Le module Saisie en grille a été développé spécialement pour permettre à des utilisateurs confirmés d'utiliser la saisie rapide et intuitive des écritures par le biais d'une grille de saisie. Intégrant différentes fonctionnalités (de la saisie classique à la saisie au kilomètre, en automatique ou manuel), il doit répondre au mieux aux contraintes imposées au collaborateur avec pour objectif un gain de temps considérable visant à favoriser la productivité.

Paramétrage préalable

Avant de commencer, l'utilisation du module doit être définie dans les Paramètres comptables au niveau du cabinet (menu Fichier - Cabinet) :

Dans la zone Saisie en grille, cliquer sur le bouton Paramètrage des colonnes afin de pouvoir spécifier les colonnes à utiliser lors de la saisie :

Le paramétrage doit être effectué sur chaque type de journal sélectionné à l'aide du menu déroulant. Des champs supplémentaires peuvent être ajoutés et sont regroupés dans le tableau Champs disponibles. En cliquant sur l'un des champs à ajouter, le déplacer à l'aide de la flèche pour le faire glisser vers le tableau Champs utilisés dans la saisie. Pour reprendre le paramétrage d'origine, cliquer sur le bouton Valeur par défaut.

Affiner ensuite la présentation de la grille de saisie à l'aide des flèches qui vont de haut en bas pour définir l'ordre de saisie. Faire Valider pour que le paramétrage soit bien pris en compte.

Ce paramétrage sera attribué par défaut aux journaux créés ainsi qu'aux journaux qui seront créés par la suite.

Nota : Si un paramétrage a été spécifié au niveau des paramètres des journaux (menu Acquisitions - option Journaux - onglet Saisie), ce paramétrage est alors prioritaire sur celui défini au niveau Cabinet.

De retour dans la fenêtre de paramétrage, le Choix de saisie doit être de type Saisie en grille, l'option Saisie standard correspondant au module de Saisie comptable. Il est toujours possible d'accéder au module Saisie comptable en passant par le menu Acquisitions.

Pour accéder au module Saisie en grille, aller dans le menu Acquisitions puis sélectionner l'option Saisie en grille ou utiliser les touches de fonction Ctrl + S.

La fenêtre de saisie est composée de plusieurs zones : la sélection du journal, la grille de saisie, les soldes, GED et Ordre de tri, les fonctions de recherche d'écritures et les boutons de raccourcis.

INFORMATION : Des touches de fonctions ont été programmées pour améliorer le travail de saisie. Certaines permettent de passer d'une fonction à une autre tout en évitant de sortir de la fonction en cours. Pour connaître les touches de fonctions qui ont été activées, se référer à la documentation Utilisation des touches du clavier en cliquant sur ce lien.

Une liste des touches de fonctions est également disponible directement dans le module de saisie par le biais du (au bas de la fenêtre) qui peut être imprimée.

La saisie des écritures

La sélection du journal

Lorsque la grille de saisie apparaît, la liste des journaux existants s'affiche automatiquement en dessous du champ Journal à renseigner. Ce champ permet une saisie intuitive qui met à jour automatiquement la liste des journaux proposés. Le code journal peut être saisi en entier ou en saisissant le début du code, cliquer sur l'un des codes journaux proposés dans la liste pour le sélectionner. Ensuite faire Entrée pour que le libellé du journal s'affiche automatiquement.

Un bouton de sélection reste à disposition pour accéder à la fenêtre de sélection listant tous les journaux créés. À côté, le bouton permet d'accéder à la fenêtre de gestion des journaux :

À partir de cette fenêtre, il est possible de créer, supprimer, modifier un journal.

En plus de la sélection du journal, cette zone comprend le nom du journal (avec la date de dernière saisie et le dernier numéro de pièce utilisé), la monnaie de saisie paramétrée pour le dossier et la date de saisie du journal proposée. Par défaut, le programme propose de saisir les écritures à la dernière date de mise à jour du journal. Il est possible de la modifier en utilisant le menu déroulant pour sélectionner un mois et une année différents. Cliquer ensuite sur la coche pour valider les paramètres de saisie qui viennent d'être définis et activer la grille de saisie.

Si le code journal saisi n'existe pas, le message suivant apparaît :
Si la date saisie est supérieure à la date de fin de l'exercice en cours, un message indique que la saisie va être effectuée sur N+1 et demande confirmation :
Si la date d'écriture demandée est inférieure à la date d'édition définitive, un message d'avertissement apparaît :

La saisie des lignes d'écritures

L'enregistrement des écritures comptables se fait directement dans la grille de saisie. Passer d'une colonne à l'autre à l'aide de la touche Tabulation ou Entrée. La touche Entrée est essentiellement utilisée pour valider la ligne d'écriture lorsque le curseur est positionné dans la colonne Crédit, ce qui crée la ligne suivante à saisir.

En entrant pour la première fois dans la grille, une ligne de saisie est automatiquement créée avec par défaut la date renseignée au premier jour du mois et un numéro de pièce incrémenté en fonction du précédent.

Modalités de saisie d'une écriture

La grille de saisie est dotée d'une ergonomie favorisant l'ajout, l'insertion, la modification et la suppression des écritures (par lignes ou par lots) par le biais d'automatismes de saisie.

