Définir un plan de classement est essentiel pour pouvoir stocker/classer les différents documents dans les répertoires correspondants de la GED.
Le paramétrage des plans de classement s'effectue de manière globale. Il n'est pas possible de le personnaliser dossier par dossier.
Accéder au Tableau de bord ACD PAIE multi-dossiers - Paramètres - Plan de classement GED :
L'écran suivant apparaît, listant les différents documents :
Une zone de recherche est disponible en bas de l'écran afin de trouver rapidement le document souhaité en saisissant un Code ou un Libellé. Des filtres peuvent également être appliqués pour pouvoir visualiser au choix ; l'ensemble des fonctions, celles disposant d'un plan de classement, et celles sans plan de classement.
Procéder à un clic-droit sur la ligne souhaitée pour renseigner un plan de classement.
Sélectionner la rubrique dans laquelle le document doit s'archiver puis cliquer sur l'icône de validation.
Une fois le plan de classement défini, celui-ci apparaît dans la colonne correspondante :
Il est possible de copier un plan de classement pour l'appliquer à un autre document via un clic-droit sur la ligne - Plan de classement - Copier / Coller.
La colonne Masque permet de déterminer le libellé du document qui apparaîtra dans la GED.
Pour cela, effectuer un clic-droit puis cliquer sur Masque de document - Modifier :
Le Masque peut être saisi manuellement, il peut également être complété de champs dynamiques.
Cliquer sur le bouton de sélection pour sélectionner les champs dynamiques qui composeront l'intitulé du document.
Le bouton Avancé permet d'effectuer une recherche des champs par mots-clés.
Une fois le champ dynamique sélectionné, cliquer sur OK pour l'ajouter au Masque.
À noter : Le Plan de classement et le Masque peuvent être modifiés ou réinitialisés si nécessaire (clic-droit - Modifier le plan de classement ou Réinitialiser le masque par défaut).