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Compte messagerie

Aller dans le menu Administration - Centre de communication - Comptes Messagerie.

Une fenêtre présentant l’ensemble des comptes de messagerie existants apparaît.


Quitter
Créer un nouveau compte email
Supprimer un compte email
Détail / Modifier un compte email
Création de comptes messageries internes
Modification des comptes mails externes


La liste des comptes de messagerie présente les informations principales des comptes affichés (Nom, mail...).

Cliquer sur l'icône de création  et saisir les informations du compte de messagerie :



Sélectionner le code du collaborateur via le bouton de sélection. Les informations du collaborateur sont ainsi directement visibles depuis la fenêtre (code, nom, prénom).

Ensuite, saisir les informations du compte, telles que le Nom, le Type de compte, l'accusé de réception et l'utilisation ou non de ce compte par défaut.

Attention : Dans le cas où un compte de messagerie est créé pour un collaborateur autre que celui avec lequel vous êtes connecté, alors il ne sera pas possible de visualiser ce compte dans la liste des comptes.

Seul le collaborateur ADMIN peut visualiser, modifier et supprimer un ensemble de comptes de messagerie.

Compte interne

Cette propriété permet d’utiliser votre compte de messagerie pour recevoir et envoyer des mails depuis le centre de messagerie à des collaborateurs de la société (étant sur le même serveur de messagerie).



Pour la création d’un compte interne, renseigner les informations génériques comme vu ci-dessus. Un compte interne est alors créé avec comme adresse le code du collaborateur bénéficiaire du compte. La création d’un compte interne est obligatoire pour l’envoi de mail. Ainsi, chaque collaborateur doit en créer un.

Compte externe

Cette propriété permet d’utiliser votre compte de messagerie pour recevoir et envoyer des mails depuis votre compte mail externe. Une adresse mail externe est une adresse mail issue d’une messagerie externe, par exemple : Yahoo, GMail, Wanadoo… L’adresse mail est donc du type : henry.palet@cabinet.fr.



Une fois le Type de compte Externe sélectionné, un ensemble d'informations supplémentaires doivent être complétées.

Onglet Options

Renseigner l'adresse mail de réponse.

Il est également possible de conserver les mails reçus à cette adresse en cochant Conserver les messages sur le serveur. Les mails pourront ainsi de nouveau être consultés, tant que ces derniers n'auront pas atteint la date limite d'affichage.

Onglet POP



Cet onglet permet, si nécessaire, d'utiliser votre compte mail pour recevoir des mails depuis votre compte de messagerie. Pour cela, cocher l'option Utiliser ce compte pour recevoir des messages.

Compléter les différents champs. Si vous ne connaissez pas ces informations, celles-ci sont accessibles depuis votre compte externe de messagerie (par exemple sur yahoo.fr dans votre compte).

  • Serveur POP : Correspond à l'adresse IP du serveur qui réceptionne vos mails.
  • Compte POP : Correspond en général à la partie précédant le « @ » de votre adresse mail.
  • Mot de passe POP : Celui qui vous est demandé lorsque vous vous connectez à votre messagerie externe.
  • Port POP : Le port de votre ordinateur qui sera utilisé pour recevoir les mails.
  • Time out POP : C'est le temps d’attente limite de tentative de connexion au serveur POP. Au-delà de cette limite, le centre de messagerie stoppe toute tentative de connexion, et vous ne recevez pas les mails de cette boîte.

Enfin, il est possible d'archiver dans la GED les mails reçus (qui auront été reconnus, c'est-à-dire ceux dont l’expéditeur est répertorié). Pour cela, cocher l’option Archiver automatiquement les messages reçus.

Onglet SMTP



Cet onglet permet, si nécessaire, d’utiliser votre compte mail pour envoyer des mails depuis votre compte de messagerie. Pour cela, cocher l'option Utiliser ce compte pour envoyer des messages.

Complétez les différents champs. Si vous ne connaissez pas ces informations, celles-ci sont accessibles depuis votre compte externe de messagerie (par exemple sur yahoo.fr dans votre compte).

  • Serveur SMTP : Correspond à l’adresse IP du serveur qui envoie vos mails.
  • Compte SMTP : Correspond en général à la partie précédant le « @ » de votre adresse mail.
  • Mot de passe SMTP : Celui qui vous est demandé lorsque que vous voulez envoyer des mails depuis votre messagerie externe ou lors de la connexion à cette dernière.
  • Port SMTP : Le port de votre ordinateur qui sera utilisé pour envoyer les mails.
  • Time out SMTP : C'est le temps d’attente limite de tentative de connexion au serveur SMTP. Au-delà de cette limite, le centre de messagerie stoppe toute tentative de connexion, et vous ne pourrez pas envoyer de mails depuis cette adresse.

Enfin, il est possible d'archiver dans la GED les mails envoyés (qui auront été reconnus, c'est-à-dire ceux dont le destinataire est répertorié). Pour cela, cocher l’option Archiver automatiquement les messages envoyés.

Utilitaires

Création de Comptes Messageries Interne

En cliquant sur cet icône , il est possible de générer de façon globale les comptes de messagerie interne.



Sélectionner les comptes à créer, puis cliquer sur l'icône de validation.

Modification des comptes mails externes

En cliquant sur cet icône , modifier de façon globale des comptes mails externes.
Par exemple, les serveurs POP et SMTP passent de wanadoo.fr à orange.fr.



Indiquer les modifications, puis cliquer sur l'icône de validation.

 

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