Le rapprochement bancaire s'effectue sur les journaux de trésorerie (banques et caisses) ou les comptes de trésorerie du dossier, selon le mode de rapprochement paramétré pour le dossier. Il permet le pointage des lignes d'écritures et la mise à jour directe en comptabilité des frais bancaires et des agios encore non comptabilisés.
Étant donné qu'il s'effectue sur le journal ou sur les comptes de trésorerie qui lui sont rattachés, il est possible de réaliser un rapprochement bancaire même s'il n'y a que deux lignes par mois sur le compte de trésorerie (total des dépenses et total des recettes du mois).
Avant de procéder à un rapprochement, veiller à ce que les comptes fréquents 0 soient renseignés dans le paramétrage des journaux de trésorerie et vérifiez que le montant des à-nouveaux soit bien présent dans ces comptes (ou reprise de balance).
Le rapprochement de banque est un outil conçu pour répondre à vos attentes, et alléger au mieux votre travail de pointage d'écritures proposant des modes (par journal, par compte de trésorerie et mixte) et types (par sommes connues ou par sommes non connues) de rapprochement adaptés à vos habitudes de travail.
Différents modes de rapprochement
Le paramétrage des modes de rapprochements se fait au préalable à l'ouverture du dossier, dans la fenêtre Paramètres comptables du dossier (menu Fichier).
Par journal de trésorerie
Le pointage s'effectue sur les écritures saisies dans le journal de trésorerie, exemple ci-dessous :
Toutes les écritures écritures précédemment listées apparaissent dans la fenêtre.
Par compte de trésorerie
Le mode par compte de trésorerie consiste à pointer toutes les lignes d'écritures passées sur les comptes 512, tous journaux confondus, sauf les à-nouveaux.
Dans la fenêtre de rapprochement, les lignes d'écritures apparaissent telles qu'elles se présentent dans le compte de trésorerie.
Approche mixte
Ce mode a la particularité de combiner le pointage des lignes d'écritures passées sur les comptes 512 (pour les journaux de trésorerie en mode pièce), et le pointage du détail des écritures (pour les journaux de trésorerie en mode bordereau).
Attention : Si des rapprochements ont déjà été effectués, il est déconseillé de changer le mode de rapprochement utilisé.
Un changement peut avoir pour conséquence l'annulation des rapprochements effectués et/ou des rapprochements faussés.
Différents types de rapprochement
Par sommes connues de la banque
Permet de pointer les écritures qui apparaissent sur votre relevé bancaire.
Par sommes non connues de la banque
Ce type de rapprochement permet d'indiquer les écritures non connues de la banque, préalablement isolées lors du rapprochement manuel ou d'un rapprochement effectué sur un autre logiciel. En pointant ces lignes, toutes les autres écritures seront rapprochées par défaut lors de la validation du rapprochement.
Rapprochement de banque avec import du relevé bancaire
Il est possible d'importer des relevés bancaires au format ETEBAC, OFX ou texte depuis l'Intégration de relevés bancaires et d'utiliser ce relevé pour effectuer vos rapprochements.
Attention : l'importation de relevés bancaires n'est possible que si vous êtes équipé du module CIRB - Intégration de relevé bancaire.
En rapprochement de type Par somme connue de la banque, une case supplémentaire Visualisation du relevé bancaire devient disponible :
Cocher la case Visualisation du relevé bancaire pour faire apparaître un tableau supplémentaire au bas de la fenêtre, comportant la liste des écritures du relevé. Si aucun relevé n'a été désigné, la fenêtre d'Intégration de relevés bancaires apparaît afin de pouvoir sélectionner le relevé à utiliser parmi ceux importés.
Après ouverture du relevé, la fenêtre présente les lignes du relevé :
Dans le tableau qui figure en haut apparaît le détail du relevé bancaire, le tableau ci-après listant les écritures saisies en comptabilité. Pour changer de relevé bancaire, cliquer sur le bouton Fichier afin d'accéder à la liste des relevés importés dans l'Intégration de relevé bancaire pour en sélectionner un nouveau.
Le relevé bancaire permet de bénéficier d'un assistant au rapprochement automatique. Après ouverture du relevé, le programme se positionne sur la première ligne du relevé et effectue une recherche sur les écritures à pointer en fonction des montants trouvés. Dès lors que le montant correspondant est trouvé, les lignes sont sélectionnées et le bouton Pointer est disponible afin de pouvoir procéder au pointage des écritures.
Il peut arriver que le montant de l'écriture du relevé corresponde à plusieurs lignes d'écritures de la comptabilité. Dans ce cas, sélectionner les écritures concernées en maintenant la touche Ctrl appuyée, puis cliquer sur les écritures à prendre en compte. Dès que le montant cumulé correspond au montant de la ligne du relevé, pointer les écritures avec le bouton Pointer.
