La fonction Distributions des dividendes a pour objectif de gérer la répartition des dividendes entre les associés de la société, en vue de simplifier la saisie des déclarations 2561 - Déclaration des revenus mobiliers par les tiers déclarants et du Cerfa 2777 - Revenus de capitaux mobiliers, prélèvement libératoire et retenue à la source.
Pour accéder à cette fonction, aller dans le menu Déclarations puis sélectionner l'option Distributions des dividendes.
Si les coordonnées des associés sont présentes sur les Cerfas 2059F / 2033F ou 2561, un message apparaît et propose la reprise automatique des informations :
Après avoir cliqué sur Oui, la fenêtre de saisie Distributions des dividendes apparaît préremplie en fonction des éléments trouvés dans la plaquette. Pour accéder directement à l'explication de l'utilisation de la Distribution des dividendes, cliquer sur ce lien.
Si Non est sélectionné ou s'il n'y a aucun élément figurant dans les plaquettes, la fenêtre Distributions des dividendes apparaît à vide :
Cette fenêtre permet de gérer plusieurs versements de dividendes durant l'exercice. Le bouton Ajouter permet de saisir les diverses dividendes générées.
Cas spécifique de la gestion des associés dans le logiciel de Gestion (Dia Client)
Des associés ont été trouvés dans les plaquettes (cerfas 2059F / 2033F ou 2561) et doivent être repris en vue de la gestion dans Dia Client.
En entrant pour la première fois dans cette fonction, si aucun Associé n'a encore été enregistré et qu'il y a présence d'associés dans les Cerfas 2059F / 2033F ou 2561, le programme propose de les reprendre en vue de la Gestion des associés :
Après avoir cliqué sur Oui, une fenêtre propose de mettre à jour les associés dans Dia Client :
En cliquant sur OK, les associés de type Personne physique vont être automatiquement repris dans le dossier géré dans Dia Client.
De même, si des associés ont été trouvés dans le logiciel de comptabilité, mais ne sont pas enregistrés dans Dia Client, un message propose de procéder à leur création :
Dans ce cas, la gestion des associés s'effectue depuis Dia Client.
Pour une explication détaillée sur la Gestion des associés, cliquer sur ce lien.
Établissement de la distribution des dividendes
Dans la fenêtre de gestion des Distributions des dividendes, une ligne de distribution des dividendes doit être créée en cliquant sur le bouton Ajouter.
Une fenêtre spécifique à la Distribution des dividendes à générer apparaît à vide :
Préciser au préalable la Date de décision. Celle-ci est automatiquement reprise comme Date de paiement et il ne reste plus qu'à indiquer le jour dans la Date de paiement ICC.
Puis préciser le montant des Dividendes à répartir dans le champ correspondant et au besoin le Nombre total de parts ou actions.
Pour permettre la répartition des dividendes, récupérer la liste des associés enregistrés précédemment en cliquant sur le bouton Récup. associés. Ce qui ouvre la liste des associés à reprendre :
Par défaut, tous les associés sont sélectionnés en vue d'être repris. Pour désélectionner l'un d'entre eux, cliquer sur la coche qui apparaît devant le nom/raison sociale. Une fois la sélection validée, les associés apparaissent dans la liste :
La répartition des montants se fait ensuite automatiquement en fonction du nombre de parts réparti entre les associés. Si un éventuel écart est constaté entre le Nombre total des parts et le Total parts dans les fiches associées, celui-ci apparaît en rouge lorsqu'il est négatif. Dans ce cas, l'édition des déclarations 2561 est inaccessible.
Par cet écran, il est possible de préciser un montant différent de celui calculé en fonction du nombre de parts. Dans le cas d'associés dirigeants, une partie des dividendes peut être soumise au régime RSI (au-delà de 10% du capital social). Dans la fiche Associé, si celui-ci est Assujetti ou Ayant-droit (zone Régime Social des Indépendants) et qu'un Solde moyen annuel a été généré dans les Intérêts Compte Courant, le montant du RSI calculé en automatique apparaît dans la colonne RSI calculé. Le montant de la Base SIE se calcule automatiquement en fonction du montant du RSI.
Si des valeurs ont été modifiées, cliquer sur le bouton Calcul RSI pour que les montants du RSI soient réactualisés. Auquel cas, les montants seront recalculés au moment de la fermeture de la fenêtre.
Le montant Div. calculé est automatiquement repris de la comptabilité, en fonction du compte indiqué dans la fiche Associé. Ce numéro de compte est utilisé dans l'écriture de l'ORI Affectation du résultat pour le montant de dividende distribué. Ce montant peut être modifié en le saisissant dans la colonne Div. saisi.
