L'utilisation d'ACD PAIE nécessite la mise en place de droits d'accès spécifiques. Le périmètre des fonctionnalités disponibles dépend de la licence attribuée : BASIQUE, PERFORMANCE ou EXPERT, de la plus restreinte à la plus complète.
Important : Par défaut, tout nouveau dossier ACD PAIE est associé à une licence NON PARTAGÉE, qui ne permet pas au client d'accéder au dossier. Par ailleurs, un client ne peut pas disposer simultanément d'une licence sur l'ancien i-Paie et d'un accès partagé à ACD PAIE. Il est donc nécessaire de désactiver l'ancien i-Paie avant de paramétrer l'accès partagé à ACD PAIE.
Création d'un utilisateur client
L'utilisateur doit préalablement avoir été créé dans i-Admin.
Depuis l'Accueil ACD, accéder à la gestion i-Admin du dossier en cours :
Créer un nouvel utilisateur :
Dans l'écran qui apparaît, renseigner l'Email (login), le Nom et le Prénom comme attendu :
Activer le profil Administrateur uniquement pour les utilisateurs chargés de gérer les autres comptes de leur entreprise.
Une fois l'utilisateur créé, celui-ci reçoit un email l'informant de l'activation de son Espace client :
Il est invité à définir son mot de passe à l'aide du lien disponible dans l'email
À noter : Le client ne peut se connecter que si l'accès à i-Suite Expert est autorisé pour le dossier.
Autorisation de connexion au dossier
Depuis l'Accueil ACD, accéder à la Gestion des accès i-Suite Expert du dossier :
La Gestion des accès est également accessible depuis le logiciel de Gestion - volet Dossier GRC - module Dossier - onglet Divers :
Dans l'onglet Connexion i-Suite Expert, activer la connexion à l'aide du switch Autoriser la connexion à i-Suite Expert :
À noter : Tant que cette option n'est pas activée, les utilisateurs sont bien enregistrés, mais ne peuvent pas se connecter au dossier.
Une fois la connexion autorisée, il est nécessaire d'attribuer une licence au client pour définir les fonctionnalités auxquelles il pourra accéder.
Attribution de la licence
Cliquer sur le bouton Modifier les accès, disponible dans l'onglet Gestion des accès via i-Suite Expert puis sélectionner la licence à activer dans le module de Paie :
Une fois la licence validée, l'information apparaît dans l'écran de résumé des accès activés pour le dossier.
Afin de vous guider dans le choix de la licence à activer pour le client, se reporter à la partie sur les Droits d'accès selon la licence.
Activation des modules
Les modules auxquels l'utilisateur peut accéder doivent également être activés depuis sa fiche i-Admin. Cliquer sur l'icône de modification, puis cocher les modules souhaités.
À noter : La couleur des pastilles permet d’identifier les modules activés (vert) et ceux qui ne sont pas autorisés (gris).
Accès côté client
Pour vérifier que le paramétrage a bien été pris en compte, il est possible de visualiser les accès côté client en cliquant sur Portail Client, disponible depuis l'Accueil ACD.
Un message de confirmation apparaît, cliquer sur Continuer :
L’utilisateur dispose bien d’un accès au module de paie :
Droits d'accès selon la licence
Le tableau ci-dessous présente les fonctionnalités accessibles selon la licence attribuée.
Fonctionnalité |
BASIQUE |
PERFORMANCE |
EXPERT |
Consulter et télécharger les documents |
Oui |
Oui |
Oui |
Diffuser les documents |
Oui |
Oui |
Oui |
Lire et modifier les notes |
Oui |
Oui |
Oui |
Saisir les variables de paie |
Non |
Oui (hors arrêt de travail, rappel et régularisation) |
Oui, sans restriction |
Saisir les entrées et sorties |
Non |
Oui (sans avenant ni scénario de fin de contrat) |
Oui, sans restriction |
Paramétrages |
Non |
Non |
Oui |
Avenant et scénario de fin de contrat |
Non |
Non |
Oui |
Accès à l'ensemble des fonctionnalités |
Non |
Non |
Oui |
Licence BASIQUE
Cette licence s’adresse aux clients qui souhaitent principalement consulter et télécharger leurs documents, diffuser des bulletins et gérer les notes.
Documents : consultation et téléchargement des documents au niveau de l’entreprise ou de l’établissement.
Documents à diffuser : possibilité de diffuser les documents directement depuis la liste.
Fonctionnalités non disponibles : saisie des variables de paie, gestion des entrées et sorties et accès aux paramétrages.
Licence PERFORMANCE
Cette licence permet de saisir les variables de paie ainsi que les entrées et sorties des salariés, avec certaines fonctionnalités limitées.
Variables de paie : saisie des variables, à l’exception des arrêts de travail, rappels et régularisations.
Entrées et sorties : saisie des entrées et des dates de sortie, sans accès aux fonctionnalités Avenant et Scénario de fin de contrat.
Fonctionnalités non disponibles : accès aux paramétrages et validation des sorties.
Documents et notes : mêmes fonctionnalités que celles proposées avec la licence BASIQUE.
Licence EXPERT
Cette licence donne accès à l’ensemble des fonctionnalités d’ACD PAIE, sans restriction. Le client peut ainsi gérer les variables de paie, les entrées et sorties, les paramétrages, ainsi que consulter, télécharger et diffuser les documents.
Points d'attention
Ancien accès i-Paie : Avant de paramétrer l'accès à ACD PAIE, penser à désactiver la licence de l'ancien i-Paie. Un client ne peut pas disposer simultanément d'une licence sur l'ancien i-Paie et d'un accès partagé à ACD PAIE.
Consommation des jetons i-Suite Expert : Chaque licence ACD PAIE consomme des jetons i-Suite Expert. Le nombre de jetons disponibles peut être consulté dans la Gestion des accès.
Accès client incorrect : Si le client ne dispose pas des accès attendus, vérifier les éléments suivants :
L'autorisation de connexion.
L'enregistrement de la licence.
L'activation des modules dans i-Admin.