Le Portail collaboratif i-Paie propose une vue globale et synthétique du dossier.
Composé de plusieurs tuiles, il permet d'identifier rapidement les établissements de l'entreprise, l'état d'avancement de la saisie des variables de paie (en cours, validées) et les différents évènements à traiter ou documents à diffuser.
Le bandeau bleu
Le bandeau du haut indique le dossier sur lequel le collaborateur est positionné ainsi que la période de paie en cours :
L'icône de recherche permet de sélectionner un autre dossier dans la liste proposée :
Des filtres peuvent être appliqués pour faciliter la recherche, et un tri peut être effectué dans la liste des dossiers en cliquant sur le libellé de la colonne.
Le bandeau est par défaut bleu, mais sa couleur peut être modifiée depuis le logiciel de Gestion (Dia Client).
Pour cela, dans le logiciel de Gestion, aller dans le menu Administration - Outils i-Suite Expert - Configuration - Tuiles, puis modifier la couleur d'i-Paie :
À noter : Le Nom et le Descriptif de la tuile peuvent également être modifiés.
Le bandeau dispose également de trois icônes :
L'icône Gestion des paramètres permet d'accéder aux paramètres de l'Accueil ACD, comprenant notamment l'infrastructure système du cabinet et le paramétrage des modules i-Suite Expert :
L'icône Accès aux modules permet d'accéder aux différents modules auxquels vous avez souscrit :
L'icône Identifiant indique le nom et l'adresse mail du collaborateur connecté.
En cliquant sur Mon profil, il est possible de réinitialiser le mot de passe de l'utilisateur.
Les différentes tuiles du Portail collaboratif
Entreprise
La tuile Entreprise permet d'accéder à l'ensemble des informations relatives à l'entreprise et ses établissements.
Une fois dans le menu Entreprise, différents paramétrages sont également disponibles, tels que la gestion des organismes, des règles, des évènements, et des heures.
Salariés
La tuile Salariés indique les informations suivantes :
- Le nombre de salariés au niveau Entreprise présents sur la période
- Le nombre d’entrées et sorties sur le mois en cours
- Le nom des différents établissements présents avec leurs effectifs
Cliquer sur cette tuile pour accéder à la gestion des salariés (création d'un salarié, d'un contrat, renseigner la sortie d'un collaborateur...).
Un clic sur un établissement depuis la tuile permet d'accéder directement à la liste de ses salariés :
Les indicateurs disponibles en haut de l'écran permettent de filtrer la liste des salariés selon les entrées et sorties du mois en cours. Ils permettent également d'alerter le collaborateur lorsqu'un salarié approche de sa fin de période d'essai et signalent les titres de séjour arrivant prochainement à expiration.
Variables de paie
La tuile Variables de paie permet d'accéder à la saisie des données spécifiques à la paie afin d’établir les bulletins de salaire.
Des indicateurs informent sur l'état d'avancement de la saisie des variables :
: Saisie des variables terminée, bulletins en attente de validation par le gestionnaire
: Saisie des variables en cours
En cliquant sur un établissement, la fenêtre s'ouvre directement sur les variables de l'établissement souhaité :
À noter : Les tuiles Entreprise, Salariés et Variables de paie sont des raccourcis, également disponibles dans le bandeau latéral gauche.
Alertes
La tuile Alertes est composée des éléments suivants :
-
La partie Évènements à traiter permet de visualiser les demandes des salariés effectuées via leur espace i-Salarié. Les évènements renseignés dans le Planning (menu Variables) qui n'ont pas été validés/refusés apparaissent également ici.
En cliquant sur Évènements à traiter, la fenêtre suivante apparaît, afin de procéder à la validation/refus ou modification de l'évènement :
La décision peut être envoyée par mail directement au salarié en cochant l'option Notifier la diffusion par email.
- La partie Documents à diffuser permet de visualiser les documents à mettre à disposition des employés dans leur espace i-Salarié (ex : bulletins de salaire).
En cliquant sur Documents à diffuser, la fenêtre suivante apparaît, afin de procéder à l'envoi des documents dans l'espace i-Salarié :
Il est également possible ici de prévenir le salarié par email que des documents ont été mis à sa disposition dans son espace (option Notifier la décision par email).
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La partie Notes indique les différentes notes renseignées au niveau Entreprise, Établissement ou dans la Fiche salarié.
Un clic sur la note redirige le collaborateur vers la page de saisie de la note :
Chaque alerte dispose d'un encadré bleu indiquant le nombre d'évènements à traiter, de documents à diffuser et de notes saisies sur le dossier.
Le bouton permet d'informer le collaborateur qu'un nouveau CRM 34 a été importé ou que le taux de prélèvement à la source a été mis à jour. Aucune action n'est attendue, les données sont mises à jour automatiquement.
Une pastille rouge indique les dernières actualisations qui n'ont pas encore été lues.
i-Salarié
En haut de l'écran, le menu i-Salarié permet d'activer les accès vers l'espace i-Salarié et de paramétrer les droits d'accès aux évènements.
Pour en savoir plus, une page d'aide Activation et paramétrage de l'espace i-Salarié est disponible en cliquant ici.
Le bandeau latéral gauche
Les menus Entreprise, Salariés et Variables renvoient aux mêmes données que les tuiles vues précédemment.
Au bas et à gauche de l'écran se trouvent les icônes d'actions courantes, telles que l'accès à l'aide en ligne ainsi que l'envoi des demandes d'assistance.
L'icône À propos de permet d'accéder à la version d'i-Suite Expert afin de s'assurer que celle-ci est bien à jour de la dernière version.