Avant de procéder à la saisie d'un évènement, celui-ci doit préalablement avoir été paramétré.
Plusieurs types d'évènements sont livrés par défaut, ceux-ci peuvent être modifiés pour les adapter aux spécificités de l'établissement.
Mise en place du paramétrage
Le paramétrage des évènements se fait depuis le menu Entreprise - Paramétrage - Évènements :
Les évènements peuvent également être paramétrés depuis le Planning - bouton Paramétrer les évènements :
La fenêtre de paramétrage apparaît :
Les évènements sont regroupés par Type (Congés et repos, Arrêt de travail, Activité partielle) et sont répartis par Établissement. Dans le cas d'une gestion multi-établissements, le tableau est divisé en deux parties : un Paramétrage commun et un Paramétrage spécifique.
Le bouton Modifier l'affichage dans le planning permet de personnaliser l'affichage des évènements dans le planning.
Il est possible de définir une couleur selon le Type en la sélectionnant depuis l'entête, ou de personnaliser l'affichage pour chaque évènement :
Dans le cas où plusieurs couleurs sont définies, l'icône de l'entête devient indiquant que l'affichage a été personnalisé pour un ou plusieurs évènements d'un même type.
La colonne Favoris permet de cocher les évènements fréquemment utilisés pour que ceux-ci apparaissent en premier dans la fenêtre de création d'un évènement (Variables - Ajouter un évènement).
Par défaut, les congés suivants sont proposés : Congés payés légaux, Congé suite à accident de travail ou de service, Évènements familiaux, Maladie.
Lier le paramétrage aux autres établissements
Au niveau du Paramétrage des évènements, l'icône indique que le paramétrage de l'évènement est lié à un ou plusieurs établissements.
Cliquer sur pour accéder au paramétrage de l'évènement :
Un paramétrage commun à l'ensemble des établissements est appliqué par défaut, mais un paramétrage spécifique peut également être mis en place pour chaque établissement.
Sur la droite, sont indiqués les établissements associés au paramétrage :
Dans cet exemple, le paramétrage s'applique à l'ensemble des établissements.
Cliquer sur afin de personnaliser le paramétrage pour l'établissement souhaité.
Pour que le paramétrage soit de nouveau appliqué à l'établissement, accéder au Paramétrage commun, puis cliquer sur Ajouter un établissement :
À noter : Dans le cas où le paramétrage doit être réinitialisé, cliquer sur le bouton Valeurs par défaut.
Paramétrage des Congés et Repos
Jours de Congés Payés légaux
La gestion des Jours de Congés Payés légaux permet de paramétrer le nombre de CP acquis par mois ainsi que le Mois de clôture des congés payés.
Le nombre de Jours acquis par mois se met à jour automatiquement en fonction du champ Décompte jours (Ouvrable/Ouvré).
Le champ Taux de provision correspond à l'indemnité de congés payés qui est égale à 1/10e de la rémunération brute totale du salarié, perçue au cours de la période de référence.
L'option Appliquer le maintien avec rappel sur le mois de clôture permet d'indemniser les congés selon la méthode du maintien avec un contrôle en fin de période de référence ou lors du départ du salarié. Dans le cas où la règle du dixième est plus favorable, un rappel est automatiquement généré sur le bulletin.
Le Nombre de jours retenus pour la proratisation en cas d’absence se met à jour automatiquement en fonction du champ Décompte jours (Ouvrable/Ouvré).
Le champ Unité permet d'indiquer si les congés sont calculés en Jour ou en Heure.
En cas d'accord collectif de renonciation aux jours de fractionnement, cocher l'option correspondante afin que les jours de fractionnement ne soient pas calculés.
Jours de RTT
Dans cette partie, renseigner le nombre de RTT acquis par mois ainsi que le Mois de clôture.
Dans le cas où la Méthode d'acquisition est indiquée A saisir dans le traitement mensuel, le nombre de RTT acquis dans le mois est à renseigner dans les Variables de paie - Variables à saisir.
