i-GED est un module permettant aux clients de consulter, d'enregistrer ou d'imprimer, de façon sécurisée, les divers documents et/ou fichiers archivés par le cabinet.
Les documents archivés sont mis à disposition des clients soit à l'initiative du cabinet, soit suite au traitement des documents transmis par le client via i-Dépôt et stockés dans i-GED comme pièces justificatives liées au dossier.
Dès la production ou le classement d'un document diffusable dans i-GED, le client est automatiquement averti par mail.
Après avoir cliqué sur la fonction i-GED, la liste des documents archivés apparaît :
- Seuls les documents ayant un critère de diffusibilité sont accessibles.
- À gauche figure l'arborescence du plan de classement Ged composée de répertoires et sous-répertoires. Pour développer/replier un répertoire cliquez sur l'icône
qui précède l'intitulé du répertoire. - Cliquer sur l'un des répertoires de l'arborescence pour faire apparaître la liste des documents classés dans le répertoire sélectionné.
- Pour consulter le contenu d'un document, faire un double-clic sur celui-ci.
En cliquant sur le bouton Visualiser, un volet supplémentaire s'ouvre permettant de visualiser le document :
Le bouton Récents permet une visualisation des documents récemment mis dans i-GED.
- Les documents classés le jour en cours apparaissent en tête de la liste, suivie des documents classés sur N-1, puis sur N-2, ...
- Au bas de l'écran, si la liste des documents s'étend sur plusieurs pages, des flèches de navigation permettent de consulter la liste des documents des pages suivantes.
Présentation de l'arborescence
- Le nombre total de documents présents dans la i-GED est indiqué dans l'entête de l'arborescence.
- Un clic sur le lien Tout replier / Tout déplier permet de gérer l'affichage de l'ensemble des sous-répertoires.
- L'option Exercice propose un menu déroulant permettant une visualisation uniquement des documents pour la période sélectionnée. Par défaut, l'intégralité des documents Tous exercices confondus apparaît à l'écran.
- Par défaut, tous les documents archivés apparaissent dans la liste. Le filtre Tous comporte un menu déroulant permettant de ne faire apparaître que les documents compris dans l'exercice sélectionné.
- Le bouton
permet de déplier/replier tout le plan de classement en un clic. - Les intitulés des répertoires sont suivis d'un nombre entre parenthèses, indiquant le nombre de documents qu'ils contiennent.
Présentation de la liste des documents
- Le plan de classement est indiqué au-dessus de la liste. Celui-ci se met à jour dès lors qu'un nouveau répertoire de l'arborescence est ouvert.
- Selon le répertoire sélectionné, une mention indique au bas de l'écran le nombre de documents contenu dans le répertoire.
- L'ordre de classement des documents peut être modifié. En cliquant sur l'entête des colonnes, ceux-ci peuvent être classés en fonction du Nom de document, de la date de Création/Modif, de l'Exercice, de l'Auteur, du Type ou de la Taille.
- La zone Recherche permet de retrouver un document suivant les mots du titre ou les mots contenus dans le document.
Après avoir fait Entrée ou Tabulation, l'arborescence se met à jour et ne fait apparaître que les répertoires et documents contenant les mots demandés.