Nota : La ligne en cours de création ou de modification apparaît sur un fond vert. De même, les écritures qui apparaissent sur fond gris sont bloquées, car elles sont comprises dans la date d'édition définitive.

La création classique d'une écriture s'effectue avec l'utilisation de la touche + . Une ligne sur fond vert apparaît au bas de la liste afin de permettre la saisie. Lors de la validation avec la touche Entrée, celle-ci se classe automatiquement dans la liste en fonction de la date. La flèche bas du clavier permet de se déplacer dans la grille. En arrivant en fin de grille, une nouvelle ligne est créée.
L'ajout d'une ligne dans un lot d'écritures est possible en appuyant simultanément sur les touches Ctrl et + . Une ligne supplémentaire devient alors disponible à la fin du lot d'écritures sélectionné au préalable.
L'insertion d'une ligne à l'endroit désigné peut également s'effectuer avec la touche Inser du clavier. Dans ce cas, une ligne supplémentaire devient disponible au-dessus de la ligne sélectionnée au préalable.
La modification d'une ligne d'écriture s'obtient par un double-clic sur la ligne ou par l'utilisation de la touche F2 sur la ligne sélectionnée. La ligne en cours de modification apparaît alors sur fond vert.
Attention : Si des blocages ont été mis en place sur les écritures, celles-ci apparaissent en rouge et il n'est pas possible de procéder à des modifications d'écritures. Le message d'avertissement suivant apparaît :

Celui-ci informe qu'une sécurité empêche toute manipulation sur cette écriture et communique le code collaborateur à l'origine de sa mise en place.

Rappel : Pour annuler la saisie en cours, appuyer sur la touche Echap afin de ressortir de la saisie. En appuyant une seconde fois sur la touche Echap, le curseur se positionne directement dans le champ de choix du Journal ce qui permet d'ouvrir un autre journal et de commencer une nouvelle saisie. En faisant à nouveau Echap, le module de saisie en grille se referme aussitôt.

La grille est constituée des colonnes indispensables à la saisie des écritures et ont un caractère obligatoire :

Jour/Mois/Année : En renseignant le jour, un contrôle s'effectue sur la date choisie. Si celui-ci est incohérent avec le calendrier (ex. le 30 février), un message d'erreur bloquant apparaît. Les Mois et Année qui apparaissent sont repris en automatique en fonction des paramètres choisis précédemment.
Compte : Saisir dans ce champ le numéro du compte. Dans les Paramètres comptables du dossier si l'option "Recherche automatique du compte" est sélectionnée, ce champ permet une saisie intuitive du compte.
Plusieurs modalités de saisie du numéro de compte sont à disposition :
- Avec la Recherche automatique du compte, comme pour une saisie intuitive en saisissant les premiers chiffres du compte, la liste des comptes enregistrés dans le plan comptable s'affiche automatiquement (filtre en fonction de la saisie). Parmi le filtre proposé, sélectionner l'un des comptes à l'aide des flèches haut et bas du clavier (ou par un clic de la souris), puis faire Entrée pour valider la sélection. Le libellé du compte apparaîtra dans la colonne Libellés (selon le paramétrage Dossier ou Cabinet ou Journal).
- Avec la touche de fonction F6, accéder directement à l'intégralité du plan comptable.
- La touche * suivie des premiers caractères du libellé du compte permet d'effectuer une recherche des comptes par libellé. Par exemple : "*achat" filtre tous les comptes ayant le mot "achat" dans leur libellé.
- Recherche cumulée de la racine du compte et de l'intitulé avec la touche +. Par exemple : "6+march" permet de filtrer tous les comptes de classe 6 ayant les caractères "march" dans leur intitulé. Il ne reste donc plus qu'à choisir parmi la liste proposée en cliquant sur le compte à utiliser.
- Indiquer un compte fréquent qui a été spécifié dans l'onglet Compte de la fenêtre du journal en cours. La liste de ces comptes apparaît en cliquant sur le bouton Abrév. ou en utilisant la touche F5. Pour paramétrer ces comptes fréquents, sélectionner dans le menu Fichier la fonction Journaux... puis cliquer sur l'onglet Comptes.
- La touche F7 permet de dupliquer les éléments de la dernière ligne validée (n° de compte, et/ou libellé, et/ou montant) en fonction de la colonne sélectionnée et la touche Carl + F7 peut également être utilisée pour la duplication de la ligne souhaitée.
- Rappel du numéro de compte sur toutes les lignes d'écritures. Si pour l'option "Effacement du numéro de compte" "Non" est sélectionné, (onglet Saisie du paramétrage comptable du dossier ou onglet Saisie du paramétrage du journal), à chaque validation d'une ligne d'écriture, c'est le même numéro de compte qui est repris sur la nouvelle ligne.
Nota : Dès lors que le compte saisi comporte le paramétrage d'un masque de saisie (gestion du plan comptable), la mention suivante apparaît :

Dans ce cas, le module Saisie simplifiée peut être appelé directement depuis le bouton Saisie simplifiée disponible dans la liste des boutons de raccourcis ou faire Alt + S.

