Balances âgées

L'édition des balances âgées permet de contrôler le montant global des factures clients ou fournisseurs restant à payer. Elle est effectuée à une date donnée, et présente les écritures non lettrées (factures non réglées et règlements) par ancienneté en fonction des dates d'enregistrement dans la Saisie Comptable.

Paramétrage de l'édition

• Période : Indiquer les dates de la période à prendre en compte. Celle-ci est importante car ce sont les écritures non lettrées dont la date est comprise dans cette période qui seront prises en compte. De plus, la répartition des écritures sera effectuée en fonction de leur ancienneté calculée par rapport à la date de fin de la période.
• Solde minimum : En cochant cette case, le champ devient actif permettant la saisie du solde minimum. Ne seront édités que les comptes ayant un solde supérieur ou égal au solde minimum indiqué.
• Gestion des échéances : Cette option n'est disponible que lorsque le dossier est paramétré en Gestion des échéances au niveau Cabinet ou Dossier. Elle permet de faire apparaître dans l'édition les écritures par rapport à leurs dates d'échéances et non en fonction de la date de saisie de l'écriture.
• Afficher le solde progressif : Disponible uniquement pour les éditions de type Édition détaillée, une ligne supplémentaire intitulée Solde progressif apparaît au bas de l'édition récapitulant le solde du compte de façon progressive, de la période la plus ancienne jusqu'à la période la plus récente.
  
  
  

  
  Dans l'exemple ci-dessus, il reste au client 263,89 € à payer pour la période Plus de 120 jours, puis pour la période De 91 à 120 jours il reste au client à régler 287,88 €. À cette somme s'ajoutent les 23,99 € à payer issus de la période précédente. Il reste donc à payer un total de 287,88 € pour la période De 91 à 120 jours.

  Continuer ce raisonnement pour les périodes suivantes jusqu'au Total global.

• Avec les écritures lettrées sur N+1 : Cette option permet de faire apparaître avec les écritures de l'exercice en cours, toutes les écritures des comptes clients et fournisseurs lettrées sur N+1 pour permettre une meilleure analyse des règlements.
• Prendre tous les règlements : En cochant cette case apparaissent dans l'édition toutes les écritures de règlement, y compris celles qui figurent au-delà de la date de fin d'édition demandée. Lorsqu'elle n'est pas cochée, seules les écritures de règlement comprises dans les dates d'édition indiquées sont éditées.
• Exclure les journaux Op. diverses (Situ/Inv) : En cochant cette option, les écritures enregistrées dans les journaux d'opérations diverses (situation, inventaire) ne seront pas prises en compte dans l'édition.
• Ventilation des règlements : En sélectionnant cette option la zone devient active et il est possible d'effectuer une édition soit Progressive soit Non progressive. En bas de l'édition une ligne supplémentaire Solde avec ventil. règlt. apparaît. Celle-ci indique période par période le montant des factures restant à régler en fonction du montant global de tous les règlements client effectués (toutes périodes confondues). Ce montant est ensuite déduit des factures pour la période la plus ancienne. Si le règlement est supérieur au montant dû pour la période la plus ancienne, le restant sera reporté sur la période d'ancienneté précédant celle qui a été soldée.
• Édition : L'édition Par compte permet d'obtenir un classement des comptes par ordre croissant des numéros. Pour l'édition Par code regroupement, le classement des comptes sera effectué en fonction des codes de regroupement préalablement attribués à chaque compte. L'attribution d'un code de regroupement est à réaliser sur la fiche du compte. Pour y accéder, aller dans le menu Fichier - Plan comptable, sélectionner le compte à modifier puis cliquer sur le bouton Modifier...
• Type d'édition : L'Édition détaillée liste toutes les écritures non lettrées pour chacun des comptes. L'Édition centralisée cumule le total des écritures non lettrées sur une seule ligne par compte.

• Choix des comptes : Par défaut, le programme propose d'éditer les écritures pour l'ensemble des comptes Clients et/ou Fournisseurs. Par exemple, pour éditer uniquement les écritures des Comptes clients, décocher la case Comptes fournisseurs pour éviter que ceux-ci ne ressortent à l'édition.

• Choix des regroupements : Dans le cas d'une édition par codes de regroupement, il est possible de sélectionner la fourchette de codes de regroupement.
• Tableau Intervalles en jours : Par défaut la répartition s'effectue sur les tranches d'ancienneté suivantes :
  

  - de 0 à 30 jours d'ancienneté par rapport à la date de fin de période
  - de 31 à 60 jours
  - de 61 à 90 jours
  - de 91 à 120 jours
  - plus de 120 jours avec indication du nombre de mois d'ancienneté.
  
