Révision analytique

La fonction Révision des comptes a pour objectif de vous accompagner dans la réalisation des tâches permettant de justifier le solde des comptes aussi bien en mode Balance qu'en mode Grand Livre spécifique à la gestion analytique.

Cette fonction est disponible dans le menu Acquisitions, uniquement pour les dossiers paramétrés en analytique (Paramètres comptables du dossier - onglet Fichiers).

L'écran de révision présente la gestion analytique sous deux onglets, en mode Balance et en mode Grand Livre :

Le bouton Éditions comporte un menu déroulant qui propose l'édition du paramétrage des sections et l'édition du paramétrage des clés de répartition.

Révision en mode balance

Les différentes sections pour lesquels des écritures ont été enregistrées sont listées dans le tableau.

Les montants correspondant apparaissent dans les colonnes Débit et Crédit. Les colonnes Solde N, Solde N-1, Solde N-2 et Solde N+2 permettent un comparatif des chiffres effectués d'une période à l'autre.

Par cet écran, vous pouvez apposer les visas de révision et de supervision des écritures d'analytique. Pour un meilleur suivi de votre travail, un système de compteur indique le nombre de sections à réviser et à superviser, avec une indication en pourcentage de l'avancement du travail.

Le bouton Positionnement ouvre la fenêtre de sélection des niveaux de sections afin de pouvoir vous positionner directement sur la section analytique à traiter.

Transfert de section

Le bouton Transfert de section permet de transférer les écritures enregistrées pour la section sélectionnée vers une autre section.

Dans cet écran est indiquée la Section d'origine. À l’aide du bouton de sélection, vous pouvez choisir la nouvelle section dans laquelle doit être transférée l'écriture.

Cliquez sur les sections que vous souhaitez affecter, puis faites OK pour valider vos modifications.

Attention : dès lors qu'un transfert de section est effectué, les visas de révision et de supervision sont réinitialisés. Aussi n'oubliez pas de procéder à nouveau à la révision et à la supervision de cette nouvelle section.

Les options du clic droit de la souris

Le clic droit de la souris comporte les options de révision et de supervision, ainsi que des accès directs à la Saisie d'écritures et aux éditions :

Apposer les visas de révision et de supervision

Un clic droit sur une section - option Basculer visa de révision ou Basculer visa de supervision permet d'apposer ou de retirer un visa de révision sur la section sélectionnée. Vous pouvez également utiliser la touche R pour apposer ce visa et le supprimer en appuyant simultanément sur les touches MAJ + R. Dès qu'un visa de révision est apposé, une coche apparaît dans la colonne Rv. et le code du collaborateur apparaît dans le Collab....

De la même manière, la fonction Basculer visa de supervision permet d'apposer ou de retirer un visa de supervision sur la section en cours. Le visa peut également être apposé en utilisant la touche S et être supprimé en utilisant la touche MAJ + S. Une double coche apparaît alors dans la colonne Rv. et le code du collaborateur est indiqué dans la colonne Superv....

La Saisie des écritures

Pour éviter de ressortir de la Révision analytique, un accès direct à la Saisie d'écritures est à votre disposition. Celle-ci est également accessible via la touche de fonction F10.

Les éditions de l'analytique

Le clic droit de la souris propose également un accès à l'Édition de la balance analytique et à l'Édition du grand-livre analytique.

En cliquant sur ces options, une fenêtre paramétrage de l'édition, identique pour ces deux types d'éditions, apparaît :

Après avoir renseigné les fourchettes de comptes, indiquez à l'aide du bouton de sélection les niveaux à éditer. Des méta caractères peuvent également être utilisés. Pour une explication détaillée des caractères à utiliser, cliquez sur l'infobulle associée à cette zone.

Ces champs peuvent également être laissés à vide pour une édition complète de toute la saisie analytique.

Si vous souhaitez réinitialiser le paramétrage des niveaux de section renseigné dans cette zone, cliquez sur le bouton .

Par défaut, l'édition porte sur les dates d'exercice de votre dossier. Cette date peut toutefois être modifiée en saisissant vous-même les champs Début et Fin d'édition.

