Une fois la gestion des échéanciers activée pour le dossier, il est possible de paramétrer le plan d'échéancier à mettre en place.
Ce paramétrage consiste à définir le système d'échéances à appliquer, permettant la ventilation des règlements des factures au moment de la saisie comptable.
Pour accéder à cette fonction, aller dans le menu Fichier - Paramétrages puis cliquer sur l'option Plan d'échéance :
Cette fenêtre se divise en deux tableaux et permet de créer autant de plans d'échéances que nécessaire pour le dossier. Le tableau qui se trouve en dessous permet de paramétrer la ventilation des règlements pour chaque plan créé.
Pour créer un nouveau plan d'échéance, cliquer sur le bouton Ajouter du tableau de gestion des plans d'échéances, ce qui rend accessible la saisie de la colonne Code, puis renseigner le Libellé correspondant dans la colonne suivante. Plusieurs plans d'échéances peuvent être créés en passant à la ligne suivante à l'aide de la touche Tabulation. Procéder ensuite à leur paramétrage.
Cliquer sur le plan à paramétrer pour le sélectionner, puis cliquer sur le bouton Ajouter du tableau de paramétrage, afin de rendre la saisie possible.
Délai : saisir le nombre de jours de délai pour le règlement de la facture. Les délais à respecter peuvent être les suivants :
30 jours = correspond à 1 mois
45 jours = soit 1 mois + 15 jours
60 jours = soit 2 mois, etc...
Ainsi lors de la saisie comptable, pour une facture en date du 15/01/2022 le règlement sera effectué le 15 du mois suivant soit le 15/02/2022.
Fin de mois : cocher cette option pour que le règlement s'effectue à la fin du mois suivant.
Par exemple, pour une facture en date du 15/01/2022 le règlement sera effectué le 28/02/2022 après avoir respecté le délai des 30 jours.Jour : il est possible de préciser le jour du règlement. Si rien n'est renseigné un 0 apparaît dans la colonne Jour, et dans ce cas le jour de règlement se fait une fois le délai indiqué respecté. Si un jour est renseigné, le règlement intervient une fois le délai respecté ainsi que le Fin de mois (s'il a été sélectionné).
Différents cas peuvent se présenter :
pour une facture du 15/01/2022 avec un délai de 30 jours, une fin de mois et un Jour à 0 : le règlement se fait le 28/02/2022
pour une facture du 15/01/2022 avec un délai de 30 jours, une fin de mois et un Jour au 10 : le règlement se fait le 10/03/2022
pour une facture du 15/01/2022 avec un aucun jour de délai, une fin de mois et un Jour au 30 : le règlement se fait le 30/01/2022
pour une facture du 15/01/2022 avec un délai de 60 jours, une fin de mois et un Jour au 30 : le règlement se fait le 30/03/2022
Décadaire : cette option n'est pas compatible avec l'utilisation des options Fin de mois et Jour. En sélectionnant cette option, le règlement de l'échéance s'effectue après un délai de 10, 20, 30 jours suivant le jour de la facture. Il est également possible de demander à ce qu'un délai soit respecté.
Par exemple :
pour une facture du 04/01/2022 avec un délai de 60 jours et un décadaire : le règlement se fait le 10/03/2022
pour une facture du 15/01/2022 avec un délai de 60 jours et un décadaire : le règlement se fait le 20/03/2022
Taux : un règlement peut être ventilé sur plusieurs délais et dans ce cas indiquer le pourcentage du règlement à effectuer pour le délai paramétré.
Par exemple, pour une facture deux délais différents peuvent être paramétrés :
un délai de 30 jours, avec une fin de mois et un taux à 50 %
un délai de 60 jours, avec une fin de mois et un taux à 50 %
Il est également possible de préciser un taux à 33,3333 qui se traduit automatiquement en 1/3 lors du passage à la ligne suivante (avec la touche tabulation) et un taux à 66,6666 pour obtenir une ventilation en 2/3.
Affectation des comptes
Une fois le paramétrage effectué, il est nécessaire d'affecter les plans d'échéances créés aux comptes qui seront concernés par la gestion d'échéancier.
Pour réaliser cette étape, cliquer sur le bouton Affecter. La fenêtre qui apparaît liste les comptes du plan comptable en vue de leur affectation :
Sélectionner parmi la liste le ou les comptes auxquels il faut affecter un plan d'échéance soit à l'aide de la souris (ou de la barre d'espace), soit à l'aide des boutons Sélect. tous et Désélect. tous. Une coche apparaît devant les comptes sélectionnés. Cliquer ensuite sur le bouton Affecter afin d'accéder à la liste des plans d'échéances précédemment créés :
Indiquer le plan d'échéance à affecter en cliquant dessus, puis faire OK. Son intitulé apparaît ensuite dans la colonne Plan échéance au niveau des comptes concernés.
Des filtres peuvent être appliqués sur l'affichage des Comptes afin de ne voir apparaître que les comptes Clients ou Fournisseurs. Il est également possible d'utiliser le filtre sur l'affectation de Plans d'échéance. L'option Sans permettant d'assurer le suivi de l'ensemble des comptes restant à affecter, et l'option Tous permettant de contrôler les affectations déjà effectuées.
Lors de la Saisie comptable, l'échéancier préalablement paramétré sera automatiquement proposé pour le compte en cours de saisie.