Comme pour les congés, le champ Unité permet d'indiquer si les RTT sont calculés en Jour ou en Heure.
L'option RAZ reliquat permet de remettre à zéro le compteur N-1 au moment de la clôture de la période en cours. Ainsi, seuls les RTT non pris sur la période En cours se basculeront automatiquement sur Référence N (Contrat du salarié - Compteurs).
Cette option est également disponible au niveau des Heures de RTT des forfaits heures.
Affecter ensuite les salariés concernés par les jours de RTT en cliquant sur Affecter aux salariés.
Sélectionner les salariés à affecter puis cliquer sur Enregistrer.
Repos compensateur
Dans la partie Repos compensateur, indiquer le Mois de clôture :
Cocher Tenir compte jours fériés afin que le programme ne décompte pas les jours de Repos compensateurs lorsque ceux-ci sont positionnés sur des jours fériés.
Jours de repos des forfaits jours
Au niveau de la gestion des Jours de repos des forfaits jours, différentes données peuvent être renseignées.
Méthode d'acquisition des jours de repos :
En 1/12ème : Le compteur s'alimente automatiquement chaque mois. Pour cela, les Horaires théoriques du salarié doivent avoir été renseignés au niveau du Contrat du salarié - Horaires. En activant cette option, la coche Impacté par l'absence devient disponible, permettant d'indiquer si les jours de repos sont proratisés en cas d'absence du salarié.
À saisir dans le traitement mensuel : Les jours sont dans ce cas à indiquer dans les Variables de paie - Variables à saisir.
Majoration des jours de repos rachetés :
Les jours de RTT rachetés sont payés avec une majoration équivalente à la première heure supplémentaire soit 25 %, ou en fonction du taux fixé par accord d’entreprise ou de branche (convention collective).
En cas d'accord d'entreprise, renseigner le taux pour les différentes tranches.
Mois de début de la période de référence
Sélectionner la période de référence via le menu déroulant.
Heures de RTT des forfaits heures
Les Heures de RTT des forfaits heures se complètent de la même manière que pour le forfait jour.
À noter : Dans le cas où la Méthode d'acquisition des jours de repos se calcule avec le 1/12ème, une nouvelle option Impacté par la prise de CP devient disponible, permettant d'indiquer si les jours de repos sont proratisés en cas de prise de congés payés par le salarié.
Le champ Arrondi du droit annuel à RTT permet d'indiquer si le nombre de RTT doit être arrondi à l'entier supérieur ou à l'entier le plus proche.
Une fois l'ensemble des données renseigné, cliquer sur Enregistrer.
Paramétrage des arrêts de travail
Dans la partie Indemnisation, si l'entreprise souhaite percevoir les IJSS à la place du salarié, cocher l'option Subrogation.
Activer l'option Maintien automatique pour que le logiciel calcule automatiquement le maintien de salaire. Dans le cas où la coche est désactivée, le maintien peut être réalisé manuellement depuis les Variables - Arrêt de travail - Maintien de salaire.
Cocher l'option Maintien du net strict si le salaire net doit être diminué de la CSG/CRDS. Cette option peut être activée uniquement en cas d'absence d'usage ou dispositions conventionnelles contraires.
Pour les dossiers multi-établissements pratiquant la subrogation et la gestion centralisée du reversement des IJSS, indiquer les informations sur l'Établissement centralisateur.
Paramétrage de l'Activité partielle
Dans le cadre de l'activité partielle, sélectionner le Type de dispositif :
À noter : Les différents taux d'allocation sont renseignés et livrés par ACD.
Des options sont disponibles (Autres paramètres) pour prendre en compte les heures supplémentaires structurelles et pour réintégrer l'indemnité dans les bases OC.
Dans le cas où l'entreprise verse un complément en plus de l'indemnité légale, le taux est à renseigner dans le champ Taux complément employeur supra légal.
Une fois l'ensemble des données renseigné, cliquer sur Enregistrer.
Pour aller plus loin : accéder à l'aide en ligne sur la Saisie des évènements.