La fonction Gestion des associés liste l'ensemble des associés de la société, personnes physiques et/ou personnes morales, en vue de simplifier l'élaboration des déclarations 2065Bis, 2031bis, 2033F, 2059F.
La liste des associés est utilisée dans différentes fonctions d'ACD COMPTA telles que :
la Distribution des dividendes
l'ORI - Capital social (nombre de parts)
les Sociétés Civiles Immobilières (spécifique aux dossiers de type SCI)
Gestion des associés depuis ACD COMPTA
A la première ouverture de la fenêtre (bouton Associés), celle-ci apparaît vide.
Pour que la liste des associés apparaisse et permette la répartition des dividendes, créer au préalable la liste des associés par le biais de la fonction Gestion des associés.
La fiche de saisie se décompose en deux onglets distincts, permettant la saisie des informations spécifiques de l'associé.
Onglet Signalétique
La fenêtre de Gestion des associés permet de créer des fiches associées aussi bien pour des personnes physiques que pour des personnes morales.
Pour une Personne physique comme pour une Personne morale, la case Statut "non associé" peut être cochée pour ceux qui doivent être gérés en Distribution des dividendes afin de les reporter dans les déclarations 2777 et IFU 2561. En revanche, ils ne sont pas inclus en liasse fiscale suite à la génération des extras comptables, ni dans les éditions relatives aux associés.
Personne physique
Cet onglet comporte les principales informations de l'associé, telles que ses données personnelles et ses coordonnées, sa Profession, son Adresse e-mail, son numéro de Téléphone et son numéro NIF/SPI.
Personne morale
S'il s'agit d'une entité juridique, l'option Personne morale doit être activée afin de pouvoir renseigner les éléments spécifiques à cette dernière.
En cochant cette option, la fiche de saisie se met automatiquement à jour. Ainsi, l'encadré réservé aux informations sur la Naissance disparaît au profit de la Forme juridique, la Raison sociale, du SIRET et de la Catégorie du résultat :
Pour renseigner la Forme juridique, cliquer sur le bouton de sélection associé à ce champ, afin de pouvoir accéder à la liste proposée :
Après avoir cliqué sur l'un des titres de la liste pour le sélectionner, faire OK pour valider le choix.
Celui-ci s'inscrit ensuite dans le champ correspondant.
Indiquer ensuite la Raison sociale, puis le SIRET.
Dans le cas d'un dossier de type SCI :
La case Assimilé particulier est à activer dès lors que l'entité doit être déclarée en tant que personne physique.
Ainsi, les cerfas correspondants seront générés en conséquence.
Nota : Lors de l'activation de la case Assimilé particulier, l'entité n'étant pas concernée par l'option Holding et l'indication de la Catégorie du résultat, ces dernières disparaissent de la fiche.
Lorsque c'est le cas, cocher l'option Holding, puis préciser la Catégorie du résultat (BIC, BNC ou BA).
Onglet Suite
Cet onglet regroupe les informations relatives au Nombre de parts, à l'IFU-2561, aux Intérêts de compte courant, à la Retenue à la source - Non résidents et Régime social et à la gestion du Report sur 2031Bis/2065Bis.
L'option Report sur 2031Bis/2065Bis permet de gérer la reprise des informations dans les déclarations 2031Bis/2065Bis. Dans la fenêtre principale de la gestion des associés, une coche verte apparaît dans la colonne 31/65 pour indiquer le report.
La zone Nombre de parts indique dans le champ Capital, le nombre de parts de l'associé, ainsi que le nombre de parts en Nue-propriété.
Le montant indiqué en Nue-propriété n'est pas saisissable et correspond au nombre total de parts des usufruitiers de l'associé, renseigné dans leurs fiches.
La Gestion des usufruitiers est accessible via le bouton de sélection associé au champ Nue-propriété. Il est disponible uniquement si le montant du Capital de l'associé est supérieur à 0.
Gestion des usufruitiers
La gestion des Usufruitiers se fait uniquement depuis ACD COMPTA, au niveau de la fiche Associé.
Pour créer un ou des usufruitiers, cliquer sur le bouton de sélection associé au champ Nue-Propriété.
La liste des usufruitiers de l'associé apparaît, indiquant pour chacun le nombre de parts :
L'accès à la Gestion des usufruitiers se fait via le bouton Usufruitiers.
L'écran qui apparaît permet la création, modification, suppression des fiches des usufruitiers de l'associé.
