Création et suppression d'un compte – Centre d'aide ACD

Création d'un compte

En cliquant sur le bouton Ajouter, la fenêtre suivante apparaît :

Suivant le type de compte créé et le paramétrage du dossier, cette fenêtre peut comporter plusieurs onglets (Compte, TVA, Analytique/Budgétaire, Relance client et Quantité).

Onglet Compte

N° de compte : Il peut contenir jusqu'à 12 caractères alphanumériques. La longueur des comptes se définit dans les paramètres du Cabinet et de chacun des dossiers. Certains caractères ne doivent pas être utilisés dans les numéros de compte : les guillemets, le point, la virgule, les espaces, les tirets.
Intitulé : Dès lors que le N° de compte est renseigné, le libellé correspondant, provenant du Plan de référence est automatiquement proposé. Celui-ci peut être complété ou modifié en le saisissant manuellement dans ce champ. Ce libellé peut contenir jusqu'à 30 caractères alphanumériques, ainsi que des caractères spécifiques tels que les guillemets, le point, la virgule, les espaces, les tirets...
Regroupement : Indiquer à l'aide du menu déroulant le code regroupement à attribuer au compte. Si le code à attribuer n'existe pas déjà, cliquer sur le bouton Gestion afin de pouvoir le créer directement. Il est possible par la suite de procéder à sa sélection. Ce paramétrage est essentiellement utilisé pour obtenir des éditions triées par code regroupement (Grand Livre et Balances par code regroupement), et notamment afin de pouvoir éditer les dus clients en fonction du taux de TVA. Par exemple, pour les clients soumis au taux normal indiquer le regroupement TN et pour les clients soumis au taux réduit le regroupement TR.
Radical de substitution pour la liasse/plaquette : Ce champ est disponible uniquement pour les comptes de classe 1 à 7. Renseigner dans ce champ une racine de compte afin de permettre une reprise correcte des montants dans les liasses fiscales. Les montants issus du compte seront repris dans la liasse, pour la zone comportant la racine de compte paramétrée.

Attention : Dans les états de détails seront indiqués les numéros de compte d'origine.
Par exemple, si la racine 421 est paramétrée sur un compte 611000, les valeurs seront reprises dans le bilan et non dans le compte de résultat.
Journal de centralisation : Préciser ici la nature du journal dans lequel sera centralisé le compte, notamment lors de l'édition du Grand livre en mode centralisé.
Lettrable : Cette option permet d'activer le lettrage sur le compte. Dès lors que le lettrage est paramétré, il est possible d'activer ou non l'option Ne pas conserver le détail RAN (hors comptes Clients, Fournisseurs, comptes de classe 6 et 7).
Par défaut, le détail des écritures lettrées apparaît à l'issue du Report à nouveau. Le fait d'activer cette option pour le compte permet un compte-rendu sans détail du lettrage, l'information sur le lettrage figurant ainsi sur une unique ligne.
Devise : Ce champ n'apparaît que si la gestion des devises est paramétrée pour le dossier en cours (dans les Paramètres comptables au niveau du dossier - onglet Général, sélection de l'option Gestion multidevises). Sélectionner la devise à utiliser par défaut pour le compte, à l'aide du menu déroulant qui propose les devises paramétrées au préalable dans la Gestion des devises (menu Fichier - Paramétrages). Lors de la saisie comptable sur ce compte, les écritures seront automatiquement enregistrées avec la devise paramétrée par défaut.
Le paramétrage de la devise au niveau des comptes est utilisé uniquement dans la Saisie en grille.

