Centre de communication et configuration

Création de comptes

Informations générales

Le centre de communication propose deux comptes de mails : la messagerie Expert et la messagerie Outlook. En général vous aurez soit l'une soit l'autre.

• La messagerie Expert permet d'utiliser un compte de messagerie interne et/ou externe depuis le centre communication.
• La messagerie Outlook permet d'utiliser votre compte Outlook depuis le centre de communication.

Dans les deux cas, l'utilisation du centre de messagerie est la même, seul le paramétrage est différent.

Le paramétrage

Vous devez réaliser un certain nombre de paramétrages pour renseigner vos préférences de gestion. Pour cela, vous devez aller dans le Paramétrage classement / archivage / événements disponible à partir du menu Centre de communication - Configuration - Configurer la messagerie.

Ainsi, la fenêtre de paramétrage s'ouvre. Elle est composée de trois onglets qui permettent de renseigner les préférences de classement et d'archivage.

L'onglet Classement

Cet onglet vous permet de choisir les actions à réaliser lors du classement manuel. À savoir : ce qui sera fait du message et la marque qu'il portera en fonction de l'action réalisée :

• Conserver le message
• Supprimer le message
• Supprimer le message avec confirmation

Le bouton Type des événements générés permet de créer ou non un évènement lors du classement du mail. Vous pouvez configurer le type d'évènement qui sera généré en cliquant sur le bouton prévu à cet effet.

L'onglet Archivage

 

Cet onglet vous permet de choisir les actions à réaliser lors de l'archivage de l'email. À savoir : ce qui sera fait du message et la marque qu'il portera en fonction de l'action réalisée :

• Conserver le message
• Supprimer le message
• Supprimer le message avec confirmation

Le bouton Type des événements générés permet de créer ou non un évènement lors du classement du mail. Vous pouvez configurer le type d'évènement qui sera généré en cliquant sur le bouton prévu à cet effet.

 

L'onglet Archivage automatique

 

Cet onglet vous permet de choisir les actions à réaliser lors de l'archivage automatique du mail. À savoir : ce qui sera fait du message et la marque qu'il portera en fonction de l'action réalisée :

• Conserver le message
• Supprimer le message
• Supprimer le message avec confirmation

Le bouton Type des événements générés permet de créer ou non un évènement lors du classement du mail. Vous pouvez configurer le type d'évènement qui sera généré en cliquant sur le bouton prévu à cet effet.

 

La zone Compte liste les comptes mails internes et externes définis pour ou par l'utilisateur et permet d'indiquer si un mail entrant ou sortant doit être automatiquement archivé dans GedExpert (classement emails entrants ou emails sortants).

 

Messagerie par défaut

Vous pouvez définir le centre de messagerie comme messagerie par défaut. Pour ce faire vous devez sélectionner Messagerie par défaut dans le menu Centre de communication - Configurer la messagerie.

 

La fenêtre suivante vous demandera confirmation :

Compte messagerie Expert

Pour accéder à la création de compte mail, allez dans le menu Centre de communication - Configuration - Comptes MailExpert.

 

Une fenêtre présentant l'ensemble des comptes de messagerie existants apparait.

Cette fenêtre vous permet de réaliser un certain nombre d'opérations sur les comptes de messagerie telles que la création , la suppression , l'impression  et la visualisation/modification . (Pour les opérations hors création vous devez sélectionner, dans la liste de comptes, celui qui doit être manipulé.

La liste des comptes de messagerie vous présente les informations principales des comptes affichés (Nom, mail, ...).

Lorsque vous cliquez sur le bouton pour la création d'un compte, une fenêtre apparait. Vous devez y saisir les informations du compte de messagerie.

 

Dans un premier temps, vous devez saisir le code du collaborateur propriétaire du compte.

La saisie du code doit être réalisée en sélectionnant le collaborateur souhaité dans la liste des collaborateurs qui est accessible par le bouton prévu à cet effet. Ensuite, les informations sur le collaborateur sont directement visibles depuis la fenêtre (code, nom, prénom).