Lorsque le programme ne trouve pas le montant correspondant, un message indique que le montant n'a pas été trouvé dans le relevé :
Si une ligne du relevé ne doit pas être prise en compte, la cocher pour la sélectionner puis cliquer sur le bouton Ignorer. Un message d'avertissement apparaît :
Après validation du message, l'écriture sélectionnée disparaît du relevé.
Cas particulier : Premier rapprochement de banque sans détail des écritures des années précédentes
La particularité réside dans la mise en place du rapprochement. Comme vous venez d'acquérir notre logiciel ou reprenez un dossier, les écritures de banque des exercices précédents ne sont pas forcément comptabilisées dans votre dossier. Avant de procéder au tout premier rapprochement, il est nécessaire que les écritures non approchées soient enregistrées dans la Saisie comptable. Cette saisie supplémentaire dépend du mode de rapprochement que vous avez choisi dans les paramètres de votre dossier (cf : le paragraphe "Différents modes de rapprochement") et doit s'effectuer comme suit :
Par journal de trésorerie
Toutes les écritures concernées doivent être saisies au 1er jour de l'exercice, dans le journal de banque sur le compte 471 comme suit :
Approche mixte et Par compte de trésorerie
Toutes les écritures concernées doivent être saisies au 1er jour de l'exercice, dans le journal d'OD sur le compte de trésorerie comme suit :
Ensuite aller dans le menu Gestion - Rapprochement de banque :
Dans la fenêtre de sélection choisir l'option Par sommes connues de la banque. Dans le cas présent, le dossier n'ayant pas d'historique d'écritures, la date à renseigner est le 1er jour de l'exercice et vous devez laisser le montant du Solde du relevé à 0.
Un module de calcul est intégré au champ Solde du relevé. En appuyant sur la touche de fonction F12 pour entrer en interaction, vous pouvez saisir votre formule de calcul. Après avoir fait Tabulation, le résultat s'affichera automatiquement dans la zone.
Après validation, la fenêtre suivante apparaît :
Lors de ce premier rapprochement, il faut uniquement pointer, la ligne "CONTREPARTIE au 31/12/X" dans l'exemple ci-dessus.
Le montant du relevé bancaire étant à 0, un écart de rapprochement est constaté. Saisir le montant qui apparaît en Ecart de rapprochement dans le champ Solde du relevé, puis valider avec la touche Tabulation pour annuler l'écart constaté. Valider le rapprochement.
Vous pourrez par la suite effectuer vos rapprochements à partir de vos relevés en ayant l'ensemble de vos écritures non rapprochées.
Utilisation générale du rapprochement de banque
Pour ouvrir la fonction de rapprochement de banque, aller dans le menu Gestion - Rapprochement bancaire.
Selon le mode de rapprochement paramétré au niveau des Paramètres comptables du dossier, sélectionner le Journal ou le Compte de trésorerie en utilisant le menu déroulant.
Une fois le journal ou le compte choisi, la date et le solde du précédent relevé s'inscrivent automatiquement. Pour un tout premier rapprochement, la date affichée correspond à la date du début d'exercice et le solde est initialisé à 0.
Renseigner la date et le solde du relevé à rapprocher. Indiquer ensuite le Type de rapprochement (sommes connues ou non connues de la banque), à utiliser en fonction de la situation et cliquer sur OK pour valider.
Un bouton de sélection, associé au champ Date de relevé permet de lier un relevé bancaire sur lequel le programme peut s'appuyer pour procéder au rapprochement.
Des contrôles s'effectuent sur la date saisie :
Si un précédent rapprochement a déjà été effectué et que vous laissez la date du dernier rapprochement, lorsque vous allez cliquer sur OK, le message suivant va apparaître :
Si une date antérieure est saisie au dernier rapprochement ou à la date de début d'exercice, le message suivant apparaît :
La date à saisir doit correspondre à la date de l'extrait de compte. Saisir ensuite le solde inscrit sur votre relevé bancaire et sélectionner un type de rapprochement.
Si le solde du relevé à 0, le message d'avertissement suivant apparaît :
Cliquer sur Oui permet de retourner dans la fenêtre Sélection du type de rapprochement pour indiquer le montant du solde. En cliquant sur Non le programme ouvre la fenêtre de rapprochement.
Dans la fenêtre de rapprochement qui apparaît, selon le type de rapprochement, cocher uniquement les opérations effectuées en banque (par sommes connues) ou non effectuées (par sommes non connues).
Dans la partie du haut, sont inscrits les trois montants suivants : le solde comptable du compte de banque, le montant du relevé bancaire, l'écart de rapprochement. En cliquant sur le titre de la colonne il est possible d'obtenir le classement par ordre croissant ou alphabétique des données. Ceci est valable pour l'ensemble des colonnes excepté la colonne N° compte.