À l'ouverture du module Saisie simplifiée, le programme charge automatiquement les données du masque.
- Libellé : Renseigner dans ce champ le libellé de l'écriture. La saisie du libellé dépend du paramétrage trouvé au niveau du Journal, puis au niveau du Fiche dossier (Paramètres comptables du dossier) et en dernier lieu au niveau du Cabinet (Paramètres comptables du cabinet) pour l'option "Effacement du libellé" et également de l'option Duplication des intitulés. Le paramétrage offre plusieurs modalités de saisie du libellé. Plusieurs exemples sont disponibles ci-dessous :
  
  Exemple 1 : Affichage de l'intitulé du compte sur toutes les lignes de l'écriture
  
  L'affichage de l'intitulé du compte apparaît sur toutes les lignes lorsque le paramétrage est le suivant : "Effacement du libellé" = NON et "Duplication des intitulés" = Clients et Fournisseurs.
  La duplication des intitulés fait apparaître l'intitulé du compte Fournisseur saisi en premier dans la colonne Libellé. Étant donné qu'il n'y a pas d'effacement du libellé, celui-ci apparaît également sur les lignes suivantes.
  
  Exemple 2 : Saisie manuelle du libellé et reprise de celui-ci sur toutes les lignes de l'écriture
  
  Pour saisir soi-même le libellé de l'écriture et faire en sorte qu'il soit repris pour toutes les lignes suivantes : Dans ce cas, le paramétrage doit être le suivant : "Effacement du libellé" = NON, et "Duplication des intitulés" = NON
  La duplication du libellé ne se faisant pas, la zone Libellé reste libre à la saisie. Comme il n'y a pas d'effacement du libellé, celui saisi apparaît sur les autres lignes.
  
  Exemple 3 : Faire apparaître l'intitulé de chaque compte saisi dans le libellé des lignes d'écriture
  
  Pour cela, le paramétrage doit être comme suit : "Effacement du libellé" = OUI, "Duplication des intitulés" = TOUS.
  
  Utilisation des libellés abrégés :
  Il est également possible de reprendre un libellé abrégé défini au préalable dans les Paramètres comptables au niveau cabinet. En tapant le chiffre correspondant au libellé, celui-ci s'affiche automatiquement dans le champ Libellé. Il est possible de se référer à tout moment à la liste des libellés abrégés en cliquant sur le bouton qui se trouve au bas de la fenêtre.
  
  Utilisation de la touche * :
  Si la duplication des libellés n'est pas paramétrée, il est possible de "forcer la duplication de l'intitulé du compte" en appuyant sur la touche * du clavier pendant la saisie du numéro de compte.
  La touche * peut également être utilisée pour compléter la saisie manuelle du libellé. Insérée en début ou en fin de libellé, elle est remplacée par l'intitulé du compte.
  
  Exemple :
  
  Avec la saisie suivante : "* règlement", après validation devient : "CMARTIN règlement".
  Avec la saisie suivante : "règlement *", après validation devient : "règlement CMARTIN".
  
  L'utilisation de la touche * fonctionne aussi avec l'utilisation du libellé abrégé.
  
  Exemple :
  
  Avec la saisie suivante : "1*", après validation apparaît le libellé indiqué en première position dans la liste des libellés abrégés, suivi de l'intitulé du compte.
  
  Code TVA : Cette colonne apparaît uniquement si la Gestion automatique de la TVA est activée au niveau des Paramètres comptables du dossier.
  Le programme met à disposition deux possibilités de saisie de la TVA :
  - Le Paramétrage de la TVA a été effectué pour le dossier et la colonne Code TVA apparaît uniquement pour procéder à la Saisie assistée de la TVA : Après avoir indiqué le numéro de Compte, le code TVA affecté au compte HT apparaît automatiquement. En tapant sur la touche F9, il est possible de modifier le code TVA à appliquer, seulement pour l'écriture en cours. Après validation de la ligne du compte HT, la ligne de TVA est automatiquement créée avec les valeurs correspondantes.
  - Dans le cas où le Paramétrage de la TVA n'a pas été utilisé et que la Gestion automatique de TVA (Paramètres comptables du dossier - onglet Divers) a été paramétrée sur le dossier pour que le calcul de la TVA avec la touche F10 s'effectue automatiquement : Pour pouvoir utiliser l'écriture type de TVA, dans le Journal correspondant (dans le menu Fichier), associer un numéro de compte à un taux de TVA dans la zone TVA pour saisie automatique. Ainsi lors de la saisie d'une écriture, en entrant uniquement le numéro de compte puis en faisant F10, le calcul avec le taux de TVA correspondant se fera automatiquement.
    Le programme est également capable de gérer la TVA sur encaissement. Pour connaître en détail les modalités de gestion, consulter la rubrique d'aide relative à la Saisie de la TVA sur encaissement.
- Crédit/Débit : Renseigner dans les colonnes correspondantes le montant des écritures. Dans le cas de dossiers en multidevise, renseigner dans les colonnes Débit/Crédit les montants dans la devise du compte en cours de saisie. Lors de la validation de l'écriture, le programme procédera automatiquement au calcul du montant dans la monnaie du dossier (en Euro) en fonction du taux de conversion.
  Si l'option Positionnement Débit/Crédit a été activée dans les Paramètres comptables au niveau cabinet ou dans les Paramètres comptables du dossier, le curseur se positionne automatiquement dans la colonne concernée en fonction de la racine du compte choisie et du type de journal.
  
