Cette fonction a pour objectif d'améliorer votre productivité, en exécutant un certain nombre de fonctions sur un ensemble de dossiers à partir de modèles d'enchaînements que vous avez créés et paramétrés au préalable.
Pour y accéder, aller dans le menu Outils et cliquer sur Multi-traitements. Ce qui ouvre la fenêtre suivante :
Cette fenêtre liste les fonctions créées par leur intitulé. La colonne Code sélectif indique les critères de sélection des dossiers à traiter.
Les colonnes Dossier début et Dossier fin apparaissent uniquement lorsque l'option Dossier en cours est sélectionnée, et indiquent les dossiers concernés par le traitement. L'option Dossier en cours, sélectionnée par défaut, n'est disponible que si la fonction Multi-traitements est appelée depuis un dossier ouvert. Lorsque celle-ci est sélectionnée et qu'aucun dossier de début et fin n'est indiqué, le traitement ne s'effectue que pour le dossier en cours.
Créer une liste de tâches
Le Multi-traitements permet de créer autant de tâches que nécessaire. En un seul clic, celles-ci seront exécutées automatiquement les unes à la suite des autres sans intervention de votre part.
Le bouton Ajouter permet d'accéder à la fenêtre de sélection des fonctions pour le paramétrage des modèles :
Dans le champ de recherche prévu à cet effet, saisir manuellement la fonction à sélectionner. Une coche noire apparaît alors devant la fonction recherchée. Cliquer sur OK pour valider la sélection et ouvrir la fenêtre de saisie :
Sélection des dossiers
La zone de sélection des dossiers est identique pour toutes les tâches proposées par le Multi-traitement. Plusieurs modes de sélection sont possibles :
- Tous les dossiers : Par défaut, la tâche paramétrée s'effectuera pour tous les dossiers gérés par le cabinet.
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Par fourchette de code : Cette option permet de déterminer un ensemble de dossiers à traiter, à l'aide des boutons de sélection Code dossier début et Code dossier fin.
Cette fenêtre liste tous les dossiers gérés par le Cabinet. En cliquant sur le titre des colonnes, il est possible de modifier le classement des dossiers par Code ou par Nom/Raison sociale. Dans le champ Code ou Raison sociale (selon le classement sélectionné), saisir les informations à rechercher. Une coche noire se positionne de façon intuitive devant le dossier recherché pour le sélectionner. L'option Avancé peut également être utilisée pour obtenir une nouvelle zone de saisie permettant d'effectuer une recherche par mot-clé contenu dans l'intitulé de la Raison sociale. Pour que la recherche fonctionne, sélectionner le classement par Raison sociale. Le programme procède par élimination pour ne faire apparaître que les dossiers contenant les mots saisis. Le bouton Simplifié permet de masquer cette zone.
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Sélection multiple : Sur le principe de la multisélection, cocher les dossiers à traiter parmi la liste des dossiers gérés par le cabinet, dans la fenêtre intermédiaire Choix liste dossier.
La liste des dossiers faisant partis de la multisélection apparaît ensuite dans le paramétrage de la tâche.
- Par code sélectif : utilisez les codes sélectifs afin de déterminer les dossiers à traiter.
La liste des tâches créées apparaît dans la fenêtre :
En cochant l'option Faire les traitements uniquement sur le dossier en cours, les tâches peuvent être exécutées uniquement pour le dossier en cours bien que celles-ci soient paramétrées à l'origine pour un ensemble de dossiers. Désélectionner cette option pour revenir au traitement prédéfini.
Lorsqu'une multisélection de dossier a été paramétrée pour une tâche, un icône apparaît dans la colonne Liste afin de pouvoir contrôler la liste des dossiers compris dans la sélection. Celle-ci peut également être modifiée.
Utilisation des modèles
Il est possible de paramétrer autant de modèles que nécessaire. La création de plusieurs modèles permet de diversifier les niveaux de traitement des dossiers.
Les modèles contiennent une liste de tâches préalablement créée, puis sauvegardée en tant que modèle en vue d'être réutilisée.
