FAQ - TS Facture

Intégration ACD et flux comptables

À quel rythme s'effectue la synchronisation des factures émises vers la comptabilité et la génération des écritures comptables (journaux de ventes) est-elle totalement automatisée ?

La synchronisation s'effectue instantanément et de manière totalement automatisée. Dès que le client valide une facture, celle-ci apparaît en temps réel dans votre outil de production comptable ACD et génère immédiatement les écritures associées dans le journal des ventes. 

Le collaborateur n'a aucun import à valider manuellement : tout se fait de manière transparente et sans aucune action requise de la part du cabinet.

Utilisation i-Facture et TS facture

Pouvez-vous clarifier la différence exacte entre i-Facture et TS Facture ? TS Facture remplace-t-il i-Facture ou s'agit-il d'un complément ?

La solution TS Facture est proposée en deux offres distinctes : l’offre Vente et l'offre Premium. 

Dans le cadre de l’offre Vente, i-Facture agit en complément : les ventes de votre client sont gérées par TS Facture tandis que ses achats restent entièrement gérés par i- Facture. 

Pour les structures ayant des besoins plus avancés, l’offre TS Premium permet de centraliser et d'intégrer l'ensemble de ces flux au sein d'un environnement unique.

Pour les clients utilisant déjà le module i-Facture, existe-t-il une procédure de migration automatique des données (historique des factures, fiches clients, catalogues...) ?

Oui, la synchronisation des données est automatique et ne nécessite aucun paramétrage de votre part. Elle s'effectue selon une logique précise : 

Lors de la création du dossier (Sens ACD ➔ TS Facture) : l'ensemble de vos fiches clients (tiers) présents dans ACD sont automatiquement envoyés vers TS Facture. 

Au quotidien (Sens TS Facture ➔ ACD) : Dès qu'une facture est créée dans TS Facture, elle est instantanément envoyée vers ACD (comptabilité et GED). De plus, chaque nouveau client créé dans TS Facture remonte automatiquement côté ACD, ce qui génère l'écriture comptable associée, le taux de TVA et met à jour votre base tiers sans aucune double saisie. 

Il n'y a pas de reprise de l'historique pour les factures déjà émises par le passé. Cependant, vous pouvez importer sans limitation de volume les factures précédemment générées depuis un autre outil afin de conserver votre historique.

RFE et plateformes agréées

Quelle est la Plateforme Agréée (PA) reliée aux offres Vente et Premium et comment le client gère-t-il l'obligation légale de réception de ses factures fournisseurs ?

Le choix de la Plateforme Agréée (PA) est requis pour la réception des factures. L'émission, quant à elle, s'effectue automatiquement via la solution afin que vos clients puissent envoyer leurs devis et factures en toute conformité.

Selon l'offre choisie, la gestion des flux s'organise ainsi : 

TS Facture - Offre Vente : 

En émission : les factures sont émises directement via la PA native de l’outil, à savoir la PA TeamSystem. 

En réception : c'est le module i-Facture qui prend le relais pour le suivi et la gestion. Les factures fournisseurs sont reçues via la PA LVC, à condition d'avoir préalablement inscrit votre client à cette PA côté ACD. 

TS Facture - Offre Premium : 

Tout est centralisé sur la même plateforme. 

Les flux d'envoi et de réception fournisseurs transitent intégralement par la PA TeamSystem, sans avoir besoin de passer par un autre module.

Pour un client déjà inscrit sur la Plateforme Agréée Le Village Connecté, le cabinet doit-il réémettre un mandat de délégation pour activer l'offre souhaitée TS Facture ?

Le besoin de réémettre un mandat dépend de l’offre choisie, car le choix de la PA n'intervient que dans le cadre de la réception des flux : 

Pour l'offre TS Facture - Vente : 

Non, aucun nouveau mandat n'est nécessaire. Le mandat initial activé sous la PA LVC reste parfaitement valable pour la gestion de la réception. 

Pour l'offre TS Facture - Premium : 

Oui, un nouveau mandat de délégation sera requis. En effet, suite au rapprochement avec le groupe TeamSystem, le mandat initial va évoluer afin d'intégrer juridiquement l'inscription et la gestion des flux (émission et réception) sur la PA TeamSystem. 