Pour plus d'informations sur le paramétrage de la Gestion des devises, se référer à la documentation explicative en cliquant sur ce lien.
Interdire la saisie sur ce compte : En cochant cette case, la saisie d'écriture sur ce compte est impossible. Lors de la Saisie comptable ou de l'utilisation du Copier/coller d'écriture, un message "La saisie sur ce compte est interdite" apparaît et empêche la saisie.
Compte pour la DAS2 : Dans le cadre de la Gestion du dossier en dépenses/recettes (Paramètres comptables du dossier - onglet Général), il est possible de créer des Tiers à partir des comptes de racines 61 et 62, afin de pouvoir les utiliser dans la DAS2. En Saisie standard et en Grille, la création de Tiers ne peut s'effectuer que si le journal en cours est paramétré en Trésorerie.
Ne pas conserver le détail RAN : Cette option est disponible uniquement pour les comptes de racines 120, 164, 421, 425, 431, 437, 587... (hors comptes Clients, Fournisseurs, comptes de classe 6 et 7). Dans le cadre de l'optimisation du Report à nouveau, cette option permet d'obtenir ou non le détail du lettrage du compte dans le compte-rendu du Report à Nouveau.
Gestion des quantités : Ce champ est disponible uniquement lorsque la Gestion des quantités est paramétrée pour le dossier dans les Paramètres comptables du dossier - onglet Saisie. Pour que la fenêtre de saisie des quantités apparaisse lors de la Saisie comptable, la Gestion des quantités doit être activée sur les comptes concernés par ce type de gestion en cochant Oui.
Langue 1 / Langue 2 : Ces champs permettent la traduction en deux langues différentes des intitulés des comptes qui sont créés. Les traductions seront reprises lors des éditions du Grand Livre, de la Balance générale et de la Plaquette.
Collectif : Il est possible d'assigner à ce compte un collectif. Par défaut, les collectifs Fournisseurs 40 et Clients 41 sont créés. Ils ne peuvent être ni modifiés ni supprimés. Le bouton de sélection permet d'accéder à une liste de collectifs. Il est possible de constituer des Collectifs personnalisés en utilisant la fonction Collectifs... dans le menu Fichier. Le bouton Aucun Collectif... permet d'effacer le collectif indiqué dans la zone verte.
Plan d'échéancier : Ce champ, disponible uniquement pour les comptes C et F, apparaît lorsque la Gestion de l'échéancier est paramétrée pour le dossier dans les Paramètres comptables du dossier. À l'aide du bouton de sélection, le plan d'échéance peut être sélectionné parmi ceux paramétrés au préalable dans la fonction Plan d'échéancier (menu Fichier - Paramétrage). Lors de la saisie des factures, le plan choisi sera automatiquement appliqué.
Affectation stock... : Ce bouton, disponible uniquement pour les comptes de stock, permet d'affecter un ou plusieurs comptes d'achat au compte de stock sélectionné.

Onglet TVA

Cet onglet apparaît uniquement lors de la saisie des comptes de classe 6 et 7, et ainsi que des comptes Fournisseurs et Clients. Il permet de renseigner le paramétrage de la TVA qui doit être appliqué au compte.

Pour créer un nouveau code de TVA et l'attribuer à un compte, il est également possible d'aller dans le menu Fichier - Paramétrages - sélectionner la fonction Paramétrage de la TVA puis Paramétrage des codes TVA.

Dans cet onglet, plusieurs zones sont à renseigner :

Compte hors taxe associé : Cette zone est accessible uniquement pour le paramétrage des comptes Client et Fournisseur. Le bouton de sélection permet d'accéder à une liste de comptes à assigner pour une saisie rapide des écritures.
À côté, un bouton + permet d'accéder au paramétrage des comptes HT en vue de la gestion Multi Hors Taxe. Ce bouton n'est disponible que si la gestion du Multi hors taxe a été activée dans les Paramètres comptables du dossier - onglet Saisie. Il apparaît en gras pour indiquer que le compte possède une gestion de plusieurs comptes HT. Ainsi, lors de la saisie d'écriture, le montant saisi pour le compte Tiers pourra être ventilé sur plusieurs comptes HT jusqu'à ce que l'écriture soit soldée.

Attention : La gestion du Multi Hors Taxe ne peut px s'effectuer que pour les dossiers paramétrés en Gestion automatique de TVA (onglet Saisie - Paramètres comptables du dossier). La saisie Multi hors taxe n'est possible qu'en création d'écriture, sur un compte Tiers uniquement dans un journal d'achat ou vente paramétré en mode pièce.

Après avoir cliqué sur ce bouton, la liste des comptes les plus fréquemment utilisés en Saisie comptable pour le compte Tiers apparaît, et indique pour chacun d'eux leur fréquence d'utilisation en pourcentage.

Si un compte de référence a été paramétré au préalable dans le cadre de la Gestion automatique de TVA, celui-ci sera toujours présenté en priorité lors de la saisie.

La zone Présenter les comptes hors taxe, permet de conditionner l'ordre de présentation des comptes pendant la Saisie comptable. L'option Par ordre de fréquence d'utilisation (mode automatique) est activée par défaut pour faire en sorte qu'à la saisie d'écriture, les comptes soient présentés selon la fréquence d'utilisation relevée par le programme pendant la saisie, notamment en cas de ventilation du montant sur plusieurs comptes.