La gestion des modèles s'effectue depuis le menu déroulant du bouton Modèle, qui permet la Sélection d'un modèle déjà créé, d'Enregistrer un nouveau modèle de la liste des tâches qui vient d'être créée ou d'Enregistrer le modèle en cours afin de sauvegarder les éventuelles modifications apportées au modèle.
Enregistrer un modèle
Pour pouvoir conserver la liste des tâches en cours, sélectionner l'option Enregistrer un nouveau modèle. En cliquant sur cette option une fenêtre permettant d'enregistrer votre modèle apparaît :
Saisir son Code puis son Libellé. Ensuite faire OK pour valider.
Sélectionner un modèle
Les modèles créés peuvent être utilisés ultérieurement en les rappelant à l'aide de l'option Sélection d'un modèle. La liste des différents modèles enregistrés comme indiqué dans la procédure ci-dessus vous est proposée :
Les modèles peuvent être effacés de la liste au besoin en cliquant sur le bouton Supprimer ou en effectuant un clic droit sur l'un des modèles.
Pour sélectionner le modèle à utiliser, cliquer sur celui-ci pour qu'il apparaisse en surbrillance puis faire Sélection. Une fois la sélection faite, la liste des tâches apparaît à l'écran.
Nota : Lors de la reprise d'un modèle, les dossiers de début et fin paramétrés à l'origine ne sont pas conservés. Le programme propose par défaut le traitement de tous les dossiers gérés par le cabinet, en indiquant le premier dossier de la liste pour le champ Fiche dossier - Début et le dernier dossier de la liste dans le champ Fiche dossier - Fin.
Les différents traitements proposés
Dossier annuel
L'édition du Dossier annuel, exécutée habituellement pour un seul dossier depuis le menu Éditions, peut s'effectuer pour un ensemble de dossiers en une seule manipulation.
Cette fenêtre propose les mêmes options d'édition que pour la fonction correspondante disponible dans le menu Éditions - Dossier annuel.
Les éditions peuvent être archivées dans la GED en demandant au choix une Édition complète du dossier, regroupant tous les cycles de révision dans une édition unique, ou une Édition cycle par cycle. À l'issue de la génération, les documents générés sont ensuite archivés suivant le plan de classement défini au niveau du paramétrage des cycles pour la GED.
Pour plus d'informations sur le paramétrage de cette édition, référez-vous à l'article Liaison Cabinet / Entreprise.
Édition définitive
Une édition définitive peut être effectuée sur un ensemble de dossiers à condition que ceux-ci aient fait l'objet, au préalable, d'une édition définitive sans édition (menu Fin d'année/Validation - Validation et tirage définitif) à la date de fin d'exercice.
Les options de traitements disponibles sont les mêmes que pour la fonction Validation et tirage définitif :
- Édition des journaux SEULS : pour une édition de tous les journaux de chaque dossier, en ordre croissant suivant leur code journaux.
- Édition de l'ensemble : pour une édition de complète des journaux, Grands-Livres, balances...
L'Édition de la récapitulation des journaux peut être demandée indépendamment des Types d'éditions définitives proposées.
Si vous utilisez la GED et souhaitez que les éditions générées soient archivées, l'option GED doit être sélectionnée. Lorsqu'un archivage a été paramétré au préalable, celui-ci est alors automatiquement proposé. Cliquer sur le bouton de sélection disponible dans ce champ pour indiquer le classement souhaité.
Pour pouvoir imprimer les éditions, cliquer sur le bouton Choix de l'imprimante afin de pouvoir sélectionner l'imprimante à utiliser, ainsi que les options d'impression.
À l'issue du traitement, un compte-rendu récapitule les traitements demandés et le résultat des traitements réalisés.
Édition des Grand Livres / Edition de balances
Les fonctions Édition des Grands Livres et Édition de balances permettent d'obtenir les éditions pour un ensemble de dossiers. Comme dans le menu Éditions - Édition du Grand Livre et Édition de la balance, il est possible de faire apparaître dans l'édition au choix les comptes Clients, Fournisseurs et/ou Généraux.
