Cette fonction permet la saisie de balances de situations intermédiaires ou de clôture de l'exercice en cours. Elle peut également être utilisée pour la saisie de balances d'exercices antérieurs à celui en cours tant pour les dossiers en révision que pour les dossiers en tenue complète au Cabinet. La fonction Saisie de balance contient deux sous menus : Reprise sur un exercice et Balance archivée.
Reprise de balance sur un exercice
Pour effectuer une reprise de balance sur un exercice, utiliser la fonction Balance/exercice accessible depuis le menu Acquisitions :
Choisir l'année de travail en utilisant le menu déroulant. Il est possible de choisir entre l'année en cours et l'un des neufs exercices antérieurs. Pour pouvoir travailler sur un exercice antérieur, ses dates de début et de fin doivent avoir été renseignées dans les paramètres comptables du dossier. Pour y accéder, ouvrir le dossier puis cliquer sur le bouton Paramètres puis sur l'onglet Exercices antérieurs.
Par défaut, les cases Traiter les comptes inactivés et Reprise de la balance si elle est présente sont cochées. Il est possible de les décocher.
Il est également possible de spécifier à partir de quel compte doit être réalisé l'affichage.
Une fois les options de reprise de balance paramétrées, cliquer sur le bouton OK. Uniquement lorsque l'année de travail N est sélectionnée, un message de confirmation apparaît systématiquement :
En cliquant sur Oui, la fenêtre de Saisie de balance apparaît :
La date inscrite par défaut correspond à la date de clôture de l'exercice. Elle peut être modifiée. Cependant, il n'est pas possible de changer la monnaie qui correspond à la monnaie du dossier. Depuis le menu déroulant, choisir le journal d'imputation dans lequel seront enregistrées les lignes des écritures comptables. L'intitulé de l'écriture qui va être saisie peut être précisé.
Pour enregistrer les montants, ceux-ci peuvent être saisis directement dans les colonnes Débit ou Crédit en se déplaçant d'une colonne à l'autre ou d'une ligne à l'autre en utilisant les touches de déplacement du clavier ou la touche Entrée du clavier numérique.
Au lieu de chercher les comptes dans la liste, il est possible d'utiliser la fonction Saisie comptable. Cliquer sur le bouton Saisie Compte.... La fenêtre suivante s'affiche :
Saisir directement le numéro de compte dans le premier champ puis le libellé et la somme au débit ou au crédit. Se déplacer de champ en champ en utilisant la touche de tabulation. Faire Entrée pour valider la ligne d'écriture. Celle-ci s'inscrit automatiquement dans la balance. Les champs sont à nouveau vides, une nouvelle ligne peut être saisie. Cliquer sur Annuler pour revenir à la balance.
Le bouton Importer permet la reprise des balances (antérieurs ou archivées) exportées au préalable au format .csv. En cliquant sur ce bouton une fenêtre d'importation apparaît :
À l'aide du bouton de sélection, accéder à l'explorateur permettant de préciser le chemin d'enregistrement du fichier à reprendre.
Un bouton Procédure indique les éléments que doit comporter le fichier pour que celui-ci soit correctement repris.
Le bouton Coller mis à disposition permet d'intégrer aisément des éléments d'une balance copiés depuis un fichier Excel. Pour être correctement reprises ces informations doivent respecter le format Compte ; Intitulé ; Débit ; Crédit. Auquel cas les informations pourraient ne pas être reprises.
Après avoir cliqué sur le bouton Coller, le programme doit procéder à une initialisation de la balance saisie pour pouvoir intégrer les nouvelles données. Un message de confirmation apparaît alors :
En cliquant sur Non la procédure est abandonnée.
Faire Oui pour continuer et procéder à l'importation. À l'issue de la procédure, un message informe de la fin du traitement :
Faire un clic droit dans le tableau permet de disposer également des fonctions Copier et Coller. La fonction Copier permet de reprendre une partie ou l'intégralité de la balance sélectionnée au préalable afin de pouvoir l'exporter sous divers outils de traitement tels que Excel, Word, etc.
La recherche d'un numéro de compte parmi toute la liste proposée peut s'avérer fastidieuse. Aussi un champ de Recherche d'un compte est mis à disposition afin de simplifier la démarche. Au fil de la saisie, le curseur se positionne de façon intuitive sur le compte susceptible de correspondre à la recherche.
Dans la partie inférieure de la fenêtre, un récapitulatif du Solde, Débit et Crédit de la balance apparaît sous la forme d'un petit tableau. Si la balance n'est pas équilibrée, les plateaux de la balance représentée en bas à droite ne seront pas en équilibre. Le bouton Solde... permet d'accéder à un tableau indiquant la répartition des sommes soldes, débits et crédits en fonction des classes du plan comptable.
Cliquer sur l'intitulé d'une classe pour visualiser la répartition en sous-classes.
Pour valider la balance saisie, cliquer sur le bouton Valider qui n'est actif que si le compte est équilibré.
Balance archivée
La saisie de Balance archivée est accessible depuis le menu Acquisitions :
Dans cette fenêtre, choisir l'année de travail et le mois butoir de la période de travail. Comme pour la reprise d'un exercice, les cases Traiter les comptes inactivés et Reprise de la balance si elle est présente peuvent être décochées. Il est également possible de demander l'affichage de la balance à partir d'un compte précis.
Une fois cette fenêtre renseignée, cliquer sur OK. La fenêtre Saisie de la balance archivée apparaît, celle-ci est pratiquement identique à la fenêtre de reprise sur un exercice. Deux champs ont disparu : Journal d'imputation et Libellé.
La saisie de la balance et l'utilisation des touches sont identiques à la saisie d'une balance commentée précédemment.