Fiche Dossier

Création d'un nouveau dossier

La création de dossier consiste en la mise en place d'une fiche spécifique au client ou à la société, dans laquelle les caractéristiques liées à la gestion du dossier vont être renseignées (type d'imposition, régime fiscal, monnaie de saisie, la banque, etc.).

La création d'un dossier peut s'effectuer de deux façons différentes :

1. Depuis la fenêtre Ouverture d'un dossier (menu Fichier - Ouvrir), cliquer sur le menu déroulant du bouton Fiche dossier puis sélectionner l'option Ajout d'un dossier.

2. Dans le cas d'une sauvegarde d'un dossier déjà existante (fichier .cds), il faut la restaurer. Pour cela, se référer à la Procédure de restauration.

Lors de la création d'un dossier, la fenêtre Ajouter apparaît. Entrer le code identifiant du dossier, qui peut comporter jusqu'à 10 caractères alphanumériques, puis valider en cliquant sur OK ou en utilisant la touche Entrée, une fiche signalétique vierge du nouveau dossier apparaît.

La liste de tous les dossiers créés apparaît dans la fenêtre Ouverture dossier : 

Onglet Signalétique

Renseigner dans cette fenêtre les informations spécifiques au dossier, en veillant à bien compléter tous les champs demandés.

• Code du dossier : Ce champ reprend le code saisi dans la fenêtre Ajouter. Dans la fiche Signalétique, le code ne peut plus être modifié.

• Code dossier Dia Client : Ce champ apparaît uniquement si vous êtes équipé du logiciel Dia Client. Pour qu'il apparaisse, paramétrer l'Utilisation de Dia Client dans la fiche Cabinet - onglet Autres en cochant Oui.

  Deux cas de figure peuvent se présenter :

  1. L'installation de Dia Client vient d'être effectuée et vous souhaitez que vos fiches dossiers soient désormais gérées par ce logiciel.

     Les dossiers doivent au préalable avoir été créés dans Dia Client, via la fonction Création de la liste des dossiers dans Dia Client disponible dans le menu Outils - Exportation.
     Dans ce cas, les informations des fiches dossiers et les codes dossiers Dia Client correspondants seront mis à jour une fois que des modifications auront été effectuées dans la fiche dossier depuis Dia Client.
     Auquel cas, si vous connaissez le Code dossier sous lequel il est enregistré dans Dia Client, vous pouvez le renseigner vous-même dans la fiche dossier de ACD COMPTA.

  2. Le dossier a été créé depuis Dia Client

     Dans ce cas, son code dossier apparaît automatiquement dans ce champ.

     Dès lors qu'un Code dossier Dia Client est enregistré, toutes les informations de la Fiche dossier (onglets Signalétique, Fiscal et Divers) sont inaccessibles et une mention précise que "La gestion de la fiche est assurée par Dia Client". Toute modification doit être effectuée depuis la fiche dossier de Dia Client, afin de pouvoir être prise en compte dans la fiche Fiche dossier de ACD COMPTA.

      

     

Raison sociale

Indiquer ici s'il s'agit d'une personne ou d'une société, en sélectionnant ou en désélectionnant selon le cas l'option Personne morale. Cette option sélectionnée, renseigner le Titre (SA, SARL, etc.) ainsi que la Raison sociale. À l'inverse, s'il s'agit d'une personne physique, désélectionner cette option puis indiquer dans le Titre la civilité (Mademoiselle, Madame ou Monsieur), le Nom ainsi que le Prénom.

La mention DOSSIER ACCESSIBLE SUR LE WEB apparaît uniquement lorsque le dossier a été activé sur Internet, pour être mis à disposition du client via notre site sécurisé. L'activation se fait par le biais de la fonction Gestion du partage du dossier sur le Web disponible au niveau du menu Outils.

Nota : Si le dossier est géré par Dia Client, l'accès aux informations est bloqué et leur mise à jour s'effectue depuis Dia Client.

L'adresse

Renseigner dans cette zone le Numéro, la Nature et le Nom de la voie, le Hameau, Lieu dit, le Complément, le Code postal, la Ville, le Code INSEE et le Pays.

Attention : Le pays ne doit être renseigné que si la société se trouve dans un pays autre que la France en cliquant sur le bouton de sélection mis à disposition, permettant de sélectionner parmi la liste des pays proposés.