Pour vous faciliter la tâche, vous aurez la possibilité de réaliser cette démarche via un envoi en lot, ce qui vous permettra de mettre à jour l'ensemble de vos dossiers en seulement quelques clics. Vous serez très prochainement informé des modalités et des étapes à venir.

Les factures émises par TS Facture sont-elles nativement au format Factur-X ?

Les factures émises pour les clients éligibles à l'e-invoicing seront nativement générées au format Factur-X, garantissant ainsi leur totale conformité avec la réglementation en vigueur.

Déploiement, infrastructure et support

Quelle est la procédure exacte pour qu'un collaborateur active l'offre TS Facture sur un dossier client ?

Pour activer la solution, assurez-vous tout d'abord de disposer de la dernière version d’i-Suite Expert (téléchargeable depuis votre espace client). 

Rendez-vous ensuite sur l'Accueil ACD, sélectionnez le dossier client concerné par l'activation de la solution TS Facture. Dans la gestion des accès i-Suite Expert, cliquez sur Modifier les accès. Positionnez-vous ensuite sur la section Autres accès ACD, puis sélectionnez l'offre de votre choix parmi Offre Vente ou Premium, selon les besoins de votre client.

 

Peut-on personnaliser l'interface client aux couleurs et au logo du cabinet (Marque blanche) ?

Non, l'interface de l'outil ne peut pas être personnalisée aux couleurs du cabinet.

Quel est le délai d’activation d’un compte client avant l’émission du premier document et comment le client final est-il notifié (e-mail automatique, identifiants) ?

Dès que le cabinet sélectionne l’offre TS Facture, la solution est activée. Le client final voit la tuile correspondante apparaître sur son portail et peut commencer à l'utiliser immédiatement. Le client ne reçoit aucun e-mail automatique, il se connecte tout simplement avec ses identifiants habituels à son portail client.

Quels sont les supports mis à disposition par ACD pour former à la fois les équipes du cabinet et les clients finaux ?

Très intuitive, la solution TS Facture ne nécessite aucune formation et s'utilise immédiatement par vos équipes comme par vos clients.
Pour vous accompagner, vous trouverez ci-dessous des ressources utiles, dont une démonstration interactive à transmettre à vos clients pour leur faire découvrir les principales fonctionnalités de l’outil.

Pour visualiser la démo interactive, cliquer ici.
Rendez-vous sur le centre d'aide.
Ou jetez un oeil à notre fiche technique.

De quelle assistance le cabinet ainsi que l'utilisateur final peuvent-ils bénéficier pour TS Facture ?

Pour les questions d'utilisation courantes, un chat intelligent est directement intégré à TS Facture pour répondre instantanément aux interrogations des utilisateurs, accessible 24h/24 et 7j/7. 

Pour toute question ou problématique en lien avec l'environnement ACD et la gamme i-Suite Expert, le support habituel d'ACD reste votre interlocuteur dédié.

Fonctionnalités et configuration

Un client qui utilise une autre solution et souhaite passer sur TS Facture devra-t-il refaire tout son paramétrage et est-il possible d'importer facilement ses données existantes ?

Bien qu'il n'existe pas de transfert direct automatique depuis un autre logiciel de pré-comptabilité à ce jour, le paramétrage ne repart absolument pas de zéro. La reprise des données s'effectue très simplement grâce à deux leviers :

• La synchronisation ACD : dès l'activation de la solution, TS Facture récupère automatiquement les fiches tiers (clients et fournisseurs), les codes de TVA ainsi que la ventilation du plan comptable déjà paramétrés dans l'outil de production comptable ACD du cabinet.

• L'import par fichier : pour le catalogue d'articles ou pour compléter votre base de tiers, vous pouvez importer facilement vos fichiers existants au format standard CSV, directement depuis l'onglet dédié dans votre espace.

Est-il possible d’automatiser l’envoi de factures périodiques pour des clients réguliers (mêmes montants et mêmes destinataires) ?

Oui, tout à fait. La gestion de la facturation récurrente est entièrement automatisée. Cette fonctionnalité est incluse dans les offres Vente et Premium.

Comment mes clients accèdent-ils à TS Facture sur mobile ou sur PC et l'outil est-il compatible avec l'application mobile i-Suite Expert ?

TS Facture est une solution 100 % web, sans aucun prérequis matériel ou système, ce qui la rend pleinement accessible depuis n'importe quel navigateur, y compris sur Mac. 