Pour définir manuellement l'ordre de présentation de ces comptes sans tenir compte de la fréquence d'utilisation, sélectionner l'option Dans un ordre défini par l'utilisateur (mode manuel). Les flèches et deviennent alors actives afin de pouvoir paramétrer manuellement l'ordre de présentation. Le fait de décocher cette case n'enlève en rien l'enregistrement des comptes utilisés lors de la saisie.

Le bouton permet de retirer un compte HT de la liste enregistré par erreur. Celui-ci ne sera donc plus proposé lors de la saisie.

Le bouton Réinitialisation de la liste des comptes HT permet de supprimer toute la liste des comptes HT paramétrée pour le compte.

Pour plus d'informations sur l'utilisation du Multi Hors Taxe, se référer à l'aide sur la Saisie comptable.
TVA Code : Pour les comptes d'Achats et de Ventes seulement, indiquer le code de TVA à assigner en le saisissant dans le champ lorsque celui-ci est connu. Un bouton de sélection permet également d'accéder à la liste des codes créés initialement dans le paramétrage de TVA afin de pouvoir le sélectionner. Cette zone reste grisée pour tous les autres comptes.
Références Déclarations CA3 / CA12 : Cette zone n'est disponible que pour les comptes de Ventes. Indiquer à l'aide du menu déroulant la ligne du Cerfa dans laquelle doit figurer le montant des ventes.
Débit/Encaissement : Grâce au menu déroulant, il est possible de renseigner le type de mouvement à effectuer sur le compte. Si la saisie des encaissements est activée dans les Paramètres comptables du dossier - onglet Saisie, le type de TVA pour les comptes Clients est automatiquement E pour Encaissement. Les renseignements indiqués dans cette zone se reportent automatiquement dans les fonctions de Contrôle de TVA et d'Export de balance ASCII.
Autoliquidation (Intra-communautaire,...) : Cocher cette case dans le cas où le montant des écritures comptabilisées dans le compte doivent être pris en compte dans la déclaration de TVA en autoliquidation (intra-comm....).
Masque de saisie associé : Ce champ n'apparaît que pour les comptes Clients et Fournisseurs. Il permet d'affecter au compte un masque de saisie, paramétré au préalable, et qui sera utilisé lors de la Saisie simplifiée. Pour obtenir une explication détaillée sur le paramétrage des Masques de saisie, se reporter à l'aide dédiée dans les Options de traitement.

Onglet Relance client

Dans le cadre de l'utilisation de la liste des dossiers pour la génération des relances (activation de l'option Utiliser la liste des dossiers pour générer les relances et les règlements clients dans les Paramètres comptables du dossier - onglet Général), il est possible de paramétrer les niveaux de relances directement depuis les paramètres des comptes clients.

Cet onglet est disponible uniquement pour les comptes Clients :

Le niveau 1 de relance étant appliqué par défaut, il est possible de modifier celui-ci à l'aide du menu déroulant. La notion Sans relance permet d'exclure un compte client de la gestion des relances.

Dans le champ Relances au dessus, indiquer ensuite le montant au dessous duquel les tiers ne doivent pas être relancés.

Onglet Analytique/Budgétaire

Cet onglet apparaît uniquement lorsque le paramétrage de l'analytique a été défini dans les Paramètres comptables du dossier (menu Fichier), ou lorsqu'un paramétrage a été défini pour la comptabilité budgétaire.

Analytique : clé de répartition : Cette zone n'est présente que si l'analytique a été paramétrée pour le dossier. Le bouton de sélection permet d'accéder à la liste des clés de répartition paramétrées au préalable au niveau du menu Fichier - Paramétrages - Paramétrage de l'analytique puis Clés de répartition.... Le bouton Aucune clé sert à supprimer la clé de répartition indiquée dans la zone verte.
Par défaut, tous les comptes sont gérés en analytique. Ceux-ci peuvent toutefois être exclus de la gestion analytique en décochant la case Gestion analytique.