Dans la zone Type, préciser les comptes à éditer. Si rien n'est renseigné, tous les comptes apparaîtront dans l'édition. Pour définir une période d'édition précise, cliquer sur l'option Choix période pour la sélectionner et saisir la période choisie.
Édition des journaux
Cette fonction permet d'obtenir une édition des journaux pour chaque dossier demandé.
Dans l'onglet Édition des journaux, indiquer les journaux de Début et de Fin à éditer. Pour définir une période d'édition précise, cliquer sur l'option Choix période pour la sélectionner et saisir la période choisie.
Cocher l'option Récapitulation seulement permet d'obtenir une Édition récapitulative des journaux.
Récap. journaux
Cette fonction permet d'obtenir une édition récapitulative des journaux. Après avoir sélectionné les dossiers à traiter, indiquer les dates de début et fin d'édition.
Sauvegarde
Cette fonction permet d'effectuer des sauvegardes pour un ensemble de dossiers définis.
Sélectionner le chemin de sauvegarde : Pour sauvegarder le dossier sur le poste, indiquer l'emplacement du fichier de sauvegarde qui va être créé à l'aide du bouton de recherche.
Si les dossiers à sauvegarder existent en Comptabilité et en Paie, il est possible de les sauvegarder en intégralité en cochant les données des applications à conserver.
Sauvegarde FTP : À l'issue de l'enregistrement, le fichier de sauvegarde est placé sur un serveur FTP pour être accessible sur Internet à l'adresse indiquée.
Dossier avec ses documents GED : Cette option permet de restaurer les documents présents dans le répertoire ainsi que les liens avec la GED.
Extraire les documents liés aux exercices antérieurs : Cette option permet de récupérer l'intégralité des documents antérieurs à N du dossier.
Crypter les documents récupérés : Cette option permet d'encoder les documents lors de la sauvegarde afin d'empêcher leur lecture. La restauration du dossier avec ses documents permet le décryptage
Gestion et exécution des tâches
Les tâches qui apparaissent dans la fenêtre de gestion Multi-traitements peuvent faire l'objet de modifications et de suppressions.
- Le bouton Modifier permet d'accéder à la fenêtre de modification de l'enchaînement paramétré. Avec le bouton Supprimer, vous avez la possibilité de retirer la tâche paramétrée. Avant de procéder à la suppression, vous devez valider le message de confirmation qui apparaît.
- Les boutons
et 
permettent de gérer l'ordre d'exécution des tâches paramétrées. - Le bouton Import/Export... comporte un menu déroulant qui propose les options :
- Ouvrir un fichier contenant un modèle permet d'importer un modèle contenant un ensemble de tâches, enregistré dans un fichier .cmd.
- Enregistrer le modèle actuel dans un fichier permet d'enregistrer un modèle dans un fichier .cmd.
Une fenêtre apparaît dans laquelle il faut indiquer le chemin d'enregistrement du fichier.
Pour lancer le traitement, cliquer sur le bouton OK. Un message de confirmation apparaît :
Pour que le traitement s'exécute, cliquer sur Oui. Ainsi, toutes les fonctions demandées pour les dossiers sélectionnés vont s'effectuer en un seul clic. Le dossier sur lequel vous êtes va se refermer, et le traitement se déroule automatiquement devant vous en faisant défiler les dossiers un à un. Une barre de lecture est mise à disposition pour gérer l'avancement du traitement :
Cliquer sur les boutons au besoin de suspendre un traitement, le reprendre ou encore le stopper complètement.
Si une édition de données a été demandée, celle-ci s'effectue automatiquement.
À l'issue du traitement, une fenêtre de visualisation du compte rendu du traitement effectué apparaît :
L'édition récapitule les traitements effectués par dossiers.
Par cet écran, il est possible de Copier dans le presse-papiers l'édition ou encore de Copier l'image de la page afin d'effectuer une sauvegarde sous divers supports (Word, Excel ...). Il est également possible d'imprimer l'édition tout en sélectionnant l'imprimante, de l'exporter en fichier PDF, de l'envoyer par mail ou encore de gérer l'édition avec le module de GED.