Ce module permet de générer et de « réviser » la pré-facturation à l’écran ou sur une édition préparatoire, tous honoraires confondus ou par type (forfait, provisionnel, réalisé, exceptionnel, débours, sous-traitance, régularisation, écritures, bulletins). Il est possible de mémoriser les paramètres de sélection.
Il s’agit d’une proposition de facturation.
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Démarrer une pré-facturation |
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Ouvrir le détail d'une pré-facturation |
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Supprimer la pré-facturation en cours |
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Libérer le brouillard (outil de maintenance uniquement) |
À chaque lancement de pré-facturation, une fenêtre apparaît proposant l'utilisation d'un modèle :
- Choix d'un cabinet si multi-cabinets, d'un dossier, d'un portefeuille, …
- Choix d'un exercice et/ou de dates d'exercice
- Choix d'un collaborateur traitant, d'un service, …
- Choix d'une mission, d'une famille de prestations, d'une prestation, …
(pour un choix multiple).Il est possible de se déplacer de page en page et d'accéder à la première ou à la dernière page via les boutons suivants :
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Première page |
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Dernière page |
Préparation de la pré-facturation
Les paramètres à prendre en compte pour la pré-facturation sont à préciser en dernière page (4/4).
Préfacturation :
- Date : Mois et année de la pré-facturation. Il est également possible de renseigner la date en cliquant sur le calendrier.
- Libellé : Il s'affiche automatiquement mais il reste modifiable par l'utilisateur et permet d’identifier le brouillard. Un brouillard est une pré-facturation qui n’a pas été validée (non génération des factures définitives). Plusieurs brouillards peuvent être créés (un par chef de mission par exemple), ils sont listés et sont accessibles en entrant dans le module de pré-facturation.
- Facturation des temps pour la période du : Dates permettant de sélectionner les temps saisis. Par défaut, la date de début est renseignée au 1er jour du mois de facturation de l'année précédente, ceci afin que soient proposés les temps passés en reliquat. Seul le chapitre Forfait et Provisionnel n'est pas influencé par la modification des dates.
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Forfait et Provisionnel : A cocher pour facturer les honoraires définis de type forfait ou provisionnel.
- Récupérer les échéances non facturées des périodes précédentes : Facturer les échéances précédentes qui n'ont pas encore été facturées.
- Regrouper sur la même facture : Cocher cette case pour regrouper sur une même facture.
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Réalisé : Facturer le réalisé prévu dans les honoraires des clients. Les lignes de temps seront typées au fur et à mesure en « facturé » et ne ressortiront pas dans la facturation du mois suivant.
- Détailler les prestations par : Cocher cette case pour détailler les lignes de temps par famille de collaborateur, par collaborateur ou par lignes de temps.
- Exceptionnel : Facturer le réalisé non prévu dans les honoraires des clients.
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Régul. des provisions : Etablir une facture de régularisation. Une régularisation des temps saisis par rapport aux honoraires déjà facturés sera effectuée.
- Générer des régularisations négatives : À cocher si un avoir doit être généré dans le cas d'une régularisation négative.
- Générer sur la dernière période uniquement : Générer cette facture sur la dernière période uniquement et non sur la totalité des honoraires prévus.
- Ne pas tenir compte de la facturation de la période en cours : À cocher si vous ne souhaitez pas tenir compte de la facturation des provisions pour la période en cours.
- Débours / Frais Collaborateurs : Facturer les prestations de type débours.
- Sous-traitance : Facturer les prestations de type sous-traitance.
- Bulletin (facturé selon le nombre importé) et Ecriture (facturé selon le nombre importé) : Facturer les écritures et les bulletins issus d'un import texte.
- Frais de chancellerie : Facturer les prestations de type chancellerie, c'est-à-dire des débours automatiques calculés selon un pourcentage défini (3 % par exemple) à partir du montant HT des factures. Attention, ils ne se calculent pas sur les chapitres Débours / Frais Collaborateurs et Sous-traitance.
Paramètres avancés
- Une facture par exercice : A cocher pour avoir une facture par exercice, sinon il est possible de gérer plusieurs exercices sur une même facture.
- Une facture par mission : A cocher pour avoir une facture par mission, sinon il est possible de gérer plusieurs missions sur une même facture.
- Cocher les lignes générées : Pour que les lignes à facturer soient sélectionnées.
- Créer les lignes à zéro : Pour générer les lignes sans quantité ni montant.
- Validation par chapitre obligatoire : Pour valider chapitre par chapitre.
Cabinet de facturation : Sélectionner l'option permettant soit de facturer le client sur son cabinet ou celui défini dans les honoraires, soit de choisir un autre cabinet fixe pour l’ensemble des clients.
Référence : Par défaut, aucune référence n’est précisée. Il est possible d'en définir une ou d'indiquer que le libellé de la 1ère ligne de la facture fait office de référence.
Commentaire : Par défaut, aucun commentaire n’est précisé. Il est possible d'en définir un ou d'indiquer que le libellé de la 1ère ligne de la facture fait office de commentaire.
A noter : Les modèles de factures livrés ne prévoient pas de zone de commentaire. Il est donc nécessaire d'établir un modèle de facture spécifique.
Modalités de règlement : Par défaut, les modalités de règlement appliquées le seront en fonction du paramétrage de chaque client. Toutefois, une nouvelle règle de calcul de la date d’échéance peut être spécifiée pour l’ensemble des clients. Le mode de règlement peut lui aussi être modifié pour l’ensemble des clients.
Cliquer sur 
pour sortir et revenir sur la fenêtre précédente.