Cette fiche permet la saisie d'une Personne morale ou d'une Personne physique, selon le cas.
En cliquant sur le bouton Ajouter, un menu déroulant permet au choix l'Ajout d'un usufruitier par sélection, ou l'Ajout d'un usufruitier :
L'Ajout d'un usufruitier par sélection permet de rattacher des associés et/ou usufruitier déjà existants parmi la liste proposée :
L'option Ajout d'un usufruitier, permet la création d'un nouvel usufruitier dès lors que celui-ci n'a pas encore été créé.
Dans la fiche qui apparaît à vide, saisir les informations demandées, sans oublier d'indiquer les Dates d'Entrée et éventuellement de Sortie de l'usufruit, ainsi que le Nombre de parts en usufruit dans le champ correspondant afin qu'il soit pris en compte dans la fiche Associé.
Dividendes/Intérêts de comptes courants/Retenue à la source
Dès lors qu'un acompte relatif à la Distribution des dividendes doit être effectué, cocher l'option Prélèvement acompte (21%). Pour l'enregistrement de l'écriture, un compte comptable est indiqué par défaut. Celui-ci peut être modifié en cliquant sur le bouton de sélection, permettant d'accéder à la liste des comptes de racines 4551 et 457 paramétrés dans le plan comptable. Le montant prélevé est calculé en automatique par le programme.
Dans la zone Intérêts de compte courant, indiquer le N° de compte comptable lié à l'associé puis cocher éventuellement le Prélèvement acompte (24%), afin que le montant de l'intérêt soit reporté sur les imprimés 2777D et 2561.
Attention : Ce numéro de compte n'est pas utilisé pour une comptabilisation d'écriture.
Le numéro de compte renseigné est utilisé pour faire le lien entre l'associé et son écriture de paiement d'intérêt de compte courant. Écriture recherchée dans un journal de trésorerie, sur le compte renseigné, pour un montant au débit, à la même date que celle indiquée sur la distribution dans la zone Date de paiement ICC.
L'indication d'une Retenue à la source est réservée aux non-résidents et comporte d'une part la saisie des Dividendes et d'autre part la saisie des Dividendes (Société étrangère). L'option Pas de retenue est cochée par défaut. Dans le cas d'un versement à l'étranger, préciser le taux à appliquer soit en sélectionnant le Taux légal préconisé, soit en indiquant un Taux spécifique dans le champ prévu à cet effet.
Ces informations seront ensuite reportées sur l'imprimé 2777D dans le cadre 2.
Spécificités liées à la gestion des associés dans le logiciel de Gestion (Dia Client)
Les associés doivent impérativement être enregistrés dans le logiciel de Gestion (Dia Client) pour pouvoir être repris dans ACD COMPTA.
Si le dossier a été créé depuis ACD COMPTA (menu Outils - Exportation - Création de la liste des dossiers dans Dia Client), alors la liste des Correspondants est automatiquement reprise dans Dia Client.
L'associé - Personne physique
Dès lors que des Correspondants existent déjà dans la fiche Dossier du logiciel de Gestion, il suffit de définir la relation des associés directement depuis la fiche propre au Correspondant.
Pour cela, cliquer sur le lien Définir comme Associé :
La fenêtre qui apparaît permet de préciser la Relation Type à affecter, parmi la liste déroulante :
Cliquer sur Valider pour que la relation s'établisse. Le message suivant apparaît afin de confirmer que la relation est bien prise en compte.
Au bas de la fiche, la relation ASSOCIE est automatiquement établie. Il ne reste plus qu'à compléter la fiche de l'Associé en cours de création (le Nom de jeune fille, le Code INSEE du département, le Lieu de naissance et le Pays).
La fiche correspondante est alors prise en compte dans le volet Gestion Relations clients du logiciel de Gestion.
Dans le détail de cette fiche, préciser le Nombre de parts.
Nota : Les informations demandées doivent être soigneusement complétées. Elles seront automatiquement reprises dans la Gestion des associés et la Distribution des dividendes de ACD COMPTA, en vue de déclarations IFU 2561 et SCI 2072.
Depuis la Gestion Relation Client
L'associé peut également être créé depuis le module Relations, en effectuant un clic sur l'icône 
.
