Interface générique : Paramétrage et Importation

Paramétrage d'une interface générique

Les programmes de l'ERP Suite Expert proposent une fonction intitulée Interface générique permettant de reprendre des fichiers (Balances et Journaux) crées sous des logiciels de comptabilité autres que les produits ACD Groupe.

Certaines importations sont déjà préprogrammées (Interface API, Interface CCMX...). Pour en créer une qui n'existe pas dans la liste, sélectionner dans le menu Outils l'option Interface générique et enfin Paramétrage interface générique.

Si le fichier contient déjà des paramétrages d'interfaces, la fenêtre s'ouvre sur l'un d'entre eux.

Pour créer une nouvelle interface, cliquer sur le bouton Ajouter ou appuyer sur les touches de fonction Alt + A. La fenêtre Ajouter s'ouvre. L'apparition de cette fenêtre est automatique si le fichier est vide.

 

Sélectionner ici le type de paramétrage en fonction des données dans les fichiers à remonter.
Dans le cas de l'option Balance et journaux, lors de l'importation, la balance sera remontée sur N-1 et les journaux sur N.

• Type de caractères : Afin de récupérer tous les caractères spéciaux lors de l'importation, préciser si le fichier est issu d'un logiciel Dos ou Windows.

• Type de séparateur : Indiquer si les champs visualisables en bas de l'écran sont dans des champs de longueur fixe ou s'ils se suivent, séparés par un des caractères suivants : Espace - Point virgule - Tabulation - Virgule - Pipe.

• Gestion des tiers : Les produits de l'ERP Suite Expert gèrent les tiers Clients avec un compte n° C... et les tiers Fournisseurs avec un n° F... . Si le fichier importé contient des tiers 401.... et que le radical n'est pas supprimé, les comptes Fournisseurs importés commenceront par F401. En cochant la case Suppression du radical, le logiciel conservera uniquement le radical F pour les comptes Fournisseurs. Idem pour les comptes 411, les comptes Clients.

• Auxiliaire client/Auxiliaire fournisseur : Il peut arriver que certains fichiers comportent une zone pour les comptes généraux et une ou plusieurs autres zones pour les comptes de tiers.
  Dans ce cas, en plus du paramétrage de tiers, la récupération de ces comptes doit être paramétrée en indiquant :

  • La position où se trouve ce compte,

  • La longueur de récupération,

  • Le radical identifiant le compte.

  Pour une explication détaillée sur le paramétrage des comptes auxiliaires clients et auxiliaires fournisseurs, consulter l'aide interactive associé à cette zone, en cliquant sur l'icône .

Une fois tous ces paramètres renseignés, cliquer sur Terminer.

La fenêtre qui apparaît sert à identifier chaque champ du fichier. Le champ devant être renseigné se trouve en haut à gauche de l'écran.

Pour renseigner ces champs, deux choix sont possibles :

1. Saisir au clavier numérique la position et la longueur. La position se définit sur une ligne, il s'agit du nombre de caractères séparant le début du champ demandé du début de la ligne. La longueur correspond au nombre de caractères compris dans le champ. Par exemple, dans l'écran ci-dessus, le premier chiffre du numéro de compte est situé au neuvième caractère de la ligne et ce numéro comprend 10 caractères. Il est possible de renseigner ces champs en sélectionnant les caractères grâce à la souris. La position et la longueur sont alors automatiquement renseignées.
2. Cliquer sur le début de la zone avec la souris et la sélectionner jusqu'au bout. La position et la longueur vont s'afficher automatiquement. Attention pour la longueur des champs, penser à sélectionner les espaces blancs et pas seulement les caractères saisis.

En cas d'erreur, utiliser le bouton Annuler pour effacer les données saisies et sélectionner à nouveau la zone désirée. Une fois le champ renseigné, cliquer sur le bouton Suivant. Dans la case Visualisation apparaissent alors les données préalablement saisies et un nouveau champ à renseigner. Le bouton Précédent permet de revenir sur les champs pour les modifier.

Dans le paramétrage balance, voici les champs devant être renseignés au niveau position et longueur : l'Intitulé et le Compte, puis le Débit N, le Crédit N, le code D/C pour l'année en cours (N), pour les années N-1, N-2 et N+3.

Certains fichiers possèdent deux colonnes dissociées pour le Crédit et pour le Débit alors que d'autres fichiers réunissent dans une même colonne les sommes Débit et Crédit. Dans ce deuxième cas, il existe deux hypothèses :

1. En plus de cette colonne comprenant les montants Débit et Crédit, se trouve également une colonne distincte et les symboles précisant si la somme est un débit ou un crédit (par exemple D, C ou +, - ...). Dans ce cas, renseigner le champ Code D/C avec la position et la longueur d'un montant Débit ainsi que le champ Valeur Débit.

2. Il se peut qu'il n'y ait aucune colonne destinée aux symboles précisant les débits et les crédits. Dans ce cas, il est fort probable que ces symboles soient indiqués avec les montants dans une unique colonne. Dans ce cas précis, renseigner uniquement dans le champ Débit la longueur et la position d'un montant Débit.

