La solution ACD Fact permet d'automatiser le traitement des factures, pour une génération automatique des écritures comptables.
Véritable outil de contrôle et de validation, ACD Fact permet de vérifier les données extraites par ACD SCAN/OCR et la Lecture Automatique de Documents (LAD). Une comparaison est ensuite faite entre les données extraites et les paramétrages déjà existants dans la Comptabilité pour proposer une écriture.
La vidéo suivante présente le processus du traitement d'une facture via ACD Fact et l'Assistant virtuel :
Prérequis techniques
Différents prérequis sont nécessaires pour pouvoir utiliser ACD Fact.
1 - Disposer de la licence OCR Abbyy.
L'OCR est un système de traitement des fichiers (image ou PDF) permettant de transformer les informations d'un document en fichier texte. L'océrisation étant nécessaire pour le fonctionnement d'ACD Fact, la licence OCR Abbyy doit obligatoirement être activée.
2 - S'assurer que tous les produits de la gamme Suite Expert et i-Suite Expert sont à jour de la dernière version.
3 - Vérifier que le Service GED et le Collaborateur virtuel sont actifs.
Pour cela, aller dans le logiciel de Gestion - menu Aide - À propos de - onglets Services / Collaborateur Virtuel.
Dans le cas où le service est inactif, l'icône est remplacé par
.
Prérequis comptables
Afin de garantir un bon fonctionnement d'ACD Fact, un paramétrage doit préalablement être effectué dans le logiciel de Comptabilité.
À noter : Vérifier le régime de TVA indiqué dans la Fiche dossier du logiciel de Gestion afin que la TVA appliquée soit conforme. Si le dossier est renseigné en non imposable, les Codes de TVA n'apparaissent pas dans la saisie.
Activation de la gestion automatique de la TVA et du multi Hors Taxe
Dans les Paramètres comptables du dossier (menu Fichier - Paramètres), la Gestion automatique de la TVA ainsi que l'option Gestion automatique du multi hors taxe doivent être activées dans l'onglet Saisie.
La Gestion automatique de la TVA permet de récupérer automatiquement les codes de TVA affectés aux comptes HT et de reprendre ces montants dans les différentes déclarations.
La Gestion automatique du multi hors taxe (menu Fichier - Plan comptable - Modification du compte tiers - onglet TVA ou Fenêtre ACD Fact - bouton ) permet au programme d'analyser les comptes HT déjà saisis pour un Tiers. Il est ensuite possible de choisir dans quel ordre ces comptes HT doivent être proposés dans une écriture :
- Par ordre de fréquence d'utilisation (activée par défaut) : Dans ce cas, le programme propose les comptes HT en fonction du taux d'utilisation.
- Dans un ordre défini par l'utilisateur : Permet d'indiquer manuellement (à l'aide des flèches) l'ordre dans lequel ces comptes HT doivent apparaître.
Création des comptes Hors taxe et TVA puis paramétrage des Codes TVA
Dans le cas d'une saisie automatisée de la TVA, il est recommandé de procéder au paramétrage des comptes hors taxe, ainsi qu'aux codes TVA en allant dans le menu Fichier - Paramétrages - Paramétrage de la TVA.
Ce paramétrage permet au programme un repérage correct des codes de TVA à utiliser sur les comptes HT.
Dans cet écran, il est possible de paramétrer des comptes HT sur les comptes Tiers. De la même manière, ces données s'alimentent automatiquement avec le multi hors taxe.
À noter : Ce paramétrage est conseillé mais n'est pas obligatoire pour le bon fonctionnement d'ACD Fact, celui-ci s'alimentant également via le multi hors taxe détaillé ci-dessus.
Création des journaux d'achat et de vente en mode Pièce
Les Journaux doivent avoir été préalablement créés et paramétrés en mode Pièce pour un fonctionnement correct.
Paramétrage d'un plan de classement GED
Le plan de classement GED doit être renseigné pour permettre le classement des documents saisis.
Celui-ci est à renseigner depuis la fenêtre des Journaux (menu Fichier) - onglet GED Expert :
Sélectionner le dossier dans lequel les documents saisis doivent être archivés.
À noter : L'arborescence de la GED peut être différente d'un cabinet à l'autre.
