Généralités
L'accès à la balance âgée s'effectue via le module État du logiciel. Double-cliquer sur l'état dans l'arborescence Comptabilité auxiliaire :
Dans un premier temps, la sélection s'effectue sur des filtres génériques, puis les pages suivantes permettent d'accéder à des filtres plus spécifiques permettant de choisir différentes informations pour la création de la balance.
Il y a d'abord les choix d'affichage à renseigner selon les préférences tels que l'affichage des opérations par date de factures ou d'échéances, ou le type de regroupement ou de tri. L'affichage des périodes (colonnes) dans la balance âgée est sous la forme : Du 01/01/2023 au 31/01/2023. Saisir les dates désirées.
La case Avec en cours soldés permet d'afficher les dossiers correspondant aux critères sélectionnés dans les filtres et ayant un solde créditeur.
Il faut ensuite choisir le type de calcul souhaité pour la balance âgée. Pour lancer la balance âgée, cliquer sur la bouton Go, une fois le paramétrage terminé.
Le récapitulatif de la balance âgée s'affiche. Il est possible de l'imprimer avec le bouton prévu à cet effet 
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La périodicité
La date de fin présentée dans la zone de texte correspond à la fin effective de la balance âgée. Dans le calcul des périodicités, le dernier mois n'est pas pris en compte, mais il l'est dans le calcul de la balance âgée finale, dans la colonne Encours. Ainsi, la date de cette zone de texte n'apparaitra jamais dans le tableau du calcul des périodicités.
Chaque date de fin de mois + 1 jour donne la date de début de la période suivante.
Deux options pour calculer la périodicité de la balance âgée sont disponibles :
Par choix des mois
Exemple 1 :
Le paramétrage présenté ci-dessous permet d'afficher des périodes de 3 mois par colonne :
Exemple 2 :
Le paramétrage présenté ci-dessous permet d'afficher 2 mois, 4 mois, 6 mois et 8 mois :
Par choix des dates de fin
Exemple 1 :
Il s'agit de remplir toutes les dates de fin des périodes, et le logiciel calcule automatiquement les dates de début.
L'historique des créances
Il s'agit de répartir les créances (factures ou échéances) dans les périodes (colonnes). Le total des crédits (règlements et avoirs) est placé dans une colonne en fin de tableau.
Pour ce faire, la balance âgée disposera d'une période en moins afin d'accueillir la colonne pour les crédits.
L'historique des soldes
Il s'agit de répartir les créances et les crédits sur les périodes. Ainsi, le montant dû par le client pour une période donnée est connu.
L'historique des encours dus
Il s'agit de répartir les créances sur leurs périodes d'apparition, et les crédits sont répartis de la période la plus ancienne à la période la plus récente.