Si l'Associé - Personne physique existe déjà ou est déjà associé dans une autre société
Dans la fenêtre qui apparaît, cliquer sur l'option Sélection et création des correspondants pour une nouvelle relation :
Sélectionner dans la fenêtre suivante, la Relation type qui doit être créée parmi la liste déroulante :
Si des Correspondants ont été préalablement enregistrés pour le dossier, la liste ci-dessous est proposée :
Sélectionner l'Associé (ou les Associés) à créer en le(s) cochant, puis en validant la sélection à l'aide de l'icône 
.
Le(s) Correspondant(s) apparaît(-ssent) à présent parmi la liste des relations de type Associé.
Si l'Associé - Personne physique n'existe pas
Si toutefois l'associé à rattacher ne figure pas parmi les Correspondants, il est tout à fait possible de créer sa fiche en cliquant sur l'icône de la fenêtre Sélectionner les Correspondants ASSOCIÉ.
Ce qui ouvre une nouvelle fiche Correspondant à compléter :
Une fois les informations enregistrées, la fenêtre de sélection des Correspondants apparaît, permettant d'affecter le nouvel associé créé :
Dans l'onglet Associé - ou en double cliquant sur un associé depuis l'onglet Relations - accéder aux fiches détaillées de chaque associé :
Indiquer au bas de la fenêtre, le Nombre de part et la Date de fin de Mandat.
Nota : Si les associés sont repris en automatique du dossier géré sous ACD COMPTA, alors la Relation type Associé s'effectue automatiquement. Le Nombre de part ainsi que le nombre de part total du dossier se trouvent également repris depuis ACD COMPTA.
L'associé - Personne morale
Les associés de type Personne morale sont issus des Fiches dossiers gérées dans le logiciel de Gestion.
Si l'Associé - Personne morale - existe déjà ou est déjà associé dans une autre société
Celui-ci doit être sélectionné parmi la liste des dossiers déjà existant.
Les associés doivent au préalable être créés depuis le module Relations, en effectuant un clic sur l'icône .
Sélectionner dans la fenêtre suivante, la Relation type qui doit être créée parmi la liste déroulante :
Suite à la validation de la sélection, la liste des dossiers gérés dans le logiciel de Gestion apparaît :
Une fois sélectionné, l'associé Personne morale figure parmi la liste des associés, en Gestion Relation Client. Celui-ci se distingue des associés Personne physique par cet icône 
.
Au bas de sa fiche, il ne reste plus qu'à renseigner le Nombre de part.
Si l'Associé - Personne morale n'existe pas
Si l'Associé - Personne morale n'est pas déjà enregistré dans le logiciel de Gestion, il est toutefois possible de procéder à sa création de la Gestion Relation Client, en cliquant sur l'icône :
Sélectionner dans la fenêtre suivante, la Relation type qui doit être créée parmi la liste déroulante :
Suite à la validation, une fiche de saisie à remplir apparaît :
Nota :
Une fois les informations du nouvel associé Personne morale enregistrées, renseigner le Nombre de parts totales au niveau de la fiche Dossier - onglet Fiscal du logiciel de Gestion.
Génération des extras comptables
Le bouton Créer extras comptable permet de pré-remplir les Cerfas ci-dessous :
Les écrans de génération d'extras comptables sont conditionnés par le type d'Imposition et le Régime fiscal renseignés au niveau de la fiche Dossier.
Après avoir sélectionné la déclaration, un message d'avertissement apparaît :
Faire Oui pour confirmer. À l’issue de la génération, un message indique la fin du traitement :
Éditions
Le bouton Edition comporte un menu déroulant permettant au choix les éditions suivantes :
Avec les associés sans part/Sans les associés sans part
Cette édition présente la liste des associés avec ou sans les associés sans parts, selon l'édition sélectionnée :
Parts du capital des associés et des usufruitiers
Cette édition présente un tableau récapitulatif du nombre de parts attribué, des pleines et nues-propriétés, des parts en usufruits pour chaque associé ainsi qu'un détail de ces éléments en fonction du Montant du capital.
Via ces écrans de visualisation, vous accédez aux fonctions habituelles d'impression.
Pour imprimer cette édition, cliquer sur l'icône de l'imprimante de la barre de menu afin d'ouvrir la fenêtre suivante :
Avec le bouton Imprimantes... il est possible de choisir parmi les imprimantes proposées. L'imprimante sélectionnée, cliquer sur le bouton Imprimer pour lancer l'impression.
Le bouton PDF permet de convertir l'édition au format PDF.
Pour envoyer l'édition par mail, cliquer sur le bouton E-Mail. Un message apparaît avec l'édition attachée en fichier joint.