DocuSign est une solution de signature électronique permettant de signer, faire signer et sécuriser des documents de manière simple, rapide et conforme. Elle facilite la dématérialisation des échanges et le suivi des documents, aussi bien pour des traitements mono document qu’en lot.
Depuis i-GED, suivez les statuts de signature et scellement.
L'archivage se fait en automatique dans i-GED une fois les documents signés.
Découvrez son utilisation en vidéo :
Prérequis
Pour pouvoir utiliser DocuSign, vous devez disposer :
- de la licence i-Suite Expert.
- être installé au minimum de la version 25.0.0.18 du logiciel de Gestion et de la version 25.22.61.6 d’i-Suite Expert.
- de la licence ACD Sign.
- d'un compte DocuSign.
Nota : Si vous n'avez pas encore souscrit à un abonnement DocuSign, il est possible de créer un compte d’essai gratuit selon les modalités fixées par DocuSign.
Accès à la fonctionnalité
Afin de faciliter le scellement et la signature des documents, DocuSign a été intégré directement au module i-GED.
Pour y accéder aller dans l’Accueil ACD puis cliquer sur i-GED.
Sélection des documents
Depuis le module i-Ged, sélectionner le ou les documents à signer ou sceller puis cliquer sur le bouton Signer/sceller avec DocuSign pour préparer l’envoi.
Pour sélectionner plusieurs documents : CTRL + clic-droit de la souris.
Documents compatibles :
- Format PDF uniquement
- Document inférieure à 25 Mo
- Document non protégé
Connexion à DocuSign
Une fenêtre d’authentification au compte DocuSign apparaît.
Si aucun compte DocuSign n'a encore été souscrit, il reste toutefois possible d’en créer un gratuitement pour une période d’essai selon les modalités fixées par DocuSign.
Les informations du compte connecté à DocuSign sont indiquées en haut à droite de la fenêtre.
Il est possible de se déconnecter du compte DocuSign à tout moment, tout en restant connecté à i-Suite Expert.
Définition des paramètres d'envoi en signature/scellement
Une fois les identifiants de connexion renseignés, l’écran de préparation des documents appelé enveloppe s’ouvre, permettant de paramétrer l’envoi en signature ou le scellement des documents.
Une miniature de chaque document présélectionné s’affiche, et un icône permet notamment de consulter une prévisualisation des documents sélectionnés.
Indiquer ici s’il s’agit d’une signature ou d’un scellement du document.
Nota : La fonction de scellement est disponible uniquement si celle-ci a été activée dans l’abonnement DocuSign.
Signature électronique d'un document
Lorsque l’option Signature est sélectionnée, l’option Je signe ce document est activée par défaut.
Dans ce cas, l’outil ajoute automatiquement le collaborateur connecté (en haut à droite) à i-Suite Expert comme signataire.
Cette option peut toutefois être désactivée.
Ajout des signataires
Des correspondants et/ou des collaborateurs peuvent être ajoutés afin de compléter la liste des intervenants et leur transmettre les documents pour signature.
Si l’adresse email n’est pas renseignée, un message d'avertissement apparait.
La coche Définir un ordre de signature permet de déterminer le destinataire qui doit signer en premier :
Déplacer le signataire dans la liste, en maintenant sélectionné cet icône
Ajout d'un message personnalisé
Un message accompagant l'envoi pour signature peut également être ajouté.
L’objet du message est généré automatiquement à partir du nom des documents, mais il reste modifiable, tout comme le contenu du message.
Une fois l’ensemble des éléments renseignés, cliquer sur Envoyer avec DocuSign.
Préparation de l'envoi pour signature dans DocuSign
Une redirection vers l’interface de DocuSign permet ensuite de définir précisément l’emplacement des champs de signature, paraphe ou autres zones nécessaires pour le ou les signataires.
Pour finaliser l’envoi aux signataires, cliquer sur Envoyer. Les documents sont alors transmis aux signataires.
Attention : À ce stade, si des documents sont ajoutés ou modifiés, les documents ne seront pas restitués dans la GED.Seuls les documents chargés depuis la GED sont restitués.
Signature de documents côté clients finaux
Le client du cabinet reçoit alors un mail pour procéder à la signature du ou des documents.
Suivi des statuts de signature
Dans le module i-GED, la présence de différents icônes permet de suivre le statut de signature des documents. Ceux-ci se mettent à jour automatiquement.
Dans le cas où plusieurs signataires ont été invités à signer les documents, le menu Détail permet d’accéder au statut de signature pour chacun des signataires.
Nota : La mise à jour des statuts peut ne pas être immédiate (10 secondes maximum). Il convient alors de rafraichir la page.
Scellement de document
Lorsque l’option Scellement est appliquée, la partie Ajout des signataires est masquée.
Indiquer simplement le Sceau à appliquer à l'aide de la liste déroulante, puis compléter le message si nécessaire.
Cliquer sur Envoyer avec DocuSign.
Nota : La fonction de scellement est disponible uniquement si celle-ci a été activée dans l’abonnement DocuSign.
Positionnement du scellement
Une redirection vers l’interface de DocuSign est opérée afin de positionner l’emplacement du cachet de scellement.
Une fois terminé, cliquer sur Envoyer pour finaliser le scellement des documents.
De retour dans la GED, l’icône de scellement est automatiquement mis à jour.
Suivi des statuts de scellement
Dans le module i-GED, la présence de différents icônes permet de suivre le statut de scellement des documents. Ceux-ci se mettent à jour automatiquement.
Informations annexes
Les différents statuts de signature/scellement
| Statuts de signature | Icône | Signification |
| En attente de signature | Le document a été envoyé en signature mais les signataires n’ont pas encore signé. | |
| Signé | L’ensemble des signataires a signé le document. | |
| Signature rejetée | La demande de signature a été déclinée. |
| Statuts de scellement | Icône | Signification |
| En attente de scellement | Le demande scellement a été faite mais le statut est en cours de récupération dans l’interface. | |
| Scellé | Le document est scellé |
Les bonnes pratiques utilisateurs
Axes de vérification :
- Le format des documents ajoutés dans l’enveloppe
- La taille du fichier
- La connexion internet
- Le statut des documents depuis le site de DocuSign.com
Informations à transmettre au support :
- Captures écran
- Message d’erreur
- Identifiant du compte DocuSign (éventuellement)
- Version de Suite Expert et d’i-Suite Expert