Pour l'usage mobile, vos clients devront télécharger l'application TS Facture sur leur smartphone ou tablette. Une fois installée, ils pourront lancer la solution directement depuis l'application i-Suite Expert mobile. L’application TS Facture s’ouvrira et assurera automatiquement la connexion de votre client afin qu’il puisse retrouver l’ensemble de ses documents.

L'outil permet-il de gérer les acomptes, les avoirs, ainsi que les devis transformables en factures ?

Oui, TS Facture prend en charge l'intégralité du cycle de facturation :

• Devis : vous pouvez créer vos devis et les transformer en factures en un seul clic.

• Acomptes : la gestion des acomptes est intégrée (un acompte par facture).

• Avoirs : la création et l'édition d'avoirs sont totalement gérées par la solution.

L'outil autorise-t-il la saisie de lignes d'articles avec des montants négatifs (notamment pour gérer des remises spécifiques ou des provisions) ?

Non, l'outil n'autorise pas la saisie de montants négatifs. Cependant, vous pouvez appliquer des remises spécifiques très simplement directement sur chaque ligne d'article, soit en valeur (en euros), soit en pourcentage (%).

Le module de facturation récurrente permet-il d'intégrer des variables dynamiques dans les libellés ? (ex : intégrer automatiquement le mois ou l'année en cours) ?

Non, l'intégration de variables dynamiques dans les libellés n'est pas disponible pour le moment. Cependant, cette évolution est prévue dans notre feuille de route, notamment pour couvrir les besoins liés à la gestion des quittances de loyer.

Comment l'outil gère-t-il les différents taux de TVA ?

L'outil intègre une gestion complète de la TVA, parfaitement adaptée aux exigences comptables. L'utilisateur peut appliquer le taux réglementaire par défaut directement sur ses fiches articles, ou le modifier manuellement ligne par ligne lors de la création de sa facture. De plus, la solution est entièrement synchronisée avec l'outil de production puisqu'elle récupère automatiquement les paramétrages de TVA effectués au niveau du dossier comptable sur ACD.

Les relances clients pour factures impayées sont-elles entièrement automatisées et peut-on configurer des scénarios personnalisés ?

L'outil permet de gérer les relances à partir de modèles d'e-mails personnalisables. Le niveau de personnalisation dépend de votre formule : l'offre Vente inclut un modèle de relance unique à configurer, tandis que l'offre Premium permet de créer des modèles illimités pour adapter vos messages. Les scénarios de relance entièrement automatisés (workflows) ne sont pas disponibles actuellement.

Pouvez-vous préciser comment fonctionne l'import des "Tickets Z" ?

L’import s’effectue depuis l’onglet Facturation, dans la section Tickets Z. Après avoir déposé le document au format numérique (PDF ou image) pour l'associer à l'écriture, l'utilisateur renseigne manuellement le mois, l'année, ainsi que les montants du ticket dans les champs dédiés par taux de TVA et par mode d'encaissement pour valider l'entrée.

Est-il possible de modifier manuellement la mise en page des factures (couleurs, polices, déplacement des blocs) ou l'outil propose-t-il uniquement des modèles figés ?

L'outil permet à vos clients de personnaliser graphiquement leurs factures en y intégrant leur logo, leurs couleurs, en sélectionnant une police d’écriture parmi une liste prédéfinie et en ajustant l'affichage des colonnes d'articles. En revanche, il n'est pas possible de déplacer les blocs ni de modifier leur disposition d'origine.

Le logiciel gère-t-il les factures multi-devises (facturation en dollars, livres, etc.) ou est-il limité à l'euro ?

Sur TS Facture, la facturation s'effectue exclusivement en euros. Si votre client synchronise un compte bancaire ou réalise des opérations dans une autre devise, la conversion se fait automatiquement en euros côté banque. Pour les achats, les montants doivent également être saisis manuellement en euros. Pour la gestion du multi-devises, le groupe TeamSystem propose la solution Sellsy, qui vous permet d'éditer tous vos documents de vente dans la devise de votre choix et qui est pleinement interconnectée à la production ACD.

Rendez-vous ici pour en savoir plus.

L'offre Premium intègre-t-elle un module de gestion et de paiement des factures d'achats (fournisseurs) ?