Dans le cas où aucun plan de classement n'est renseigné, c'est le plan de classement indiqué au niveau du Paramétrage des masques de documents et des plans de classement GED Expert par fonction (Fichier - Paramétrages - GED Expert - Fonctions) qui est appliqué.
Contrôle des détections de zones pour les factures
Pour garantir une lecture correcte des factures par le programme et permettre une reprise automatique des données lors de leur traitement via ACD Fact, il est nécessaire de vérifier le paramétrage de détection des zones établi.
Pour cela, aller dans le menu Fichier - Paramétrages - Paramétrage des détections de zones pour l’OCR facture.
Il est également possible d'Ajouter / Supprimer des zones.
Attention : Toute modification effectuée dans cette fenêtre s'applique à l'ensemble du cabinet.
Préparation à la saisie
Dépôt du document
Les factures doivent être déposées dans la Panière i-Dépôt dans le dossier correspondant. Dans le logiciel de Gestion, la panière est accessible depuis GED Expert et Panière Scan.
À noter : Dans Panière Scan, se trouvent tous les dossiers sur lesquels le collaborateur a été renseigné en tant que Collaborateur.
Les factures peuvent être déposées à partir de différents canaux (mail, web, PA, etc.).
Il est également possible d'envoyer le document directement dans la panière i-Dépôt depuis l'explorateur de fichier :
Ou directement depuis la Panière via l'icône d'ajout de document :
Indiquer le Type de document afin de faciliter la préparation à la saisie. Seuls les types correspondant à des factures seront visibles dans ACD Fact et traités par l'Assistant virtuel.
Visualisation du document
Il est possible de visualiser le document afin de simplifier sa préparation depuis la Panière i-Dépôt :
Préparation du document
Dans le cas d'un document comportant plusieurs factures, il est possible de le découper en cochant l'option Découper les PDF en 1 document par page, directement dans la fenêtre de dépôt :
D'autres options de découpage sont disponibles dans i-Dépôt. Celles-ci sont détaillées dans la partie Les différentes fonctionnalités de découpage.
Afin de faciliter l’identification des documents multi‑pages susceptibles de nécessiter un découpage, une colonne Multipage indique le nombre de pages de chaque document.
Les factures électroniques n'étant pas modifiables, elles sont Non concernées (N/C) par un éventuel découpage. Les fonctionnalités de découpage ne sont donc pas accessibles sur ce type de document.
Tous les documents hors facture électronique comportant une seule page ne peuvent être découpés, ils peuvent toutefois être fusionnés / concaténés.
Pour les documents de deux pages ou plus, toutes les fonctionnalités sont disponibles.
L'emplacement de cette colonne peut être modifié et des filtres peuvent être appliqués en cliquant sur l'icône ou en saisissant directement une valeur dans l'entête de la colonne :
Les différentes fonctionnalités de découpage
Découpage manuel
Une fois les documents déposés dans la panière, ceux-ci peuvent être découpés ou concaténés (fusionnés) via les icônes suivants :
Ces options sont toujours disponibles via le clic droit - PDF :
Rappel : Il n'est pas possible de concaténer et découper des factures électroniques.
Découpage du document depuis le visualisateur
La fonctionnalité est disponible depuis la fenêtre de visualisation. Elle permet d'isoler les factures contenues dans un seul fichier, et ainsi optimiser le traitement automatique de celles-ci.
Pour cela, se positionner sur la dernière page de la facture à découper, puis cliquer sur . Un nouveau document contenant la facture découpée est créé dans la panière. L'assistant virtuel peut alors l'analyser et créer l'écriture.
À noter : En cas de mauvaise manipulation sur le document (dans la GED, Panière scan ou visualisateur ACD Fact), le fichier original peut être récupéré depuis le logiciel de Gestion en procédant à un clic-droit sur le document - Voir le fichier original.
Découpages automatiques via le clic-droit avec ou sans IA
Découper en facture avec IA (en option)
Le découpage via l'IA analyse les données OCR du fichier à traiter.
Procéder à un clic-droit sur le fichier à découper puis cliquer sur PDF - Découper en facture avec IA :
Dans cet exemple, le fichier de 17 pages a été analysé par l’IA, qui a identifié 15 documents distincts.
Un compte rendu apparaît, indiquant le nombre de documents découpés :
Une fois le découpage effectué, l'IA renomme chaque facture au format suivant : Facture + Nom du fournisseur ou client + N° du document.