Puis, vous devez saisir des informations sur le compte telles que le nom du compte, la portée (inter/externe), l'accusé de réception et l'utilisation ou non de ce compte par défaut.

Seul le collaborateur ADMIN peut visualiser, modifier, supprimer un ensemble de comptes de messagerie. Pour ce faire, il doit passer dans DiaClient, par le menu Administration - Centre de communication.

 

Compte interne

Cette propriété vous permet d'utiliser votre compte de messagerie pour recevoir et envoyer des mails depuis le centre de messagerie, à des collaborateurs de votre société (étant sur le même serveur de messagerie).

Pour la création d'un compte interne, il suffit simplement de renseigner les informations génériques comme vu ci-dessus. Un compte interne sera alors créé avec comme adresse le code du collaborateur bénéficiaire du compte.

La création d'un compte interne est obligatoire pour l'envoi de mail. Ainsi un collaborateur doit en créer un.

Compte externe

Cette propriété vous permet d'utiliser votre compte de messagerie pour recevoir et envoyer des mails depuis votre compte mail externe.

Une adresse mail externe est une adresse mail issue d'une messagerie externe, par exemple : Yahoo, Gmail, Laposte, Orange...

L'adresse mail est donc du type : bernadette.ariston-sapin@cabinet.fr

Vous devez, dans un premier temps, renseigner les informations génériques vues ci-dessus. Lors de la sélection de la portée du compte, le choix externe présente un ensemble d'informations supplémentaires qui sont saisissables dans les onglets de la fenêtre.

Onglet Options

Vous devez renseigner l'adresse mail de réponse, c'est-à-dire l'adresse à laquelle les destinataires de vos mails vous répondront (depuis le mail que vous leur avez renvoyé).

Puis vous pouvez, si vous le souhaitez, conserver les mails que vous avez reçus à cette adresse. Ainsi, vous pourrez consulter de nouveau vos mails tant que ces derniers n'auront pas atteint la date limite d'archivage.

Onglet POP

Cet onglet vous permet, si vous le souhaitez, d'utiliser votre compte mail pour recevoir des mails depuis votre compte de messagerie. Pour cela vous devez sélectionner cette option en cliquant sur la case prévue à cet effet.

Ainsi, les champs de l'onglet deviennent saisissables, et vous devez les renseigner.

Exemple avec l'adresse mail : bernadette.ariston-sapin@cabinet.fr

Si vous ne connaissez pas ces informations, vous pouvez les trouver sur votre compte externe de messagerie (par exemple sur laposte.net dans votre compte).

• Le serveur POP correspond à l'adresse IP du serveur qui réceptionne vos mails.
• Le compte POP correspond en général à la partie précédent le @ de votre adresse mail.
• Le mot de passe est celui qui vous est demandé lorsque vous vous connectez à votre messagerie externe.
• Le port POP est le port de votre ordinateur qui sera utilisé pour recevoir les mails.
• Le Time Out POP est le temps d'attente limite de tentative de connexion au serveur POP. Au-delà de cette limite, le centre de messagerie stoppera toute tentative de connexion, et vous ne recevrez pas les mails de cette boite.

Enfin, vous pouvez demander à archiver dans la GED les mails reçus (qui auront été reconnus, c'est-à-dire ceux dont l'expéditeur est répertorié), il suffit de cocher l'option Archiver automatiquement les messages reçus.

Onglet SMTP

Cet onglet vous permet, si vous le souhaitez, d'utiliser votre compte mail pour recevoir des mails depuis votre compte de messagerie. Pour cela vous devez sélectionner cette option en cliquant sur la case prévue à cet effet.

Ainsi, les champs de l'onglet deviennent saisissables, et vous devez les renseigner.

Exemple avec l'adresse mail : bernadette.ariston-sapin@cabinet.fr

Si vous ne connaissez pas ces informations, vous pouvez les trouver sur votre compte externe de messagerie (par exemple sur laposte.net dans votre compte).