Pour pointer les écritures trois manipulations sont possibles :
1. Cliquer sur l'écriture puis sur le bouton Pointer
2. Sélectionner l'écriture (soit à l'aide de la souris ou des flèches de déplacement), puis appuyer une fois sur la barre d'espace du clavier
3. Double-cliquer sur l'écriture
Après avoir pointé l'écriture, soit elle disparaît de l'écran, soit une coche verte apparaît dans la colonne R selon si la case Ecritures pointées visibles située en bas à gauche est cochée.
Si une erreur de rapprochement est constatée, un montant est indiqué dans le champ Ecart de rapprochement et il n'est pas possible de procéder à la validation tant que les corrections nécessaires n'ont pas été effectuées afin d'annuler l'écart constaté. Cliquer ensuite sur Valider pour enregistrer le rapprochement.
Pour saisir une écriture qui est inscrite sur le relevé mais qui n'apparaît pas à l'écran, utiliser le bouton Saisie.... Il permet d'accéder directement à la fenêtre Saisie d'écritures sans avoir à ressortir de l'écran de rapprochement de banque.
Le bouton Rech. Som. permet de retrouver une somme avec une tolérance.
Le bouton Rapp. auto apparaît uniquement lorsqu'un relevé est affiché. Il permet un rapprochement automatique des écritures en fonction des écritures du relevé bancaire.
Suspendre un rapprochement en cours
L'utilisation du bouton Fermer pendant le travail de rapprochement permet de suspendre le pointage en cours. Après avoir cliqué sur ce bouton, une fenêtre de confirmation propose de sauvegarder le travail commencé :
En cliquant sur Oui, le programme conserve les écritures préalablement pointées sans pour autant procéder à une validation du rapprochement. Toutefois, si vous ne souhaitez pas enregistrer votre travail, cliquez sur NON afin de sortir de la fenêtre de rapprochement. Le programme ne tiendra pas compte du travail effectué que vous pourrez recommencer.
Pour revenir sur votre travail et annuler cette manipulation, il suffit simplement de cliquer sur le bouton Annuler.
Un rapprochement sauvegardé peut être repris à tout moment. De retour sur la fenêtre de sélection, indiquer le journal ou le compte à rapprocher :
Lorsqu'un rapprochement commencé a été sauvegardé, apparaissent dans le champ de sélection les informations concernant le N° de compte ou le journal, son libellé et entre parenthèses la date du relevé ainsi que le solde du relevé.
Le programme propose de Poursuivre le travail de pointage, ce qui permet de revenir directement à la fenêtre Rapprochement bancaire. Dans ce cas, la Date et le Solde du relevé ne peuvent plus être modifiés.
Si pour des raisons particulières vous ne souhaitez pas continuer ce rapprochement, vous pouvez en effacer la sauvegarde en cliquant sur le bouton Suppr. rappr. en cours.
Le message ci-dessus doit être validé afin de confirmer la suppression de la sauvegarde, ce qui réinitialisera le rapprochement.
Impression
Dans la fenêtre Sélection du type de rapprochement, l'option Impression permet d'éditer le rapprochement bancaire, qu'il soit achevé ou interrompu. Dans le champ Date du relevé, sélectionner la date à partir de laquelle sera réalisée l'impression parmi la liste des rapprochements validés, puis cliquer sur OK. Si le solde du relevé ne correspond pas au solde de banque calculé par le logiciel, la fenêtre suivante apparaît :
Cliquer sur le bouton Continuer pour obtenir un aperçu de l'édition du Rapprochement de banque :
Par cet écran de visualisation, en cliquant sur l'icône 
il est possible de Copier dans le presse-papiers l'édition ou encore de Copier l'image de la page afin d'effectuer une sauvegarde sous divers supports (Word, Excel ...).
En cliquant sur l'icône 
, il est également possible d'imprimer l'édition en sélectionnant votre imprimante, de l'exporter en fichier PDF, de l'envoyer par mail ou encore de gérer l'édition avec le module de GED.
L'édition du rapprochement bancaire peut être reprise dans le Dossier annuel, à condition que celle-ci figure dans le paramétrage du Dossier Annuel spécifié au niveau du menu Fichier - Paramétrage - option Paramétrage général des ORI et du dossier annuel.
Dérapprochement
Le dérapprochement est possible uniquement pour les rapprochements validés. Dans le champ Date du relevé, sélectionner la date à partir de laquelle effectuer le dérapprochement de banque parmi la liste des rapprochements validés, puis cliquer sur OK.
Un message apparaît alors afin de confirmer le dérapprochement :
L'ensemble des écritures rapprochées à partir de cette date sont alors toutes dépointées.
Attention : La liste des rapprochements validés n'est disponible que pour l'année en cours, et sera réinitialisée lors du report à nouveau.