L'option Édition par section est activée par défaut, afin d'obtenir une édition des écritures par section analytique avec des lignes Total par section.

L'option Édition par section peut être désélectionnée, permettant ainsi une édition des écritures par numéro de compte.

Modifier la ventilation de la section

Cette option permet d'accéder à la fenêtre de ventilation analytique afin de pouvoir modifier la répartition de la section analytique en cours.

Attention : l'opération de modification de la ventilation est irréversible. Aussi avant toute modification, nous recommandons de procéder à une sauvegarde de votre dossier.

Ce module permet de modifier une ventilation analytique déjà appliquée :

Pour pouvoir modifier une ventilation en cours, indiquez l'ensemble des comptes concernés en cochant l'option Comptes de charges ou Comptes de produits selon le cas. Puis à l'aide des boutons de sélection vous pouvez préciser le ou les compte(s) sur lesquels se trouvent les écritures.

Dans la partie Section d'origine, indiquez le niveau de section appliqué pour la ventilation des écritures à l'aide du bouton de sélection.

Dans la partie Nouvelle répartition, vous pouvez mettre en place la nouvelle répartition à appliquer en cliquant sur le bouton Ajout section....

Ce bouton propose la sélection de niveaux de ventilation parmi la liste dont vous disposez. Après avoir sélectionné le niveau le plus fin, précisez le pourcentage de répartition dans la colonne %.

En cliquant sur le bouton Clé répart., Il est également possible de sélectionner une nouvelle Clé de répartition.

Vous pouvez choisir d'appliquer une répartition sur plusieurs sections différentes, tant que le pourcentage total à répartir n'est pas atteint. Dès que l'indicateur Reste à répartir est à 0,00 %, vous pouvez valider votre nouvelle répartition.

Après avoir cliqué sur le bouton Valider, un récapitulatif des écritures ventilées selon l'ancienne et la nouvelle ventilation vous est proposé :

Faites Continuer pour que la nouvelle répartition soit appliquée, ce qui fait apparaître une édition récapitulative de la ventilation analytique :

Révision en mode grand-livre

La fenêtre Révision analytique en mode Grand Livre permet d'intervenir directement sur le compte afin de réaliser toutes les opérations de nature à justifier le solde du compte, la date de situation ou de clôture (ajout, modification ou suppression d'écritures, établissement d'une note....). Pour accéder à la Révision analytique en mode grand livre d'un compte, vous avez trois méthodes :

• 1. Double cliquez sur le compte visualisable à partir de la Révision mode Balance .
  2. Sélectionnez le compte en surbrillance puis appuyez soit sur la touche Entrée , soit sur la touche Espace ou encore cliquez sur l'onglet Mode grand livre .
  3. Faites un clic droit sur le compte et sélectionnez la fonction Révision mode grand livre .

La fenêtre Révision analytique niveau Grand Livre s'affiche.

Le niveau de section apparaît en haut à gauche de l'écran sur un fond jaune. Une coche verte apparaît devant l'intitulé de la section pour indiquer que celle-ci a fait l'objet d'une révision.

La Période comporte un menu déroulant dans lequel vous pouvez choisir l'exercice à visualiser de N à N-X. Dans le cas de la visualisation des exercices autres que N, tous les comptes sont grisés et les boutons désactivés. À l’exception des notes qui peuvent être consultées en cliquant sur l'icône correspondante, et à l'exception de la fonction Édition dans laquelle le champ Choix de Période permet de sélectionner l'exercice à éditer.

Un tableau permet de récapituler les données de Débit, Crédit et Solde.

Le tableau liste les comptes saisis pour cette section avec une indication des montants Débit, Crédit et Solde cumulé.

Dans la colonne G., une icône  apparaît lorsqu'un document archivé dans la GED est lié au compte. Le bouton de raccourci GED devient alors accessible et permet d'ouvrir le document pour le consulter.

Les boutons de raccourcis

Les boutons de raccourcis permettent d'effectuer certains traitements propres à l'écriture, au compte ou à la section selon le cas.

