Cette commande permet de conserver autant de balances de situations intermédiaires que désiré et cela sur dix exercices comptables. Ces archivages de balances n'ont rien à voir avec les balances de clôture qui sont automatiquement conservées lors du report à nouveau définitif.
Pour effectuer un archivage de la balance, cliquer sur l'option Archivage de la balance du menu Fin d'année/Validation.
Dans cette fenêtre, préciser la date de l'archivage en sélectionnant dans le menu déroulant un mois de l'année en cours. Si la date de révision est supérieure ou comprise dans l'exercice, le programme se positionne automatiquement sur cette date. Dans le cas contraire, le programme se positionne sur le mois suivant le dernier archivage.
Dans l'encadré Gestion des OD de situation, l'option Supprimer permet de supprimer les OD de situation suite à l'archivage de la balance. Les OD de situation sont des écritures passées dans un journal ayant pour nature "Opérations diverses de situation ou d'inventaire". Ce sont par exemple, les écritures d'abonnements de charges, de stocks, etc... Cette option permet donc de supprimer toutes les écritures contenues dans les journaux d'OD de situation ou d'inventaire et comprises entre le début de l'exercice et le mois sélectionné sur cette fenêtre. Cette suppression est nécessaire car sinon elles seraient redondantes avec les OD normales.
Attention : À l'issue du traitement, les OD étant supprimées il est toutefois recommandé de procéder aux éditions nécessaires, telles que l'édition des journaux, du grand livre, etc...
En cochant cette case, une mention apparaît en rouge en haut de la fenêtre, pour mettre en garde sur l'importance de ces éditions :
En sélectionnant l'option Extourner (sur date d'archivage + 1 jour), les écritures des journaux d'inventaire sont extournées à la date d'archivage + 1 jour. En cochant l'option Reporter les écritures, les écritures de type OD situation/Inventaire passées à la date de l'archivage seront transférées à la Date de report demandée. Avec l'option Ne rien faire, ces écritures seront conservées et ne seront pas extournées.
Effectuer un archivage
Pour lancer un archivage de la balance, cliquer sur le bouton OK. Une fois l'opération terminée, le message suivant apparaît.
Après avoir cliqué sur OK pour refermer le message d'information, la fenêtre Initialisation de la révision apparaît automatiquement afin de pouvoir indiquer une nouvelle Date de révision et de gérer l'effacement des visas de révision et de supervision des comptes qui viennent d'être archivés.
Information sur l'archivage
Le bouton Info Arch... permet d'obtenir des informations sur les archivages de balances qui ont déjà été effectués.
La date du dernier archivage est rappelée. Pour visualiser les archivages déjà réalisés, sélectionner l'un des exercices proposés. Le logiciel affiche dans l'encadré Archivage de l'exercice sélectionné les dates (mois + année) des archivages de balances qui ont été réalisés pendant l'exercice choisi. L'archivage sur N+1 est signalé en jaune.
Pour supprimer un ou plusieurs archivages de balances, les sélectionner soit en double-cliquant dessus, soit en appuyant sur la barre d'espace. Dans les deux cas, une coche verte s'inscrira devant les dates des archivages devant être supprimés. Cliquer sur le bouton Supp. Arch. qui devient actif uniquement si un archivage a été sélectionné.