Le logiciel propose de personnaliser des lettres de relance jusqu'à neuf niveaux ainsi qu'un entête, soit pour tous les dossiers du Cabinet avec la gestion des Textes de relances (niveau Commun), soit uniquement pour le dossier en cours avec la gestion des Textes de relances (niveau Dossier).
C'est le paramétrage effectué au niveau Fiche dossier qui est appliqué en priorité.
Gestion des textes de relance
Pour saisir les lettres de relance, aller dans le menu Fichier puis Paramétrages - Textes et cliquer sur Textes de relances.... La fenêtre suivante apparaît :
Dans le champ Niveau situé en haut à gauche, est indiqué le niveau de relance et le Libellé dans le champ prévu à cet effet. Pour paramétrer les autres niveaux de texte de relance, utiliser les flèches de navigation.
Texte haut / texte bas
Saisir les textes directement dans les encadrés prévus à cet effet en utilisant les onglets Texte haut et Texte bas. Le texte du haut s'éditera au début du corps de la lettre de relance. Il contient en général le titre de la relance et le texte d'introduction. Le texte du bas apparaîtra à la suite du détail des dus. Il comprend un texte de fin de relance et la signature.
Le logiciel est capable de gérer automatiquement l'insertion de données spécifiques, par l'utilisation de champs dynamiques. Pour cela, positionner le curseur à l'endroit souhaité puis cliquer sur le bouton Insérer.
Un menu déroulant apparaît et propose l'insertion de champs dynamiques :
L'insertion de ces informations est symbolisée dans le texte respectivement par [DATE], [COMPTE], [SOLDE], etc. Le [SOLDE] permettant de faire apparaître sur l'édition de la relance, le montant de la somme restant due.
Il est également possible d'intervenir sur la fonte et la forme du texte grâce à la barre d'outils :
Indiquer dans la zone Bas de page (mm) la place à laisser libre pour les éditions avec pied de page.
Texte E-mail (Envoi EDI)
Il est possible de préparamétrer le texte des mails directement dans l'onglet Texte E-mail, comme pour le texte des relances courrier. Au besoin, compléter le message avec les données dynamiques proposées dans le menu déroulant du bouton Insérer :
À l'aide des options Copier/Coller disponibles dans le clic droit de la souris, il est possible d'insérer les bandeaux et logos de la société en en-tête et en signature du texte.
Procéder à la mise en forme du texte à l'aide de la barre d'outils.
Édition des relances
Pour exécuter les relances, aller dans le menu Gestion puis cliquer sur la fonction Relances. La fenêtre de Sélection des paramètres d'édition des relances apparaît :
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Compte Début et Fin : Par défaut, le programme propose une édition de tous les comptes gérés dans le dossier. Dans le cas d'un Type de sélection par Borne, il est tout à fait possible de procéder à l'édition portant sur un ensemble des comptes définis, en sélectionnant le compte de début et de fin à l'aide des boutons de sélection.
Le Type de sélection par Liste permet d'obtenir une édition portant sur les comptes du dossier aléatoirement sélectionnés à partir de la liste accessible via le bouton de sélection.
Les comptes à éditer doivent être sélectionnés en cochant la case correspondante. Cette fenêtre permet une sélection aléatoire de comptes.
Une fois le choix validé, la liste des comptes apparaît dans l'encadré blanc à la suite.
- Période Début et Fin : Dans ces champs, indiquer la période de référence : seules les factures clients dont l'échéance est passée dans cet intervalle sont prises en compte.
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Délai avant relance (jours) : Pour éviter de relancer des clients sur certains règlements, il est possible de renseigner dans ce champ le nombre de jours supplémentaires accordés avant relance. Le programme tient compte de ce délai en fonction de la Date d'échéance de l'écriture et de la Date de fin de la période de référence demandée. Si aucune date d'échéance n'est enregistrée pour la facture, le programme tient alors compte de la date d'écriture.
Par exemple :
1/ Cas d'une édition des relances au 10/01 sur la période de référence du 01/12 au 31/12 de l'exercice précédent avec un Délai avant relance de 5 jours. On enregistre une écriture au 01/09 ayant une date d'échéance au 10/12, puis une seconde écriture au 01/08 avec une date d'échéance au 20/12.
=> Dans ce cas, les écritures dont la date d'échéance est comprise entre le 01/01 et le 26/12 sont prises en compte dans les relances.
2/ Cas d'une édition des relances au 10/01 sur la période de référence du 01/12 au 31/12 de l'exercice précédent avec un délai avant relance de 15 jours. On enregistre une écriture au 01/09 ayant une date d'échéance au 10/12, puis une seconde écriture au 01/08 avec pour date d'échéance le 20/12.
