci sécurisé sur le bureau.
- L’impression directe du document sans l’ouvrir.
L'acquisition de documents
Différentes méthodes d’acquisition de documents sont disponibles :
- Par la scannérisation (GED Expert gère le multipages).
- Par sélection dans l’explorateur et Glisser-déplacer de documents (sélection multiple).
- Par le Glisser-déplacer d’une arborescence explorateur (et de son contenu).
- Par le biais de l’imprimante GED Expert PDF livrée en standard qui permet de capturer les éditions de n’importe quel logiciel (production ou autres) avec transformation au format PDF pour une lecture universelle.
- Par la fusion à partir d’un modèle de document (Word, Excel ou Open Office).
- Directement de la production comptable et sociale (ACD Groupe).
Le classement de documents
Ce module est commun à toutes les méthodes d’acquisition, hormis la fonction Glisser-déplacer. En fonction de la méthode utilisée, différents automatismes pré-alimentent les zones : Nom, Dossier, Auteur, Exercice, Diffusable, ainsi que les rubriques de classement pour les productions qui pilotent GED Expert.
- Nom du document : Indiquer le nom du document. Celui-ci est modifiable.
- Exercice : Sélectionner l'exercice concerné.
- Diffusable : Affectation automatique (forçable) héritée de la rubrique de classement sélectionnée.
-
Dossier : Le bouton de sélection permet de renseigner la fiche dossier du destinataire.
Nota : Le nom est déjà pré-renseigné dans le cas d'une sélection via l'explorateur, la scannérisation, ou la production qui pilote GED Expert. - Arborescence : Permet de sélectionner la rubrique de classement correspondante.
Dans l'onglet Description principale, il est également possible d'affecter des critères (facultatif). Dans le cas où aucun critère n'est à affecter, le tableau disparaît.
L'onglet Indications complémentaires permet de renseigner des informations complémentaires : sujet, commentaires, mots clefs...
Production documentaire
Cliquer sur l'icône pour accéder à la création automatisée de documents Word, Excel ou Open Office à partir de modèles, par fusion des éléments de la fiche dossier en cours.
pour accéder à la création automatisée de documents Word, Excel ou Open Office à partir de modèles, par fusion des éléments de la fiche dossier en cours.
Une fois le modèle sélectionné grâce à l’arborescence de classement des modèles, il est possible ensuite de choisir le destinataire du document. Le classement du document est automatique, celui du modèle étant proposé par défaut.
Toutefois, il est possible en se positionnant sur l’onglet Description principale de reclasser le futur document et d’attribuer aussi un numéro de chrono.
L’onglet Indications complémentaires permet quant à lui de préciser un commentaire, des mots clés, un sujet… Ces informations peuvent ensuite servir de critères de recherche de documents dans la base documentaire.
Un module de scannérisation est intégré nativement à GED Expert. Il utilise la norme TWAIN et supporte tous les scanners compatibles TWAIN. Il permet la scannérisation multipages en générant un seul fichier.
- Document : Nom du document numérisé.
La partie Qualité permet d'accéder aux informations du documents, notamment la couleur, la résolution, le format de sortie, etc.
La zone de prévisualisation du document apparaît sur la partie gauche de la fenêtre.
Un clic sur Valider permet d'accéder au module de classement. Suivant le mode sélectionné, le document peut également être classé directement.
Choix de la qualité de numérisation
Plusieurs choix sont proposés en fonction du résultat souhaité et surtout de la taille du fichier à obtenir (valeurs pré-paramétrées).
Les valeurs pré-paramétrées (couleur, résolution, format de sortie …) ont été calculées pour obtenir un résultat optimum :
Les valeurs pré-paramétrées (couleur, résolution, format de sortie …) ont été calculées pour obtenir un résultat optimum :
- Fax : Permet de générer un fichier de taille la plus petite possible.
- Document : Compromis entre la qualité de numérisation et la taille du fichier.
- Photo : Très bonne qualité en couleur mais avec une taille de fichier importante.
- Manuel : Permet tous les réglages en accédant au pilote (constructeur) du scanner.
À noter : La numérisation est multi pages et propose l’ajout de pages supplémentaires. Pour une lecture universelle, un fichier au format PDF est généré.
L'imprimante GEDExpertPDF
Un pilote d'imprimante GEDExpertPDF est livré en standard.
L’impression sur cette imprimante génère un fichier PDF et enchaîne automatiquement sur le module de classement de documents même si GED Expert n’est pas ouvert.
L’imprimante GEDExpertPDF permet de capturer et de classer les éditions issues de n’importe quel logiciel (production ou autres), avec transformation au format PDF pour une lecture universelle.
L'acquisition par pilotage
GED Expert offre des fonctionnalités de pilotage par un autre logiciel.
Cette fonctionnalité de pilotage par ligne de commande permet d’envoyer directement un document avec ses paramètres : fiche dossier (nom et code), nom du document, auteur, rubrique de classement … Les outils de production ACD Groupe permettent ce pilotage.
Les autres méthodes d'acquisition
Le Glisser-déplacer de documents : À partir du bureau ou de l’explorateur Windows, en sélectionnant les documents à classer (sélection multiple) et en les glissant dans la zone Liste des documents de GED Expert.
L'explorateur : À partir du bouton Nouveau (dans la zone Liste des documents) un explorateur s’ouvre, il suffit de faire la sélection du document et de valider.
L’intégration d’une arborescence disque (Explorateur) et de ses documents associés : A l’aide de l’assistant d’intégration, en sélectionnant une arborescence (dossiers et sous-dossiers), récupérer en une seule opération tout l'existant avec :
- Création des fiches dossiers inexistantes (et éventuellement des millésimes associés)
- Copie des documents de l’arborescence (dossiers et sous-dossiers) dans les fiches dossiers de GED Expert, en reproduisant la même organisation de classement que celle de l'arborescence disque.
- Reproduit automatiquement l'arborescence disque dans le plan de classement type.
À noter : Cette fonction est très utile à la mise en place de GED Expert, car elle permet de reprendre très rapidement une organisation existante avec tous les documents associés.
Voir la documentation dédiée en passant par le menu Administration - Import - Arborescence disque puis cliquer sur la touche [F1].
Filtre automatique sur les documents par collaborateur
Un filtre peut être appliqué à tout moment sur : le type de document (Word, Excel, PDF…), une période, l’auteur, le service, l’exercice et aussi sur des critères de documents paramétrables.
En cliquant sur Aucun filtre, plusieurs options apparaissent sur la partie basse de l'écran et permettent de définir un filtre.
La prévisualisation rapide de documents
Tous les documents d’un dossier peuvent êtes consultés en mode Visualisation () sans ouvrir leurs applications associées (Word, Excel, Acrobat Reader, …).
) sans ouvrir leurs applications associées (Word, Excel, Acrobat Reader, …).
 |
Permet de basculer du mode Prévisualisation au mode Liste.
|
 
|
Défilement des pages |
 |
Sélection du document à visualiser. Passage d'un document à un autre.
|
À noter : Les types de documents consultables en mode Visualisation sont les suivants : .doc, .docx, .xls, .xlsx, .pdf, .txt, .rtf, .bat, .ini, .cmd .eml, .html, .htm, .xml, .xsl .bmp, .jpeg, .bmp, .tiff, .gif, .pcx,.wmf, .ion, .jpg, .icw.