Le Tableau de bord est l'interface de suivi des dossiers de paie du cabinet. Il permet d'assurer la gestion des traitements de l'ensemble des dossiers du portefeuille social depuis la préparation des traitements mensuels jusqu'à la génération et l'envoi des DSN, accusés réceptions inclus, en passant par la validation et la diffusion des bulletins.
Tableau de bord multi-dossiers
L'écran ci-dessous se décompose en deux tableaux distincts :
La Liste des dossiers de paie gérés par le collaborateur du cabinet.
Le suivi synthétique des dossiers traités par période.
Liste des dossiers
La Liste des dossiers s'affiche sur plusieurs colonnes. Un clic sur l'entête de chaque colonne permet un tri de l'affichage de la liste en fonction de la Période, du Code dossier, du Nom de l'entreprise ou encore du Nombre de salariés.
Un tri sur les autres colonnes Bulletins calculés, Bulletins validés, Virements générés ou DSN acceptées met en évidence l'avancement du dossier sur les bulletins ainsi que le suivi des DSN transmises.
Suivi synthétique par période
Au bas de l'écran, le tableau récapitule par mois de traitement le Nombre de dossiers, le Nombre de salariés, le nombre de Bulletins calculés, de Bulletins validés, de Virements générés et de DSN acceptées.
Un indicateur bleu informe de l'état d'avancement, pour chaque étape réalisée ou en cours.
Filtres d'affichage
Un filtre d'affichage peut être appliqué à l'ensemble des dossiers de la liste, pour améliorer la consultation :
Dossiers : Ce filtre permet d'accéder uniquement aux dossiers du portefeuille du collaborateur, ou de visualiser l'ensemble des dossiers.
Période : La sélection d'une période depuis le menu déroulant fait apparaître uniquement les dossiers concernés par la période.
Bulletins calculés : Par défaut, l'affichage se fait sur Tous les bulletins. Un filtre peut également être appliqué pour obtenir uniquement la liste des bulletins En attente, En erreur ou Validés.
Le champ Recherche dossier facilite la recherche d'un dossier à partir de son Nom ou de son Code dossier.
Ce champ est doté d'une recherche intuitive. La liste des dossiers pouvant correspondre à la recherche s'implémente au fil de la saisie des premiers caractères.
Au besoin, les flèches haut et bas permettent de se déplacer d'un dossier à l'autre dans la liste.
Indicateurs de suivi
Le suivi des Bulletins calculés et validés, des Virements générés et des DSN acceptées se met automatiquement à jour en fonction du traitement effectué.
: L'indicateur bleu évolue au fil du traitement. Il indique l'état d'avancement, ainsi que le nombre de tâches effectuées sur le nombre total.
Paramétrage de paie
En haut de l'écran, des icônes permettent de gérer le paramétrage de paie au niveau Cabinet.
Paramètres
Depuis le bouton Paramètres, différents paramétrages peuvent être effectués :
Plan de classement GED
Cette fonctionnalité permet de paramétrer l’archivage des documents dans la GED.
Effectuer un clic-droit sur la ligne, puis cliquer sur Plan de classement - Ajouter.
Une fois la rubrique renseignée, celle-ci apparaît dans la colonne Plan de classement.
L’intitulé du document archivé dans la GED peut être renseigné automatiquement dès lors qu’un masque a été préalablement renseigné.
À noter : Le Plan de classement et le Masque peuvent être modifiés ou réinitialisés si nécessaire (clic-droit - Plan de classement - Modifier ou Masque de document - Réinitialiser).
Pour tout renseignement complémentaire concernant le Plan de classement GED, une aide dédiée est disponible en cliquant ici.
Paramétrage des documents
Modèles ACD
Le Paramétrage des documents permet de renseigner les documents d'entrée et sortie du salarié à appliquer au cabinet et de les personnaliser : Bulletin, Solde de tout compte, Certificat de travail, Contrats de travail et Courrier de reprise. Chaque type de document comporte un Modèle par défaut.
Modèles personnalisés
Cette fonctionnalité permet de créer des modèles de documents personnalisés (ex : changement de mutuelle, lettre d'avertissement, demande de remboursement de frais, etc.).
Cliquer sur Créer puis indiquer le nom du document :
L'éditeur de texte apparaît, permettant de préparer le modèle personnalisé :
Il est possible d'ajouter des champs dynamiques en cliquant sur Outils - Ajouter signalétique :
Une fois le document enregistré, celui-ci devient disponible dans le menu Éditions - Annexes :
Paramétrage OD
Cette fonction permet de paramétrer les comptes utilisés pour le transfert des écritures de paie vers la comptabilité. Les comptes proposés sont définis par défaut par le logiciel, mais peuvent être modifiés dans cet écran.
