La Validation d'écritures a pour fonction le blocage des écritures enregistrées sur une période donnée, évitant ainsi toute modification et suppression des écritures.
Il est nécessaire d'effectuer cette opération avant de procéder à la Validation et au tirage définitif du dossier. Si toutefois la Validation d'écritures n'a pas été réalisée, cette opération est obligatoirement proposée en Validation / Fin d'année.
Avant de procéder à la validation, il vivement conseillé de procéder à une sauvegarde du dossier.
La fonction Validation des écritures est accessible depuis le menu Fin d'année/Validation :
Par défaut, la date de fin proposée correspond au mois précédent le mois en cours au format MM/AAAA et peut être modifiée au besoin.
Compte de contrepartie par défaut : Lors de la validation d'écritures, la gestion des écritures multijours est automatiquement gérée. Dans ce cas, des écritures de contreparties sont générées et doivent être enregistrées dans le compte de contrepartie paramétré par défaut dans les Paramètres comptables du dossier (onglet Général - Rupture validation par jour). Si le compte par défaut n'a pas été renseigné au préalable, le désigner en cliquant sur le bouton de sélection. La liste qui apparaît propose une sélection parmi les comptes autorisés (les comptes de racine 467, 471 et 478) et présents dans le plan comptable.
Par défaut, les écritures d'OD de situation et d'inventaire sont exclues de la procédure de validation, permettant ainsi de pouvoir les extourner par la suite ou de les reprendre dans les différents ORI. En cochant l'option Validation des OD de situation et inventaire, ces écritures seront validées et ne pourront plus être traitées.
Sauvegarde dossier : Cette option propose une sauvegarde du dossier avant de procéder à sa validation / tirage définitif. La procédure d'édition défitive préconise l'archivage de la sauvegarde du dossier dans la GED. Cliquer sur le bouton 
et indiquer le plan de classement dans lequel la sauvegarde du dossier doit être conservée.
Le dossier peut également être enregistré sur l'ordinateur ou le réseau. Cocher l'option Répertoire, permet d'indiquer à l'aide du bouton de sélection, le chemin d'enregistrement de la sauvegarde.
À l'issue de la procédure, les écritures sont bloquées depuis le début de l'exercice jusqu'au dernier jour du mois demandé. Il est néanmoins toujours possible de saisir des écritures supplémentaires sur la période validée.
Après avoir renseigné la date de fin, cliquer sur OK pour exécuter la validation. Un message apparaît pour indiquer que les écritures générées depuis les ORI seront également validées :
Un nouveau message de confirmation à valider apparaît :
Celui-ci indique le nombre d'écritures qui vont être validées.
En cliquant Oui, le programme lance la procédure de validation. Un message informe ensuite de la fin du traitement.
Cette procédure :
- Incrémente un n° d'ordre chronologique des écritures, généré par journal/année/mois et ordre de saisie.
- Incrémente une référence automatique sur les numéros de pièce non renseignés.
- Enregistre la date du jour comme date de validation.
Les écritures ayant une date de validation pourront ensuite faire l'objet d'une édition au niveau du Grand Livre et l'Edition provisoire des journaux.
À noter : Les écritures validées pourront par la suite être exportées dans le fichier FEC (A47).