Modèles de plaquettes cabinet

Cette fonction permet la création et la gestion de modèles de plaquettes au niveau Cabinet, qui peuvent être utilisés pour plusieurs dossiers gérés par la Cabinet. Pour accéder à cette fonction, aller dans le menu Fichier - Paramétrages - Paramétrage modèles de plaquette cabinet.

À la première ouverture, la fenêtre Liste des modèles cabinet aucun modèle n'étant créé, celle-ci apparaît vide :

Pour créer un nouveau modèle cabinet, cliquer sur le bouton Ajouter.

Cliquer sur OK fait apparaître la fenêtre Détail de la sélection. Cet écran permet de sélectionner les états à inclure dans le modèle.

En haut de l'écran, le libellé précédemment saisi apparaît dans le champ Libellé du modèle.

Des modèles de plaquettes peuvent être proposés en fonction des spécificités des dossiers, selon les critères ci-dessous :

• Imposition.
• Régime fiscal.
• Intégration fiscale.
• Code NAF.
• Type de dossier.
• O.G.A. / Viseur c..

Les modèles de plaquette cabinet peuvent inclure une Page de garde ainsi qu'un Sommaire personnalisé, à sélectionner à l'aide de la liste déroulante devenue active dès lors que ces options ont été activées.

Constituer les modèles de plaquettes

Au bas de l'écran, divers boutons permettent de définir les états et autres documents qui vont constituer les modèles de plaquette.

Le bouton Etat biblio... : permet d'ajouter des états à la sélection en cours. La fenêtre suivante apparait à l'écran :

L'onglet Etats liste tous les états mis à disposition ou créés en base personnalisée (Paramétrage des états), qui peuvent être intégrés au modèle en cours de paramétrage. Pour cela, sélectionner le ou les états concernés en les cochant, puis faire OK pour valider le choix. Pour faciliter la recherche, un clic sur le titre des colonnes modifie le tri des états disponibles par Code ou par Libellé.

L'onglet Enchainements permet de sélectionner directement des enchaînements d'états préparamétrés.

La fonction Recherche permet de retrouver rapidement un état en fonction de son Code, selon la colonne de tri choisie.

En saisissant un mot du libellé dans le champ Filtre, la liste se met automatiquement à jour afin de présenter tous les documents avec dans leur libellé le mot indiqué. Un clic droit sur un état permet d'accéder à ce document directement dans l'Editeur.

Un filtrage supplémentaire des états/enchaînements est également possible avec les encadrés Imposition, Régime fiscal, Intégration fiscale, Type de dossier et Nb années. Par défaut, aucun filtre n'est appliqué sur cet écran.

Le bouton Etat externe : permet d'ajouter des documents (Word, Excel, PDF, etc.) externes aux états standards, sans avoir au préalable établi un état de synthèse. Celui-ci ouvre une fenêtre dans laquelle il faut indiquer le chemin d'enregistrement des fichiers à ajouter. Par défaut, le logiciel se positionne sur les Etats standard. Il faut donc veiller à bien sélectionner le type de document grâce au menu déroulant :

Une fois le document sélectionné, celui-ci apparaît au bas de la liste des états à éditer :

Par défaut, aucun intitulé n'apparaît pour le document. Un double-clic dans la colonne Intitulé de l'état permet de saisir ou modifié le titre. A l'aide des flèches  et , il est possible d'ajuster l'emplacement des documents dans l'enchaînement. La colonne Nom du fichier, indique le chemin d'enregistrement du fichier inséré.

Le bouton Etat interne : permet d'ajouter un document produit depuis la Révision des comptes. Un clic sur ce bouton fait apparaître la fenêtre suivante :

Pour sélectionner un document, cliquer sur le + des répertoires afin d'obtenir la liste des documents. Ensuite double-cliquer sur le document concerné pour le sélectionner : un flèche verte indique la sélection, puis faire OK pour valider pour que le document s'ajoute à la sélection. Dans la colonne Intitulé de l'état apparaît le nom du document, la mention "Etat interne" apparaissant dans la colonne Nom du fichier pour le signaler.

Le bouton Etat GED : ce bouton permet d'accéder à la GED du dossier, afin de pouvoir insérer des documents archivés à la liste des états à transmettre.

Le bouton Intercalaire : permet d'insérer une page de titre entre les états à générer. Pour cela, cliquer sur le bouton Intercalaire, puis dans la colonne Intitulé de l'état saisir manuellement le titre de l'intercalaire. Grâce aux flèches de déplacement, il est possible de choisir son emplacement dans le dossier. Il est possible de créer des intercalaires personnalisés. Pour vous guider dans vos démarches nous conseillons de vous référer à la documentation Personnalisation d'un intercalaire dans l'aide en ligne Informations.

Le bouton Retirer : permet de supprimer de la liste l'état sélectionné. Comme dans la fenêtre principale des Choix d'enchaînement, un état peut également être supprimé grâce à la barre d'espace ou en double-cliquant dessus pour l'effacer avec la touche Suppr.

Le bouton Retirer tout : permet de supprimer en une seule fois tous les états de la sélection en cours.

Le bouton Filigranes : permet d'accéder à la fenêtre de Paramétrage des filigranes pour la création, la mise en forme et la suppression de tampons. Par défaut, des filigranes personnalisables sont mis à disposition.

Les filigranes N/A "Non-Applicables" désignent les états qui ne comportent aucune donnée pour le dossier, et les filigranes N/S "Non-Significatifs" désignent les états qui contiennent des données mais dont le montant n'est pas significatif pour le dossier.