  Il est possible d'inverser les montants saisis dans les colonnes Débit et Crédit, en faisant un clic droit sur l'écriture en mode modification, puis en sélectionnant l'option Inverser Débit Crédit (ou en faisant Ctrl + I pour inverser les montants de toute l'écriture). Toutes les lignes de l'écriture s'ajusteront en conséquence. Cette manipulation est également possible sur une ligne d'écriture en cours de saisie, soit avec le clic droit de la souris sur le montant, soit avec la touche de fonction F11.
  
  Attention : Si le travail de saisie d'écriture est interrompu en cliquant sur la croix rouge en haut à droite pour quitter la grille de saisie ou en validant la saisie avec la touche Entrée, un système d'équilibrage automatique de l'écriture se déclenche :
  
  En acceptant l'équilibrage automatique de l'écriture, le programme génère une ligne d'écriture affectée au compte 471.
  
  Il est possible de la reprendre en double-cliquant dessus pour terminer la saisie.
Les colonnes supplémentaires
En fonction du paramétrage défini au préalable au niveau du Cabinet ou des Journaux pour la saisie en grille, des colonnes supplémentaires à renseigner peuvent apparaître :
- N° de facture : Cette colonne apparaît systématiquement après la colonne Pièce des journaux d’Achat et de Vente, dès lors que la Gestion du numéro de facture est activée pour le(s) dossier(s).
- G. : Lorsqu'un document est lié à une écriture (scan de facture ou autre) un icône apparaît dans cette colonne. Un clic droit - Ouvrir le document permet d'accéder à la visualisation du document archivé dans la GED. Le lien avec un document se fait au moment de la saisie de l'écriture en cliquant sur le bouton GED ou par le biais du clic droit de la souris.
- Intitulé de compte : Cette colonne permet de reprendre en automatique l'intitulé d'origine du compte saisi lors de sa création dans le Plan comptable. Les informations qui apparaissent dans cette colonne ne sont pas modifiables.
- Extourne : Une coche apparaît pour les écritures à extourner lors du report à nouveau. Pour indiquer qu'une écriture est extournable, sélectionner la coche Extourne qui devient disponible (au bas de la grille de saisie) uniquement dans le cas d'un journal d'Opérations Diverses (Situation/Inventaire).
- Lettrage : Lorsque le lettrage a été effectué, celui-ci apparaît dans cette colonne. Le lettrage des écritures peut s'effectuer par la fonction qui se trouve dans le menu Gestion - option Lettrage Délettrage. Il peut également être utilisé en cliquant sur le bouton Lettrage qui se trouve dans la liste des raccourcis au bas de la fenêtre.
- Échéance : Cette colonne apparaît uniquement si elle a été paramétrée au préalable et à condition que le dossier procède à la Gestion des échéanciers (Paramètres comptables du dossier - onglet Saisie). Elle indique la date d'échéance de l'écriture qui vient d'être saisie et peut également faire l'objet d'une modification lorsque la ligne d'écriture est en cours de correction. Dans cette colonne, la touche Espace permet d'appeler la fenêtre de Gestion des échéances pour ne modifier que les échéances saisies précédemment.
- Devise : Indique la monnaie de saisie des écritures avec E pour Euros ou encore la lettre de la devise utilisée pour le compte en cours. Dès lors que la première ligne d'écriture n'est pas validée, il est toujours possible de modifier la monnaie en cliquant dessus. Une liste des devises paramétrées au préalable dans le module Gestion des devises (menu Fichier - Paramétrages) apparaît. Cliquer sur la devise choisie pour la sélectionner. Celle-ci apparaît en rouge.
Pièce : Cette option doit être paramétrée pour que les numéros de pièces soient gérés pour chaque écriture. Ce numéro peut comprendre jusqu'à 16 caractères alphanumériques. Le premier numéro de pièce ne s'incrémente pas automatiquement. Saisir celui-ci sans aucun caractère supplémentaire avant le premier caractère désignant la pièce (ex. FA1 pour facture n°1).
- En mode pièce :
  Lors de la saisie de la deuxième pièce, un numéro de pièce s'inscrit automatiquement lors de la saisie de la nouvelle écriture. Il correspond au numéro de pièce précédent incrémenté de 1 qu'il soit numérique ou alphanumérique (Ex. FA2 dans notre cas). Il est possible de le modifier en double cliquant dessus, ainsi lors de la validation, de la ligne il sera dupliqué sur les autres lignes du lot d'écritures.
- En mode bordereau :
  Dans le cas d'une contrepartie automatique (automatique sur compte fréquent 0 et automatique avec demande du numéro de compte) : le même numéro de pièce est repris sur la ligne de la contrepartie. Sur l'écriture, le numéro de pièce s'incrémentera automatiquement.
  Dans le cas d'une contrepartie manuelle (Touche F8 pour gestion automatique sur journal de trésorerie et déclenchement manuel sur compte fréquent 0), le numéro de pièce est incrémenté sur les lignes suivantes mais pas sur les lignes de contrepartie. Il est repris sur les lignes de contrepartie uniquement s'il commence par un espace mais dans ce cas, il n'y aura pas d'incrémentation automatique sur la saisie suivante.
R. : cette colonne permet d'indiquer le Type de règlement effectué pour une écriture. Par défaut une lettre R. mis pour Rien apparaît dans cette colonne à chaque écriture, pour indiquer qu'aucun mode de règlement n'a été défini. En cliquant sur cette lettre et en appuyant sur la touche Retour arrière ou Suppr. du clavier, un menu déroulant propose la liste des types de règlements disponibles : R - Rien, B - Bordereau, C - Lettre chèque, O - Ordre de virement (IBAN), T - Lettre traite, V - Virement (ETEBAC). L'affectation des modes de règlements est automatiquement reprise au niveau des Règlements fournisseurs et des Prélèvements clients.
Débit Euro /Crédit Euro : Ces colonnes indiquent les montants des écritures dans la monnaie du dossier : en Euro. Celle-ci est automatiquement calculée par le programme en fonction du taux de conversion correspondant, paramétré dans le module Gestion des devises (menu Fichier - Paramétrage).
Taux : Cette colonne indique le taux de conversion de la devise paramétrée par défaut pour le journal en cours, ou sélectionnée précédemment à l'aide du menu déroulant. Par défaut, le programme reprend le taux correspondant à la date de saisie de l'écriture depuis les éléments paramétrés dans le module Gestion des devises (menu Fichier - Paramétrages). Dans le cas où aucun taux n'a été paramétré à la date d'écriture, le programme recherche la date précédente la plus proche pour y appliquer le taux correspondant.
Dès lors que la première ligne n'est pas validée, il est toujours possible de modifier le taux de conversion en cliquant dessus. Il s'applique à l'ensemble des écritures du lot pour les journaux en mode pièce. Pour les journaux en mode bordereau, le taux peut être différent à chaque ligne si les dates ne sont pas les mêmes.

