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Module Factures

Accéder au module Factures depuis le volet GI. Toutes les factures sont archivées, accessibles et rééditables depuis ce module. Elles ne peuvent pas être modifiées. Seuls les projets de factures sont modifiables. Les factures émises dans l'exercice sélectionné apparaissent ici :


Créer une facture manuelle
Supprimer une facture (en fonction des sécurités mises en place et si la facture n'est pas imprimée, réglée, transférée).
Ouvrir la facture pour la visualiser ou la modifier
Imprimer la liste des factures affichées
Créer un avoir à partir de la facture sélectionnée
  • Éditée : Si la case est cochée, la facture a été éditée
  • Réglée : Si cochée, la facture a été réglée
  • Transférée : Si cochée, la facture a été transférée
  • Origine : Indique si la facture a été faite automatiquement ou manuellement
  • GED Expert : Indique que la facture a été classée dans GED Expert

Saisie d'une facture manuelle

Entête de la facture

Pour saisir une facture manuellement, cliquer sur . La saisie manuelle est également accessible depuis le menu Gestion Interne - Saisie des factures. Dans ce cas, la sélection du dossier est à faire (entête vierge).




Quitter la saisie
Créer une nouvelle facture
Créer l'adresse de facturation
Imprimer le document
Générer un avoir à partir de la facture
Ajouter une liaison temps
  • Date : Date de la facture, initialisée par défaut à la date du jour. Elle est également modifiable.
  • Dossier : Dossier appartenant à la facture. Initialisé par défaut sur le dossier en cours.
  • Echéances : Permet de ventiler le règlement de la facture. Par défaut, la date d'échéance est calculée en fonction des éléments définis dans le module Dossier - onglet Facturation.
  • Cabinet : Il s'agit du cabinet émetteur de la facture.
  • Exercice : Période couverte par la facturation. En décochant la case située à droite de l'exercice, il est possible de faire une facture multi-exercices.
  • Options complémentaires : Permet de forcer ponctuellement certains éléments de la facture, sans toucher aux paramètres standards du dossier. Il s’agit de l’adresse de facturation, des données comptables (compte TVA …) et saisie d’un commentaire libre ponctuel qui sortira sur le pied de page.
À noter : Comme en saisie des temps ou dans la production, la saisie des factures s'effectue entièrement au clavier : [Entrée] pour passer au champ suivant, raccourcis clavier pour les fonctions, etc.


Modifier l'adresse de facturation

En cliquant sur , la fenêtre suivante apparaît :



Saisir l'adresse de facturation.
L'onglet Données Comptables permet de changer le taux de TVA et la ventilation comptable :



L'onglet Commentaires permet de saisir un commentaire à faire apparaître sur la facture, si le champ est prévu dans le modèle :



Cliquer sur  pour enregistrer ou sur  pour annuler.

Générer un avoir à partir de la facture

Cliquer sur , un message d'avertissement apparaît :



Puis cliquer sur la date souhaitée pour générer l'avoir :



Double-cliquer sur le projet concerné :



Le Numéro du projet est incrémenté automatiquement.
Référence : Commentaire facultatif.
Date : Date de la facture, initialisée par défaut à la date du jour. Celle-ci est modifiable.
Dossier : Dossier appartenant à la facture. Initialisé par défaut sur le dossier en cours.
Échéances : Permet de ventiler le règlement de la facture. Par défaut, la date d’échéance est calculée en fonction des éléments définis dans le module Dossier, onglet Facturation :



Modifier les échéances

Cliquer sur Échéances, la fenêtre suivante apparaît :



Cliquer sur  pour modifier le nombre d'échéances.


Enregistrer la modification, les nouvelles échéances apparaissent :



  • Le bouton Répartition permet de répartir le montant sur plusieurs échéances.
  • Le bouton Mise à zéro permet de remettre les échéances sélectionnées à zéro.

Une fois les modifications effectuées, vous pouvez quitter l'échéancier.

Tous les éléments de l'entête sont à présent saisis. Il est maintenant nécessaire de compléter les informations du corps de la facture. En cas d’erreur dans l’entête, autre que date et échéances qui sont modifiables, il est nécessaire de sortir de la facture en ayant supprimé au préalable toutes les lignes. Le numéro de facture dans ce cas-là ne sera pas incrémenté.

À noter : L'icône  permet de forcer ponctuellement pour une ligne les comptes d’affectation comptables ainsi que le chapitre de facturation de la ligne.

 

Corps de la facture



Ajouter une ligne
Insérer une ligne
Supprimer une ligne
Voir le détail de la ligne
Monter la ligne
Descendre la ligne
Afficher la fiche prestation
  • Mission : Saisir le code mission ou F4 (le code mission permet de ne voir que les prestations liées à cette mission).
  • Prestation : Obligatoire et nécessaire pour l’attribution des comptes comptables. F4 affiche la liste des prestations ou * pour insérer une ligne de commentaire (dans ce cas, les zones Prestation et Libellé sont renseignées).
  • Libellé : Saisie du libellé, qui est par défaut celui de la tâche. En faisant Ctrl + Entrée, possibilité de faire un saut de ligne dans le libellé. Par la touche F4, affichage des libellés types de facturation.
  • Durée : Saisir la durée si le mode de calcul de la prestation fait référence à celle-ci.
  • P.V. Collab : Indiquer le prix de vente du collaborateur si celui-ci n'est pas proposé et si le mode de calcul de la prestation fait référence à celui-ci.
  • Qte : Saisir la quantité si le mode de calcul de la prestation fait référence à celle-ci.
  • P.U. H.T : Renseigner le prix unitaire HT si celui-ci n'est pas proposé et si le mode de calcul de la prestation fait référence à celui-ci.
  • Total HT : Le calcul du total HT de la facture s'effectue en fonction de la formule de calcul de la prestation (apparaît en info-bulle). Si aucune formule n’est définie pour la tâche, le HT = Durée x PV Collaborateur + quantité x PU de la tâche. Les zones PV coll et PVU sont initialisées par défaut en fonction du collaborateur connecté et le PU s’il y en a un défini pour la prestation. Le total HT peut être forcé dans tous les cas. Les lignes saisies sont intégralement modifiables.
En cliquant sur  la fenêtre suivante apparaît :



Celle-ci permet de modifier le libellé, le taux de TVA et la ventilation comptable.
Cliquer sur  pour enregistrer les modifications.

Pied de la facture

Le mode de règlement repris par défaut est celui du dossier, mais il est modifiable ponctuellement pour la facture.
  • Acompte : Permet d’indiquer un acompte déjà versé par le client. Il n’y a aucun traitement effectué sur ce champ lors du transfert en comptabilité de la facture.
  • Etat de la facture - Réglée : À gérer manuellement pour suivre le règlement des factures.
À noter : Un lien direct est possible avec la comptabilité et les relances, si l’option Comptabilité auxiliaire du produit a été activée.

Les avoirs sont gérés en automatique dès que le montant de la facture est négatif. Le libellé devient alors Avoir sur note d’honoraires et le mode de règlement et de l’échéance sont supprimés.

 

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