Dans la gestion du plan comptable les boutons Grand Livre, Notes, Doc. GED, Rech. ecr., Saisie ecr., Balance, Tiers et Outils permettent un accès direct à plusieurs fonctions.
Le bouton Grand livre : Il permet de visualiser les écritures d'un compte enregistrées dans les différents journaux. Ce bouton n'est opérationnel que pour les comptes actifs, ayant été mouvementés au moins une fois.
Comme pour le Grand Livre disponible dans la Révision des comptes, il est possible d'intervenir directement sur le(s) compte(s) du plan comptable afin de réaliser des opérations de différentes natures telles que la correction d'anomalies, la suppression d'écritures ou encore la modification de date / journal avec la Visualisation d'écritures, le Transfert de notes, la saisie de Notes sur le compte, l'Édition du Grand Livre, l'ajout de documents dans la GED et la consultation des factures associées.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de ces fonctions, se référer à l'aide sur la Révision des comptes en mode Grand Livre.
Notes
Le bouton Notes : Ce bouton permet de saisir et de visualiser les notes du compte sélectionné.
La fenêtre reprend les lignes transférées avec la date, le journal, l'intitulé, le montant. Dans le champ Total apparaît la somme de toutes les lignes d'écriture.
Attention : Si une formule est générée avec des montants des lignes de notes, le montant obtenu par la formule sera également pris en compte dans la zone Total.
Concernant les notes, il est également possible de les importer d'un support externe (Word, Bloc-notes, ...) en utilisant le copier/coller obtenu avec les touches du clavier (Ctrl + C/Ctrl + V) ou avec un clic droit de la souris.
Attention : Pour obtenir l'option Coller du clic droit de la souris, saisir au moins un caractère (lettre, espace, ...) dans l'encadré.
Dans le cas d'une visualisation de note sur le compte pour N-X, il est tout à fait possible de transférer cette note sur N en effectuant un clic droit - option Copier sur N.
GED
Le bouton Doc. GED... : Cette fonction permet de lier des documents au compte en cours et de les archiver dans la GED du dossier. Ce bouton est disponible uniquement si la GED est activée et paramétrée dans la Configuration des applications et si la fonction TGED - Paramétrage GED est paramétrée dans les Sécurités de l'utilisateur.
Par défaut, cette fenêtre présente la liste de tous les documents liés au compte sélectionné, tous exercices confondus. En cliquant sur le menu déroulant N (../../.... - ../../....) un filtre peut être appliqué sur l'affichage des documents en fonction de l'exercice sélectionné.
En plus du nom du document, son chemin d'archivage est indiqué dans la colonne Arborescence. Un double-clic sur l'un des documents de la liste (ou clic sur le document - option Visualisation du document) permet de consulter le contenu du document.
La visualisation des documents archivés peut se faire tout en gardant cet écran de visualisation ouvert, et en cliquant sur les documents de la liste ci-dessus.
Le bouton GED est à disposition pour l'ajout ou la suppression de documents. Pour plus d'informations sur l'utilisation des options d'archivage dans la GED, se référer à l'aide Lier une écriture à un document.
Rechercher une écriture
Le bouton Rech. ecr... : Ce bouton permet de retrouver une écriture parmi toutes celles qui ont été saisies par le biais d'un module de recherche.
Avec cette fenêtre, plusieurs modalités de recherche sont disponibles. Après avoir indiqué la somme recherchée, il est possible d'affiner la recherche en indiquant un code journal, le ou les comptes présumés, éventuellement le libellé, la date et le numéro de pièce.
Une fois les critères de recherche renseignés, une liste des écritures pouvant correspondre à la recherche est proposée.
Une documentation détaillée de ce module est accessible en cliquant sur ce lien >>>
L'aide relative à cette fonction est également disponible par le biais de la fonction F1.
Autres fonctions
- Le bouton Saisie ecr... : Avec ce bouton, il est possible d'accéder directement au module de saisie comptable, évitant par la même occasion de devoir sortir du Plan comptable.
L'aide relative à cette fonction est également disponible par le biais de la fonction F1.
- Le bouton Balance : Cliquer sur ce bouton pour accéder directement au module d'édition de la Balance, sans avoir à sortir du Plan comptable.
- Le bouton Tiers : Ce bouton n'est disponible que pour les comptes clients et fournisseurs. Pour les comptes déjà enregistrés dans la fonction Tiers (menu Fichier), ce bouton permet d'accéder directement à la fiche du tiers sélectionné, en évitant de sortir du Plan comptable. Ce bouton se met à jour en fonction du compte sélectionné. Si ce dernier n'a pas été enregistré en tant que tiers, le bouton apparaît ainsi
. En cliquant sur ce bouton une fenêtre de confirmation propose de créer un tiers pour ce compte :
En faisant Oui, une fiche de saisie du tiers devient alors disponible afin de saisir les éléments correspondants. Pour plus d'informations sur la gestion des comptes de Tiers, consulter l'article Tiers.