Ce module permet d'envoyer et de recevoir des mails directement depuis DiaClient.
Il est accessible aussi bien par :
- Le menu Centre de communication - Lancer - Nouvel email.
- Le menu Centre de communication - Nouvel email.
- La touche de raccourci F12.
Création d'un mail simple
La fenêtre de création de mails apparait. Plusieurs informations sont à y saisir.
Le bloc d'adresses
- De : Choisir, à l'aide du sélecteur, le compte qui enverra le mail.
- A : Choisir les destinataires.
- Cc : Entrer (si nécessaire) les destinataires secondaires du mail.
- Cci : Entrer (si nécessaire) les destinataires en copie cachée.
Ces zones peuvent être renseignées par des adresses, nom ou groupe.
Pour sélectionner les destinataires, il est possible au choix :
- d'entrer directement leur adresse mail dans la zone de texte ;
- d'entrer le nom du contact (sans fautes, écriture exacte), ce qui renseignera son adresse mail ;
- d'utiliser la fenêtre de sélection des destinataires accessible par le bouton
.
Fenêtre de choix des destinataires
Il est possible de renseigner les trois types de destinataires à la fois. Pour cela, il suffit d'ajouter dans les listes situées à droite les personnes souhaitées.
Pour l'ajout et la suppression de contact dans les listes, utiliser le glisser/déplacer, ou les boutons situés à gauche des listes (ajouter -<A | supprimer <-A).
Objet, Fichiers attachés
Dans ces zones, renseigner le sujet/objet de l'email. Cette zone est libre d'écriture.
Il est possible d'ajouter une pièce jointe (document, fichier qui sera consultable par les destinataires) au mail. Pour ajouter une pièce jointe, il faut récupérer le fichier sur l'ordinateur ou dans la GED.
Pour cela, cliquer sur le bouton correspondant, à savoir GedExpert pour les documents stockés dans la Ged (se référer à la documentation générale de la GED) ou Externe pour les documents provenant de l'ordinateur.
Une fois le bouton cliqué, rechercher l'emplacement du document et le sélectionner. Vérifier que le document a bien été attaché au mail, puisque le nom du fichier apparaitra dans la zone correspondante.
Saisie du texte
Il ne reste qu'à saisir les informations à envoyer dans la zone de texte prévue à cet effet. Pour saisir le texte, il faut se placer dans le premier onglet.
Le résultat peut être visualisé en se plaçant sur le deuxième onglet (où le texte n'est pas modifiable).
Optimisation d'un mail
Il est possible de changer les paramètres d'écriture du mail. Les modifications possibles comprennent : la police, la taille du texte, la couleur du texte, la couleur de fond, ajouter des puces...
Pour cela, une barre d'outils est à disposition qui permet de réaliser certaines manipulations.
Il est également possible d'insérer des images disponibles depuis l'ordinateur en cliquant sur le bouton 
puis sur le bouton Parcourir. L'image est donc insérée dans le texte à l'emplacement indiqué par le curseur de la souris.
Envoi et réception de mails
Pour envoyer et recevoir un mail à tout moment, plusieurs solutions sont disponibles :
- Envoyer Recevoir, dont le paramétrage est modifiable par le monitor. Il est possible de le vérifier en s'assurant de la présence de l'icône
en bas à droite de l'écran dans la barre des tâches de Windows.
Dans ce cas vous il n'y a rien à faire, toutes les 5 minutes ce programme réceptionne et envoie les nouveaux mails. - Si Envoyer Recevoir n'est pas présent, il faut l'activer manuellement à chaque envoi ou réception de mail. Pour ce faire, il faut simplement cliquer sur le bouton
dans la fenêtre du centre de communication.
Envoi
Envoi d'un mail créé
Dès que le mail est renseigné, cliquer sur le bouton pour l'envoyer.
Lors de l'envoi du mail, celui-ci est stocké dans la boite d'envoi jusqu'à ce qu'il soit effectivement envoyé. Une fois le mail envoyé, il sera imputé à la boite d'envoi et stocké dans les éléments envoyés.
Répondre à un mail
Pour répondre à un mail reçu, il est possible de créer un nouveau mail et de ressaisir toutes les informations nécessaires. Ou bien utiliser le mail reçu, qui est déjà partiellement rempli de certaines informations nécessaires.
Pour cela, il n'y a qu'à cliquer sur le bouton 
, qui vous ouvrira le mail de réponse pré-rempli avec les informations nécessaires. Il ne reste qu'à saisir le texte souhaité et à l'envoyer.
Le bouton 
permet quant à lui de répondre à tous les destinataires.
Transférer un mail
Pour transférer un mail à d'autres personnes, il est possible de créer un nouveau mail et de ressaisir à nouveau toutes les informations, ou bien utiliser ce même mail, qui est déjà créé, pour l'envoyer.
Pour cela, il n'y a qu'à cliquer sur le bouton 
, qui ouvrira le mail pré-rempli avec les informations nécessaires. Il ne reste plus qu'à saisir les destinataires souhaités et à l'envoyer.
Réception
Lors de la réception d'un mail, celui-ci est stocké dans la boite de réception. Il est plus facilement visible que les autres mails car il apparait en gras jusqu'à ce qu'il soit lu. Une fois le mail lu, il restera dans la boite de réception jusqu'à ce qu'il soit supprimé ou changé de dossier.
Il est possible de marquer un mail comme non lu en faisant un clic-droit sur le mail, et en sélectionnant l'option Marquer comme non lu.