Comme pour le paramétrage des Interfaces génériques, cette fonction propose le paramétrage d'importations génériques de fichiers (aux formats .csv, .txt, .xls) issus de logiciels autres que les produits Experts, pour la reprise des immobilisations dans Comptabilité Expert.
Paramétrage de l'importation
Pour accéder à cette fonction, aller dans le menu Outils - Importation - Immobilisations paramétrables. Si le fichier contient déjà des paramétrages d'interfaces, la fenêtre s'ouvre sur l'un d'entre eux.
Dans le cas d'une nouvelle importation, cliquer sur le bouton Ajouter... ou appuyer sur les touches de fonction Alt + A afin que la fenêtre Ajouter apparaisse. Si aucune interface n'a été paramétrée, indiquer le nom de l'import dans la fenêtre ci-dessous :
Une fois le nom saisi, cliquer sur le bouton OK.
La fenêtre qui apparaît permet de paramétrer l'importation des immobilisations contenues dans le fichier. Elle se compose d'une grille de paramétrage dans laquelle la Position de chaque Information demandée doit être indiquée.
Avant de procéder au paramétrage, ouvrir le fichier contenant les immobilisations à reprendre. Cela permet de repérer les informations demandées pour en indiquer la position. Pour vous guider, des indications apparaissent dans la colonne Descriptif afin de préciser le type d'information attendu.
Dans la grille de paramétrage se distinguent deux types d'informations :
- les informations obligatoires (surlignées en rouge) : elles sont essentielles à la reprise des informations ;
- les informations facultatives (restées en blanc) : il arrive qu'elles soient renseignées par défaut et peuvent rester vides sans que cela n'ait de conséquence au bon déroulement de l'importation.
Options d'importation
Indiquer dans le champ Chemin du fichier d'import le fichier à importer en cliquant sur le bouton de sélection, ce qui ouvre l'explorateur. À l'aide de cette fenêtre, préciser le chemin d'enregistrement du fichier.
Renseigner ensuite dans le champ Entête le nombre de lignes à ignorer. Il s'agit des lignes à ne pas prendre en compte lors de la remontée du fichier (par exemple des lignes de titre) ainsi que les Caractères à ignorer.
Dans la zone Séparateur, préciser le type de caractère utilisé pour la détermination des colonnes du fichier. Trois types de séparateurs sont répertoriés :
- le point-virgule, généralement utilisé pour les fichiers .csv ;
- la virgule, parfois utilisée pour les fichiers .txt. Attention : dans ce cas, être attentif au séparateur de décimales ;
- la tabulation, utilisée dans l'export de fichiers .txt depuis Excel ou au format .xls.
La gestion des durées est différente suivant la forme sous laquelle elle est exprimée :
- en Années : le programme attend une valeur, par exemple de type 1 correspondant à 1 an, ou encore 1,5 pour 1 an et 6 mois ;
- en Mois : le programme attend une valeur, par exemple de type 12 correspondant à 1 an, ou encore 18 pour 1 an et 6 mois.
Indiquer dans la zone Valeurs de correspondances pour les modes, les valeurs associées aux modes d'amortissement Linéaire, Dégressif et Non amortissable. Dans notre exemple la méthode utilisée est traduite par la valeur L pour Linéaire, D pour Dégressif et N pour Non amortissable.
Une Numérotation automatique des immobilisations peut être effectuée en cochant cette option. Dans ce cas le programme ne tient pas compte du code d'origine et applique le format suivant AAMMnn.
- AA : indique l'année sur 2 positions. Par exemple : 98 pour 1998, A5 pour 2005 ;
- MM : indique le mois sur 2 positions
- nn : est un numéro d'ordre sur 2 positions dans l'année et le mois.
Bien que cette option ne soit pas sélectionnée, il peut arriver qu'une numérotation automatique se fasse lorsque le code indiqué est déjà présent dans la liste des immobilisations du dossier récepteur.
À l'inverse, s'il n'y a pas de code présent dans le dossier récepteur et que l'option Numérotation automatique des immobilisations n'est pas sélectionnée, la reprise des immobilisations ne peut s'effectuer et un tableau récapitulatif des immobilisations non remontées à imprimer apparaît.
L'option Suppression des immobilisations existantes permet de supprimer toutes les immobilisations déjà présentes sur le dossier récepteur avant la reprise des immobilisations du fichier à importer.
De plus, un Recalcul des taux peut être effectué pour l'ensemble des immobilisations importées, et il est également possible de demander à pratiquer un amortissement dégressif en début de mois en sélectionnant l'option Immobilisations dégressives en début de mois.
Importation / Exportation du paramétrage
Le bouton Paramétrage permet de reprendre ou d'exporter le paramétrage d'une interface d'immobilisation. En cliquant sur ce bouton, un menu déroulant apparaît et propose les options suivantes :
En sélectionnant l'option Export, le paramétrage de l'interface en cours va être enregistré dans un fichier ASCII avec pour extension .int. L'option Import permet la reprise d'une interface exportée au préalable. Pour cette opération, indiquer l'endroit d'enregistrement du fichier :
Importer les immobilisations
Le bouton Importer (qui se trouve au bas de la fenêtre) devient actif uniquement lorsque le chemin du fichier indiqué a bien été trouvé, et permet la reprise des informations contenues dans le fichier sélectionné, tout en se basant sur le paramétrage utilisé.
Le programme contrôle que toutes les lignes obligatoires indispensables à la reprise des immobilisations sont bien renseignées. Si une information obligatoire a été oubliée, l'import des données ne peut s'effectuer et le message suivant apparaît :
Lors de l'importation, si l'option Suppression des immobilisations existantes a été sélectionnée au préalable, un message de confirmation apparaît :
Ce message n'est pas bloquant. En cliquant sur Non, la reprise des immobilisations s'effectue normalement.