L'analyse de l'IA peut détecter des documents comme incomplets (illisibles, pages manquantes...). Dans ce cas, une mention est indiquée dans le libellé du document :
Découper en facture
Le découpage en facture s’appuie sur l’analyse des données OCR du fichier et sur des mots-clés prédéfinis par le programme pour proposer le découpage. Cette méthode reste moins précise que le découpage réalisé par l’IA.
Effectuer un clic-droit sur la facture souhaitée puis cliquer sur PDF - Découper en facture.
Dans cet exemple, le fichier de 17 pages a été analysé par le programme, qui a identifié 15 documents distincts.
Un compte rendu apparaît, indiquant le nombre de documents découpés :
Après découpage, les documents sont disponibles dans i-Dépôt sans devoir être à nouveau océrisés.
Accès à la saisie
La saisie manuelle (sans reconnaissance)
La saisie manuelle peut s'ouvrir depuis le logiciel de Gestion avec l'icône . Il s'agit d'une saisie sans automatisation, mais avec possibilité de visualiser le document.
La fenêtre de saisie correspond au paramétrage du dossier (saisie en grille ou standard).
Depuis le logiciel de Comptabilité, la saisie manuelle est accessible dans l'écran de Saisie - bouton Panière :
La saisie automatisée
Assistant virtuel
Dans le cas où l'assistant virtuel est activé sur le dossier, celui-ci traite les factures en automatique. Le résultat de son analyse est ensuite disponible dans le logiciel de Comptabilité :
ACD Fact
La saisie ACD Fact permet de traiter les documents en attente de l'assistant virtuel, mais également, tous les documents se trouvant dans la panière si celui-ci n'est pas activé sur le dossier.
À noter : L'assistant virtuel va s'enrichir des données saisies dans ACD Fact pour améliorer ses futures analyses.
La Saisie ACD Fact est accessible depuis le logiciel de Gestion dans la Panière :
Il est également possible d'accéder à la Saisie ACD Fact directement dans le logiciel de Comptabilité - menus Accueil et Acquisitions :
Fenêtre de Saisie ACD Fact
La fenêtre de Saisie ACD Fact se présente de la manière suivante :
Journal : À l’aide du bouton de sélection, choisir le Journal à utiliser.
Facture / Avoir : L'écriture proposée se fait en fonction du type de document sélectionné.
Tiers : Ce champ indique la Raison sociale du Tiers identifié dans la facture. Un clic sur cet icône permet de rechercher un tiers existant ou d'en ajouter un nouveau. Il permet également de le modifier, d'ajouter une banque, etc.
Une aide en ligne dédiée aux Tiers est disponible en cliquant ici.
Le remplissage de cette fenêtre garantit le bon fonctionnement de la reconnaissance des tiers par l'OCR ou l'Assistant virtuel.
À noter : La Raison sociale doit être conforme à celle indiquée sur le KBIS. Celle-ci peut être différente du nom commercial.
Compte : Compte comptable sur lequel est effectuée l'écriture. Si le Tiers est modifié, le compte se met à jour automatiquement.
Pièce : Ce champ s'incrémente automatiquement en fonction du dernier numéro de pièce saisi sur le dossier lorsque la Gestion du numéro de facture est activée (Paramètres comptables du dossier - onglet Saisie). Si celle-ci est désactivée, le champ Pièce reprend le numéro du document.
Facture : Ce champ indique le numéro de facture identifié dans le document. Dans le cas où la Gestion du numéro de facture est désactivée sur le dossier, le champ est masqué.
Cellules Mt TTC / Débit / Crédit / Montant TVA : Chacune des cellules permettant la saisie ou la reconnaissance d'un montant dispose de la fonctionnalité Calculatrice.
Il suffit de saisir directement la formule dans la cellule, puis de faire Entrée/Tabulation ou cliquer en dehors de la cellule pour visualiser le résultat :
: Relancer l'analyse du document.
: Relancer la lecture sur la page en cours. Dans ce cas, seule la page sélectionnée est de nouveau analysée.
: Annuler la dernière écriture ainsi que le document GED associé. Le document GED est alors remis dans la panière.
: Cet icône permet d'accéder à la liste des comptes HT associés au compte en cours. Pour rappel, l'ordre d'apparition peut être défini (cf : Prérequis comptables).
