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Modèles de documents

Ce module permet de constituer une base documentaire de modèles. Ainsi, une même présentation s'applique à tous les documents sortant du cabinet, quel que soit le collaborateur qui rédige un courrier (par exemple). Il est également possible d'utiliser cette base de modèles pour effectuer un publipostage (mailing, emailing, faxing).

De plus, ces modèles peuvent être classés dans le même plan de classement mis en place au préalable. Il est donc aisé pour le collaborateur de trouver le modèle adéquat en fonction de ses besoins.

Aller dans le menu Administration - GED EXPERT - Modèle de documents :




Afficher tous les classements (y compris les vides)
Afficher uniquement les classements contenant des documents
Filtrer sur les critères de rubriques de classement
Fermer toutes les branches
Ouvrir toutes les branches
Afficher les documents avec les branches
Créer un modèle à partir d'un document déjà existant (ouvre l'explorateur)
Créer un modèle en utilisant l'assistant
Supprimer un modèle
Ouvrir le modèle avec l'application associée (Word, Excel, Open Office)
Imprimer la liste des modèles
Copier vers une autre application
Passer en mode visionneuse
Quitter le mode visionneuse
Filtrer sur un ou plusieurs critères

Création d'un modèle à partir d'un document existant

Cliquer sur  pour ouvrir l'explorateur. Choisir le répertoire contenant le modèle à migrer, puis cliquer sur Ouvrir. La fenêtre suivante apparaît :

  • Nom du document : Modifier éventuellement le nom du nouveau modèle.
  • Onglet Description principale :

L'auteur du document est par défaut le collaborateur en cours sur le dossier. Pour modifier le collaborateur, appuyer sur la touche F4 du clavier.

  • Chrono : Choisir le modèle de numéro de chrono associé.
  • Création le : Il est possible de modifier la date de création du modèle.
  • Le champ Taille permet d'afficher la taille du document.
  • Critères de rubriques : Préciser éventuellement une valeur en cliquant sur le menu déroulant.
  • Arborescence : Préciser le plan de classement auquel ce modèle doit être rattaché.

Cliquer sur Enregistrer pour générer le nouveau modèle.

L'application associée ouvre alors le document, en faisant apparaître l'assistant de liste des mots clés à utiliser.

Insérer maintenant les champs de fusion de Dia Client aux endroits appropriés du modèle.

Création d'un nouveau modèle avec l'assistant

Cliquer sur  :



Indiquer le nom du fichier et préciser son extension (Word, Excel, Open Office).

Cliquer sur Créer. La fenêtre suivante apparaît :



Compléter les champs manquants et suivre la procédure indiquée précédemment dans Création d'un modèle à partir d'un document existant.

Insertion de champs dans un modèle

Dans le module Liste des mots clés pour le document... :

  1. Préciser si le champ doit être inséré dans le Corps du document, dans l'En-tête de page, dans le Pied de page ou dans un Cadre :



  2. Choisir le champ dans la liste proposée.
  3. Cliquer sur Insertion pour insérer le champ dans le document à l'endroit sélectionné.
  4. Une fois le modèle mis en place, quitter l'application (Word dans l'exemple) en enregistrant.

Choix d'un champ dans la liste proposée

Dans la partie gauche, plusieurs choix sont proposés :

  • Favoris : liste des champs que l'on utilise régulièrement.
  • Spéciaux : liste des liens vers i-Suite Expert / liens de partage de documents
  • Standards : liste des champs standards de Dia Client.
  • Tableaux : liste des champs Tableaux.
  • Totaux : liste des champs Totaux.

Favoris

Pour déclarer un champ dans les favoris, le sélectionner puis cliquer sur Ajout aux favoris.

Spéciaux

En cliquant sur Spéciaux, la liste des différents liens à insérer dans le modèle apparaît.

Standards

La liste des champs standards de Dia Client est présentée sous forme arborescente. En cliquant sur la flèche située devant Standards, l'arborescence s'ouvre :



Exemple : Insertion du numéro de chrono dans le modèle.

  1. Positionner le curseur dans votre modèle à l'endroit où insérer le champ.
  2. Dans l'arborescence, sélectionner Document. Les champs à utiliser apparaissent sur la droite.
  3. Cliquer sur le champ DOC_CHRONO - Numéro de Chrono du doc :




  4. Cliquer sur Insertion pour que le nouveau champ s'ajoute au document.
    Le résultat apparaît comme ceci : Référence : @DOCUMENT.DOC_CHRONO@

A noter : Cliquer sur la colonne Elément pour trier les champs par ordre alphabétique.

  • La colonne Libellé correspond au nom en clair du champ.
  • La colonne Exemple indique la valeur du champ par rapport à la fiche ouverte.
  • La colonne Mot Clé correspond au nom réel du champ.

Tableaux

La liste des différents champs déclarés comme Tableaux apparaît ici.



Totaux

En cliquant sur Totaux, la liste des différents champs déclarés comme Totaux à insérer dans le modèle apparaît.

Gestion des filtres

Cliquer sur l'icône  pour filtrer les documents sur les critères de rubrique de classement.



Sélectionner la valeur du ou des critères en cliquant sur le menu déroulant. Si plusieurs critères sont sélectionnés, préciser la condition en cochant ET ou OU.
 Appliquer le filtre
 Annuler la demande de filtre
Annuler le filtre en cours
Fermer la fenêtre. Si aucun filtre n'a été sélectionné, la mention  apparaît. En cliquant sur cet icône, la fenêtre de filtres s'ouvre de nouveau.



 Appliquer le filtre
 Annuler le filtre en cours

Un ou plusieurs filtres peuvent être appliqués sur :
  • La Date : Préciser éventuellement une date de début et de fin.
  • Le Type, l'Auteur, le Service : il est possible d'indiquer un type de document, un auteur et un service.
  • Le champ Num. Chrono permet de préciser un numéro de chrono de début et de fin.
  • Dans la colonne Critères, il est possible d'indiquer une ou plusieurs valeurs via le menu déroulant.

 

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