=> Dans ce cas, seule l'écriture enregistrée au 01/09 ayant pour date d'échéance le 10/12 sera prise en compte dans les relances, l'écriture du 01/08 (date d'échéance au 20/12) étant exclue.
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Niveau de relance : Cet encadré permet de paramétrer les relances à éditer. Par défaut, la Sélection du niveau à relancer étant à Tous, tous les niveaux de relances font l'objet d'une édition. Pour une édition d'un niveau de relance défini, le sélectionner à l'aide du menu déroulant (de 1 à 9).
En activant le Niveau d'implémentation, une relance différente du niveau en cours peut également être appliquée. Sélectionner le niveau de relance concerné à l'aide du menu déroulant Sélection du niveau à relancer, puis indiquer le niveau de relance à appliquer, à l'aide du menu déroulant du Niveau d'implémentation. De cette manière, les clients sont relancés avec le texte du niveau de relance demandé et leur niveau de relance est incrémenté en conséquence. - Sélection du niveau à relancer : Par défaut, tous les niveaux de relances font l'objet d'une édition. À l'aide du menu déroulant, il est toutefois possible de spécifier le niveau à relancer, évitant ainsi que tous les niveaux fassent l'objet d'une édition.
- Montant minimal : Un montant minimal à partir duquel les relances doivent être effectuées peut être défini. Par conséquent, les écritures dont le montant est inférieur au Montant minimal indiqué ne feront pas l'objet d'une relance.
- Lettrage partiel : Cet encadré n'est accessible que si le dossier est paramétré en Lettrage partiel (Paramètres comptables du dossier - onglet Général). Par défaut, l'édition des relances ne comporte pas les lignes lettrées partiellement. En activant l'option Avec, les lignes d'écritures faisant l'objet d'un lettrage partiel sont prises en compte dans l'édition des relances.
- Devise des écritures : Cette zone n'est accessible que pour les dossiers paramétrés avec la Gestion multidevises (Paramètres comptables du dossier - onglet Général). Activer cette option pour que les écritures en devises soient prises en compte dans l'édition des relances. Un menu déroulant permet d'indiquer les écritures à éditer en fonction de leur devise. Les devises proposées correspondent à celles paramétrées dans la Gestion multidevise.
- Mode règlement : En cochant l'un des types de règlement proposés, il est possible d'éditer les relances uniquement pour le règlement indiqué. L'option Tous est sélectionnée par défaut afin de pouvoir visualiser l'ensemble des échéances sur la période.
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Clients du collaborateur interne : La partie Clients du collaborateur interne permet le choix du collaborateur enregistré dans Dia Client, afin de procéder à l'édition des balances des dossiers clients gérés par le collaborateur désigné. La zone de sélection apparaît uniquement à condition que soit paramétrée l'Utilisation de Dia Client qui se trouve dans la fiche Cabinet - onglet Autres, et que le dossier ouvert soit celui propre au cabinet (c’est-à-dire que le code dossier du cabinet soit renseigné dans le champ Code dossier du cabinet comptable des Paramètres comptables au niveau du cabinet).
Indiquer tout d'abord le type de collaborateur concerné en cliquant sur le menu déroulant afin de choisir parmi les propositions suivantes : Collab. Resp - Collab. Reg. - Coll. Social - Coll. Juridique. Ensuite un menu déroulant supplémentaire apparaît permettant d'accéder à la liste des collaborateurs en vue de leur sélection.
- Ne pas traiter les écritures de situation/inventaire : En sélectionnant cette option, les écritures enregistrées dans un journal de type Opérations diverses (Situation/Inventaire) ne seront pas comptabilisées dans l'édition des relances.
Une fois les informations nécessaires à la relance renseignées, faire OK.
Si aucun tiers n'a été trouvé pour les critères de relance paramétrés, le message suivant apparaît :
Si des comptes posent problème en gestion des Tiers, une liste des comptes concernés apparaît :
Les tiers paramétrés à plusieurs reprises pour un même compte comptable sont signalés dans cette même fenêtre avec la mention "Renseigné plusieurs fois" dans la colonne Motif. Ces tiers ne pourront donc pas être relancés.
Un bouton Imprimer permet d'obtenir une édition des comptes de la liste.
Un bouton Tiers permet d'accéder directement à la fiche Tiers concernée afin de pouvoir remédier au problème rencontré.
