Les règles d'usage sont les règles issues d'un accord d'entreprise, de branche ou d'un usage. Elles ne sont pas prévues par le cadre légal ou conventionnel. Celles-ci sont applicables à un ou plusieurs établissements.
Le paramétrage des règles se fait depuis le menu Entreprise - Paramétrage - Règles et primes :
Cliquer sur Ajouter une règle d'usage.
La fenêtre suivante apparaît :
Les différentes étapes de paramétrage doivent être respectées afin que la règle puisse être mise en place sur le bulletin du salarié.
Les boutons Précédent, Suivant et Supprimer, disponibles en bas de la fenêtre permettent de revenir à l'étape précédente, passer à l'étape suivante ou supprimer le paramétrage en cours.
Création
Sélectionner le ou les établissements sur lesquels la prime doit s'appliquer.
Renseigner le Libellé de la règle, la Période de début et la Période de fin si cette dernière est connue. Indiquer également le libellé qui doit apparaître sur le bulletin. Si celui-ci n'est pas renseigné, c'est le Libellé de la règle qui sera repris sur le bulletin.
Dans le cas où la Période de début correspond à une période qui n'est pas encore atteinte, une mention apparaît, indiquant que la règle ne sera pas appliquée :
Un message survient également si la Période de fin est antérieure à la période en cours.
Sur la fenêtre principale de paramétrage des règles et des primes, un icône indique aux collaborateurs que la prime n'est pas active :
Spécificités
Renseigner le Type de la prime :
Ancienneté et Sans spécificité : Prime versée mensuellement pour compenser une contrainte liée à l'emploi. Dans le cas où la prime ne doit pas être versée chaque mois, sélectionner le type Liée à l'activité.
- Exceptionnelle, liée à l'activité : Prime exceptionnelle liée à l'activité avec période de rattachement sur le mois concerné (ex : Prime de productivité).
Liée à l'activité : Prime liée à l'activité avec période de rattachement spécifique régulière non mensuelle (ex : Prime de Noël).
Non liée à l'activité : Prime qui n'a pas de lien avec l'activité (ex : Prime de naissance).
Cocher le ou les mois pour lesquels la prime doit se déclencher sur le bulletin. Si aucun mois de déclenchement n'est indiqué, la prime peut ensuite être renseignée au niveau des Variables - Ajouter une prime.
À noter : Pour les primes Ancienneté, Sans spécificité et Liée à l'activité, la sélection d'une période de déclenchement est nécessaire pour passer à l'étape suivante.
Indiquer si la règle est soumise à cotisations et si elle doit être intégrée dans le calcul de la majoration des heures supplémentaires / complémentaires :
Réduction Générale des Cotisations Patronales
Cocher les options ci-dessous si la prime doit être minorée en cas d'absence ou d'entrée/sortie en cours de période.
Provision congés payés
Dans le cas où la prime alimente la provision de congés payés, elle est automatiquement minorée sur le bulletin lors de la prise de congés payés légaux, conventionnels et RTT.
Conditions
L'ajout de conditions permet d'appliquer la règle selon des critères prédéfinis.
Pour cela, cliquer sur Ajouter une condition.
Indiquer le nom de la condition puis ajouter un ou plusieurs critères. Le salarié doit répondre à l'ensemble des critères pour que la condition puisse être validée.
Une fois les critères renseignés, cliquer sur Valider la condition pour enregistrer la saisie.
À noter : Chaque règle peut comporter plusieurs conditions. Si le salarié répond à une des conditions, la règle se déclenche alors automatiquement.
Mode de calcul
Cette étape permet d'indiquer le mode de calcul de la prime :
Base x Valeur : Indiquer la Base et la Valeur pour établir le calcul de la prime. Il est possible de sélectionner une Référence (variable déjà existante), de renseigner une Base fixe / Valeur fixe ou de compléter la Base / Valeur directement dans les Variables à saisir.
À noter : Dans le cas où l'option Référence a été cochée, un coefficient peut être appliqué. Celui-ci doit être compris entre 0 et 1.
Montant : Comme précédemment, sélectionner une Référence, indiquer un Montant fixe ou cocher À saisir dans les variables pour compléter le montant directement dans les Variables à saisir.
Si plusieurs montants sont renseignés, ceux-ci s'additionnent les uns aux autres.
La prime est calculée sur la quotité de temps de travail d’un temps plein. Il est possible de la proratiser pour les Temps partiels. Dans ce cas, indiquer si le prorata doit s'effectuer selon le nombre d'Heures travaillées ou en fonction des Heures renseignées dans le contrat.
Récapitulatif
Une fois les différentes étapes effectuées, un récapitulatif reprend l'ensemble des informations renseignées.
Afin de finaliser la création de la règle, cliquer sur Enregistrer.
Celle-ci apparaît ensuite dans le tableau répertoriant les différentes règles mises en place :
L'icône permet de modifier/consulter la règle d'usage.
Pour la supprimer, cliquer sur .
Les icônes et
indiquent les établissements concernés par la règle.
À noter : Une fiche Paramétrage des règles d'usage : Cas concrets est disponible en cliquant ici, comportant des exemples de paramétrage de primes.