Attention: Si la saisie est en Euro, le taux est égal à 1 et il est impossible de le modifier.

Pour plus d'informations, consulter l'article Gestion de la multidevise.
Supprimer une ligne d'écriture / Supprimer une écriture
Il est possible de supprimer une ligne d'écriture ou l'intégralité d'une écriture en effectuant un clic droit - option Supprimer une ligne ou option Supprimer l'écriture qui a été sélectionnée. Il est également possible d'utiliser les touches de fonction correspondantes Maj + Suppr pour la suppression d'une ligne ou Ctrl + Suppr pour la suppression d'une écriture entière.

Validation des écritures

La validation des écritures se fait avec la touche Entrée, ce qui génère automatiquement une nouvelle ligne de saisie. À gauche, apparaissent l'intitulé et le solde du compte saisi qui se met à jour dès qu'un montant est saisi.

Le bouton permet de lier un document à l'écriture suivant les différentes modalités proposées dans son menu déroulant. Les options Ouvrir le document et Supprimer le lien avec ce document deviennent accessibles dès lors qu'un document est lié à l'écriture. Pour prendre connaissance des multiples solutions mises à disposition et vous guider dans leur utilisation, consulter l'aide en ligne Lier une écriture à un document.

Le bouton est disponible uniquement si le logiciel GED Expert est utilisé et si le journal en cours de saisie est en mode pièce. Il permet la saisie des écritures dans la comptabilité, assistée de la visualisation des factures déposées dans la Panière i-dépot. À l'issue de la saisie, les documents peuvent être archivés dans la GED et automatiquement liés à l'écriture correspondante. Pour plus d'informations sur l'utilisation de la Panière, se référer à l'aide sur ACD FACT .

L'option Voir factures, lorsqu'elle est cochée permet d'obtenir une visualisation instantanée des factures liées à l'écriture et archivées dans la GED. La visualisation des documents archivés peut se faire tout en gardant l'écran de visualisation ouvert et en cliquant sur les écritures pour lesquels des documents ont été archivés.

Dans la partie de droite, sont indiqués les totaux débit et crédit de l'écriture en cours de saisie. Les totaux débit et crédit sont mis à jour dès qu'une ligne est validée. Lorsque toutes les lignes de l'écriture sont saisies, les deux totaux doivent être égaux et le solde à zéro pour que l'écriture puisse être validée.
Dans un journal de trésorerie, à l'utilisation d'un compte fréquent 0, une ligne supplémentaire "Solde de trésorerie" apparaît. Le montant indiqué correspond à une simulation du solde du compte de trésorerie une fois que la contrepartie sera passée.

La zone Ordre de tri permet de gérer l'affichage des écritures de la grille soit en fonction de leur Création, soit en fonction de la Date de l'écriture, soit par Pièce. Le choix du tri par numéro de pièce n'est proposé que pour les journaux en mode Pièce. L'option Création liste les écritures suivant l'ordre de saisie et ne tient pas compte de la date de l'écriture.

L'option Écriture extournable apparaît uniquement lors de la saisie des écritures dans un journal paramétré en Opération Diverses (Situation / Inventaire), si l'affichage de la colonne Ext. a été paramétré. Pour qu'une écriture devienne extournable, la sélectionner puis faire un clic droit de la souris - option Ecriture extournable ou cocher la case Ecriture extournable qui apparaît au bas de la grille de saisie. Dans la colonne Ext. une coche apparaît pour indiquer les écritures qui seront extournées lors du report à nouveau.

Le bouton permet l'accès manuel aux différents ORIS proposés dans la liste déroulante, en vue de l'enregistrement de données comptables directement dans l'ORI souhaité, évitant ainsi de sortir de la Saisie comptable.