L'option Ne pas mettre à jour l'adresse en fonction de Dia Client n'est disponible que pour les Cabinets qui utilisent Dia Client (Utilisation de Dia Client dans la fiche Cabinet). En sélectionnant cette option, il est possible de renseigner une adresse dans ACD COMPTA différente de celle renseignée dans Dia Client.

En revanche si cette option n'est pas sélectionnée, les champs de saisie sont inaccessibles et toute modification à apporter à l'adresse doit se faire depuis Dia Client afin de pouvoir mettre à jour la fiche Fiche dossier dans ACD COMPTA.

Coordonnées téléphoniques et adresse mail

Renseigner dans les champs prévus à cet effet les numéros de Téléphone, Fax et Adresse email. Le programme s'appuie sur l'adresse mail renseignée pour les envois d'email d'éditions et de fichiers EDI.

Nota : Si le dossier est géré par Dia Client, l'accès aux informations est bloqué et leur mise à jour s'effectue depuis Dia Client.

Onglet Fiscal

Cette fenêtre contient toutes les données fiscales concernant le dossier en cours de création.

Les champs en rouge doivent obligatoirement être renseignés pour que le dossier puisse être validé.

• Début ex. N  et  Fin ex. N  : Indiquer dans ces champs les dates de début et de fin de l'exercice en cours.
   
• Bouton Modifier : Ce bouton permet d'accéder à la saisie des dates de Début ex. N et de Fin ex. N en vue de leur modification. Après validation de la date saisie, un message propose d'effectuer une analyse du dossier.
   
• Arrêt d'activité : Cette zone doit être renseignée dans le cas d'un arrêt de l'activité. Préciser s'il s'agit d'une Cession, d'une Cessation d'activité ou d'un Décès. Si vous n'êtes pas concerné, laisser coché Aucun. Cette notion est essentiellement reprise au niveau du transfert des données en EDI-TDFC.
   
• N° SIREN  et  NIC  : Ces deux champs doivent obligatoirement être renseignés.
   
• Code NAF : À l'aide du bouton de sélection, choisir parmi la liste proposée le code NAF de l'établissement. Ce champ reste toutefois disponible à la saisie et il est possible de renseigner soi-même ce code. Pour information : les codes proposés dans cette liste sont livrés en fonction du Cahier des charges qui a été communiqué.
   
• Code FRP : Ce code doit être renseigné car il est utilisé pour remplir automatiquement des champs de documents fiscaux. Il se compose du SIE + numéro de dossier + clé.
   
• CEE/Intracommunautaire : Compléter le code intracommunautaire utilisé pour l'établissement de documents fiscaux : FR + à compléter par 2 caractères numériques + reprise du n° de SIREN renseigné au-dessus. Un bouton associé au champ permet de contrôler la validité du numéro intracommunautaire renseigné. En cliquant sur ce bouton, un message indique si le numéro est valide, ou si des erreurs ont été relevées sur la saisie du numéro (donc son invalidité).
   
• CDI : 2 caractères numériques.
   
• Code service : 3 caractères numériques.

• Régime TVA : Le code à renseigner à l'aide du menu déroulant varie en fonction du régime TVA du dossier :

Pour vous guider dans votre choix, le menu déroulant comporte également les intitulés des régimes TVA proposés.

• Jour échéance TVA : Ce champ permet d'indiquer la date de déclaration de la TVA. Celle-ci est ensuite reprise au moment de la génération.

• Imposition et Régime fiscal : Ces choix détermineront automatiquement les documents fiscaux à établir.

  • RN : Réel Normal

  • RS : Réel Simplifié

  • SS : Super Simplifié
     

  Attention : Uniquement dans le cas d'un Type de dossier en SCI, indiquer le type d'Imposition et Régime fiscal parmi les options proposées : Complet ou Simplifié.
  Si toutefois la gestion du dossier est assurée par Dia Client, indiquer RN pour établir une déclaration complète et RS pour une déclaration simplifiée.

   

  Les zones Imposition et Régime fiscal sont masquées pour les dossiers de type BNC, BNA et NOT.

• Informations complémentaires pour la déclaration des régimes de groupes.

