La ventilation analytique des écritures se déclenche lors de la saisie comptable des écritures. Pour cela, aller dans le menu Acquisitions afin de sélectionner la Saisie comptable de votre choix. La fenêtre de saisie apparaît afin de pouvoir procéder à la saisie d'une écriture soit sur un compte de charges, soit sur un compte de produits, soit sur un compte de bilans.
En cliquant sur Valider dans la fenêtre de Saisie comptable, la fenêtre de Saisie analytique apparaît :
Cette fenêtre permet de ventiler le montant de l'écriture saisie en fonction des Sections sélectionnées.
Deux types de ventilation sont possibles :
- La ventilation manuelle
- La ventilation automatique
La ventilation manuelle
La ventilation manuelle consiste à répartir le montant d'une écriture soit en fonction d'une Section, soit en fonction d'une Clé de répartition.
Pour renseigner les Sections :
Cette opération est nécessaire pour effectuer la ventilation sur un groupe de sections constitué uniquement pour la saisie sur l'écriture concernée. Pour cela, cliquer sur le bouton Rech. section ou appuyer sur F4 pour obtenir la fenêtre de recherche des sections.
Le bouton Rech. section... permet de sélectionner les différentes sections de la ventilation analytique. Pour chacune des sections renseignées, préciser le montant à attribuer en double-cliquant dans la colonne Montant correspondant à la ligne à saisir. Exécuter cette opération jusqu'à la répartition totale du montant de l'écriture. Le champ Solde permet de connaître la somme qu'il reste à ventiler, et la colonne % permet d'effectuer une répartition du montant par pourcentage. Dans cette colonne, saisir manuellement le pourcentage à répartir puis valider la ligne de saisie. Une nouvelle ligne apparaît avec le pourcentage restant à répartir.
En cliquant dans les champs correspondant à chaque niveau, ou en appuyant sur F7, la liste des sections est proposée :
La ventilation effectuée sur le groupe de section préalablement créé ne sera valable que pour l'écriture en cours de saisie.
Pour renseigner les Clés de Répartition :
La saisie de la répartition de l'écriture par Clé est nécessaire lorsqu'il s'agit de ventiler sur un groupe de Sections regroupé dans une Clé de répartition. Ce qui évite de reprendre au coup par coup les Sections à saisir surtout si l'écriture est régulièrement traitée pour le même ensemble de Sections. Pour cela, cliquer sur le bouton Clé repart....
Le bouton Clé repart... (ou F6) permet de sélectionner une clé qui répartira automatiquement le montant saisi.
Si une section qui n'a pas été paramétrée est saisie manuellement, alors le logiciel propose de la créer automatiquement.
La somme des montants de chacune des sections correspond obligatoirement au pourcentage de répartition imputé sur la section. Cependant, il est tout de même possible de procéder à une nouvelle répartition, différente de celle précisée dans le paramétrage. En revanche, veiller bien à ce que le total des montants répartis corresponde toujours à la somme de l'écriture.
La ventilation automatique
La ventilation automatique des répartitions est différente de la saisie manuelle. Ce type de saisie ne peut s'effectuer uniquement si une Clé en Répartition automatique a été préalablement paramétrée. Cette fonction simplifie et rend plus rapide la saisie analytique. Dans la Saisie analytique, lors du renseignement des Sections, cliquer sur le bouton Clé repart... afin de permettre la sélection d'une Clé paramétrée en Répartition automatique. Dès validation du choix de la Clé, la fenêtre de Saisie analytique se referme aussitôt, le programme ayant procédé automatiquement à la répartition sans avoir besoin d'intervenir.
Dès que la saisie est validée le programme revient en mode Saisie comptable pour équilibrer l'écriture.
Ventilation analytique automatique
Cette opération est à réaliser au début de la Saisie comptable avant d'avoir paramétré le dossier en Analytique. Ce qui facilite le paramétrage de tous les comptes du Plan Comptable concernés en analytique. Avant tout, veiller à bien procéder au paramétrage du dossier en Analytique (Fichier - Fiche dossier - Paramètres) et au paramétrage des Sections et Clés de répartition pour que le programme puisse effectuer la ventilation analytique.
Cette fonction est également utile pour modifier la ventilation analytique d'un ou plusieurs comptes.
Pour accéder à la Ventilation analytique, aller dans le menu Fichier - Paramétrages, puis dans Paramétrage de l'analytique sélectionner la fonction Ventilation analytique automatique afin de l'ouvrir.
Pour exécuter une ventilation analytique automatique, il faut sélectionner une clé de répartition parmi celles classées comme clés de répartition automatique. Ensuite, préciser l'ensemble des comptes sur lesquels doit être effectuée cette ventilation. Valider les options de ventilation pour que celle-ci s'effectue.
La Ventilation analytique automatique peut être réalisée par Borne pour un ensemble de comptes, ou par Liste pour une sélection de comptes spécifiques.
Le type Borne permet de préciser un ensemble de comptes à éditer soit en les saisissant dans les champs Compte début et Compte fin, soit en les sélectionnant par le biais des listes de comptes, accessibles avec les boutons de sélection.
La sélection de type Liste ouvre un encadré blanc dans lequel apparaît la liste des comptes à éditer, à déterminer en cliquant sur le bouton de sélection.
Modification de la ventilation de l'analytique
Attention : l'opération de modification de la ventilation est irréversible. Aussi avant toute modification, nous recommandons de procéder à une sauvegarde de votre dossier.
Ce module permet de modifier une ventilation analytique déjà appliquée. Pour accéder à ce module, aller dans le menu Fichier - Paramétrages - Paramétrage de l'analytique option Modification de la ventilation de l'analytique :
Pour pouvoir modifier une ventilation en cours, indiquer l'ensemble des comptes concernés en cochant l'option Comptes de charges ou Comptes de produits selon le cas. Puis à l'aide des boutons de sélection, préciser le ou les compte(s) sur lesquels se trouvent les écritures.
Dans la partie Section d'origine, indiquer le niveau de section appliqué pour la ventilation des écritures à l'aide du bouton de sélection, en prenant soin de bien sélectionner le niveau le plus fin.
Le Filtrage par date permet d'appliquer une nouvelle répartition de la ventilation analytique sur les écritures comprises dans un intervalle de date donné (début et fin).
Dans la partie Nouvelle répartition, il est possible de mettre en place la nouvelle répartition à appliquer en cliquant sur le bouton Ajout section....
Ce bouton propose la sélection de niveaux de ventilation parmi la liste à disposition. Après avoir sélectionné le niveau le plus fin, préciser le pourcentage de répartition dans la colonne %.
En cliquant sur le bouton Clé répart., il est également possible de sélectionner une nouvelle Clé de répartition.
Il est possible d'appliquer une répartition sur plusieurs sections différentes, tant que le pourcentage total à répartir n'est pas atteint. Dès que l'indicateur Reste à répartir est à 0,00 %, la nouvelle répartition peut être validée.
Après avoir cliqué sur le bouton Valider, un récapitulatif des écritures ventilées selon l'ancienne et la nouvelle répartition est proposé :
Cliquer sur Continuer pour que la nouvelle répartition soit appliquée, ce qui fait apparaître une édition récapitulative de la ventilation analytique :