En cliquant sur le bouton Continuer, ou si aucune erreur n'a été détectée, la fenêtre suivante apparaît :
Dans cette fenêtre sont listés les comptes pour lesquels une relance va être envoyée, avec une indication du Montant du compte, du montant À relancer et du Niveau de la relance.
Par défaut, tous les comptes de la liste vont être relancés. Il reste toutefois possible de ne pas éditer de lettre de relance pour certains comptes, en effectuant une désélection. Il suffit de décocher la case du compte concerné, qui se trouve devant la colonne Niveau. Les boutons Sélect. tout et Désélect. tout peuvent être utilisés pour cocher ou décocher tous les comptes de la liste en une seule manipulation.
Détail de la relance tiers
Le bouton Détail permet d'accéder à la liste des écritures prises en compte dans la relance pour chaque Tiers.
Cette fenêtre liste toutes les écritures concernées par la relance.
Toutefois, les écritures non concernées peuvent faire l'objet d'une désélection, en désactivant la coche qui se trouve avant la colonne Date. Le Montant relance se met alors à jour en fonction de la sélection.
Les boutons Sélect. tous et Désélect. tout permettent de sélectionner/désélectionner toutes les lignes d'écritures en une seule manipulation.
Dans cette fenêtre, des flèches de navigation permettent de naviguer d'un détail de relance client à l'autre :
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Retour sur le 1er tiers |
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Retour sur le tiers précédent |
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Aller sur le tiers suivant |
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Aller sur le dernier tiers |
Annotation sur le compte tiers
Le bouton Note permet d'accéder à la saisie des Annotations sur le compte tiers.
Au besoin, des options de mise en forme permettent de personnaliser la police, la taille, la couleur... des annotations.
Édition par tiers
En cliquant sur le bouton Édition par tiers, la fenêtre suivante apparaît :
Elle permet d'enregistrer les relances dans la GED ou dans un répertoire spécifique.
À noter : La case Enregistrer les relances dans la GED n'apparaît que si le dossier est lié au cabinet (paramétrage à effectuer depuis le menu Fichier - Cabinet - Paramètres - onglet Général).
Envoi des relances
Dans l'écran principal de gestion des relances, l'option Incrémenter est activée par défaut. Lors de la prochaine relance, le logiciel éditera automatiquement les lettres correspondant au niveau supérieur à la relance effectuée précédemment. Pour une gestion manuelle du niveau de relance et ainsi éviter l'incrémentation automatique des niveaux de relance, cette option peut toujours être désactivée.
L'option Date est également activée par défaut et permet de faire apparaître en haut à droite de l'édition la date du jour à laquelle a été effectuée la relance. Si toutefois celle-ci ne devait pas apparaître, l'option peut toujours être désactivée.
Le bouton Ed. Récap. permet d'imprimer la liste des comptes relancés, avec une indication du niveau de relance et du montant concerné :
Le bouton Ed. Relances permet de visualiser la lettre de relance qui va être envoyée et de l'imprimer :
Si les informations sur le Tiers sont bien renseignées, celles-ci apparaissent dans le courrier qui va être transmis au client.
De plus, il est possible de gérer les avoirs au niveau de l'édition des relances.
Il est également possible de gérer les échéances :
Par cet écran, en cliquant sur l'icône 
il est possible de Copier dans le presse-papiers l'édition ou encore de Copier l'image de la page afin d'effectuer une sauvegarde sous divers supports (Word, Excel ...).
En cliquant sur l'icône 
, il est possible d'imprimer l'édition, de l'exporter en fichier PDF, de l'envoyer par mail ou encore de gérer l'édition avec le module de GED.
En cliquant sur le bouton Envoi par mail, les relances seront transmises aux clients à l'adresse indiquée dans leurs fiches Tiers via la messagerie. Il peut arriver que certaines adresses mails n'aient pas été enregistrées dans les fiches, et dans ce cas la fenêtre suivante peut apparaître :
Cette fenêtre liste les tiers pour lesquels aucune adresse mail n'a été enregistrée. Les fiches concernées peuvent être complétées en cliquant sur le bouton Tiers. Puis cliquer sur le bouton Continuer pour procéder aux envois. Un message prérempli est automatiquement généré pour chaque destinataire, avec la lettre de relance au format PDF en fichier joint. Le texte de l'e-mail est paramétrable au niveau de la Gestion des textes de relances (menu Fichier - Paramétrages - onglet Texte E-mail).
Suivi des relances
Lorsque les relances ont été éditées, celles-ci sont signalées dans l'onglet Suivi de tiers de la Révision des Comptes en mode Balance.