  Pour réaliser les déclarations mère ou fille, le dossier doit être paramétré de la façon suivante :

  • Imposition : Société

  • Régime fiscal : RN

  • Type dossier : BIC

  Pour une société mère, sélectionner Mère dans l'encadré Intégration fiscale.

  Pour une société fille, sélectionner Fille dans l'encadré Intégration fiscale et indiquer dans la zone Dossier mère, le code du dossier de la société mère. Pour le retrouver, utiliser le bouton de sélection qui permet d'obtenir la liste des dossiers.

  L'option Pas d'intégration fiscale apparaît dans le cas des sociétés membres d'un groupe (société Mère et sociétés Filles) uniquement pour les dossiers de type IS-RN.
  À compter de 2018, la CVAE ne concerne plus uniquement les groupes en intégration fiscale. Cette option permet de lier des dossiers entre eux (une société mère et des sociétés filles) en vue de la consolidation du chiffre d'affaires, pour calculer le taux d'imposition du groupe à la CVAE, dans l'ORI CET sur l'onglet CVAE - Chiffre d'affaires de référence du groupe.

  Le fait de cocher la case Sortie/Scission/Fusion permet de générer la 2058 ES.

  Le transfert EDI-LIASSE s'effectue de la même façon que pour les autres dossiers. Seule modification : dans la fenêtre Transfert EDI-LIASSE, une précision Mère ou Fille est indiquée selon le cas.

• Succursale à l'étranger (Régime NE/SE) : Cette case n'est disponible que pour les dossiers en BIC et est réservée aux sociétés qui sont des succursales à l'étranger, soumises au régime NE/SE (régime normal étranger / régime simplifié étranger), dont la déclaration de résultat (disponible en EDI-TDFC) est effectuée en France.

• Déclaration pays par pays 2258 : Cette case permet de pouvoir générer la déclaration 2258 depuis le module des Filiales.

• Membre d'un groupe TVA assujetti unique : Cette option permet de créer un groupe TVA composé d'un Assujetti unique et de membres.

  L’Assujetti unique, au regard de ses obligations à déposer une déclaration de TVA pour l’ensemble du groupe, devient une réelle entité et à cet égard reçoit un numéro SIREN et un numéro de TVA intracommunautaire.

  Plus d'informations consulter la fiche Groupe TVA Assujetti unique.

• Type de dossier : Utiliser le menu déroulant pour sélectionner le type du dossier qui sera également utilisé pour déterminer automatiquement les documents fiscaux à établir :

  • AES : Association ESMS

  • AGR : Agricole

  • ASS : Associations

  • BIC : Bénéfices Industriels et Commerciaux

  • BNA : BNC Ancien Plan Comptable

  • BNC : Bénéfices non commerciaux

  • CE : Comité social et économique

  • NOT : Notaires

  • SCI : Revenus Fonciers

  • SCM : Société Civiles de Moyens

• Forme juridique : En cliquant sur le bouton de sélection, la liste des différents statuts d'entreprise est proposée.

• Établissement principal : Cocher l'option s'il s'agit de l'établissement principal.

Onglet Divers

• Date d'intervention : C'est la date d'intervention de l'expert-comptable.

• Associé signataire : Saisir le nom, prénom du collaborateur chargé du dossier. Les éléments indiqués dans ce champ seront transmis en EDI-TDFC.

• Activité pratiquée : Indiquer le secteur d'activité du dossier.

• Codes sélectifs : Il s'agit d'une zone de 20 caractères alphanumériques maximum dont la codification est laissée à l'initiative du Cabinet. Il est utilisé notamment pour les éditions de Suivi de dossiers, les éditions de Fiche dossiers et le Multitraitements (pour éditions et sauvegardes multidossiers).

  Exemple : le code peut être composé du nombre 1, que l'on attribue à l'utilisateur ADMIN, du type de dossier et de la période de clôture des dossiers. Le code sélectif renseigné dans le dossier est le suivant :

  

  
  Lorsqu'une sauvegarde multidossiers est demandée (fonction Multi-traitements), par exemple, la sauvegarde s'effectuera uniquement pour les dossiers ayant le code sélectif indiqué ci-dessus.

