Après avoir procédé au paramétrage des répertoires et des adresses mail, faites Ok pour valider. La fenêtre de gestion apparaît avec la liste des fichiers à transmettre :
La coche Envoi/réception désactivé permet de gérer l'activation de la procédure envoyer/recevoir mise en place dans les paramètres vus précédemment. En cochant cette option, le compteur se déclenche et le décompte en temps réel est indiqué :
Sur le bandeau de gauche, trois onglets permettent de visualiser les Élément à envoyer, la Boîte de réception et l'Historique. Lorsque des fichiers ont été générés, ces onglets contiennent autant de répertoires que de types de fichiers générés, envoyés et reçus : EDI-TDFC, EDI-TVA, DADS-U, DUCS-EDI, EDI-Paiement et Non reconnu (pour les fichiers appartenant à aucune autre famille). Chacun des répertoires contient la liste des fichiers générés (dont le nombre apparaît entre parenthèses) que vous pouvez visualiser sur l'écran de droite.
Les fichiers sont automatiquement affectés à leurs répertoires respectifs d'après leur extension : .CA.... (suivi du millésime), .TVA, .DADSU, .DUCS et .EDP.
Élément à envoyer
Pour visualiser les éléments prêts à être envoyés et procéder à leur envoi, cliquez sur l'onglet Éléments à envoyer. Vous pouvez également accéder à cet onglet en allant dans le menu Gestion - option Élément à envoyer.
Chaque répertoire liste l'ensemble des fichiers générés, enregistrés dans le répertoire des fichiers à transmettre. Pour procéder à l'envoi groupé des fichiers générés, vous devez les sélectionner soit en cliquant dessus, soit à l'aide de la barre d'espacement, soit en cliquant sur le bouton Sélect. tous. Le bouton Désélect. tous permet de retirer tous les fichiers de la sélection.
La colonne Date et Heure indique la date et l'heure à laquelle les fichiers ont été générés dans nos logiciels. À côté une colonne indique s’il s'agit d'un envoi Réel ou un envoi Test.
Si vous n'avez pas refermé le module CDWEnvoiMail.exe, et que de nouveaux fichiers EDI ont été générés ceux-ci ne peuvent apparaître dans la liste des éléments à envoyer. Pour qu'ils apparaissent, cliquez sur le bouton Rafraîchir, ce qui évite de devoir refermer le module de gestion des envois.
Attention ! En utilisant ce bouton la fenêtre est réinitialisée et les éléments à envoyer ne sont plus sélectionnés. Vous devez par conséquent recommencer votre sélection.
Lorsque vous êtes dans le répertoire Non reconnu, le bouton Suppression devient accessible, et permet de retirer définitivement les fichiers qui figurent dans ce répertoire.
Boîte de réception
Pour visualiser et traiter les comptes rendus envoyés par votre portail déclaratif, allez dans l'onglet Boîte de réception en cliquant dessus. Vous pouvez également y accéder en allant dans le menu Gestion - option Boîte de réception.
La coche Envoi/réception désactivé permet de gérer l'activation de la procédure envoyer/recevoir mise en place dans les paramètres vus précédemment. En cochant cette option, le compteur se déclenche et le décompte en temps réel est indiqué :
Les comptes rendus sont envoyés en pièces jointes au format .edi ou .pmg dans votre messagerie. Une copie se fait automatiquement pour être classée par type (EDI-TDFC, EDI-TVA, DADS-U, DUCS-EDI et EDI-Paiement) dans les répertoires de destination. Vous pouvez visualiser la liste des comptes rendus sur l'écran de droite, en cliquant sur le répertoire correspondant.
NOTA : CDWEnvoimail.exe enregistre systématiquement dans la boîte de réception les mails et pièces-jointes envoyés par Jedeclare, à condition que votre messagerie soit ouverte sur le compte de messagerie réservé à Jedeclare. Ce qui évite toute intervention de l'utilisateur dans le traitement des mails reçus.
Dans l'intitulé du répertoire est indiqué entre parenthèses le nombre de fichiers concernés, dont le détail est visualisable dans l'écran de droite : Date et heure d'envoi du fichier et sa Date de génération dans nos programmes. Apparaît dans la colonne Nb. CR le nombre de comptes rendus communiqués par votre portail déclaratif.
Pour traiter les comptes rendus, vous devez les sélectionner dans chaque répertoire soit en cliquant dessus, soit à l'aide de la barre d'espacement, soit en cliquant sur le bouton Sélect. tous. Le bouton Désélect. tous permet de retirer tous les fichiers de la sélection.
En cliquant sur le bouton Traiter, l'ensemble des comptes rendus sélectionnés va être transféré dans le logiciel correspondant (ACD COMPTA ou PAIE EXPERT) pour être mis à jour. Durant cette opération, le programme vérifie si le N° d'Infent des comptes rendus reçus correspond bien aux N° d'Infent des fichiers transférés.
Le bouton Gest. Envois... permet la visualisation du suivi des envois de fichiers EDI comme dans la ACD COMPTA (menu Traitements - option Liste des générations EDI) :
Vous pouvez également consulter le compte rendu du fichier, soit en double cliquant dessus soit en sélectionnant le fichier puis en cliquant sur le bouton Visualisation.
Il se peut que des comptes rendus vous parviennent alors que vous vous trouvez dans le module CDWEnvoiMail.exe. Pour rafraîchir l'affichage cliquez sur le bouton Recevoir et les nouveaux comptes rendus reçus apparaîtront dans la boîte de réception à condition que les mails reçus dans Outlook soient considérés comme "Non lus".
Le bouton Visualisation permet d'obtenir l'Analyse du fichier EDI envoyé.
Le bouton Supprimer n'est disponible que pour le répertoire Non reconnu, et permet de retirer définitivement le fichier du répertoire.
Historique des envois / Historique des réceptions
Ces onglets contiennent la liste de tous les éléments envoyés et reçus. Pour les visualiser cliquez sur les onglets concernés ou allez dans le menu Gestion - option Historique des envois et option Historique des réceptions.
Cette fenêtre permet de consulter les fichiers envoyés et le contenu des données transférées. Les envois sont répertoriés par type de fichier (DADS-U, DUCS-EDI, EDI-TVA, EDI-TDFC et EDI-Paiement) et sont indiqués entre parenthèses le nombre de fichiers envoyés. Les fichiers reçus sont répertoriés par type de fichier (DADS-U, DUCS-EDI, EDI-TVA, Relevés, EDI-TDFC et EDI-Paiement) et sont indiqués entre parenthèses le nombre de fichiers envoyés. En cliquant sur un des répertoires, le détail des envois effectués est visualisable dans l'écran de droite (Référence de l'envoi, Nom du fichier, Date et heure, type d'Envoi, Date et heure de génération).
Le détail des données transférées est visualisable en double cliquant sur un des fichiers ou en cliquant sur le bouton Visualisation.