Le montant ICC calculé est automatiquement repris de la comptabilité, en fonction du compte indiqué dans la fiche Associé, comportant une écriture issue du journal de Trésorerie dont le montant est au débit à la même date que celle indiquée sur la distribution dans le champ Date de paiement ICC. Ce montant peut être modifié en le saisissant dans la colonne ICC saisi.
Nota : le montant indiqué dans la colonne ICC calculé tient compte notamment du Solde moyen annuel, calculé dans l'ORI Intérêts Compte Courant, qui apparaît dans l'édition du Calcul des intérêts pour les salariés concernés.
Génération 2777
Pour que les données soient reprises dans les Cerfas 2777 correspondant, cliquer sur le bouton Génération 2777.
Après avoir cliqué sur ce bouton, un message d'avertissement apparaît :
Suite à sa validation, la déclaration est alors générée à la date de paiement indiquée.
À l'issue de la génération, le message suivant apparaît :
En cliquant de nouveau sur le bouton Génération 2777 alors que la déclaration a déjà été générée, un message avertit que la génération va être écrasée :
Éditions
Le bouton Editions comporte un menu déroulant, proposant les éditions suivantes :
Distribution des dividendes
Cette édition propose un récapitulatif de la distribution des dividendes à la Date de décision en cours sous la forme d'un tableau :
CERFA 2777
L'édition du Cerfa 2777 permet d'obtenir une prévisualisation de l'imprimé :
Pour remplir les informations attendues, cliquer sur le bouton Interaction, puis valider les modifications afin que la saisie soit prise en compte.
Après avoir refermé la visualisation du cerfa, le bouton EDI-Paiement devient alors accessible afin de pouvoir procéder au paiement en EDI des Revenus de capitaux mobiliers.
EDI-Paiement - 2777
Le bouton EDI-Paiement permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage de l'envoi EDI-Paiement :
- Informations complémentaires : Les informations de cette rubrique (SIREN et Référence obligatoire fiscale) sont automatiquement récupérées d'après les informations fournies au niveau de la fiche du dossier, sur l'onglet Fiscal et dans les Paramètres comptables du dossier pour la ROF. Ces éléments ne peuvent pas être modifiés à ce niveau et font l'objet d'une série de contrôles lors de la génération du fichier EDI.
- Certification par l'expert-comptable : Indiquer si l'expert-comptable a certifié les données dématérialisées. Ce champ reprend par défaut la sélection effectuée au niveau de la fiche Cabinet, pour la Télétransmission.
- Envoi par WebService à Jedeclare : Cette option n'apparaît que lorsque l'option Activation du WebService Jedeclare.com est sélectionnée dans la fiche Cabinet - onglet JeDeclare et vient en remplacement de l'option Envoi par e-mail au(x) destinataire(s). Celle-ci permet le dépôt direct des déclarations auprès du portail déclaratif jedeclare.com sans passer par la messagerie. Pour plus d'informations sur le paramétrage préalable, référez-vous à la documentation relative à la fiche Cabinet en cliquant sur ce lien.
- Envoi par e-mail au(x) destinataire(s) : Cette option permet l'ouverture automatique de votre messagerie électronique et la création d'un nouveau message avec pour pièce jointe le fichier EDI généré. Par défaut, le destinataire de ce message correspond à l'adresse mail d'envoi de télédéclaration EDI, renseignée au niveau de l'onglet Télétransmission des Paramètres au niveau du Cabinet pour les envois au Partenaire EDI.
- Envoi par e-mail au client : À la fin de la génération du fichier EDI, un nouveau message est automatiquement crée avec pour pièce jointe le fichier généré. Si l'option Envoi par mail au(x) destinataire(s) a également été cochée, le message destiné au client apparaît suite à l'envoi du message au(x) destinataire(s). Par défaut, le destinataire du message correspond à l'adresse renseignée au niveau de laFiche dossier. Si aucune adresse e-mail n'a été saisie, cette coche n'est pas disponible et est donc grisée.
- Echange du .... à ..H.. : Par défaut, apparaît la date et l'heure système de l'ordinateur. Il est cependant possible de modifier ces informations en précisant une nouvelle date et heure de génération du fichier EDI. Ces deux informations apparaissent dans le fichier généré mais elles ne servent pas à l'horodatage fait par le partenaire EDI.
- Pour vérifier l'état des transmissions, télétransmettre les fichiers au partenaire EDI en indiquant qu'il s'agit d'un Essai d'échange. Les fichiers générés seront ainsi expédiés à la DGI pour être contrôlés mais ils ne seront pas validés. Cette option doit être décochée pour les envois définitifs.
-
Paiement : Sélectionner ensuite le mode de paiement de la déclaration parmi les choix proposés.
Attention : Même si une banque est renseignée par défaut dans la fiche dossier, le programme conserve la dernière banque utilisée pour la génération du règlement EDI, bien que celle-ci ne soit pas affectée par défaut au dossier.