  Pour effectuer une sauvegarde pour tous les dossiers gérés par l'utilisateur 1, il suffit simplement d'indiquer dans la position 8 le code collaborateur.

• N° de compte comptable : Ce numéro est à indiquer sur tous les dossiers clients gérés par le cabinet. Celui-ci est utilisé dans le cadre des relances et règlements clients lorsque l'option "Utiliser la liste des dossiers pour générer les relances et les règlements clients" est sélectionnée, dans les Paramètres comptables du dossier du Cabinet.

• Nbre salariés : Indiquer ici le nombre de salariés de chaque dossier.

• Niveau de blocage pour les échanges serveur/portable : Le niveau de blocage concerne l'accès au dossier d'un client du réseau local du cabinet pendant le temps d'intervention d'un collaborateur chez ce client. Cette option a pour objectif d'éviter qu'une mise à jour soit effectuée sur un dossier pendant qu'un collaborateur intervient sur ce même dossier chez le client. En effet, le téléchargement sur le réseau local d'un dossier modifié écrase le dossier du serveur avec les éventuelles modifications venant d'être effectuées. Quand un dossier a été téléchargé sur un portable, celui-ci devient inaccessible à partir du réseau local. L'option Totalement bloqué est sélectionnée. Le dossier apparaît en rouge dans la liste des dossiers.
  Une fois que le dossier aura été réintégré au réseau local, celui-ci sera à nouveau accessible. Cependant, pour consulter le dossier alors qu'il est bloqué, sélectionner l'option Bloqué avec possibilité d'ouverture. Pour y apporter des modifications, cocher la case Libre. Attention : les modifications saisies seront obligatoirement écrasées lors du transfert du dossier du portable sur le serveur.

• Dossier de référence : En cochant cette option, le dossier est sélectionné pour faire partie de la liste des dossiers proposés pour la Récupération du plan comptable et des journaux (fonction accessible dans le menu Outils).

• Dossier en tenue : Le fait de cocher Dossier en tenue comptable permet une alimentation automatique :
  • de la coche liée au champ « est tenue ou surveillée et présentée conformément aux normes professionnelles... » sur les documents déclaratifs OGBIC00, OGBNC00 et OGBA00 ;
  • de la coche liée au champ « L'entreprise dispose-t-elle d'une comptabilité informatisée ? » sur les formulaires 2031 (Impôt sur le revenu) et 2065 (Impôt sur les sociétés).

Cette option peut également être configurée dans le logiciel de Gestion dans l'onglet Fiscal du module Dossier  (volet GRC).

À noter : la notion de Dossier en tenu comptable est obligatoire pour la télétransmission.

• Date de sortie du dossier : Ce champ permet d'indiquer la date à partir de laquelle le dossier n'est plus géré par le cabinet. Ainsi dans la fenêtre Ouverture dossier (menu Fichier - Ouvrir un dossier) les dossiers ayant une date de sortie n'apparaissent plus dans la liste des dossiers. Pour les faire apparaître, il est nécessaire de cocher l'option Afficher tous les dossiers.

• Information libre 1/2/3 : Ce sont des zones de saisie libre pouvant contenir jusqu'à 50 caractères, représentent des champs dynamiques. Leur contenu pourra être repris sur des documents de la plaquette par l'intermédiaire d'états réalisés dans l'Éditeur d'états, ainsi que sur les états de commentaire.

Onglet Observations

Cet écran permet de saisir diverses observations qui ne peuvent pas être précisées sur les autres fenêtres. Si l'option Affichage des observations à l'ouverture du dossier est activée, une fenêtre Notes du dossier apparaîtra au moment de l'ouverture du dossier :

 

Onglet Banque

Cet écran sert à identifier les différentes banques liées au dossier.

Le numéro à indiquer dans le champ Identifiant Créancier SEPA (ICS) est un numéro unique, transmis par la banque en vue de la génération des prélèvements au format SEPA.

Dans la zone Mode de règlement, indiquer le type de règlement à utiliser par défaut pour effectuer les Prélèvements clients. En choisissant l'option Aucun, un type de règlement différent peut être déterminé pour chaque banque définie pour chacun des Tiers.

Pour créer une nouvelle banque, cliquer sur le bouton Ajouter bqe... et suivre les instructions de l'article Ajout d'une banque.