Pour ajouter de nouveaux filigranes à la liste, cliquer sur le bouton Ajouter afin d'ouvrir la fenêtre suivante :

Saisir le Code du nouveau filigrane, puis valider la fenêtre pour accéder à la fiche de paramétrage.
Renseigner ensuite son Libellé puis son degré d'inclinaison dans le champ Angle. Le champ Aperçu permet de suivre au fur-et-à mesure les changements apportés au filigrane.

L'option Relief permet d'accentuer l'affichage du filigrane sur le document et l'option Arrière Plan n'est pas disponible pour les états de détail.

Le bouton Fonte et couleur permet d'ouvrir la fenêtre de Police suivante :

Dans cette fenêtre, tous les paramètres d'affichage du filigrane doivent être définis, avec le choix du type de Police, du Style, de la Taille, des Effet, de la Couleur et du Script. Dès que les options sont définies, cliquer sur OK pour que celles-ci s'appliquent et pour revenir à la fiche de paramétrage.

Enfin, dans le champ Position sur la page qui donne une visualisation schématique des états, sélectionner les endroits de la page où doit apparaître le filigrane. Toutes les situations peuvent être sélectionnées.

Dès que les tampons sont créés et paramétrés, cliquer sur le bouton Fermer.

La case Style : En la cochant, il est possible de choisir grâce à un menu déroulant, parmi les fichiers .CDE proposés. Ceci permet d'appliquer aux états divers types de mises en forme et de fonds de pages, comme dans l'exemple suivant :

Des styles prédéfinis sont proposés dans l'Éditeur d'Etats. Il est également possible de procéder à un paramétrage personnalisé.

Affichage monétaire : Tous les états peuvent être édités en centimes en cochant l'option Tout en centimes située dans l'encadré Affichage monétaire. Par défaut, le logiciel conservera le paramétrage monétaire attribué au dossier.

Langue : La plaquette peut être traduite et éditée en plusieurs langues. Par défaut, les états sont imprimés en Standard dans la langue Française, et peuvent également être édités en Langue 1 ou Langue 2 selon le Paramétrage multilingue effectué au préalable.

Raison sociale du cabinet : Cette option permet de déterminer si la raison sociale du Cabinet doit apparaître dans l'entête des états de détail repris dans la Plaquette. En entrant pour la première fois dans la fenêtre Détail de la sélection, l'option Raison sociale est sélectionnée par défaut. Pour que la raison sociale n'apparaisse plus dans les entêtes, il suffit de désélectionner l'option, ne laissant que la raison sociale du dossier.

La mise en forme du modèle de plaquette

Les différentes colonnes permettent de définir la mise en forme du modèle de plaquette.

Les colonnes Imp. et Som. : Ces colonnes permettent la gestion des impressions des états et leur référencement dans le sommaire. Par défaut, tous les états sont sélectionnés et une coche verte apparaît dans ces colonnes.
Pour qu'un état ne fasse pas partie de l'ensemble des documents à imprimer, il suffit de le désélectionner. Par défaut, celui-ci est automatiquement retiré du sommaire.
Ces options peuvent toutefois être sélectionnées indépendamment l'une de l'autre. Ensuite la pagination s'ajuste d'elle-même.

La colonne Nom du fichier : Il est possible de remplacer un état par un état personnalisé (ou encore des états externes, des états internes et des états bibliographiques) préalablement modifié et enregistré dans un répertoire. En double-cliquant dans cette colonne, un bouton de sélection apparaît permettant d'indiquer le chemin d'enregistrement du fichier source. C'est ce fichier qui sera repris lors de la génération.

Les colonnes Page et Nb pages : Par défaut, le programme propose une pagination automatique des états. Ce qui offre l'avantage de pouvoir insérer des documents, tels que des intercalaires, des fichiers Word ou Excel, tout en évitant des soucis de pagination.

Pour modifier la pagination d'une ou plusieurs pages, double-cliquer dans la colonne Page puis saisir un numéro de page. Cette modification se répercute ensuite sur tous les états suivants. Puis indiquer le nombre de pages contenues dans votre état dans la colonne Nb pages.

Pour retrouver une pagination automatique, dans la cellule concernée il est possible au choix :

• De faire un clic droit - option Gestion simultanée automatique.
• D'appuyer simultanément sur les touches Ctrl + A.

La mention Auto. remplace alors la pagination manuelle.

La colonne Filigrane : Cette colonne permet d'affecter un filigrane à un état. Un double-clique dans cette colonne fait apparaître un bouton de sélection , permettant d'accéder à la liste des filigranes paramétrés :

Cliquer sur le filigrane souhaité pour le sélectionner, puis faire OK pour valider le choix.
L'intitulé du filigrane apparaît alors dans la colonne Filigrane.

Pour les états N/A et N/S la colonne Nb pages indique 0, afin de signaler que ceux-ci ne seront pas édités. Automatiquement le programme désélectionne ces documents pour qu'ils ne soient pas imprimés et ne plus être repris dans le sommaire. Dans la fenêtre Avancé, la coche verte est donc retirée dans la colonne Imp. et la colonne Som.. Au niveau du Sommaire, la pagination s'ajuste automatiquement.

Pour plus d'informations sur le paramétrage des filigranes, nous vous conseillons de vous référer au chapitre Filigrane.

Une fois la sélection des états effectuée et la mise en forme paramétrée, cliquer sur le bouton Fermer pour revenir à la fenêtre Liste des modèles cabinet.

Nota : En quittant la fenêtre Détail de la sélection, une fenêtre apparaît pour confirmer les modifications apportées :

 

Cliquer sur Oui pour enregistrer le modèle.

Le modèle apparaît désormais dans la Liste des modèles cabinet et est prêt à être utilisé dans la Génération de plaquettes.