Une fois les différentes options sélectionnées, cliquer sur Go pour lancer le traitement. Un message apparaît, proposant d'enregistrer la requête pour pouvoir l'utiliser ultérieurement :
pour l'enregistrer.Attention : A partir du moment où la génération de la pré-facturation a été lancée (bouton GO), les lignes de saisie (en rouge dans la saisie des temps) et les honoraires concernés par cette facturation sont inaccessibles en modification et en suppression. Une fois les données contrôlées, procéder à la validation du brouillard et à la génération des factures, ou supprimer le brouillard.
Révision de la pré-facturation
- Modifier les montants.
- In)valider des lignes, avec abandon ou conservation du reliquat pour la prochaine facturation.
- Saisir des lignes complémentaires...
Ou, imprimer le brouillard de pré-facturation pour le (faire) contrôler avant de le reprendre pour lui donner sa forme définitive :
Cliquer sur 
pour imprimer la pré-facturation :
Choisir le type d'impression puis cliquer sur Valider :
Une fois la pré-facturation générée, cliquer sur
pour visualiser le chapitre sélectionné, ou sur 
pour afficher tous les chapitres (recommandé).L'écran suivant se présente en deux parties horizontales, la partie supérieure montrant les clients à facturer et la partie inférieure, le détail à facturer :
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Quitter le module |
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Imprimer la pré-facturation.
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Actualiser le montant des frais de chancellerie (si des lignes ont été ajoutées).
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Cocher ou décocher toutes les lignes.
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La partie inférieure de la fenêtre indique le détail à facturer.
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Ajout d'une ligne à facturer
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Détail de la ligne de temps.
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Détail de la ligne de la facture.
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Déplacer la ligne sélectionnée de haut en bas ou de bas en haut.
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À noter : Pour modifier le montant d'une ligne, la sélectionner puis cliquer sur la case Montant et modifier la valeur.
Ajout d'une ligne à facturer :
- Chapitre : Indiquer le chapitre concerné.
- Exercice : Sélectionner l'exercice.
- Mission : Associer la ligne à une mission.
- Prestation : Choisir la prestation à facturer (le mode de calcul est affiché pour rappel).
- Collaborateur : Préciser le collaborateur traitant.
- Libellé : Repris automatiquement mais modifiable.
- Qte : Quantité réalisée.
- Durée : Durée réalisée.
- P.V.P : Prix de vente de la prestation affiché automatiquement et modifiable.
- P.V. : Prix de vente égal à P.V.P et modifiable.
- P.V.C. : Prix de vente du collaborateur.
Cliquer sur pour visualiser les éléments réalisés à facturer :
- Mettre en reliquat : Mettre en reliquat les lignes de temps sélectionnées afin de les facturer ultérieurement (équivaut à décocher la première case).
- Prendre en compte : Annuler le passage en reliquat ou en non facturable pour les lignes de temps sélectionnées.
- Rendre non facturable : Rendre les lignes de temps sélectionnées non facturables (équivaut à décocher la deuxième case).
. Cette pré-facturation est mémorisée, il est ainsi possible de revenir pour la contrôler si besoin. Celle-ci est proposée de la manière suivante :
Double-cliquer sur la pré-facturation concernée pour poursuivre la vérification.
Important : Ne pas cliquer sur GO car votre pré-facturation serait perdue.
Chaque processus de pré-facturation est indépendant, automatiquement mémorisé avec les éléments pris en compte (échéances, temps passés, …), bloqués jusqu’à aboutissement ou abandon du processus. De ce fait :
- Plusieurs pré-facturations peuvent coexister simultanément sur plusieurs postes.
- Elles peuvent être interrompues et reprises dans l'état à tout moment.
- Elles peuvent également être fusionnées entre elles en les sélectionnant puis en effectuant un clic-droit - option Fusion.
Validation de la pré-facturation
Si l'option Validation par chapitre obligatoire a été cochée au niveau des Paramètres complémentaires, les chapitres à facturer doivent être validés en double-cliquant sur la coche de validation.
Après la génération des projets, les honoraires ont été actualisés et les lignes des temps sont typées comme facturées.
À noter : La génération des projets est une étape irréversible.
Une fois la vérification terminée et les chapitres validés, cliquer sur Générer projet pour générer les projets. Le message suivant apparaît :
Cliquer sur 
pour lancer la génération des projets. Après un temps de traitement, l'écran suivant apparaît :
Onglet Liste des Projets / Factures
- Critère de tri : Choisir un critère de tri.
Il est également possible de trier les colonnes en ordre croissant ou décroissant en cliquant sur le nom de la colonne.
Pour modifier un projet, faire un double-clic sur celui-ci. Tant que le projet n'est pas transféré en comptabilité ou édité, il reste entièrement modifiable.
, il est possible d'imprimer les projets sélectionnés, ou d'imprimer la liste des projets ou la liste détaillée des projets. L'édition définitive d'un projet permet de valider la création d'une facture. C'est à ce moment que le numéro de facture définitif est attribué.Attention : l'édition devient définitive lors de l'impression papier, de l'envoi par email ou de l'archivage dans la GED sans l'option Edition : Projet.
Une fois cette option désactivée, un message d'avertissement indique à l'utilisateur qu'il va générer une édition définitive et que les factures ainsi générées deviendront non modifiables et non supprimables :
Onglet Récapitulatif des Ventilations
pour terminer.À noter : Si vous n'avez pas imprimé vos factures, la liste est disponible depuis le volet Cabinets - module Etat.
Dans la section Facturation, double-cliquer sur Liste des Projets / Factures :
Renseigner les quatre pages de sélection (notamment la période à traiter en page 2/4) puis cliquer sur Go pour afficher les factures concernées.
Avec le module GED Expert, il est possible d'imprimer les factures papier et de les classer dans la GED en cochant l'option Classer le document dans la GED, puis en cliquant sur Générer.
Via le bouton de sélection, accepter ou modifier le plan de classement proposé.