Collaborateurs – Centre d'aide ACD

Le menu Collaborateurs permet de mettre en place les collaborateurs et collaboratrices du ou des cabinets. Chaque collaborateur est enregistré, codifié et décrit avec un maximum d'informations.

	Quitter le module
	Créer un collaborateur ou une collaboratrice
	Détail de la fiche
	Suppression de la fiche
	Impression de la liste
	Gérer l'intégration Dia Client avec l’Active Directory (non décrite ici)
	Paramétrage : Contrôle de la durée maximale des temps saisis
	Accès aux familles de collaborateurs
	Organigramme
	Valider le compte système
	Afficher les présents, les sortis, ou tous
	Afficher les collaborateurs d'un cabinet ou tous
	Afficher les collaborateurs d'une fonction ou tous
	Afficher les collaborateurs d'un service ou tous

Fiche collaborateur

Onglet Références

Renseigner le code, titre, nom et prénom du collaborateur.

Attention : le code collaborateur défini et le mot de passe doivent être identiques pour tous les logiciels de la gamme ACD Groupe.

Choisir le cabinet de rattachement en cliquant sur le menu déroulant. Le bouton + permet de rattacher le salarié à un ou plusieurs cabinets.

Cocher Aucune limitation pour que le collaborateur soit rattaché à tous les cabinets.

Pour que le collaborateur ne soit rattaché qu'au(x) cabinet(s) cochée(s), sélectionner Uniquement les Cabinets ci-dessous.

Remarque : Le collaborateur qui n’est pas rattaché au cabinet X ne peut pas avoir accès aux fiches Dia Client rattachées à ce cabinet. Il s’agit donc du 1^er niveau de sécurité que l’on peut mettre en place en cas de gestion multi cabinets.

	Choisir le service en cliquant sur le menu déroulant. Le bouton + permet d'accéder à la liste des services pour en créer un nouveau par exemple.
	Choisir la fonction en cliquant sur le menu déroulant. Le bouton + permet d'accéder à la liste des fonctions pour en créer une nouvelle par exemple.

Dans la partie Droits d'accès aux dossiers, l'icône

permet de rattacher un collaborateur à un ou plusieurs dossiers précis auxquels seul celui-ci aura accès. En cliquant sur le lien Définir les dossiers autorisés, il est possible de restreindre l'accès du collaborateur aux dossiers définis dans cette liste.

Niveau de sécurité fonctionnelle : l'icône

permet de rattacher un collaborateur à un groupe d'utilisateurs pour lequel des sécurités ont été mises en place.
Cliquer sur l'icône

pour affecter un mot de passe au collaborateur.

Localisation (option logicielle) : Indiquer la base référence Ged Expert du collaborateur.

En cliquant sur Paramètres complémentaires, accéder aux paramètres spécifiques pour le collaborateur.

Dans ce tableau sont précisés en caractères gras les paramétrages les plus fréquemment définis en les modifiant dans la colonne valeur :

Nombre de jours avant la date de fin d'obligation pour faire afficher l'alarme.
Le type d'évènement proposé par défaut.
Si l'exercice courant du client doit être proposé par défaut.
Demande " Voulez-vous créer la prestation ? ", si celle-ci ne fait pas partie de la mission.
Préciser la fourchette de jours afin que soit proposée la terminaison d'une charge.
Permet l'affichage de la colonne Quantité dans la saisie des temps.
Le champ Grille saisie Temps permet de rattacher le collaborateur à un paramétrage de grille de saisie des temps.

	Valider la grille sélectionnée
	Annuler
	Créer une nouvelle grille de saisie
	Supprimer la grille sélectionnée
	Voir le détail de la grille sélectionnée

Pour accéder au détail de la grille, aller dans le menu Gestion interne - Saisie des temps, puis cliquer sur le champ Grille. L'icône

apparaît dans la fenêtre des Listes Paramétrables.

Détail de la grille sélectionnée :

Cocher les onglets et les colonnes qui doivent apparaître et cliquer sur Enregistrer.

Onglet Valorisation

Dans la fenêtre suivante, préciser les coûts de revient, prix de vente et montant de l'indemnité kilométrique. Les montants saisis doivent être validés à une certaine date. Pour ce faire, saisir le montant puis la date de départ de validité et cliquer sur Enregistrer.