Pour le paiement Télérèglement de type A il est nécessaire de renseigner une banque. Pour permettre cela, la zone intitulée Compte bancaire qui était grisée s'active. Le montant du prélèvement étant renseigné par défaut, il ne reste plus qu'à renseigner la Banque en utilisant le bouton de sélection
qui permet d'accéder à la fenêtre suivante :
Sélectionner la banque à prélever puis valider par le bouton OK. Il est nécessaire d'avoir au préalable renseigné une banque au niveau de la gestion des dossiers (menu Fichier - Dossier, dans l'onglet Banque). Il est également possible d'effectuer des prélèvements répartis sur plusieurs comptes en cochant l'option 2nd compte pour activer la saisie de la Banque et le montant à prélever.
Un message d'avertissement apparaît lorsque le montant à prélever est supérieur à la somme déclarée :
Après avoir cliqué sur le bouton Génération, la génération du fichier s'effectue. Un contrôle sur le fichier généré s'effectue et un Compte rendu apparaît alors à l'écran :
Si des Erreurs sont constatées, celles-ci doivent impérativement être corrigées pour pouvoir procéder à la génération du fichier. Ressortir de l'écran afin de corriger les erreurs signalées, puis générer de nouveau l'EDI-Paiement.
Pour aider à corriger l'erreur rencontrée, un lien Accéder à la fiche technique apparaît au bas de l'écran. Celui-ci permet d'obtenir une fiche technique regroupant la liste des erreurs qui peuvent être rencontrées lors de la génération EDI. Ce document indique l'endroit où se trouve l'erreur et comment y remédier. Si toutefois l'erreur ne figurait pas dans le document, une Demande d'assistance par email (accessible depuis le menu Aide) doit être transmise accompagnée du fichier PDF comportant l'erreur, obtenu au moment de la génération en cliquant sur le bouton Edition.
Dès lors qu'aucune erreur n'est détectée, le Résultat des contrôles apparaît à l'écran et le bouton Continuer devient disponible afin que la génération du fichier puisse se terminer.
À l'issue de la génération, un message de confirmation apparaît, indiquant le chemin de création du fichier.
Le fichier ainsi généré doit être envoyé au destinataire par vos soins.
Si l'option Envoi par e-mail au client a été activée dans la fenêtre de préparation de la génération de l'EDI-Paiement, la messagerie ouvre automatiquement un mail prérempli à destination du client, avec le fichier généré joint :
À l'issue de la génération, refermer la fenêtre de Distribution des dividendes afin de revenir à la fenêtre principale de gestion des Distributions des dividendes.
La ligne de Distribution de dividendes créée à la Date de décision indiquée apparaît dans la fenêtre.
Une fois la déclaration 2777 générée et l'EDI-Paiement effectué, procéder à la génération du Cerfa 2561.
Génération 2561
Ce bouton permet de réinitialiser les champs calculés AV, AZ, AX, AY, AR, BU, BS et AD en fonction des éléments renseignés dans la gestion de distribution des dividendes (nom des associés, nombre de parts, etc...) dans la déclaration 2561.
En cliquant sur ce bouton, une fenêtre apparaît afin d'indiquer la date de génération de la déclaration fixée au 15/02 :
Après avoir précisé l'année de déclaration, indiquer le Code bénéficiaire, la Nature du compte et le Type de compte, puis faites Valider.
Pour que ces informations soient reprises dans la déclaration, pour tous les associés, cocher l'option Appliquer ces données à l'ensemble des associés.
Un message informe de la réinitialisation de certains champs calculés :
Attention : en effectuant cette manipulation, les modifications apportées en interaction sur la déclaration correspondante (bouton Editions) seront effacées.
À l'issue de la génération, la date de génération indiquée apparaît dans la colonne Date 2561.
Éditions
Le bouton Editions comporte un menu déroulant qui propose les éditions suivantes :
Liste des distributions
Cette édition permet d'obtenir un tableau récapitulatif des distributions des dividendes générées :
Édition annuelle des distributions des dividendes
Cette édition permet d'obtenir une liste des distributions des dividendes année par année :
Indiquer l'année à éditer, puis Valider.
Les distributions des dividendes réalisées dans l'année demandée sont présentées sous la forme d'un tableau récapitulatif.
CERFA 2561 / 2561Ter et CERFA 2561 / 2561Bis / 2561Ter
En cliquant sur le bouton Éditions, sélectionner l'édition à générer dans le menu déroulant.
Ces éditions permettent de visualiser les cerfas 2561 afin de les imprimer et/ou de les valider en vue d'un transfert EDI.
Avant de procéder à l'envoi en EDI, les informations relatives au Code déclaration et au Code bénéficiaire doivent obligatoirement être renseignées. Un bouton Interaction permet d'accéder à la saisie de la déclaration. Des zones vertes indiquent les champs modifiables dans lesquels vous pouvez renseigner des informations.