• Le serveur SMTP correspond à l'adresse IP du serveur qui envoie vos mails.
• Le compte SMTP correspond en général à la partie précédent le @ de votre adresse mail.
• Le mot de passe est celui qui vous est demandé lorsque voulez envoyer des mails depuis votre messagerie externe ou lors de la connexion à cette dernière.
• Le port SMTP est le port de votre ordinateur qui sera utilisé pour envoyer les mails.
• Le Time Out SMTP est le temps d'attente limite de tentative de connexion au serveur SMTP. Au-delà de cette limite, le centre de messagerie stoppera toute tentative de connexion, et vous ne pourrez pas envoyer les mails depuis cette adresse.

Il est possible que votre serveur SMTP dispose d'un système de sécurité particulier. Dans ce cas, vous devez cocher l'option SMTP Sécurisé.

Enfin, vous pouvez demander à archiver dans la GED les mails envoyés (qui auront été reconnus, c'est-à-dire ceux dont le destinataire est répertorié). Il suffit de cocher l'option dl'option Archiver automatiquement les messages envoyés.

Compte messagerie Outlook

Pour accéder au paramétrage de mail Outlook, allez dans le menu Centre de communication - Configuration - Paramétrage MailOutlook.

 

Afin d'utiliser le centre de messagerie pour un compte Outlook, il faut cocher l'option Afficher l'onglet Mail Outlook.

Si vous disponsez d'un compte Exchange cochez l'option et renseignez les paramétrages du compte.

Si vous souhaitez également classer les mails et les documents dans GedExpert, directement depuis Outlook et/ou depuis les programmes Office, alors il faut installer les composants nécessaires.

Le lien hypertexte Addin outlook permet d'accéder à la fenêtre d'état des composants pour procéder à l'installation.

Le logiciel détecte automatiquement si vous disposez d'Outlook et d'Office sur votre ordinateur et prend comme compte de messagerie le compte Outlook par défaut.

Note : l'installation est à réaliser poste par poste.

Connecteur Outlook

Une barre d'outils permettra de retrouver les principales fonctions afin de classer ou archiver les mails.

Fermez tous les programmes Office sur votre poste, et de manière générale tous les autres programmes, afin d'éviter d'éventuels conflits.

Cliquez sur le bouton Installer en sélectionnant au préalable la ligne

Cliquez sur Suivant et suivez ensuite les instructions classiques d'installation.

Dans Outlook une nouvelle barre d'outils GedExpert est disponible. Si AwMonitor  est actif, alors la connexion à la base est automatique.

Connecteur Office

Deux fonctions sont disponibles :

• Permettre directement depuis Word, Excel, Powerpoint (à partir de la version 2003) de classer le document dans son format natif (.docx, .xlsx, .pptx) dans GedExpert.
• Permettre de sélectionner un document de GedExpert et de générer un lien Web directement dans le document Office.

Fermez tous les programmes Office sur votre poste, et, de manière générale, tous les autres programmes afin d'éviter d'éventuels conflits.

Cliquez sur le bouton Installer  en sélectionnant au préalable la ligne Plug-in Office 2.0 :

Cliquez sur Suivant et suivez ensuite les instructions classiques d'installation.

Exemple d'utilisation dans Microsoft Word 2019 :

Les icônes sont accessibles depuis le menu Accueil et permettent :

• de stocker dans GedExpert le document Office ;
• d'insérer un lien Web vers un document déjà présent dans GedExpert.

Création du carnet d'adresses

Pour commencer, lancez le Centre de communication. Celui-ci est accessible depuis le menu Centre de communication - Lancer.

 

La fenêtre qui s'ouvre se présente comme suit :

 

Pour accéder au carnet d'adresses, vous devez sélectionner Carnet d'adresses dans le Menu.

 

Puis, en fonction de ce que vous souhaitez faire, vous devez sélectionner le sous-menu correspondant.

Les contacts

Cette option vous permet de saisir la liste des contacts qui seront utilisés pour l'envoi ou la réception des mails.

Un contact existant pourra par la suite être reconnu et sélectionné directement dans l'envoi d'un mail.

Lorsque vous cliquez sur le menu correspondant, la liste des contacts disponibles s'ouvre.