Le dernier champ demandé est le nombre de lignes composant l'entête du fichier. Cette information permet au logiciel d'ignorer dans le traitement les lignes n'étant pas à caractère comptable.

Pour la reprise de fichiers journaux, indiquer la position et la longueur des champs suivants le code du journal comptable, l'année de la date d'écriture, le mois de la date d'écriture, le jour de la date d'écriture, le numéro de pièce comptable, le numéro de compte comptable, le libellé comptable de l'écriture, le Débit de l'année en cours, le Crédit de l'année en cours, le code D/C, la devise, le lettrage, l'entête.

Que ce soit pour le fichier journaux ou le fichier balance, si un des champs est à 0, cela signifie que celui-ci n'est pas présent dans le fichier d'origine.

Onglet Balances

Une fois le paramétrage du fichier terminé, cliquer sur le bouton Terminer. Une grille s'ouvre récapitulant l'ensemble des paramètres.

Sur cette page, il est possible de modifier des paramètres. Pour modifier un champ, cliquer sur son libellé. La fenêtre de paramétrage Balance ou Journaux réapparaît directement sur la page avec en sur brillance les éléments sélectionnés qu'il est possible de corriger.

• Suppr. le fichier en entrée : En cochant cette case, les données contenues dans le fichier importé ne seront pas conservées.

• Montant en centimes/cents : Si les montants présents dans le fichier sont en centimes de francs ou en cent d'euros, cocher cette case.

• Suppr des 0 : Cette option permet de supprimer les "0" qui apparaissent à la fin des comptes de tiers.

• Paramétrage : Préciser ici si le paramétrage d'interface doit être disponible pour tous les dossiers du Cabinet en cochant Général ou uniquement pour le dossier en cours en cochant Fiche dossier.

  Dès lors que l'option Fiche dossier est cochée, un message de confirmation proposant l'import d'un paramétrage existant apparaît :

   

  
   

• Date d'importation : Permet de renseigner la date à laquelle est effectuée l'importation.

Les boutons Suppr. Journaux et Suppr. Balance permettent d'effacer le paramétrage d'un des deux fichiers.

Dans certains cas, les libellés des comptes peuvent contenir de caractères indésirables comme par exemple des guillemets. Pour que la reprise des libellés s'effectue correctement, indiquer dans le champ Caractères à ignorer le guillemet. Celui-ci ne sera pas pris en compte lors de l'importation.

Le bouton Assistants permet de revenir sur le paramétrage effectuer et de le modifier.

ATTENTION : Dans le cas où le séparateur choisi est différent du séparateur fixe, renseigner le format de la date dans la zone prévue à cet effet puis la position de l'année dans la zone Année. Les zones Mois et Jour doivent rester à vide.

Onglet Journaux

Naviguer entre les paramètres journaux et les paramètres balance en cliquant sur les boutons Param. Journaux / Param. Balance ou en cliquant sur les onglets Balance / Journaux situés en dessous de l'intitulé de l'interface.

• Suppr. le fichier en entrée : En cochant cette case, les données contenues dans le fichier importé ne seront pas conservées.

• Montant en centimes/cents : Si les montants présents dans le fichier sont en centimes de francs ou en cents d'euros, cocher cette case.

• Suppr des 0 : Cette option permet de supprimer les "0" qui apparaissent à la fin des comptes de tiers.

• Trier par date et journaux : Utiliser cette option quand les journaux sont éclatés, les écritures sont mélangées et de ce fait la contrepartie d'une écriture ne suit pas l'écriture.

• Suppr des 0 : Cette option permet de supprimer les "0" qui apparaissent à la fin des comptes de tiers.

• Paramétrage : Préciser ici si le paramétrage d'interface doit être disponible pour tous Les dossiers du Cabinet en cochant Général ou uniquement pour le dossier en cours en cochant Fiche dossier.

  Dès lors que l'option Fiche dossier est cochée, un message de confirmation proposant l'import d'un paramétrage existant apparaît :
   

  
• Rupture par pièce : Activer cette option afin d'effectuer une rupture de pièce sur solde à 0. Dans ce cas une écriture sera générée pour chaque pièce.

Attention : La Rupture par pièce est activable uniquement dans le cadre de la mise en place de l'option Trier par journaux et par date.

Les boutons Suppr. Journaux et Suppr. Balance permettent d'effacer le paramétrage d'un des deux fichiers.

Dans certains cas, les libellés des comptes peuvent contenir de caractères indésirables comme par exemple des guillemets. Pour que la reprise des libellés s'effectue correctement, indiquer dans le champ Caractères à ignorer le guillemet. Celui-ci ne sera pas pris en compte lors de l'importation.

Le bouton Assistants permet de revenir sur le paramétrage effectuer et de le modifier.

ATTENTION : Dans le cas où le séparateur choisi est différent du séparateur fixe, renseigner le format de la date dans la zone prévue à cet effet puis la position de l'année dans la zone Année. Les zones Mois et Jour doivent Rester à vide.

Bouton Analytique

Le bouton Analytique permet de paramétrer la reprise des données analytiques dans le dossier.