Ce bouton change et devient , dès lors qu'une écriture est en cours de saisie. Selon le Journal, le Compte HT utilisé, ou encore date de saisie, le menu déroulant propose uniquement les ORI pouvant convenir à la saisie. À l'ouverture de l'ORI, les éléments saisis sont automatiquement repris et il ne reste plus qu'à renseigner les informations demandées.

Pour une explication détaillée sur l'accès aux ORIS, se référer à l'aide Alimenter les ORI depuis la Saisie comptable.

Incompatibilité des écritures avec le FEC

Dans le cas d'une saisie d'écritures dans un journal en mode Bordereau, dès lors que des lignes comportent des jours différents, un message indique qu'au moment de l'export FEC, l'écriture ne sera pas compatible :

Les contrôles sur la saisie d'écritures

Pour que le travail soit le plus cohérent possible et limiter les erreurs de saisie sur le dossier, de nombreux contrôles encadrent les différentes étapes de saisie de la saisie d'écriture, de la saisie du compte à la cohérence entre le numéro de compte saisi et la nature du journal...

Pour prendre connaissance des différents contrôles en place, se référer à la documentation explicative relative aux Contrôles sur la saisie d'écritures.

Spécificités de la saisie d'écritures

La saisie de la TVA sur encaissement

La gestion de la TVA sur encaissement nécessite au préalable un paramétrage bien spécifique. Ainsi, lors de la saisie d'une écriture dans le journal de trésorerie sur un compte client paramétré en Encaissement, une fenêtre de répartition de la TVA apparaît :

Ce module a pour objectif de faciliter la répartition des écritures de règlements tout en reportant en automatique ces informations directement dans le Cerfa 3310-CA3 au niveau du Cadre A - Montant des opérations réalisées.

Pour mettre en place la Saisie de la TVA sur encaissement, se référer à la documentation détaillée en cliquant sur ce lien.

Déclenchement automatique de la saisie dans les ORIS

Le déclenchement automatique de la saisie dans les ORI se produit en fonction du Journal et de la racine de compte HT utilisée, uniquement pour les ORI :

Lors de la validation de l'écriture sur les comptes de classe 164, 20, 4886/4887, 503, 612 ou 613, dans le Journal correspondant, un message propose de l'enregistrer dans l'ORI correspondant.

Pour une explication détaillée sur le déclenchement automatique des ORI, se référer à l'aide Alimenter les ORI depuis la Saisie comptable.

La saisie d'un règlement avec choix des factures

Pour simplifier la saisie des règlements sur le journal de Trésorerie, il est possible de sélectionner directement les factures concernées. Une fois le numéro de compte client renseigné, un clic droit de la souris permet de sélectionner l'option Sélection des factures d'un règlement (ou un Ctrl + F3) pour accéder à la fenêtre de sélection des factures en attente de règlement :

Pour sélectionner les factures, double-cliquer dessus ou faire Sélectionner. Une fois la sélection effectuée, il est possible soit de Valider et lettrer ou Valider sans lettrer les écritures. Le montant total sélectionné est alors repris dans la ligne en cours de saisie, puis automatiquement validé.

S'il y a de la TVA sur encaissement, la fenêtre de ventilation de la TVA apparaît préremplie avec la sélection précédente.

Gestion des échéances et des quantités

Si le dossier est paramétré avec la Gestion des échéances, la fenêtre de gestion des échéances apparaît après la validation de la ligne correspondant au montant TTC de la facture Client ou Fournisseur. Renseigner les échéances et éventuellement indiquer leur répartition dans la fenêtre ci-dessous :

Pour prendre connaissance de la saisie des échéances et des modalités d'édition, se référer à la documentation détaillée intitulée Échéancier.
Si le dossier est paramétré en Gestion des quantités, la fenêtre de saisie des quantités apparaît après avoir validé la ligne saisie pour le compte de produits ou de charges :

Dans cette fenêtre, renseigner la quantité et le nombre d'unité (ou de mesure) correspondant à la ligne d'écriture saisie.

Pour prendre connaissance de la saisie des quantités et des modalités d'édition, se référer à la documentation détaillée intitulée Gestion des quantités.

Les options de traitement

La majorité des options de traitement d'écritures est regroupée dans le clic droit de la souris. Celles-ci mettent à disposition de nombreuses possibilités de modifications des écritures saisies dans la grille, dont la plupart peuvent être appelées par le biais des touches de fonctions associées :

La ligne Modifier/Copier/Coller/Supprimer regroupe dans un menu déroulant différentes options de traitement des écritures, parmi lesquelles les options suivantes :

La multisélection d'écritures

La multisélection d'écritures se fait en maintenant la touche Ctrl et en effectuant un clic gauche sur les écritures de la liste, permettant ainsi le traitement simultané d'un lot de plusieurs écritures. Une fois l'ensemble des écritures sélectionné, diverses options de traitements disponibles sont accessibles via le clic droit de la souris : la modification, la correction, la suppression et le copier/coller d'écriture, livrés automatiquement avec le logiciel.

Rappel : Cependant, l'expert-comptable peut demander à ce que l'accès à ces options soit supprimé pour des raisons légales.

La modification d'écritures

La modification des écritures peut se faire de plusieurs manières, notamment avec l'utilisation du clic droit de la souris permettant d'accéder à la modification des dates et/ou du journal, à l'inversement des montants débit/crédit, à la suppression d'une ligne d'écriture ou d'une écriture.