L'offre Premium permet d'importer et de suivre les factures d'achats, mais n'intègre pas leur règlement direct depuis la plateforme pour le moment. Cette fonctionnalité de paiement fournisseur fait actuellement l'objet d'évolutions au sein de nos équipes produit pour une intégration future.

Si un client scanne ou télécharge plusieurs factures fournisseurs en un seul fichier PDF global, l'outil permet-il de découper le document directement dans l'interface ?

Non, l'interface ne permet pas de découper un fichier PDF global contenant plusieurs pièces. Vos clients doivent importer leurs documents de manière distincte, en veillant à ce qu'un fichier corresponde à une seule facture fournisseur.

Est-ce qu'il y aura de l'analytique sur le module facturation et achats ?

Non, TS Facture ne propose pas de gestion analytique. Pour répondre à ce besoin, le groupe TeamSystem propose la solution Sellsy, qui intègre un suivi analytique et qui est pleinement interconnectée à la production ACD.

Gestion des utilisateurs, droits & accès

Le collaborateur du cabinet a-t-il une vue "superviseur" lui permettant de se connecter directement sur l'interface de son client pour l'assister ?

Oui. Le collaborateur peut accéder directement à l'interface de son client depuis l'Accueil ACD en suivant ce chemin : Sélection du dossier ➔ Portail client ➔ TS Facture. 
En complément, nos équipes travaillent sur la possibilité pour le cabinet de créer un compte utilisateur directement sur l'interface du client afin de pouvoir l'assister en cas de besoin.

Un client peut-il créer plusieurs accès utilisateurs (comptes collaborateurs) au sein de son interface ? Cela engendre-t-il un surcoût ?

Oui, le nombre de comptes collaborateurs est totalement illimité et cela n'engendre aucun surcoût.

Est-il possible de restreindre les droits de certains utilisateurs (par exemple : autoriser la création de devis mais bloquer l'accès aux modules Achats/Banque) ?

Oui, la restriction des accès se fait uniquement par grand module (Facturation, Achats, Paiement). Cependant, il n'est pas possible de bloquer l'accès à une sous-catégorie spécifique (comme masquer les Factures tout en laissant visibles les Devis ou les Brouillons).

Tarification et offres

Combien coûte un jeton i-Suite Expert en euros pour le cabinet ?

Nous vous invitons à vous référer à votre dernière facture d'achat de jetons i-Suite Expert pour en connaître le montant. Une dégressivité tarifaire est appliquée en fonction du volume acquis.

Quelle est l'offre la plus avantageuse entre le modèle basé sur les jetons i-Suite Expert et les tarifs publics affichés sur le site internet de TS Facture ?

Le modèle basé sur les jetons i-Suite Expert est le plus avantageux pour votre cabinet. En achetant par jetons, vous bénéficiez d'une dégressivité sur le volume bien plus économique que les tarifs publics du site internet TS Facture. 

De plus, cette formule est sans engagement et intègre des fonctionnalités supplémentaires par rapport à l'offre publique. 

Elle est directement connectée de manière native à votre outil de production comptable ACD et ne requiert aucun paramétrage de votre part, ce qui n'est pas le cas de l'offre disponible sur le site internet TeamSystem, qui n'est pas connectée à votre production comptable.

Comment fonctionne le décompte des jetons i-Suite Expert et que se passe-t-il si un client consomme plus que son quota de factures ?

Au quotidien, l'utilisation de l'outil est forfaitaire. Les jetons i-Suite Expert ne sont pas retirés un par un à chaque fois que votre client envoie un devis ou une facture. Ils servent uniquement à activer et maintenir l'accès au dossier sur TS Facture, selon l'offre mensuelle choisie :

• Offre TS Vente : 4 jetons / mois (inclut 10 transmissions de factures B2B en e-invoicing),

• Offre TS Premium : 15 jetons / mois (inclut 100 transmissions de factures B2B en einvoicing).

Si votre client dépasse le volume de transmission de factures inclus dans son offre, son outil n'est jamais bloqué et il n'y a aucune interruption de service. Il peut continuer à utiliser l'outil, concevoir des devis et émettre ses factures normalement. 

C'est uniquement à ce moment-là et pour réajuster le forfait au volume réel de facturation B2B, que l'offre s'adapte via des packs additionnels facturés en jetons :

• Pour l'offre TS Vente, le forfait s'ajuste par exemple de +1 jeton par tranche de 10 factures supplémentaires transmises à la PA.