En cliquant sur ce bouton, l'écran se met à jour afin de permettre le paramétrage des sections à reprendre :

 

Pour revenir au paramétrage des journaux, cliquer sur le bouton Retour au paramétrage global.

Bouton Quantité

Le bouton Quantité permet de paramétrer la reprise des Unités et des Quantités dans le dossier.
En cliquant sur ce bouton, la fenêtre se met à jour :

Pour revenir au paramétrage des journaux, cliquer sur le bouton Retour au paramétrage global.

Bouton Saisie libre

Le bouton Saisie libre permet de paramétrer la reprise des Zones de saisie libre dans le dossier.
En cliquant sur ce bouton, la fenêtre se met à jour :

Pour revenir au paramétrage des journaux, cliquer sur le bouton Retour au paramétrage global.

Bouton Règlement

Lors de l'import du fichier d'écritures, il est également possible de reprendre les écritures de règlements contenues dans ce fichier. Le bouton Règlement permet de paramétrer la reprise de ces écritures dans l'écran qui apparaît :

Indiquer la Position et la Longueur des règlements dans les champs correspondants.

Puis préciser les codes correspondant aux différents Types de règlements (A, B ou BOR... par exemple) sur 4 caractères maximum.

Cliquer ensuite sur le bouton Retour au paramétrage global, pour revenir à l'écran de paramétrage des Journaux.

Le bouton Supprimer efface l'interface créée.

Importation d'une interface générique

Noter que pour utiliser cette fonction, il faut obligatoirement avoir créé un dossier comptable au préalable. Ensuite, ouvrir le dossier et aller dans le menu Outils pour sélectionner Importation puis Interface générique et Importer.... La fenêtre suivante apparaît :

Pour sélectionner l'interface, cliquer sur le bouton de sélection associé au champ Nom interface. La liste des interfaces qui apparaît comporte à la fois les interfaces spécifiques au Fiche dossier en cours, ainsi que les interfaces de tous les dossiers.

Une fois l'interface sélectionnée, le nom de l'interface apparaît directement dans le champ correspondant. Indiquer ensuite l'emplacement du ou des fichiers à interfacer. Il est possible de lancer une interface balance et journaux, même si un seul des deux fichiers est renseigné.

Lorsqu'elle est activée, l'option Adapter à la longueur des comptes du dossier permet d'uniformiser les Comptes généraux récupérés par l'intermédiaire de l'interface. Les comptes seront tronqués ou complétés en fonction de la longueur paramétrée dans le dossier récepteur.

Si un compte est trop long ou qu'il comporte un (ou des) chiffre(s) significatif(s) après la longueur prévue, celui-ci n'est pas tronqué.

Import journaux

Dans le cas de l'importation d'une interface de type Journaux, la case Reprise de l'historique permet d'importer les écritures des exercices antérieurs.

L'option Adapter à la longueur de comptes du dossier permet d'ajuster la longueur des comptes importés à celle définie dans les Paramètres comptables du dossier.

L'option Reprise des pièces jointes permet de lier le document PDF à l'écriture correspondante.
Afin de permettre son classement dans la GED, le nom du document doit correspondre au Numéro de pièce présent dans le fichier importé et placé dans le même répertoire que ce dernier.

Nota : les pièces-jointes figurent également dans l'import FEC.

Import Balance

Lors d'une importation de Balance seule, le champ Code journal apparaît afin de pouvoir préciser le journal à utiliser pour l'import des écritures. Par défaut, ce champ comporte le code journal BAL_ à modifier avant de procéder à l'import.

Après avoir cliqué sur le bouton Importer, un message d'avertissement apparaît.
Avant de poursuivre l'import du fichier, procéder au préalable à une sauvegarde du dossier.

En cliquant sur Non, il est possible de sortir de la procédure d'import afin de pouvoir effectuer la sauvegarde du dossier.

Après avoir cliqué sur Oui, l'import des données se poursuit. Dans la fenêtre qui apparaît, paramétrer la reprise des informations :

Choisir si les données existantes du dossier doivent être écrasées ou complétées pour l'Exercice en cours (N et N+1).

Si le fichier à importer contient les écritures d'un exercice antérieur et que la case Reprise de l'historique a été précédemment cochée, les écritures seront reprises aux dates de l'exercice antérieur. Pour cela, l'antériorité du dossier récepteur doit être au préalable supprimée en cochant la case Effacer pour les Exercices antérieurs et balances archivées dans la fenêtre Effacement des données ci-dessus.

À l'inverse, si l'option Reprise de l'historique n'a pas été sélectionnée, les écritures des exercices antérieurs du dossier seront conservées.

Dans le cas d'effacement d'écritures, le programme tient compte de la présence d'écritures validées et de la présence d'une date d'édition définitive.

Cliquer ensuite sur Continuer. Les écritures seront reprises au premier jour de l'exercice en cours.

À l'issue de l'importation, un contrôle des comptes est effectué.
 

La validation du contrôle par la touche OK entraîne la fermeture de la fenêtre d'importation.