Modifier date et/ou journal

Cette option permet de modifier le Journal, la Date et/ou le N° de pièce de l'écriture. En cliquant sur cette option la fenêtre suivante apparaît :

Pour changer une écriture de journal, cliquer sur le bouton de sélection permettant le choix du nouveau journal de destination de l'écriture. L'intitulé de ce nouveau journal apparaît dans le champ Libellé.

Cette fenêtre permet également la modification de la date d'une écriture en indiquant dans le champ Jour/Mois/Année la nouvelle date de l'écriture. Le numéro de la pièce peut aussi faire l'objet de modifications grâce à l'option Modifier le N° de la pièce. Le champ de saisie Pièce devient alors accessible.

Si l'option Copie de l'écriture est sélectionnée, l'écriture ne sera pas modifiée selon les critères indiqués, mais elle sera copiée dans le journal à la date et sous le numéro de pièce indiqué.

Faire OK pour que les modifications soient prises en compte.

Attention : La modification des dates d'écritures peut avoir des conséquences notamment sur les échéances saisies pour ces écritures. Pour plus d'informations, se référer à la documentation détaillée Modification date et/ou journal.

Chercher pièce suivante - Inverser débit crédit de la ligne / Inverser débit crédit de toute l'écriture.

Attention, les options Chercher pièce suivante et Inverser débit crédit de la ligne ont la particularité de se trouver regroupées. Pour les utiliser distinctement l'une de l'autre, positionner le curseur sur la colonne.

L'option Chercher pièce suivante s'utilise avec la colonne Pièce et permet l'insertion automatique du numéro de pièce qui s'incrémente en fonction du précédent. Ainsi en faisant un clic droit dans la colonne Débit / Crédit, en cliquant sur cette option le montant renseigné pour la ligne se trouvera inversé.

Il est possible d'inverser les montants saisis dans les colonnes Débit et Crédit uniquement pour une ligne d'écriture, en faisant un clic droit puis en sélectionnant l'option Inverser débit crédit de la ligne ou en faisant la touche de fonction F11.

Cette manipulation peut également s'effectuer sur l'ensemble des lignes d'une écriture en faisant un clic droit - option Inverser débit crédit de toute l'écriture ou en utilisant la touche de fonction Ctrl + I.

Copier/Coller l'écriture

Comme pour la Révision et la Saisie comptable, il est possible via le clic droit de la souris d'accéder à la fonction Copier l'écriture. Cette fonction permet de copier/coller des écritures de la comptabilité à la comptabilité (d'un journal à un autre, de la Saisie en grille à la Révision), ou d'un fichier au format texte (WordPad, BlocNote, Excel, ...) à la comptabilité et inversement.

Duplication et Copie pour duplication

Le programme est pourvu d'un système qui mémorise les éléments renseignés lors de la saisie de la toute dernière ligne d'écriture en vue de faciliter le travail de duplication des numéros de comptes, des libellés ou encore des montants.

Ainsi, lors de la saisie de la prochaine ligne en faisant F7 ou un clic droit - Duplication, le programme est capable de restituer les informations saisies précédemment en fonction de la colonne dans laquelle est positionné le curseur.

Il est également possible de mémoriser une autre ligne avec l'utilisation les touches Crtl + F7 ou un clic droit - Copie pour duplication. De cette manière, lors de la saisie d'une ligne d'écriture, les éléments copiés pourront être rappelés avec la touche F7 ou le clic droit - Duplication.

Modifier la répartition analytique

Cette option n'est disponible que pour les dossiers paramétrés en analytique. En effectuant un clic droit sur une des lignes de comptes de classe 6 et 7 présente dans la grille de saisie, il est possible d'accéder à la fenêtre Saisie analytique afin de pouvoir modifier ou consulter la ventilation appliquée au préalable.

Double-cliquer sur une écriture pour sélectionner la répartition à modifier, puis cliquer sur le bouton Rech. section ou Clé répart. afin de modifier la ventilation, ou supprimer la répartition déjà effectuée.

Règlement facture

L'option Règlement facture est disponible dans le clic droit de la souris uniquement pour une ligne TTC dans un journal d'Achat.

Cette option permet de générer l'écriture d'un règlement correspondant à la ligne d'écriture.
Après avoir cliqué sur cette option, une fenêtre de saisie apparaît :

Préciser le Journal de banque destinataire à l'aide du bouton de sélection.

La Date d'imputation est automatiquement reprise de la date d'écriture d'origine et peut être modifiée.

L'option Lettrage est activée par défaut dès lors que le compte est lettrable.

Cliquer ensuite sur le bouton Valider afin que l'écriture soit générée.

Une visualisation du détail de l'écriture comptable qui va être générée apparaît :

Par cet écran, en cliquant sur l'icône il est possible de Copier dans le presse-papiers l'édition ou encore de Copier l'image de la page afin d'effectuer une sauvegarde sous divers supports (Word, Excel...).

En cliquant sur l'icône , il est également possible d'imprimer l'édition tout en sélectionnant l'imprimante, de l'exporter en fichier PDF, de l'envoyer par mail ou encore de gérer l'édition avec le module de GED.