• Pour l'offre TS Premium, des paliers de packs additionnels sont également prévus.

Pour en savoir plus sur les packs additionnels et leur coût, nous vous invitons à contacter votre interlocuteur commercial pour obtenir le détail exact adapté à vos clients. Le volume de facture ne concerne que l’e-invoicing. (factures B2B assujetties).

Les factures émises à destination des particuliers ne comptent pas dans le quota et n'entraînent aucun ajustement.

Quelles sont les différences fonctionnelles entre les offres "Vente" et "Premium" et quels sont les tarifs de l'offre de lancement ?

La solution TS Facture s'adapte aux besoins de vos clients à travers deux formules distinctes, qui bénéficient actuellement d'un tarif de lancement avantageux :

• L'offre TS Vente : Elle se concentre sur le cycle des ventes en incluant la facturation récurrente, l'envoi de liens de règlement en ligne pour les factures et l'import des tickets Z. Accessible actuellement à 3 jetons par mois (4 jetons tarif standard).

• L'offre TS Premium : Elle englobe toutes les fonctionnalités de l’offre Vente et y ajoute une gestion complète des achats, le rapprochement bancaire automatisé, le suivi de la trésorerie, la gestion des notes de frais ainsi que des connexions e-commerce. Accessible actuellement à 10 jetons par mois (15 jetons tarif standard).

Ces conditions préférentielles de lancement sont valables jusqu'au 31 décembre 2027. À partir du 1er janvier 2028, les abonnements repasseront automatiquement à leur tarif standard (soit respectivement 4 et 15 jetons par mois).

L'activation de TS Facture engendre-t-elle des frais pour le cabinet et est-il possible de marger sur la refacturation aux clients ?

Non, aucun frais de mise en service ne sera facturé au cabinet. TS Facture fait partie intégrante des modules i-Suite Expert mis à votre disposition, ce qui signifie que l'activation et le maintien de chaque dossier (qu'il s'agisse de votre propre cabinet ou d'un client) entrent simplement dans votre décompte de jetons i-Suite Expert.

Vous bénéficiez d'une totale liberté commerciale pour valoriser ce service auprès de vos dossiers, puisque vous êtes entièrement libre de fixer votre propre prix de revente. Nous vous encourageons d'ailleurs à marger sur la solution afin de valoriser pleinement votre offre d'accompagnement et de conseil. 

Écosystème & Partenariats

Quel est le lien entre TS Facture et Clémentine ?

Clémentine et TS Facture font effectivement partie du même groupe, mais ce sont deux activités distinctes, portées par des entités juridiques différentes. TS Facture est une solution logicielle éditée par TeamSystem Software, tandis que Clémentine est une activité de services. Les données sont gérées dans un cadre strict et indépendant. L'objectif du groupe TeamSystem, à travers ce partenariat avec ACD, est avant tout d'accompagner les cabinets dans la réforme de la facturation électronique avec les meilleurs outils possibles.

Pourquoi le groupe TeamSystem a-t-il racheté Clémentine ?

Clémentine a représenté le premier pas de TeamSystem en France : c'est grâce à elle que le groupe a établi sa présence et développé la technologie de TS Facture. Cette brique technologique a d'ailleurs déjà été déployée en marque blanche pour LegalPlace avant même le lancement de la solution. Aujourd'hui, Clémentine sert également de laboratoire au groupe : avec 9 000 clients, elle teste et valide les solutions à l'échelle et elle utilise elle-même les outils ACD pour sa propre production comptable.

N'est-ce pas problématique d'avoir un cabinet comptable au sein d'un groupe d'édition logicielle ?

C'est en réalité un modèle courant sur le marché : Fulll a été fondé par In Extenso, Tiime a été créé par des associés de cabinet et Pennylane a démarré avec son propre cabinet interne pour tester son produit. Ce qui compte, c'est la clarté du positionnement et le respect des périmètres et c'est précisément ce que le groupe TeamSystem met en place pour garantir une étanchéité totale.

Les solutions RCA restent-elles compatibles avec les logiciels ACD ?

Oui. RCA est un partenaire de longue date avec lequel ACD entretient une relation solide. Il n'est pas envisagé de mettre fin à ce partenariat. Les solutions ACD et RCA restent pleinement connectées afin de garantir la continuité des échanges et des usages pour nos clients communs.