Une fois l'option désactivée, le message suivant apparaît :

S'il y a présence d'écritures analytiques sur ce compte, un message apparaît pour informer que toutes les écritures d'analytique enregistrées sur ce compte vont être supprimées.
Section budgétaire : Il est possible d'affecter ce compte à une Section budgétaire définie dans la comptabilité budgétaire. Le bouton de sélection permet d'accéder à la liste des sections. Pour créer ces sections, aller dans le menu Fichier, Paramétrages, sélectionner la fonction Paramétrage des Budgets puis Sections.... Le bouton Aucun budget permet de supprimer la section indiquée dans la zone verte.

Attention : Il n'est pas possible de créer un compte s'il n'est pas présent dans le plan de référence du dossier. Un message bloquant empêche sa création :

Onglet Quantité

Cet onglet apparaît uniquement si la Gestion des quantités a été activée dans les Paramètres comptables du dossier (menu Fichier - Fiche dossier) pour les comptes Généraux.

Par défaut, la gestion des Quantités n'est pas activée sur les comptes. Pour que la gestion des quantités se déclenche au moment de la saisie, la gestion doit être activée sur les comptes souhaités en cochant Oui.

Suite à l'activation de la Gestion des quantités, la liste des unités créées depuis le module Gestion des unités apparaît dans un tableau récapitulatif. Deux quantités peuvent être mises en place sur un compte.

L'utilisation des quantités proposées peut être restreinte. Dans ce cas, seules les quantités sélectionnées seront proposées lors de la Saisie comptable. Si aucune sélection n'est effectuée, toutes les unités listées seront proposées.

En Saisie comptable sur un compte paramétré avec les quantités, une fenêtre de saisie apparaît :

Après avoir saisi la Quantité, un menu déroulant apparaît dans la colonne Unité comportant la liste des unités paramétrées pour le compte. La fenêtre informe du Prix unitaire minimum et du Prix unitaire maximum. Au moment de la validation, un contrôle s'effectue en fonction des éléments saisis et des contraintes paramétrées en gestion des unités.

Nota : Lors de la Récupération du plan comptable/journaux/paramètres (menu Outils), le paramétrage des quantités et des comptes est repris. Si toutefois le compte possède une unité qui n'existe pas dans le dossier de réception, celle-ci est automatiquement créée.

Onglet Poste

Cet onglet apparaît uniquement pour les comptes de classe 1 à 7, et entre dans le cadre du paramétrage de catégories et des postes en vue de la saisie des factures avec i-Acquisition et i-Banque.

Le Libellé simplifié indiqué est automatiquement repris du Paramétrage des postes livré par défaut.

Si le paramétrage des Catégories et des Postes est commun à l'ensemble des dossiers, la personnalisation de ce libellé est propre au dossier.
Aussi, il peut être modifié afin de l'adapter à l'usage du client. Dans i-Acquisition et i-Banque, seul le Libellé simplifié est proposé au moment de la saisie.

La zone Note explicative est une zone de saisie libre dans laquelle des précisions supplémentaires sur la saisie peuvent être apportées, à destination de l'utilisateur.

Onglet Immobilisation

Cet onglet, disponible uniquement pour les comptes de classe 2, permet de renseigner la durée et le mode d'amortissement des différents comptes d'immobilisation, au niveau Économique et Fiscal.

À noter : L'onglet Immobilisation est disponible uniquement dans le cas où l'option Création automatique des fiches immobilisations a été activée (Paramètres comptables du dossier - onglet Saisie - bouton Paramétrage de l’Assistant virtuel).

Suppression d'un compte

Il n'est possible de supprimer que les comptes inactifs. Les comptes inactifs sont les comptes qui n'ont jamais été mouvementés. Pour désactiver les comptes qui n'ont jamais servi dans la comptabilité, une analyse du dossier doit être effectuée. Pour cela, cliquer sur le menu Outils - Utilitaires puis sur l'option Analyse du dossier.

Dans le plan comptable, pour visualiser les comptes désactivés, cocher la case Afficher les comptes désactivés. Lorsque la liste des comptes se met à jour, les comptes désactivés se distinguent par un N (pour Non) dans la colonne Act., qui apparaît lorsque l'option Avancé est sélectionnée.

En sélectionnant un compte inactif, le bouton Supprimer devient accessible, cliquer dessus pour effectuer la suppression. Pour cela, il est également possible d'utiliser la fonction Suppression des comptes inactifs accessible depuis le bouton Outils.

Pour une explication détaillée de cette fonction, se référer au paragraphe Suppression des comptes inactifs dans les Options de traitement.