Attention : En mode Interaction, un double-clic dans une zone verte de saisie change la couleur du champ. Selon le cas, renseigner les codes comme indiqué dans la Notice 2561 :
Code bénéficiaire (zone AB sur le feuillet n° 2561 et/ou zone DB sur le feuillet n° 2561 bis)
Si le bénéficiaire agit pour compte de tiers sans donner l’identité de ce dernier, c’est sa propre identité et son adresse qui sont reportées sur la déclaration. La zone “code bénéficiaire” doit alors être annotée de la lettre “T”. Si le bénéficiaire effectue des opérations pour son propre compte, la zone “code bénéficiaire” doit alors être annotée de la lettre “B”.
Code déclaration (information obligatoire)
Les zones AP et HA des feuillets 2561 et 2561 bis correspondent au type de déclarations souscrites. Doit y être portée la lettre : C s’il s’agit d’une déclaration relative à un client du déclarant ou N s’il s’agit d’une déclaration relative à des comptes en nominatif pur (c’est le cas lorsque les données portées sur la déclaration concernent des actionnaires, des obligataires ou des porteurs de parts dont le déclarant gère les titres pour le compte des émetteurs).
Pour valider les modifications, cliquer sur la croix rouge en haut à droite pour ressortir du mode interactif. Un message apparaît afin de proposer l'enregistrement des modifications apportées :
Pour envoyer la déclaration en EDI, celle-ci doit faire l'objet d'une validation. De retour sur l'écran de prévisualisation, cliquer sur le bouton 
(en haut à gauche). Une nouvelle fenêtre apparaît permettant d'indiquer les éléments relatifs à l'envoi de la déclaration :
Dans la zone Correspondant en charge du dossier sont automatiquement reprises les informations de la fiche Cabinet. Celles-ci peuvent être modifiées. Après avoir cliqué sur Validation, des contrôles sont effectués sur les déclarations, notamment sur le Code déclaration et le Code bénéficiaire :
La déclaration est validée et il ne reste plus qu'à la transférer.
Nota : Tant qu'il subsiste des erreurs, la déclaration peut être validée mais ne sera toujours pas correcte, donc susceptible d'être refusée.
Pour connaître la procédure de transfert en EDI de vos déclarations, se référer à la partie Transfert EDI des 2561.
Transfert EDI des 2561
Lorsque les déclarations 2561 sont validées, celles-ci peuvent être générées en EDI. Pour cela, aller dans le menu Déclarations - Transfert EDI-PART - Transfert EDI des 2561, afin d'ouvrir la fenêtre suivante :
Cette fenêtre liste les dossiers pour lesquels des déclarations 2561 ont été validées et permet de préparer leur envoi. La Date de génération et la liste des déclarations validées sont automatiquement reprises.
L'option Essai d'échange doit être cochée pour que le fichier généré soit envoyé pour être testé, afin de déceler d'éventuelles anomalies.
Renseigner ensuite le Chemin de création du fichier en cliquant sur le bouton de sélection, permettant de désigner l'endroit où le fichier doit être enregistré. Le fichier généré aura pour nom DateHeure-SIRZR Mi.
Les filtres Fichier EDI et Afficher générés permettent de gérer la liste des dossiers à générer.
Dans la partie Dossier à générer, les déclarations pouvant être générées sont désignées par leur Code dossier. Pour pouvoir générer les déclarations, la case située devant le Code dossier doit être cochée. Il est également possible de procéder à la sélection de l'ensemble des déclarations en cliquant sur le bouton Sélect. tout.
Un même fichier EDI ne peut contenir qu'un type de déclaration, soit Initial, Rectificative...
Après avoir sélectionné les dossiers, cliquer sur le bouton Générer. Une fenêtre apparaît alors :
Pour éditer un bordereau d'envoi des supports informatiques qui accompagnera la transmission des déclarations, cliquer sur le bouton OK.
Une visualisation de l'édition des bordereaux d'envoi, de la liste des identifiants et des certificats d'authentification de la déclaration déposée apparaît. Ces documents doivent être joints aux supports magnétiques lors de l'envoi :
Cliquer sur l'icône 
pour imprimer l'édition et sélectionner l'imprimante, l'exporter en fichier PDF, l'envoyer par mail ou encore gérer l'édition avec le module de GED.
Une fois les fichiers générés, les dossiers disparaissent de la liste. Cocher l'option Aff. générés afin de voir apparaître la liste des dossiers qui ont été générés.
À l'issue de la génération, et après avoir refermé la fenêtre de visualisation du bordereau d'accompagnement, un message apparaît afin de confirmer la fin du traitement :
Le message précise le chemin d'enregistrement du fichier (à sauvegarder sur le support prévu pour l'envoi) et le nom du fichier automatiquement généré.