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Créer un plan de classement |
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Détail / Modifier un plan de classement |
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Supprimer un plan de classement |
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Dupliquer un plan de classement |
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Fusionner un ou plusieurs plans de classement vers un autre |
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Imprimer la liste |
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Importer un plan de classement type |
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Exporter un plan de classement type |
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Aide |
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Impression des QRCodes |
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Création d'une rubrique de classement
Cliquer sur pour créer une rubrique de classement.
Onglet Général
- Nom : Préciser un nom.
- Critère Rubriques de Classement : Préciser un critère. Le bouton de sélection permet d'accéder à la gestion des rubriques de classement.
Disponible pour :
- Appliquer aux sous-dossiers : Cocher la case si rétroactivement, des genres doivent être ajoutés ou modifiés, pour que les sous-classements aient les mêmes caractéristiques.
- Genre : Choisir cette option si la rubrique concerne un genre précis ou Aucun.
- Genre 2 : Choisir un deuxième genre, sinon laisser Aucun.
-
Genre 3 : Cette option est proposée dans le cas où un Genre 2 a été sélectionné.
Il est possible d'ajouter jusqu'à 10 genres.
À noter : Une fois la rubrique créée, l'icône apparaît, permettant d'imprimer le QRCode de la rubrique. Compatible avec le logiciel ACDScanStation. Se référer à la fiche technique ACD Scan Station.
- Rubrique Diffusable : Cocher la case si les documents contenus dans ce plan de classement sont susceptibles d'être diffusés au client. Pour les clients équipés d’i-Suite Expert, cocher la case adéquate pour présenter la rubrique sous i-Ged, i-Compta et i-Paie. Le libellé peut éventuellement être modifié dans ce cas-là.
- Rubrique à valider : Consulter la fiche GED - Gestion de la validation des documents.
- Rubrique invisible sur arborescence du dossier : Consulter la fiche technique GED - ACD Scan Station.
- Pour les champs concernant le nommage automatique et l'activation de la gestion automatique des versions, se référer à la fiche technique GED - Nommage et gestion de version des documents.
- Autoriser la création de rubriques propres aux dossiers : Cocher cette case pour autoriser la création d'une rubrique de classement, spécifique à un dossier.
- Exercice : Cette option permet de définir si la notion d'exercice est facultative, obligatoire ou interdite.
Sélectionner le plan de classement souhaité, puis cliquer sur l'icône Dupliquer .
Attention : Cette opération ne duplique pas les documents du plan de classement dupliqué.
Fusionner un ou plusieurs plans de classement
Cliquer sur l'icône Fusionner .
Attention : Cette opération fusionne le(s) plan(s) de classement sélectionné(s) ainsi que leurs documents.
Suppression d'un plan de classement type
Pour supprimer un plan de classement, le sélectionner puis cliquer sur l'icône Supprimer .
Le message suivant apparaît :
Exporter un plan de classement type
Il est possible d'exporter un plan de classement type (sous forme d'un fichier .zip) pour le ré-importer par exemple sur une autre base de données.
- Soit une rubrique précise (et ainsi ses sous-rubriques) à exporter,
- Soit toutes les rubriques, en se positionnant sur la rubrique à la racine Tout le monde.
Le nom par défaut du fichier, modifiable, est :
GedPlanClassement_AAAAMMJJ_HHMMSS_nom de la base de données.zip. Exemple :GedPlanClassement_20210511_143520_prod.zip.
Enfin, cliquer sur Exporter.
Importer un plan de classement type
Il est possible d'importer un plan de classement type, soit à partir d'un fichier zippé (voir procédure précédente pour exporter), soit à partir d'une arborescence disque.
Cliquer sur Parcourir et sélectionner le fichier zippé, puis cliquer sur Valider :
Sélectionner la rubrique de destination puis cliquer sur Importer. Cocher la case Ignorer l'élément racine pour ne pas récupérer cette rubrique (conseillé).
Préparer sous Windows une arborescence de dossiers à importer. Cliquer sur Parcourir et sélectionner la racine de l'arborescence Windows, puis cliquer sur Valider.
Impression des QR Codes
Se reporter à la documentation GED - ACD Scan Station.
Couleurs du plan de classement type
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Représente un plan de classement diffusable disponible pour tous les genres. |
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Représente un plan de classement disponible pour tous les genres. |
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Représente un plan de classement diffusable spécifique au genre en cours. |
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Représente un plan de classement spécifique au genre en cours. |
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Le cadenas indique que le plan de classement est en lecture uniquement. |
Les plus
La réorganisation des Plans de classements types est possible à tout moment. Les modifications effectuées sur les rubriques types sont reprises automatiquement sur les fiches dossiers et leurs documents associés. Il est donc possible à tout moment de renommer une rubrique de classement ou de la déplacer, toutes les fiches dossiers sont automatiquement à jour.