Coûts de revient définis : Affiche l'historique des coûts de revient.
Prix de vente définis : Affiche l'historique des prix de vente.
Indemnité Km défini : Affiche l'historique des indemnités kilométriques.

Attention : Les changements de valorisation ne sont pas automatiquement rétroactifs. La saisie des temps tient compte du tarif par rapport à la prestation type en cours à l'instant T. Le recalcul (si changement tardif) peut se forcer par l'Administrateur au moyen de l’assistant multi dossiers.

Onglet Divers

Famille de collaborateurs

Rattacher ici, s'il y a lieu, le collaborateur à une famille, à partir d'une certaine date. Cela permet de définir un prix de vente global et celui-ci primera sur le prix de vente du collaborateur. En cliquant sur le bouton de sélection, accéder à la liste des familles :

Sélectionner la famille à affecter puis cliquer sur Valider.

Pour créer une nouvelle famille, cliquer sur

et pour modifier une famille, cliquer sur l'icône

Indiquer un code, un libellé, un prix de vente et la date. Cliquer sur l'icône Enregistrer qui se situe au-dessus de la date pour sauvegarder la nouvelle valeur. Pour sauvegarder la création ou la modification de la famille, cliquer sur l'icône Enregistrer en haut à gauche de la fenêtre.

En cliquant sur Prix de vente définis, accéder à l'historique des prix de vente.

Code ventilation en comptabilité

Ce code permet d’indiquer un numéro qui peut ensuite être utilisé dans le paramétrage des ventilations comptables au moyen des formules @COLLAB_N1, @COLLAB_N2, @COLLAB_N3, @COLLAB_N4 (en référence au collaborateur affecté au dossier). Cf. : Ventilations

Compte frais et Intitulé du compte de frais

Ce sont des éléments comptables permettant le transfert des frais du collaborateur en comptabilité. Cf. : Mise en place des frais collaborateurs

Cabinet frais

Un cabinet d’imputation peut être paramétré dans le cadre de la gestion des frais du collaborateur. S’il est non renseigné, alors l’imputation se fait sur le cabinet d’appartenance du collaborateur. Cf. : Mise en place des frais collaborateurs

Onglet Horaires travail

Un planning théorique des horaires de travail propre au collaborateur peut être défini :

Code : Sélectionner le code en cliquant sur le bouton de sélection. Pour créer une nouvelle grille horaire, cliquer sur l'icône Nouveau, puis renseigner le code et le libellé.

Horaire en cours au 27/04/2021 : En cliquant ici, il est possible de définir l'horaire de travail à partir d'une certaine date.

Création planning théorique 2021 : Ce champ permet de créer le planning théorique d'une année.

Mode de calcul : Préciser si le collaborateur est cadre ou non cadre. Pour un cadre, raisonner en jours.

Onglet Autres. Info.

Renseigner ici les coordonnées (facultatives) du collaborateur :

L'adresse email permet d'envoyer un mail au collaborateur via le module MailExpert.

Si le collaborateur quitte le cabinet, renseigner la date et le motif de sortie.

Le champ Association à l'employé paie permet d'affecter le collaborateur à l'employé correspondant dans le logiciel de paie d'ACD Groupe. Cf. : Export des éléments de paie

Enfin, cliquer sur Enregistrer pour sauvegarder la création ou la modification de la fiche.

Onglet Photo

Une photo peut être affectée au collaborateur. Elle est ensuite visible depuis le volet Mon bureau - Annuaire , en cliquant sur l’icône

Onglet Active Directory

Il permet d’associer un utilisateur Dia Client à son compte Windows (SSO). Ainsi, une seule authentification est nécessaire. Cf. : Fiche technique - LDAP dans DiaClient (Active Directory)

Onglet i-Suite Expert

Cet onglet permet la gestion des accès i-Suite des collaborateurs.

Mots de passe d'accès à i-Suite :

Réattribuer le mot de passe Dia Client : le mot de passe Dia Client devient le mot de passe pour l'accès à i-Suite.
Envoyer l'email d'initialisation du mot de passe : un email est envoyé automatiquement au collaborateur afin qu'il définisse son mot de passe.
Désactiver l'accès i-Suite : interdire l'accès i-Suite aux collaborateurs.

Clé connexion externe MEG : Ce champ est à renseigner dans le cas où le collaborateur bénéficie d'un accès direct à la plateforme MEG. L'infobulle indique où trouver la clé de connexion.