Cette fenêtre est également accessible depuis le Plan comptable - Modification du compte tiers - onglet TVA.
: Permet d'ajuster automatiquement le Montant HT de la ligne sélectionnée afin d'équilibrer l'écriture, sans recalculer la TVA. À l'utilisation de cette fonctionnalité, la case devient jaune, indiquant que le montant a été ajusté automatiquement.
Dans l'exemple suivant, le Solde présente un écart de 0,01 €. En cliquant sur , le montant HT s'ajuste et permet donc de solder l'écriture :
À noter : L'ajustement peut se faire jusqu'à 1 € maximum.
: Effacer l'écriture en cours.
: Saisir manuellement tous les montants. Cette fonctionnalité permet de neutraliser les formules et la reconnaissance des cellules (Débit, Crédit, Montant TVA) et ainsi saisir librement les montants souhaités.
Cette fonctionnalité est également disponible via le clic-droit sur une écriture - Saisie libre :
Dans ce cas, la neutralisation se fait uniquement sur la ligne sélectionnée.
Il est possible de désactiver la Saisie libre en cliquant de nouveau sur , ou via un clic-droit sur la ligne.
Lier le document : Cette option est activée par défaut. En la décochant, le document visible dans la Panière i-Dépôt sera classé dans la GED sans être associé à l'écriture.
: Cliquer sur ce bouton pour accéder aux ORIs. Les ORIs sont proposés en fonction des comptes HT saisis.
: Ce bouton permet de placer le visualisateur et la fenêtre de saisie côte à côte sur un même écran, afin de faciliter la lecture des données et le changement de configuration des écrans. Les fenêtres restent mobiles.
: Afficher l'historique du journal dans une nouvelle fenêtre qui peut être déplacée sur un autre écran.
Le bouton de sélection disponible en bas de la fenêtre de saisie permet d'accéder à différentes fonctionnalités de la Comptabilité :
La fenêtre de Saisie ACD Fact présente également une simulation des lignes d'écritures et l'éventuel solde restant à affecter.
Cliquer sur Valider pour générer l'écriture.
En cas de paramètres spécifiques définis sur le dossier en cours (analytique, gestion des échéances, etc.), une ou plusieurs fenêtres peuvent apparaître afin de finaliser la saisie des écritures. Les compléter et valider pour transférer l'écriture en Comptabilité.
Une fois ces actions effectuées, le prochain document s'ouvre pour poursuivre la saisie.
Fenêtre de visualisation
La fenêtre de visualisation se divise en deux parties :
- La partie de gauche correspondant à la panière i-Dépôt
- La partie de droite permettant de visualiser le document
À noter : La fermeture de cette fenêtre dépend de celle de la fenêtre de saisie : fermer la fenêtre de saisie pour fermer le visualisateur.
Liste des documents i-Dépôt
: Actualiser la liste des documents i-Dépôt. Par exemple, si des modifications ont été effectuées dans i-Dépôt depuis le logiciel de Gestion, il est possible de rafraîchir la fenêtre pour disposer de la liste actualisée.
Masquer les documents non traités par OCR : En cochant cette option, seuls les documents océrisés apparaissent dans la liste.
: Un menu déroulant permet de filtrer les documents en fonction de leur Type.
Dans la liste des documents, un icône indique le statut du traitement automatique de la facture :
Effectuer un clic-droit sur la liste des documents pour rafraîchir la liste, enregistrer / supprimer le document, ou modifier le Type du document sélectionné.
Commentaire : Il est possible de saisir une note qui sera associée au document une fois transféré dans la GED. Ce transfert s'effectue après validation de l'écriture.
En bas de la fenêtre, est indiqué le nombre de documents présents dans la liste en fonction des filtres renseignés.
Visualisation du document
Plan de classement : Permet de visualiser dans quel dossier seront envoyés les documents une fois traités.
: Pivoter la page en cours.
: Supprimer la page en cours.
: Découper après la page en cours.
À noter : Il est possible de sélectionner le texte dans la facture pour le copier/coller (via le CTRL+C / CTRL+V) dans la fenêtre de saisie ACD Fact.
Des fonctionnalités permettent également de naviguer dans le document et de gérer la taille d'affichage du document :