Attention : Ce paramétrage s'applique pour l’ensemble des dossiers du cabinet. Pour modifier le paramétrage uniquement sur un dossier, accéder au Tableau de bord du dossier - Paramètres - Paramétrage OD.
Paramétrage Oppus
Oppus est une solution de gestion documentaire permettant d’automatiser et de sécuriser les documents RH. La fonction Paramétrage Oppus permet de lier ACD PAIE avec Oppus via un Jeton.
À noter : Pour tout renseignement complémentaire, une vidéo Liaison Oppus / ACD PAIE est disponible en cliquant ici.
Restauration du dossier
La restauration d’un dossier s’effectue depuis le menu Importation - Restauration dossier.
Renseigner le chemin de sauvegarde puis sélectionner le dossier concerné :
Cliquer sur OK pour procéder à la restauration du dossier.
Tableau de bord d'un dossier
Pour accéder à un dossier, se positionner sur celui-ci puis double-cliquer dessus.
L'écran suivant présente la liste des salariés par établissement auquel ils sont rattachés.
i-Paie
Un clic sur i-Paie permet d’ouvrir le dossier sur le Web, et de consulter/saisir les différentes données sociales.
Édition des documents
Depuis le menu Éditions, il est possible d’éditer différents documents, tels que le Tableau des charges, les Fiches individuelles ou l'État des paiements.
Certaines éditions peuvent être paramétrées :
Renseigner la période ainsi que le format d'impression.
Cliquer sur l’option Tris et filtres pour appliquer un filtre sur un établissement, des catégories ou des services.
Le bouton Trier permet d'affiner les critères de tri.
Sauvegarde du dossier
La sauvegarde du dossier s'effectue depuis le menu Exportation :
Indiquer le nom de la sauvegarde ainsi que le répertoire dans lequel sera stocké le fichier.
À noter : Il est possible d'envoyer le dossier à l'assistance ou de l'archiver dans la GED.
Le Tableau de bord au quotidien
Le Tableau de bord comporte des indicateurs de suivi, permettant au collaborateur de visualiser l’avancement du dossier. Une fois les bulletins validés sur i-Paie, les différentes données se mettent à jour automatiquement :
Le champ suivant indique la période en cours de traitement. À l'aide des flèches, il est possible de passer d'une période à l'autre, dès lors que celle-ci est accessible. Il reste toutefois impossible d'accéder à une période M+1 si elle n'a pas été ouverte.
Le bouton Validation de la période permet de valider la période de paie et passer au mois suivant. Le champ est grisé jusqu'à l'envoi et l'acceptation de la DSN du mois en cours et devient actif ensuite.
Indicateurs de suivi
: En attente de validation des variables dans i-Paie
: Calcul du bulletin en cours de traitement
: Echec du calcul du bulletin
: Succès du calcul du bulletin
: Visualisation du bulletin
: Validation de l'ensemble des bulletins de l'établissement
Procéder à un clic-droit sur une ligne pour consulter les informations relatives au salarié ou à l’établissement et accéder aux différentes fonctions de gestion du bulletin :
Une colonne Informations indique les erreurs présentes sur le bulletin.
Cliquer sur le bouton de sélection pour accéder au détail :
Visualisation du bulletin
L'icône permet de visualiser le bulletin ainsi que les Explications du bulletin.
Il est possible de visualiser le Bulletin clarifié ou le Bulletin détaillé (selon le paramétrage précédemment mis en place dans le Paramétrage des documents).
Le bouton Valider permet de valider le bulletin directement depuis cet écran.
Une fois l’ensemble des bulletins d’un établissement validé, la DSN se crée automatiquement.
Bandeau latéral gauche
Les derniers dossiers consultés apparaissent dans le bandeau gauche, disposant ainsi d'un historique des dossiers qui ont fait l'objet d'un traitement au cours de la journée et qui ne sont pas clos par l'utilisateur.
Au bas et à gauche de l'écran se trouvent les icônes d'actions courantes, telles que l'accès à l'aide en ligne ainsi que l'envoi des demandes d'assistance.
L'icône À propos de permet d'accéder à la version d'ACD PAIE, et d'i-Suite Expert, afin de s'assurer que ceux-ci sont bien à jour de la dernière version.