La génération des écritures peut se faire selon deux manipulations :

Soit refermer l'édition provisoire grâce au bouton . Un message de confirmation doit être validé pour que la génération des écritures s'effectue :

Soit au niveau de l'édition provisoire en cliquant sur l'icône pour lancer la génération des écritures.

Un message apparaît pour confirmer la fin du traitement :

Dès réception de la facture d'avoir, l'enregistrer en saisie comptable dans le journal d'achat. Les écritures générées seront extournées lors du report à nouveau.

Le bouton présent dans l'écran d'édition provisoire, génère le fichier IN des ODS créées précédemment. Une fenêtre Enregistrer-sous apparaît pour définir le chemin d'enregistrement des écritures, ce qui permet de les envoyer au client et aussi de les regrouper dans un seul et même dossier.

Filtrer les écritures saisies depuis la panière

Cette option permet d'appliquer un filtre d'affichage sur l'historique des écritures saisies depuis la Panière (DIA CLIENT).

Plusieurs options sont proposées dans un menu déroulant :

Un suivi de toutes les écritures saisies via la Panière peut ainsi être assuré, des écritures non vérifiées et au besoin de marquer comme vérifiées les écritures sélectionnées.

GED : lier un document

Le bouton disponible dans le Corps du journal, permet de lier un document à l'écriture et propose pour cela différentes modalités d'archivage. Pour prendre connaissance des multiples solutions mises à disposition, consulter l'aide en ligne Lier une écriture à un document.

Remise bordereau de chèque

Cette option est disponible uniquement pour les écritures enregistrées dans un journal de trésorerie. Elle permet de générer une remise de chèque depuis l'écriture. Pour établir le bordereau, le logiciel recherche les établissements payeurs en fonction du libellé des lignes d'écriture. Le libellé repris correspond à l'intitulé du compte.

Nota : L'édition ne prend pas en compte les lignes d'écritures pour le compte fréquent 0 paramétré dans le journal.

Recherche d'écritures

Cette zone est entièrement dédiée à la recherche d'écritures et propose de multiples modalités de recherches avancées :

Une recherche peut être effectuée par Date, Pièce, N° de compte, Libellé, Somme ou Facture en saisissant les données dans la zone de saisie libre et en indiquant le type de données recherchées. Cette zone est également accessible avec l'utilisation des touches de raccourci Ctrl + F. Une fois les éléments clés saisis, appuyer sur la touche Entrée pour que le programme positionne automatiquement le curseur sur la première écriture correspondant aux critères de recherche.

En recherche par N° de compte, la saisie du caractère * dans le champ de recherche permet d'appliquer un tri sur les écritures :

Dans un journal d'Achat : par compte Fournisseur, suivi des comptes de classe 6,
Dans un journal de Vente : par compte Client, suivi des comptes de classe 7.

En fin de zone de la recherche de somme, deux boutons apparaissent et sont inactifs si le résultat de la recherche est nul ou s'il est égal à 1. Sinon, dans le cas de résultats multiples, ces boutons apparaissent ainsi et permettent de naviguer dans le résultat de la recherche.

Dès lors qu'une recherche est effectuée, les options du clic droit Résultat précédent / Résultat suivant deviennent actives et permettent de passer d'une écriture à l'autre. Il est également possible d'utiliser les touches de fonction Ctrl + flèche haut pour passer au résultat précédent ainsi que les touches de fonction Ctrl + flèche bas pour passer au résultat suivant.

Astuce pour un déclenchement automatique de la recherche depuis la saisie de ligne d'écriture

Pour déclencher cette recherche, positionner le curseur dans l'un des champs en cours de saisie Jour, Pièce, Compte, Libellé ou encore Débit ou Crédit.
En appuyant simultanément sur les touches Ctrl + F, le programme sélectionne automatiquement l'option Date, Pièce, N° de compte, Libellé ou Somme correspondante, reporte les informations saisies dans le champ de recherche et se positionne sur la première écriture de l'historique.

L'utilisation de l'option Mois en cours permet de filtrer l'affichage des écritures de l'historique, uniquement pour les écritures saisies dans le mois demandé.

L'option Saisie au KM est destinée à être utilisée dans le cas d'un ajout rapide de plusieurs lignes d'écritures sans avoir besoin d'utiliser la souris. Elle permet la saisie des écritures à des périodes différentes dans les journaux demandés sans tenir compte de la date et du journal sélectionnés dans l'entête. Pour que cette manipulation soit possible, les colonnes Jour, Mois, Année et Journal sont accessibles à la saisie.

Dans le cas d'une saisie au kilomètre, l'Ordre de tri est obligatoirement en mode Création et ne peut être modifié (la zone étant inaccessible). Les écritures seront toujours listées en fonction de l'ordre de saisie sans tenir compte de la date de l'écriture renseignée.

Les boutons de raccourcis

Ces boutons de raccourcis, également disponibles dans les options du clic droit de la souris, sont mis à disposition afin d'éviter de sortir de la grille de saisie.

Ils permettent un accès rapide aux différentes fonctions du logiciel pour la gestion du Plan comptable, des Notes, des Tiers, du Lettrage.... Ainsi que l'accès aux éditions courantes telles que le Grand Livre et les Journaux.

Pour obtenir une documentation détaillée sur l'utilisation des Boutons de raccourcis.