  

  Chaque colonne contient des champs saisissables permettant de modifier le nombre de jours d'intervalles à prendre en compte dans l'édition.

• Client du collaborateur interne : Cette option permet le choix du collaborateur enregistré dans Dia Client, afin de procéder à l'édition des balances âgées des dossiers clients gérés par le collaborateur désigné. La zone de sélection apparaît uniquement à condition que soit paramétrée l'Utilisation de Dia Client qui se trouve dans la fiche Cabinet - onglet Autres, et d'être positionné dans le dossier propre au cabinet (c’est-à-dire que le code dossier du cabinet soit renseigné dans le champ Code dossier du cabinet comptable des Paramètres comptables au niveau du cabinet).

  Indiquer d'avord le type de collaborateur concerné en cliquant sur le menu déroulant afin de choisir parmi les propositions suivantes : Collab. Resp - Collab. Reg. - Coll. Social - Coll. Juridique. Ensuite un menu déroulant supplémentaire apparaît permettant d'accéder à la liste des collaborateurs en vue de leur sélection.
  
  

  Attention : Dans le cas d'une configuration multi-environnements (avec plusieurs cabinets), un paramétrage est nécessaire pour permettre l'édition des données en fonction des collaborateurs. Dans l'onglet Compta/Fact de la fiche cabinet de Dia Client (menu Généralités - Cabinets ), préciser pour chaque entité, le Code cabinet et le Dossier qui centralise tous les clients confondus.

   

  

Édition sans ventilation

Les montants des règlements client sont signalés en gras et en négatif pour les distinguer des montants des factures. Dans cet exemple, la ligne Solde par période présente un état du montant des règlements réellement effectués période par période.

Dans l'exemple ci-dessus, il reste au client 263,89 € à payer pour la période Plus de 120 jours, puis pour la période De 91 à 120 jours il reste au client à régler 287,88 €. À cette somme s'ajoutent les 23,99 € à payer issus de la période précédente. Il reste donc à payer un total de 287,88 € pour la période De 91 à 120 jours.

Ce raisonnement se poursuit pour les périodes suivantes, jusqu'à la colonne Total où est indiqué le montant global restant à payer pour les lignes Solde par période et Solde balance client. Ce montant est obtenu en additionnant le montant des factures restant à payer calculé pour chaque période (dans le cas où le montant des factures est supérieur au montant des règlements versés), et en déduisant le montant des règlements comptabilisés (dans le cas où le montant des règlements versés est supérieur au montant des factures).

Édition avec ventilation non progressive

Dans le cas d'une édition avec ventilation, une ligne supplémentaire intitulée Solde avec ventil. règlt. apparaît. Pour lire les montants qui apparaissent pour chaque période, il faut totaliser dans un premier temps les montants de tous les règlements client. Ce montant doit être ensuite déduit du montant total des factures pour la période la plus ancienne.

Dans l'exemple ci-dessus, il reste au client 263,89 € à payer pour la période Plus de 120 jours, puis pour la période De 91 à 120 jours il reste au client à régler 287,88 €. À cette somme s'ajoutent les 23,99 € à payer issus de la période précédente. Il reste donc à payer un total de 287,88 € pour la période De 91 à 120 jours.

Le montant global des factures à payer par le client apparaît dans la colonne Total au niveau des lignes Solde balance clients ventilée et Solde par période.

Edition avec ventilation progressive

À la différence de l'édition Avec ventilation non progressive, les montants restant à régler de la ligne Solde avec ventil. règlt. s'ajoutent d'une période à l'autre.

En suivant le même principe vu précédemment, il faut dans un premier temps totaliser les montants des règlements client effectués pour l'ensemble des périodes. Ce montant doit être ensuite déduit du montant total des factures pour la période la plus ancienne.

Dans l'exemple ci-dessus, il reste au client 263,89 € à payer pour la période Plus de 120 jours, puis pour la période De 91 à 120 jours il reste au client à régler 287,88 €. À cette somme s'ajoutent les 23,99 € à payer issus de la période précédente. Il reste donc à payer un total de 287,88 € pour la période De 91 à 120 jours.

Continuer ce raisonnement pour les périodes suivantes jusqu'au Total global.

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