• Les flèches  permettent de visualiser les comptes en les faisant défiler.
  
  
• Le bouton  permet de visualiser le détail d'une écriture et de procéder à des traitements de type correction d'anomalie, de suppression ou encore de modification de date/journal. Vous pouvez également accéder à la visualisation d'écritures en double cliquant sur une écriture que vous soyez sur N, N-1, etc.

• Le bouton  permet de transférer une ligne d'écriture du compte dans une note qui va être rattachée au compte. Pour cela, cliquez sur le bouton Trsf. notes après avoir sélectionné votre écriture. Un message confirme que le transfert a bien été effectué.

• Le bouton  comprend un menu déroulant qui propose la saisie d'une Note de compte et d'une Note de pièce. Cliquez sur ce bouton pour créer une note sur un compte. Vous pouvez également utiliser cette fonction en tapant simultanément sur les touches "Ctrl + N".
  
  
• Le bouton  permet d'accéder directement à la fonction Saisie d'écritures. Il ne vous reste plus qu'à renseigner le journal de destination puis à saisir vos écritures.
  
  
• Le bouton  comme en Saisie comptable permet de rechercher une somme sur les comptes du dossier.

Dans cette fenêtre, définir les critères de recherche en saisissant la Somme recherchée et la Tolérance d'approximation paramétrée à 0,07 par défaut.

Si votre dossier est paramétré avec la Gestion multidevises, vous pouvez préciser le type de Monnaie. L'option Pivot permet une recherche sur les écritures saisies dans la monnaie du dossier. Pour faire une recherche sur les écritures saisies en devise (dans une monnaie autre que celle du dossier) vous devez cocher l'option Origine. Vous avez également la possibilité d'utiliser simultanément plusieurs critères de recherches, en effectuant les recherches suivantes : Recherche journal, Recherche compte, Recherche libellé, Recherche date et Recherche pièce.

Valider la sélection pour ouvrir la fenêtre de recherche :

Si la somme recherchée figure dans les écritures lettrées, sélectionner la coche Affichage des écritures lettrées. Dans le cas où une écriture doit passer sur un autre compte, la sélectionner en vue du changement et cliquer sur le bouton Trsf. imputation....

• Le bouton  permet de modifier le Libellé d'une ligne d'écriture. Pour cela, cliquez sur ce bouton une fois la ligne d'écriture sélectionnée.

Le libellé apparaît en surbrillance, saisissez le nouveau libellé à la place. Si vous souhaitez que le libellé de toutes les lignes de l'écriture soit modifié, sélectionnez l'option Modifier le libellé de toutes les lignes de l'écriture. Attention, cette option n'est disponible que pour les écritures enregistrées dans un journal en mode pièce et est grisée lorsqu'il s'agit d'une écriture appartenant à un journal en mode bordereau. Validez avec le bouton OK ou la touche Entrée. Le libellé est alors corrigé.

• Le bouton  permet d'apposer le visa de révision pour la section en cours. Une coche apparaît alors devant l'intitulé de la section pour indiquer sa révision. Une fois le visa apposé, la section suivante apparaît automatiquement à l'écran.
  
  
• Le bouton  permet d'apposer le visa de supervision pour la section en cours.
  
  
• Le bouton  ouvre une fenêtre de paramétrage en vue d'une édition du Grand-Livre analytique.

Après avoir indiqué la fourchette de comptes à éditer, précisez le niveau de section à éditer soit en le sélectionnant à l'aide du bouton de sélection, soit à l'aide de méta-caractères.

Pour cela, une info-bulle permet de vous guider dans l'utilisation des méta-caractères.

• Le bouton  est accessible dès lors qu'un document lié à l'écriture est archivée dans GED Expert. Celui-ci permet de consulter le document lié.
  
  
• Le bouton  permet de consulter la facture correspondante déposée dans la Panière.
  
  
• La coche Avancé permet d'obtenir la visualisation de l'Écriture comptable et de la Ventilation analytique de la ligne d'écriture directement dans l'écran en mode Grand Livre.